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No ato da alteração do prazo de validade, o sistema automaticamente enviará um e-mail notificando todos os fornecedores, sobre a nova validade da cotação.
Para acessar a alteração da cotação deve-se clicar no ícone .
Listagem de cotação Cotações - Alteração
Para inclusão de novos fornecedores na cotação, é necessário clicar na guia "Fornecedores".
Alterar Fornecedor
Após o retorno de todos os fornecedores da cotação, o sistema enviará automaticamente e-mail aos responsáveis pelo setor de compras, notificando que todos os fornecedores responderam a cotação. Os destinatários destes e-mails serão os usuários informados em Parâmetros Globais de WorkFlow para a rotina de Compras, se o parâmetro não estiver configurado, o e-mail será destinado ao responsável da empresa informado em Empresa -> Dados da Empresa.
Mensagem de notificação de cotação respondida
Nota | ||
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Para reenviar o e-mail de cotação aos fornecedores basta na aba de "Fornecedores" selecionar o ícone . Será exibida uma janela para confirmar o e-mail e reenviar. Reenviar e-mail de cotação |
Após esta etapa (quando tiver a resposta da cotação no sistema), poderá alterar o status (clicando na da seta, ao lado da palavra "Aguardando retorno dos fornecedores"), assim o sistema passará para a próxima fase denominada "Aguardando conclusão".
O sistema também poderá alterar o status da cotação automaticamente para "Aguardando conclusão", após todos os fornecedores responderem a cotação. Para isso é necessário habilitar em Parâmetros Globais > Compras, o item: "Altera status da Cotação após retorno do último fornecedor".
Neste momento o usuário deverá realizar a análise, acessando o relatório e clicando no link de análise ( ).
Alteração de Status
A análise consiste em um mapa comparativo que lista os itens cotados, fornecedores e preços. O sistema sugere o melhor preço colorindo a coluna em verde.
Análise comparativa Comparativa de itens cotados
Nota | ||
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Se na cotação analisada, tiver apenas um fornecedor exclusivo, será exibido o campo "Observação itens fornecedor exclusivo". Mais informações, vide item Conferência Requisição, neste manual. |
Com esta rotina é possível gerar um pedido de compra ou vários pedidos de compra.
Para gerar um pedido dos itens da cotação com apenas um fornecedor, o usuário deverá escolher o nome do mesmo. Para gerar diversos pedidos de compra para os fornecedores comprando os itens que têm o melhor preço, o usuário deverá escolher a opção melhor compra.
Seleção de fornecedorFornecedor
Após a confirmação, os pedidos serão gerados e a cotação passará automaticamente para o último status, que é "Concluído", encerrando assim, a cotação.
Observação: Se em Parâmetros Globais –> Compras estiver marcada a opção "Utilizar Dados complementares nos pedidos" o sistema solicitará dados complementares para cada pedido, conforme imagem abaixo.
Dados complementares
Nota | ||
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Se na cotação analisada, tiver apenas um fornecedor exclusivo, será exibido o campo "Observação itens fornecedor exclusivo". Mais informações, vide item Conferência Requisição, neste manual. |
Dica | ||
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O cadastro de cotação está protegido pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estará disponível se o usuário em questão tiver permissão para acesso (Grupo Compras, subgrupo Permissões Gerais do Grupo Compras, permissão "Cotações"). |
Ao fim do processo de cotação será gerado um ou vários pedidos de compra. A observação informada na requisição será impressa nos pedidos gerados.
Pedido Gerado
O pedido de compra deverá ser aprovado no Centro de distribuição, mas se o solicitante que fez a requisição não tiver permissão de pré-aprovação (Permissões de usuário – Quadro "Compras" – Campo "Requisição Pré-Aprovada"), será exibida uma mensagem na rotina de aprovação de pedido e um e-mail email será enviado ao usuário requisitante da cotação, notificando esta ocorrência.
Pré-Aprovação do Pedido
Assim, o pedido deverá ser pré-aprovado na empresa requisitante (Neste exemplo empresa 1). Este procedimento deve ser realizado na rotina de listagem de requisições, clicando na seta .
Com o pedido pré-aprovado pelo requisitante o centro Centro de distribuição Distribuição poderá aprovar o pedido de compra.
Aprovação do Pedido
Dica | ||
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As rotinas de requisição são controladas pelas permissões de usuário (Grupo Compras, Subgrupo Permissões Gerais do Grupo Compras, permissões "Nova Requisição de Cotação" e "Conferência Requisição de Cotação". |
Após a aprovação de pedido, a entrada de compras deverá ser realizada na empresa requisitante. O centro de custo a ser sugerido (na página de integração com o financeiro) será o mesmo que foi indicado na requisição, mas se o histórico sugerido pelo sistema tiver rateio fixo e não tiver o centro de custo da requisição uma mensagem de advertência será exibida.
Entrada com pedido Pedido de compraCompra
Âncora | ||||
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