6.1 Integração Cyberlog
A partir deste release, o Softpharma estará integrado ao "Cyberlog", software voltado para o gerenciamento de Depósito, automatizando o envio e controle das informações necessárias para este processo, que até então eram realizadas de forma manual, como por exemplo, a conferência dos itens comprados e dos romaneios solicitados.
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Importante lembrar que, no "Cyberlog" será realizado apenas o gerenciamento de estoque da Rede, toda a parte de faturamento de notas continuará sendo realizada no programa Softpharma.
6.1.1 Configuração Cyberlog
Após adquirir o produto, o primeiro passo será realizar as configurações para a comunicação entre o Softpharma e o Cyberlog.
No menu "Importação/Exportação", disponbilizamos o programa "Integração Cyberlog", onde serão realizadas estas configurações. Além disso, o usuário também poderá acompanhar o histórico de cada arquivo enviado e recebido do Cyberlog nos últimos 60 (sessenta) dias. Por isso, este programa será separado por duas guias: Log e Configuração.
A guia "CONFIGURAÇÃO", é composta pelos seguintes campos:
Selecionar a Filial: permitirá selecionar a filial que será a centralizadora do depósito. Somente serão apresentadas as filiais que posusem o produto liberado e marcado o parâmetro "Esta filial é depósito" (Parâmetros > Controle de Filial). Se nenhuma filial possuir este parâmetro marcado, será apresentada uma mensagem informando e pelo menos uma filial deverá ser definida como Depósito. Se apenas uma filial possuir o parâmetro marcado, ela será carregada automaticamente e não será possível alterar o campo. Mas, se houver mais de uma filial definida como depósito, será necessário selecionar uma como centralizadora. É nessa filial que ocorrerá todo processo de integração.
Diretório de Requisição (escrita): Aqui, deve ser definido a pasta onde o serão armazenados os arquivos que serão enviados ao Cyberlog. Ao pressionar o botão "...", será possível selecionar o diretório da pasta.
Diretório de Reposta (leitura): Neste campo, deve ser definido em qual pasta estarão os arquivos retornados do Cyberlog. Da mesma forma que o anterior, ao pressionar o botão "...", será possível selecionar o diretório da pasta. Após o retorno e leitura do arquivo, o mesmo será copiado para uma pasta denominada "LogImportação", que será criada automaticamente dentro da pasta selecionada aqui.
Nome Terminal: Neste campo, será sinalizado o terminal que fará o envio automático de informações ao Cyberlog. Apenas este terminal, gerará os arquivos que serão armazenados na pasta definida em "Diretório de Requisição". Pressionando o botão ao lado, "Adic. Terminal", o nome da máquina será carregada automaticamente.
Já mencionamos, que esta integração envolverá o processo de conferência dos itens comprados e dos romaneios solicitados. Logo, será de suma importância que no Cyberlog contenha os mesmos produtos e fornecedores cadastrados no Softpharma. No caso dos romaneios, o Cyberlog também precisará ter as informações das filiais.
Sendo assim, nesta guia, teremos o botão "Carga Inicial", que o usuário deverá utilizar para gerar os arquivos com as informações que precisam ser exportadas para o Cyberlog. São elas:
Todos os cadastros de produtos ativos;
Todos os cadastros de fornecedores ativos;
Os cadastros de clientes, cujo CNPJ seja igual ao das filiais cadastradas no programa "Parâmetros Filiais".
Ao pressioná-lo, será solicitado confirmação para gerar a carga inicial e, se confirmado, os arquivos serão gerados na pasta de Requisição, para serem enviados posteriormente pelo Softharma.
Na guia "LOG", estarão registradas todas as movimentações de troca de arquivos com o Cyberlog, que poderão ser buscadas pelo intervalo de datas dos envios e recebimentos. Por padrão, serão carregados 500 registros por busca, mas caso haja necessidade, no campo "Limite de Registros" esta quantidade poderá ser aumentada.
Em tela, aparecerão os arquivos enviados e recebidos do Cyberlog, com as seguintes informações: Data/Hora em que foi gerado; nome; o Tipo do Arquivo, se foi envio ou recebimento; o Usuário que realizou o processo e o Terminal onde a comunicação foi realizada. A coluna 'Mensagem' informará se o arquivo foi gerado com sucesso, se houve erro na geração, ou se foi importado com inconsistência (no caso dos arquivos recebidos).
Como dissemos no início, será possível visualizar os arquivos enviados e recebidos dos últimos 60 dias, isso porquê após esse período as movimentações serão deletadas automaticamente, para evitar lentidão na busca.
O log também será gerado para os registros que receberam retorno do Cyberlog, mas a informação não existe mais no Softpharma, como, por exemplo, quando o pedido de compra for finalizado antes de receber o retorno do Cyberlog. Ou ainda, quando for alterada alguma informação de um arquivo já enviado para o Cyberlog.
6.1.2 Comunicação Cyberlog
A comunicação entre o sistema Softpharma e o Cyberlog, se dará de forma automática. No sistema, a aplicação SoftAutoRun ficará responsável por esta comunicação.
