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Conceito
O módulo de Orçamento permite à administração da empresa estabelecer objetivos e metas para um determinado período, materializados em um plano financeiro, de forma a conhecer os resultados operacionais da empresa, bem como executar os acompanhamentos necessários para que os resultados sejam alcançados e os possíveis desvios sejam analisados, avaliados e corrigidos.
Portanto, entende-se por orçamento, não somente a previsão de receitas e despesas de exercícios futuros, mas também a projeção dos valores ativos e passivos, que constituem o balanço patrimonial, bem como o demonstrativo de fluxo de caixa.
Qualquer orçamento, salvo os orçamentos iniciais de uma entidade, baseiam-se em dados históricos, fatos ocorridos no passado que permitem um mínimo de previsibilidade. Como a contabilidade é o registro histórico das operações econômicas e financeiras, torna-se o principal elemento na formação de premissas orçamentárias.
O módulo Orçamento oferece um ambiente colaborativo em que todos os usuários responsáveis têm acesso às informações do processo orçamentário. A integração com o módulo de Compras do LinxERP promove o controle integrado dos limites estabelecidos para as despesas, bloqueando excedentes e oferecendo dados gerenciais precisos sobre o orçamento e a gestão da organização.
Benefícios
O principal benefício oferecido pela implementação do orçamento empresarial é maior segurança na tomada de decisão, pois ele antecede as ações a serem executadas dentro de condições preestabelecidas, estima os recursos a serem utilizados e atribui as responsabilidades para atingir os objetivos fixados.
- Previsão de custo de determinado produto ou serviço, com a finalidade de fixar preços de venda;
- Estudo prévio de qualquer atividade específica da empresa, para se conhecer antecipadamente os resultados;
- Previsão de gastos com ampliações e instalações;
- Projeção de fluxo de caixa para avaliação prévia dos recursos financeiros da empresa.
Recursos
Definição e controles
- Controle dos valores do orçamento por regime de competência, considerando: período, filial, centro de custo e conta contábil - (budget);
- Registro das revisões do orçamento - (forecast):
- Suplemento – acréscimo no valor projetado.
- Restituição – decréscimo no valor projetado.
- Transferência – intercâmbio de valores de um período, filial, centro de custo ou conta, para outro.
- Elaboração do orçamento ou revisões em uma planilha Excel e importação no sistema.
- Criação de visão orçamentária para agrupar as contas contábeis do controle do orçamento.
- Parametrização de filial, centro de custo e/ou grupo de conta para:
- Liberação do bloqueio orçamentário.
- Acionamento do bloqueio por centro de custo ou filial.
- Definição dos limites de tolerância do bloqueio.
- Seleção do tipo de bloqueio:
- Por Período - Não permite ultrapassar o orçamento do período.
- Por Exercício - Não permite ultrapassar o orçamento do exercício.
- Por Exercício até o Período - Não permite ultrapassar o orçamento disponível de períodos anteriores, até o período atual.
Bloqueios
- Controle de bloqueio sobre:
- Liberação do pedido de compra. Para tanto, exige controle de assinatura na liberação do pedido.
- Entrada de nota fiscal fora do orçamento. Gera lançamento do financeiro, mas não gera a contrapartida, até que o ajuste do orçamento seja feito.
- Lançamentos manuais nas filiais, centro de custos e/ou contas controladas pelo orçamento.
- Definição do usuário gestor do centro de custo e/ou filial, que poderá:
- Consultar por filial, centro de custo e/ou grupo de conta os valores: Orçados originalmente (budget), Suplementados ou Restituídos (forecast), Transferidos, Previsto ou comprometidos (pedidos), Realizados (contábil), Saldos e Lançamentos que comprovam os valores (conciliação).
- Receber e-mail sobre eventuais problemas de limite.
- Verificar lançamentos pendentes pelo controle orçamentário.
Análises gerenciais
- Análises gerenciais para confronto entre Realizado X Orçado:
- Análise Horizontal, confronto entre todos os períodos de um exercício.
- Análise Vertical, confronto entre um período e outro, ou com o acumulado de vários períodos.
- Confrontos não limitados à visão do orçamento.
- Detalhamento por Filial e/ou Centro de Custo.
