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Contagem do InventárioO processo de inventário em um ambiente que utiliza o Linx POS Manager deve prever a contagem dos itens do estoque da loja e o envio do seu pacote à retaguarda para que seja processado o ajuste do estoque. Após processado o ajuste na retaguarda, o pacote com o saldo em estoque atualizado é reenviado à loja. A contagem física realizada na loja pode ser realizada de duas formas:
Pré-requisitos
Não será possível realizar o ajuste com pacotes pendentes. Realizado o ajuste, o sistema irá bloquear todas as movimentações anteriores à data de início da contagem, portanto, impedindo o recebimento de pacotes e outras movimentações. Exemplo: Não será possível importar o movimento do dia 10/12, se o estoque está com data de início de contagem 12/12.
Como o sistema bloqueará qualquer movimentação do estoque anterior à data de início da contagem, é fundamental a eliminação dos trânsitos pendentes. Preparo Geral – válido para todos os tipos de contagemA contagem sempre deve ser realizada no início do dia, pois o sistema irá gerar um histórico com o saldo do estoque do dia anterior e efetuará o ajuste tendo esse saldo como base. As movimentações realizadas no dia serão adicionadas à contagem. A data de início de contagem é de suma importância para a veracidade do resultado do ajuste da contagem. É por meio dela, que o sistema irá verificar o saldo do estoque na data anterior ao início da contagem e o importará para a contagem. Se houver movimentações posteriores ao início da contagem, estas serão lançadas sobre o resultado do ajuste, por isso deve ser dada a maior atenção à data de início de contagem. Esta será a data considerada como ajuste no banco de dados e nas consultas de extrato de movimentação de produtos. Para ilustrar, imagine o seguinte cenário: no final do dia 22/12, o produto “A” possuía 10 peças no estoque lógico (registrado no sistema). No dia 23/12, ao realizar a contagem do inventário, foi constatado que existiam somente 8 peças. Durante o dia, ocorreu uma venda de 3 peças, com a contagem ainda não ajustada. Desta forma, ao realizar o ajuste, o sistema irá considerar o histórico gerado: corrigirá o estoque com as 8 peças contadas e abaterá as movimentações realizadas após a data de início de contagem; logo, o saldo será 5 peças (8 - 3), pois a data de referência para o ajuste será o dia de início de contagem. Portanto, toda contagem deve ser feita no início do dia, antes de realizar qualquer movimentação. Se houver movimentação, o sistema irá gerar o histórico e tratar as movimentações de forma semelhante ao exemplo citado. Como cadastrar um inventário no Linx POS Manager | ||||
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- Ao acessar o Linx POS Manager, clique na opção Estoque, em seguida, em Inventário. Será solicitado o operador e senha;
- A tela de inventário da loja será exibida. O processo de contagem física da loja inicia-se por essa tela, na qual pode-se realizar o inventário manual, por leitor de código de barras e por coletor de dados.
Neste exemplo de operação, será utilizada a contagem parcial. - Clique no ícone Novo e preencha os campos da área superior da tela conforme a orientação a seguir;
- Recomenda-se a utilização do botão Salvar (F4) para que as informações de identificação do inventário sejam gravadas, em seguida, você pode retomar o preenchimento, clicando em Alterar (F2).
