| Aviso | ||
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Esta operação somente poderá ser realizada com o Controle Financeiro previamente habilitado e em pleno funcionamento! |
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Para configurar o diretório em que o sistema lerá o arquivo OFX, vá ao menu Configurações > Filiais aba Financeiro e e será exibida a seguinte tela:
Figura 01 - Configuração do diretório para leitura do arquivo OFX
Informe o local em que o arquivo ficará armazenado para ser lido e salve a configuração.
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Abra o arquivo OFX, salvo anteriormente no diretório configurado, com o Bloco de Notas e localize com o atalho Ctrl + F a tag ou palavra <ACCTID> .
Figura 02 - Arquivo OFX aberto para localização da tag <ACCTID>
| Nota | title | Nota
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O Campo destacado BANKID |
Copie o número na frente da tag, no caso do exemplo acima, 2858 9999-9 .
Em seguida vá ao menu Financeiro > Controle Financeiro > Arquivo > Contas Financeiras e selecione a conta que deseja relacionar ao número copiado.
Figura 03 - Associação da tag com a conta financeira
No campo em destaque destaque informe o número copiado que, como pode ser visto na Figura 03, é relativo ao número da conta, para a maioria dos bancos, entretanto, este número pode ser variável.
| Aviso | title | Importante
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Este não é um procedimento obrigatório, desde que os campos Conta e Agência, já existentes no cadastro, estejam preenchidos corretamente. Entretanto, é uma opção de contorno, pois, cada instituição bancária, tem um formato específico para seu arquivo OFX, dificultando para o Linx Farma Big, a leitura do mesmo que é feita por meio do número da conta, que em alguns bancos está associada ao número da agência. |
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Após o processo acima, vá ao menu Financeiro > Controle Financeiro e na seção Contas correntes selecione a conta bancária que deseja fazer a conciliação usando o arquivo OFX.
Figura 04 - Controle Financeiro
| Nota |
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É de extrema importância selecionar a conta correta que deseja fazer a conciliação. |
Em seguida vá ao menu Arquivo > Novo > Conciliação > Conciliação Arquivo OFX.
Figura 05 - Menu Conciliação de Arquivo OFX
Será exibida uma tela, mostrando os arquivos encontrados no diretório escolhido no parâmetro da Figura 01 (C:\SistemaBig\).
Figura 04 06 - Seleção do arquivo OFX referente ao banco selecionado
Se o arquivo OFX correspondente ao banco selecionado estiver no diretório correto, será localizado e lido pelo sistema mostrando o período de movimentação contido no arquivo, conforme a Figura 04 acima acima.
Se não houver nenhum arquivo OFX no diretório ou o banco selecionado não corresponder ao(s) arquivo(s) existente(s), não será listado nenhum arquivo.
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Após confirmar o saldo será exibida a seguinte tela:
Figura 05 07 - Dias de movimentaçõesMovimentações
Selecione até qual data deseja fazer a conciliação e 
clique no botão 
ou atalho F3 e antes de exibir os registros do arquivo .OFX o sistema exibirá uma tela chamada Cadastro de Expressões-Chave.
Figura 06 08 - Cadastro de expressõesExpressões-chaveChave
As Expressões-Chave são as descrições dos lançamentos extraídas do arquivo OFX que poderão ser associadas à planos de contas e filiais já existentes para facilitar as próximas conciliações da mesma conta bancária, sem ter a necessidade de efetuar o mesmo processo em toda conciliação, a menos que existam novas expressões-chave armazenadas no OFX.
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Ao selecionar a descrição do lançamento, o mesmo poderá ser associado à um plano de contas, referente ao tipo de operação.
Por exemplo
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:
Se for uma operação de Crédito, o plano de contas escolhido deve ser do tipo Receita.
Se for uma operação de Débito, o plano de contas escolhido deve ser do tipo Despesa.
Em seguida selecione a filial em que a expressão será utilizada e clique no botão Salvar ou atalho F5.
Automaticamente a descrição do lançamento será eliminada da parte de cima da tela e será exibida como expressão-chave cadastrada na parte de baixo conforme a Figura 06 acima08 acima.
Para que o sistema não fique solicitando que seja cadastrada uma expressão-chave de um determinado registro não associado, mas também não deseja que o mesmo possua uma filial e/ou um plano de contas associado, basta cadastrar uma expressão-chave para este registro mas não informar o plano de contas e nem a filial, assim o sistema não exibirá mais esse registro no Cadastro de Expressões-Chave e também não informará um plano de contas e uma filial ao cadastrar esse lançamento, entretanto, no momento da associação será necessário informar um plano de contas válido para o registro para finalizar a operação.
Após cadastrar as expressões-chave desejadas, clique em Fechar ou atalho F5 e e então o arquivo OFX será lido por completo mostrando na tela todos os lançamentos e operações.