Entenda o processo
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O módulo de Orçamentos está integrado ao módulo de Compras, o que permite controlar os limites de compras em função da previsão orçamentária. Para controlar o orçamento por pedido de compra, há necessidade de trabalhar com assinatura eletrônica, criando uma hierarquia de usuários para aprovação dos pedidos. No cadastro do pedido de compra, é necessário informar o centro de custo, rateio de centro de custo, conta contábil e natureza da operação. O orçamento somente será atualizado quando o pedido de compra estiver com status Aprovado (de acordo com a liberação tratada na hierarquia). Uma vez que o pedido de compra for aprovado, o valor indicado será abatido do saldo do orçamento (previsto). No orçamento, o valor previsto será transformado em realizado quando houver a entrada da nota fiscal. |
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O orçamento empresarial, também conhecido como budget, normalmente realiza-se antes de iniciar o ano, quando a empresa analisa fatores econômicos, mercado, capacidade de produção etc. e define qual o volume de vendas previsível. Com base neste volume de vendas, a empresa orçará todos os custos e demais despesas por períodos (meses, semanas, trimestres, etc). A cada mês, a empresa fará a comparação entre budget x atual (orçado x real) para avaliar divergências e buscar revisões, também chamadas de forecast (ou budget ajustado). Exemplo: A empresa orçou R$ 1.000,00 de despesa com vendas mês a mês, totalizando R$ 12.000,00 (budget). Nos primeiros dois meses, a empresa verificou que gastou R$ 1.500,00 em cada mês. Uma das alternativas para a empresa é ajustar os saldos dos próximos meses de maneira que o que ela já gastou, mais o que ainda gastará, se iguale ao que já foi orçado (R$ 12.000,00). Ao fazer isso, teria como forecast R$ 1.500,00 nos dois primeiros meses e R$ 900,00 no restante dos meses (sendo que o total permanece em R$ 12.000,00). Outra alternativa seria a empresa concluir que a despesa realmente será de R$ 1.500,00 ao mês e que irá ultrapassar o orçado. |
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O controle orçamentário pode bloquear a inclusão dos pedidos de compras se não existir verba orçamentária. Para tanto, é necessário configurar o controle de assinatura eletrônica no módulo de Compras. Este fluxograma apresenta as etapas do processo de definição dos critérios para orçamento, incluindo o bloqueio por assinatura eletrônica. Clique nos quadros para navegar para a documentação. |
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Esta é a etapa inicial do processo de gestão. Nela serão criados os orçamentos conforme as visões orçamentárias e importados os dados originais dos itens orçamentários de uma planilha Excel. |
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Nesta etapa será tratado todo controle orçamentário, realizando-se os ajustes necessários e o acompanhamento dos saldos dos orçamentos. |
Pré-requisitos
Parametrizações
Módulo Contabilidade parametrizado corretamente. |
Módulo de Compras configurado para utilizar assinatura eletrônica e estrutura de hierarquia definida. |
Planilha para importação
Planilha de dados originais para importação no sistema (formato *.xls - Excel). |
Tabelas de apoio
Módulo Orçamento
009191 - Cadastro de Característica de Contas para Orçamento |
009190 - Cadastro de Status para Orçamento |
009198 - Cadastro de Usuário por Centro de Custo e Filial |
009199 - Contas para Orçamento |
009039 - Visão Contábil - Plano de Contas |
Parâmetros
Tela 014005 - Parâmetros
Parâmetro | Descrição |
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CTRL_ORCAMENTO | Ao determinar o campo Valor Atual como: SIM – será impedida a inclusão ou a alteração de um lançamento contábil que supere o valor do orçamento. NÃO – não irá validar o valor do orçamento. |
DDD_PADRAO | Este parâmetro está vinculado aos módulos Clientes, Fornecedores, Representantes e Filiais. Ao determinar o campo Valor Atual, entre os DDD existentes seleciona-se um como padrão (sugerido) para que em todo novo cadastro, este se apresente no respectivo campo. |
DDI_PADRAO | Este parâmetro está vinculado aos módulos Clientes, Fornecedores, Representantes e Filiais. Ao determinar o campo Valor Atual, entre os DDI existentes seleciona-se um como padrão (sugerido) para que em todo novo cadastro, este se apresente no respectivo campo. |
FILIAL_PADRAO | Este parâmetro está vinculado praticamente a todo o Linx ERP. Ao determinar o campo Valor Atual, entre as filiais existentes seleciona-se uma como padrão (sugerido) para que em todo novo cadastro, este se apresente no respectivo campo. |
TIPO_MOVIMENTO_PADRAO | Estabelece o código de tipo de movimento padrão para inclusão. |
Usando o módulo Orçamento
1. Cadastro
009195 - Cadastro de Orçamento |
009041 - Lançamento de Orçamento |
2. Consultas
009197 - Consulta Saldo do Orçamento |
009196 - Verifica Lançamentos Pendentes pelo Orçamento |