Inventário/ Descrição | Informe o código e a descrição para identificação da contagem. Esse código deve ser único (nome + filial). Dica: Certifique-se que não exista nenhuma contagem com o mesmo nome para a filial que está sendo inventariada, consultando os registros de inventários existentes. Caso a identificação da contagem já tenha sido utilizada, o sistema não permitirá a sua gravação.Também não deve ser realizado mais de um inventário por dia para a mesma loja, pois o sistema não permite ajustar o estoque de mais de um código de inventário no mesmo dia. Portanto, ao invés de separar a contagem em vários códigos, devemos separar em setores. Exemplo: No dia 23/12/08, foram realizados os inventários 00001, 00002, 00003 para a filial Ibirapuera. Estes inventários foram separados com o intuito de gravar aos poucos a contagem ou de separá-los por partes da loja. Neste caso, o sistema não poderá atualizar o estoque da loja corretamente e nem ajustar na retaguarda, pois não pode existir mais de uma contagem por dia na mesma loja. |
Responsável | Nome do responsável pelo inventário. |
Emissão | Informe a data de emissão do inventário, lembrando que deve sempre ser no início do dia para não se ter problemas com as movimentações. Quando a contagem é realizada à noite, após o fechamento da loja, informe, como data de emissão, o dia seguinte. |
Este inventário contempla todos os produtos | Quando marcado, indica que o inventário é completo, ou seja, todos os produtos da loja estão sendo contados (inventário geral); caso contrário, entende-se que a contagem é parcial ou de apenas alguns produtos (inventário rotativo). Assim, ao ajustar o estoque, se o inventário foi completo acertará todos os produtos, zerando aqueles que não foram contados. Sendo inventário parcial, só ajustará os produtos que fazem parte da contagem, não alterando o estoque dos outros produtos. Esta caixa de verificação (checkbox), além de informar à retaguarda se o inventário foi total ou parcial, também é importante para quem deseja atualizar o estoque na própria loja. Exemplo: A referência “A” não foi contada no inventário por não haver nenhuma peça na loja, mas na consulta de estoque apresenta 5 peças. Ao marcar “Todos os Produtos” e realizar o ajuste, o estoque desta referência será ajustado para 0. Se não estiver marcado, o ajuste afetará apenas o que consta no inventário, deixando assim o estoque desta referência com as mesmas 5 peças, tanto no ajuste da loja quanto no ajuste da retaguarda. |
Este inventário é válido e está finalizado | Esta opção é marcada automaticamente após o encerramento do inventário, finalizando todos os setores pendentes. O inventário só irá para a retaguarda, via Linx DataSync, quando estiver “Válido e Finalizado”. Uma vez finalizado, não será mais possível fazer qualquer alteração nem mesmo a exclusão do inventário. Não conclua o processo até certificar-se que o inventário está realmente finalizado. Com isso, será possível continuar gravando partes da contagem sem precisar incluir um novo registro / código de inventário. |
BARRA DE FERRAMENTAS
Utilize a barra de ferramentas para:
F3 | Pesquisar os registros de acordo com os filtros informados. Caso nenhum filtro seja informado, todos os registros serão pesquisados. |
F5 | Incluir um inventário novo. |
F4 | Gravar os registros incluídos e alterados. |
F2 | Alterar o registro pesquisado. |
F9 | Imprimir o inventário. |
F8 | Cancelar as operações. |
F7 | Limpar os filtros definidos, os registros pesquisados, e cancelar a operação em caso de inclusão ou alteração. |
PÁGINA PRODUTOS POR SETOR
Esta coluna é de uso opcional, e deve ser utilizada quando a contagem for separada em áreas. Algumas empresas dividem o estoque inventariado em setores. Este recurso agiliza na localização de problemas, quando existem muitos itens inventariados, pois pode-se realizar a recontagem somente nas áreas com divergências, evitando que todo o estoque seja revisto.
Um setor pode ser considerado como uma área, período ou fase do inventário que está em andamento.