Lembrando que o envio sempre será realizado da filial, definida como centralizadora do Depósito, e do terminal configurado para geração dos arquivos, parametrizações realizadas no programa "Configuração Cyberlog", que vimos anteriormente.
Envio de Cadastros
O primeiro envio a ser realizado, será dos arquivos gerados pelo usuário ao pressionar o botão "Carga Inicial", que conterão todos os produtos e fornecedores ativos no Softpharma, e os cadastros de clientes que corresponderem às filiais da Rede. Depois disso, diariamente será consultado se há cadastros novos ou alterados, caso haja, o Softpharma gerará e enviará os arquivos, com os mesmos, automaticamente.
Envio e retorno dos Pedidos de Romaneio
Ao gerar um romaneio no programa "Pedido de Compra", localizado no menu Compras, o usuário precisa conferir os itens e confirmar o envio dos mesmos à filial necessitada. Com a integração, esta conferência será realizada no Cyberlog, e o Softpharma apenas importará a mesma para que o usuário proceda com o faturamento.
Sendo assim, a cada 01 (um) minuto, o sistema consultará se há solicitação de romaneios para a filial Depósito, caso haja, automaticamente gerará um arquivo com as solicitações, na pasta Requisição, e o exportará para o Cyberlog.
No Cyberlog, estas solicitações serão importadas e os itens conferidos. Depois, retornará o arquivo para o Softpharma.
De minuto a minuto, o sistema consultará a pasta de Resposta e ao localizar um arquivo de retorno, o importará e validará se todos os itens foram conferidos. Se SIM, na tela de "Romaneios", as colunas "Quantidade" e "Qtde Conferida", de cada item serão preenchidas com a quantidade retornada pelo Cyberlog, e o sistema solicitará a geração das notas de transferência, conforme procedimento atual.
Quando o sistema identificar produtos NÃO conferidos, em tela serão listados todos os itens retornados, sinalizando quais precisam ser conferidos, para que o usuário realize a conferência e prossiga com a efetivação do romaneio no Softpharma.
Envio e retorno das Notas de Compra
Como no romaneio, a conferência dos itens das notas de compra importadas e processadas pelo programa "Importação NF-e e Faturamento", localizado no menu Compras, será realizada pelo Cyberlog.
Desta forma, a cada 01 (um) minuto, o sistema consultará se há notas da filial Depósito na situação "Em Check-in de Produtos". Quando houver, gerará um arquivo com as mesmas na pasta Requisição, e o exportará ao Cyberlog.
Caso seja localizado notas, que já tenha sido emitido devolução de mercadoria, o sistema gerará o arquivo de recebimento sinalizando-o como: Devolução. E, na devolução cancelará apenas os itens devolvidos.
No Cyberlog, estas solicitações serão importadas e os itens conferidos. Depois, retornará o arquivo ao Softpharma com o check-in das notas já realizado.
De minuto em minuto, o sistema consultará a pasta de Resposta. Ao localizar um arquivo de retorno, o importará e realizará a conferência das notas presentes no mesmo, validando se há algum tipo de pendência. Se houver, o usuário será informado e o sistema listará as as notas que precisam ser ajustadas, para que o mesmo realize os ajustes e depois prossiga com o faturamento manual das notas. Não havendo nenhuma pendência, o sistema solicitará se o usuário deseja lançar a nota, se "Sim", iniciará o faturamento automaticamente. Caso o usuário não tenha acesso para faturar a nota, a mesma permanecerá conferida e "A Faturar".
Quanto às limitações desta integração, destacamos as seguintes:
Não haverá nenhum controle para notas que forem canceladas após já estarem na situação "Em Check-in de produtos". Nem para notas que sofrerem alterações, após serem exportadas para o Cyberlog como, por exemplo, alteração na fração dos produtos.
Por limitações do próprio Cyberlog, não será enviado o tipo da nota. Com isso, se forem exportadas duas notas com tipos diferentes mas com a mesma numeração, poderá ocorrer erro.
6.1.3 Balanço Confronto
No programa "Balanço Confronto", localizado na opção Estoque do menu Lançamentos, é realizada a contagem dos produtos da loja, para garantir que o estoque do item no Softpharma está igual ao físico. A contagem é realizada manualmente ou automatizada, utilizando coletores de dados.
A partir deste release, o usuário também poderá realizar a contagem dos itens no Cyberlog e depois importar para o Softpharma, pro confronto de estoque.
Sendo assim, na tela de "Exportação/Importação de Dados", aberta pelo botão "Coletor", quando selecionado para 'Importar Dados', será disponibilizada a opção de equipamento: Cyberlog.
Será utilizada a mesma estrutura, hoje usada na importação de coletores de dados. Conterá as informações: Código interno; quantidade do lote/estoque, data de vencimento e o lote do item.
Se após o confronto houver sobra ou falta de itens, será solicitado ao usuário que emita a nota para o ajuste de estoque no Softpharma. Esta nota não será exportada para o Cyberlog, pois como, neste caso, ele será o equipamento de contagem, a quantidade importada dele será considerada a correta.
Veja mais no menu abaixo:
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