Figura 07 09 - Conciliação OFX
O sistema tentará fazer a associação automática dos registros do arquivo OFX com os lançamentos feitos na conta bancária. Se o sistema encontrar um registro na conta com o mesmo valor e número de documento do registro do arquivo OFX então eles serão associados, o lançamento no arquivo OFX ficára com o sinal de check 
.
Pode ser que o sistema considere o registro como uma Sugestão de Associação e, para que isso aconteça, o tipo de movimentação (Crédito ou Débito), valor ou número do documento do registro devem ser iguais ao do arquivo OFX, e então o sistema marcará o registro do arquivo dessa maneira (esta sugestão poderá conter mais de um registro da conta, depende exclusivamente do tipo de informação semelhante encontrada) os registro ficará com o símbolo de interrogação 
.
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Se a sugestão for correspondente ao registro selecionado, os mesmos poderão ser associados.
Figura 08 10 - Sugestão de associação (valor semelhante)
Observe que o número do documento é diferente, entretanto, o tipo de movimentação e o valor são idênticos. Se forem registros correspondentes, clique no botão 
ou através da tecla de atalho F3.
Se não selecione o botão 
ou a tecla Esc para incluir o lançamento no banco.
| Nota | ||
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Se o registro do arquivo OFX já estiver associado não será possível associá-lo novamente. |
Para associar um registro que ainda não tenha sido associado (os que estiverem com X), clique em 
e escolha a opção "Incluir Lançamento", alguns dados já estarão preenchidos, confirme-os e informe o plano de contas e filial, e histórico caso esteja em branco, esse lançamento é feito para cada registro dentro do arquivo OFX que não tenha associação nem sugestão, porém pode ser feito direto na conta bancária, clicando de volta na aba Lançamentos, depois no botão 
ou na tecla de atalho F5.
Figura 09 11 - Inclusão de lançamento
| Nota | |
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| Nota | O botão |
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Além de incluir também é possível desmembrar um lançamento, por exemplo, poderá .
Por exemplo:
Poderá dividir um lançamento no arquivo .OFX de R$ 300,00 em três lançamentos de R$ 100,00, lembrando que essa operação altera permanentemente o arquivo .OFX não sendo possível desfazer posteriormente.
A data, o número do documento, o tipo de movimentação e a descrição dos novos lançamentos serão idênticos aos do lançamento original.
Para desmembrar um lançamento, clique no botão e na opção Desmembrar Lançamento ou na tecla de atalho Ctrl + F5 e será exibida a seguinte tela:
Figura 10 Figura 12 - Desmembrar lançamento
Informe o valor que deseja dividir do valor original no campo Valor do lançamento e clique no botão Adicionar ou botão ou atalho F5 e na grade será adicionado o novo valor lançado, conforme exemplo acima Se acima.
Se desejar refazer o desmembramento, clique no botão Excluir ou botão ou tecla Delete e informe o novo valor.
Abaixo da grade será mostrada a somatória dos valores desmembrados e o valor restante que poderá ser desmembrado ou não.
Se não quiser desmembrar o valor restante, não é necessário adicioná-lo à grade, ao clicar no botão 
será adicionado automaticamente um registro com o esse valor restante.
Se desejar apagar algum dos registros clique no botão 
ou tecla Delete e informe o novo valor.
| Nota | ||
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Se os valores dos desmembramentos forem iguais e o sistema sugerir associações desses valores, conforme explicado mais acima, e um desses desmembramentos for associado a um registro da conta bancária, os outros registros sugeridos serão desmarcados, não sendo mais possível associá-los pela sugestão, apenas pela inclusão de um novo lançamento manual, ou seja, o sistema pode apresentar várias sugestões de associação com um mesmo registro, entretanto, só é possível associar um lançamento. |
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Em seguida clique no botão Confirmar ou ou atalho F3 e na grade principal serão adicionados novos registros correspondentes ao(s) desmembramento(s) feito(s).
A opção "Associar registros com apenas uma sugestão (F8)" fará com que o sistema associe todos os registros do arquivo OFX que "tenham apenas um lançamento sugerido", caso tenha duas ou mais, não será feita a alteração.
| Nota | title | Nota
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Como a sugestão compara o valor, operação e número de documento, pode ser que esteja incorreto. |
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Após efetuar as associações de todos os registros do arquivo OFX que desejar, clique no botão 
e será exibido um relatório com os valores conciliados.
| Informações |
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No Linx Farma Big a partir da versão 2.6.4.0 não será mais permitido excluir registros já conciliados |
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quando houver outras conciliações realizadas após a data desejada, só será permitida a exclusão da última conciliação. |
Ao tentar excluir uma conciliação que não seja a última aparecerá a seguinte mensagem:
Figura 13 - Aviso