- Clique na pasta "Produtos por Setor" e preencha os campos conforme orientação a seguir:
Setor | Caso queira trabalhar com setor, digite uma identificação para ele com até 4 dígitos. Caso não trabalhe com setor, deixe esse campo com o valor IND (padrão do sistema) para que o sistema não grave a contagem em setores, mantendo o inventário em um único registro. Exemplo: Área - Pode-se chamar de setor 0001, a prateleira que fica ao lado direito da loja e de setor 0002, o estoque que fica no fundo da loja. Período ou Fase - Também pode ser considerado como setor, um período ou fase de contagem (antes ou depois do almoço). Grupo/subgrupo ou Tipo de Produto - Pode-se chamar de setor, um grupo/subgrupo ou tipo de produto (calça, camisas, bermudas, etc.) Dica: No caso de inventário com coletor de dados cujo arquivo externo possua a estrutura com localidade, não é necessário preencher este campo, pois o arquivo importará esta informação (veja mais detalhes no tópico Página Importação, mais abaixo). |
Código de Barras | Quando a contagem for realizada por meio de um leitor de códigos de barras, posicionado neste campo, deve-se acionar o leitor ou digitar o código de barras do produto. |
Qtde. | Informe a quantidade que está sendo lida no código de barras / produto, cor informado. Caso não seja informado, o sistema sempre considerará como 1 peça por código de barra / produto, cor e tamanho lido. |
Acumula itens iguais | Marque esta caixa de verificação para totalizar os itens inventariados de um mesmo produto. |
- Para contagem manual, sem uso de leitor de código de barras, clique no botão + para incluir os itens de produtos inventariados e as quantidades contadas;
- O campo Item selecionado na grade apresenta a descrição e a cor do produto que está sendo inventariado no setor indicado;
- Nas linhas da Grid de produtos, pode-se lançar ou alterar os itens manualmente, por meio dos botões F6 ou + e F10 ou X no setor indicado;
- No campo Produto, clique com o botão direito e selecione o produto;
- No campo Cor, clique com o botão direito e selecione a cor; em seguida, informe a quantidade contada por grade.
PÁGINA TOTAIS POR PRODUTOS DO INVENTÁRIO
Nesta página podem ser visualizados os produtos e a totalização das quantidades inventariadas.
PÁGINA IMPORTAÇÃO
- Quando o inventário é realizado por um aparelho coletor de dados, será gerado um arquivo TXT com os dados da contagem;
- Clique na página Importação para importar o arquivo texto com itens da contagem ou apenas o código de barras dos produtos para serem digitadas as quantidades do inventário;
- Na área Tipos de Arquivo para Importação, seleciona-se o padrão do código de barras a ser importado;
- Clique no botão para Localizar o arquivo a ser importado;
- Clique no botão Ler arquivo para importar seus dados.
O Sistema irá realizar a leitura do arquivo indicado e caso ocorra algum erro na leitura, arquivo será importado e o erro mostrado na página Log de Erros do Coletor. Por segurança, será melhor cancelar a operação de inclusão / alteração do inventário, corrigir o arquivo e importá-lo novamente.
Veja, a seguir, exemplos de arquivos e os seus tipos:
Código de Barras, Quantidade * separação dos dados por vírgulas | 20010146, 30 |
Código de Barras; Quantidade * separação dos dados por ponto e vírgula | 20010146; 58 |
Código de Barras+Quantidade * não há separação dos dados/ a quantidade sempre terá 4 dígitos | 200101460001 200101460100 |
Código de Barras *somente o código de barras | 20010146 |
Local+Código de Barras+Qtde * Sem separação/ Local com 4 dígitos / Qtde. com 5 dígitos | 00012001014600001 00022001014603000 |
PÁGINA OBSERVAÇÕES
Observações | Disponível para digitação de comentários referentes ao inventário. |
Erros de Captação | Apresenta os logs de erro de captação de arquivo TXT de contagem. |
PÁGINA movimentações
Nesta aba, é possível ver o total de cada item, considerando o que foi inventariado e a visão das saídas de mercadoria e entradas também, por exemplo, as movimentações de vendas e trocas para aquele item.
PÁGINA SOLICITAÇÃO DA MATRIZ
Nesta página, caso a matriz tenha enviado uma solicitação de inventário, o usuário poderá checá-la.
ENCERRAMENTO DO PROCESSO
Ao finalizar o preenchimento dos campos e dos produtos, na aba Produtos por Setor, o botão Encerrar estará habilitado. Você deverá acioná-lo para finalizar o inventário, repetindo essa ação para cada setor cadastrado. O sistema pedirá que você confirme três vezes as informações registradas, pois uma vez que o processo for concluído, não será possível alterá-lo.
Caso haja divergência, o sistema sinalizará que serão necessárias outras 3 conferências seguidas, com números compatíveis, para encerrar de fato o inventário. Após o encerramento de todos os setores cadastrados, a caixa Este inventário é válido e está finalizado será automaticamente marcada,
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