O que é a ferramenta? 

Inventário contábil basicamente é uma lista de bens e materiais disponíveis em estoque que estão armazenados na loja ou depósitos pertencentes a ela.

Esta funcionalidade serve para cumprir uma obrigação acessória imposta pelas Receitas Estaduais: a de se entregar o Livro de Registro de Inventário. Geralmente havendo obrigatoriedade em fevereiro de cada ano, podendo variar conforme cada Estado.

Dúvidas frequentes (FAQ)

Como eu gero o arquivo de Inventário Contábil?
A geração do arquivo é feita de forma simples, bastando ir em Retaguarda > Menu Estoque > Inventário Contábil, escolhendo as opções e clicando em Processar.

O que é Data Base?
É a data a qual o estoque será gerado. O sistema irá calcular o estoque disponível na loja até a data a qual foi selecionada. Geralmente esta obrigação acessória é entregue em fevereiro com Data Base em 31/12 do ano anterior.

Como funciona o cálculo do estoque e dos custos?
Nesta seção temos 2 situações importantes, a forma como o sistema calcula o estoque e o cálculo do custo.

No custo calculado pela última compra, como o nome afirma, o sistema irá trazer no cálculo do custo do produto, a custo destacado na última nota fiscal lançada no sistema.
Contudo a quantidade de estoque será calculada apenas pelas movimentações fiscais da loja, ou seja, pelas notas fiscais de entrada e de saída.
Muita atenção para o uso desta opção, pois caso a empresa tenha sofrido alteração de CNPJ ou foi migrada para o Seta em algum momento de sua existência, a precisão dos dados pode sofrer variação, pois nem sempre toda a vida fiscal da empresa é importada para o sistema.
Esta função funciona bem para empresas que já iniciaram com o Seta desde o início de suas operações.

Para o cálculo baseado no custo bruto do cadastro de produtos o Sistema irá trazer o custo do produto que está registrado no Cadastro de Produtos, independente da época em que foi atualizado. 
Já a quantidade de estoque será calculada pelo Estoque real da loja, considerando todas as movimentações que houve no período, incluindo baixas por defeito, inventário e todo tipo de entrada e saída.
É o modelo mais seguro para cálculo do estoque, pois este independe se a loja iniciou com o Seta ou não.
Um único detalhe, para contar com um número preciso, é importante que o Estoque real da loja reflita o que está no sistema, o que pode ser mantido através de Inventários físicos regulares.

Para o cálculo baseado no custo médio das compras, o sistema irá trazer no cálculo do custo do produto, a média de todas as notas de compra lançadas no sistema do produto em questão.
Já o cálculo da quantidade de estoque será exatamente igual a primeira opção, ou seja, será calculado pelo movimento fiscal de entrada e saída dos produtos.
Nesta opção também vale a atenção para esta escolha, pois caso a empresa tenha sofrido alteração de CNPJ ou foi migrada para o Seta em algum momento de sua existência, a precisão dos dados podem sofrer variação, pois nem sempre toda a vida fiscal da empresa é importada para o sistema.
Esta função funciona bem para empresas que já iniciaram seu uso com o Seta desde o início das operações.

Para o cálculo com o Custo de aquisição do produto, o Seta irá trazer o custo de aquisição armazenado no Cadastro de Produtos, que neste caso utilizará não só o custo destacado na nota, mas demais alterações que este possa sofrer e que esteja devidamente destacado no cadastro de produtos, como descontos adicionais, fretes, ICMS ou outros custos.
Para o cálculo da quantidade de estoque, o cálculo será o mesmo do custo bruto, ou seja, pelo Estoque real da loja. Será considerada todas as movimentações que houveram no período, incluindo baixas por defeito, inventário e todo tipo de entrada e saída.
Este também é um modelo seguro para cálculo do estoque, pois independe se a loja iniciou com o Seta ou não.
Um único detalhe, para contar com um número preciso, é importante que o Estoque real da loja reflita o que está no sistema, o que pode ser mantido através de Inventários físicos regulares.

Para que serve a opção Incluir produtos de uso e consumo e quando devo usá-la?
Nesta opção, além dos produtos de revenda da loja, também serão inclusos todos os produtos classificados como Uso e Consumo, ou seja, os insumos comprados pela loja para sua operação (produtos de limpeza, papéis para escritório, bobinas, e afins) que foram lançados no sistema.
A Receita Estadual não solicita que seja informado estes produtos, portanto, só devem ser utilizados caso a empresa precise de alguma auditoria destes produtos.
Por padrão a opção vem desmarcada.

Para que serve a opção Incluir produtos ativo imobilizado?
Semelhante a opção anterior, aqui serão inclusos todos os produtos que estiverem com o tipo de mercadoria selecionado como Ativo Imobilizado, como carros, móveis, computadores e outros.
A Receita Estadual não solicita que seja informado estes produtos, portanto, só devem ser utilizados caso a empresa precise de alguma auditoria destes produtos.
Por padrão a opção vem desmarcada.

Para que serve a opção Incluir produtos sem estoque?
Por padrão, caso o produto não possua estoque (estoque zerado) o Seta não exporta este produto para o Inventário Contábil.
Com a opção marcada, mesmo o produto estando com estoque zerado, ele compõem o Inventário Contábil, neste caso, o arquivo ficará maior, pois independente de estoque, todos os produtos serão exportados.

Para que serve a opção Imprimir termo de abertura/encerramento?
Com a finalidade de facilitar a entrega da obrigação acessória Livro de Registro de Inventário, caso esta opção esteja marcada, o Seta já cria o Livro de forma completa, trazendo a capa, contracapa e finalização do Livro, além do estoque em questão.

Quando eu clico em Processar é apresentado uma tela onde eu posso alterar os dados. Esta alteração é armazenada?
Não, qualquer alteração feita em tela e depois gerada em Excel se perderá ao fechar a mesma. Para qualquer alteração permanente no sistema referente ao Estoque, devem ser utilizadas as ferramentas de Inventário Físico ou movimentações manuais de Entrada e Saída para para o período selecionado. 

Sou do regime normal (Lucro Real / Lucro Presumido) e também entrego o SPED, bloco H, que trata do estoque. Entre estas duas obrigações acessórias o valor do estoque coincide?
Sim, desde que utilizados as opções de cálculo pelo custo bruto ou custo de aquisição do cadastro de produto.

Vídeos da ferramenta

Manual de uso da ferramenta

O principal objetivo do Inventário Contábil é contabilizar o valor do estoque em uma determinada data, geralmente é solicitado pela contabilidade da loja. Neste manual, você aprenderá a utilizar este relatório no SetaERP 

Como configurar as permissões de acesso

Acesso o retaguarda > configurações > permissões de acesso

              Acessar: Acesso a tela de Inventário físico, abertura de novo inventário, consulta e etc.
              Modificar: Permite o estorno dos inventários de estoque concluídos.
              Excluir: Permite a exclusão de um local inventariado ou de um local de coleta.
              Inventário contábil: Permite o acesso à tela de Inventário contábil.

Como funciona o Inventário Contábil

1. Para gerar o inventário, acesse o Módulo Retaguarda, vá até o Menu Estoque e clique na opção Inventário contábil.

    2. Abrirá a tela Inventário Contábil.

     3. Nesta tela estão disponíveis os seguintes filtros:

• Data base: Até que data é para levar o estoque para o arquivo, no exemplo acima utilizei o dia 31/12/2019, ou seja, é para levar tudo o que tem em estoque até o dia 31/12/2019.
• Empresa: Qual empresa vai ser gerado o arquivo.
• Custo baseado:
  • Na última compra: Vai olhar para o custo de aquisição da última nota de compra que constar no sistema, sendo que só vai levar para o inventário os produtos que constar documento fiscal.
  • No custo bruto do cadastro de produtos: vai olhar para o cadastro do produto e levará toda a movimentação que tiver o produto, sendo com documento fiscal ou não, como acerto de estoque, importação de produtos de outro sistema, perca sem nota. Essa opção é a que mais se aproxima do estoque real da loja.
  • No custo médio das compras: Pega todas as notas que tiver no sistema para realizar a média, somente nota. Por custo médio o inventário só ficará correta se a empresa sempre utilizou o Seta ERP, caso contrato não fica de acordo os valores e quantidades. 
  • No custo de aquisição do cadastro de produtos: também vai levar toda a movimentação e levará o custo que foi adquirido o produto.

     4. Também pode ser incluído no inventário também os produtos de uso e consumo, ativo imobilizado, produtos sem estoque e imprimir junto o termo de abertura/encerramento do inventário.

       5. Após informar os filtros desejados, clique no botão Processar, onde abrirá a tela abaixo.

      6. Nesta tela, será possível exportar para o Excel este inventário ou então realizar sua impressão.

      7. A impressão será no seguinte padrão:

      8. Veja como fica o Termo de Abertura:

Termo de Abertura:

     9. Veja como fica o Registro de Inventário e Estoque

Produtos:

    10. Veja como fica o Termo de Fechamento

Termo de Fechamento: