Gestão Avançada de Showroom
Manual de Operação
Data: 01/12/2016
Autor: Distribuição Linx DMS
[email protected]
Área: P&D DMS Porto Alegre
ÍNDICE
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Configurações
Formas de Contato
Apollo Linx DMS > CRM Plus > Cadastros > Formas de Contato
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Aviso |
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A forma de contato, utilizada para registrar os atendimentos no Showroom, deve ser diferente da forma de contato marcada para atendimento automático de veículos. Para verificar o cadastro, acesse: |
Apollo Linx DMS > Veículos > Parâmetros
Aviso |
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Se ambas forem a mesma, cadastre uma nova forma de contato para showroom, e marque o tipo <Pessoal>, sem alterar os parâmetros de veículos. |
Cadastro de Motivos
Apollo Linx DMS > Configuração > Cadastros > Motivos
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Também é necessário cadastrar três novos motivos, selecionando o tipo <Descarte de Clientes CAA>:
Origem de Tráfego
Apollo Linx DMS > CRM Plus > Cadastros > Origem de Tráfego
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- Cadastre duas novas origens de tráfego:
- Lead
- Cliente Oficina
O <Lead> será utilizado nos contatos originados no site da montadora.
A origem <Cliente Oficina> deve ser utilizada ao registrar atendimento de clientes, que estão de passagem na oficina. No tópico seguinte, mais informações serão abordadas sobre esse tema.Parâmetros do CRM Plus
Apollo Linx DMS > CRM Plus > Parâmetros > Módulo
Aba Geral > Contatos
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Para bloquear o cadastro de cliente sem telefone e/ou categoria, marque as opções desta aba.
Informe a categoria de cliente padrão para novos cadastros.
Escolha o tipo de cliente, para novos cadastros, como <Prospecção>.
Aba Geral > Alertas
O sistema <ApolloLinx DMS > permite alertar os vendedores de veículos, quando um cliente passa pela oficina, e abre uma ordem de serviço.
Este processo funciona da seguinte forma:
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Os campos <Departamento do Resgate> e <Usuário do Resgate>, servem para indicar os usuários que devem receber os atendimentos de resgate.
O sistema <ApolloLinx DMS > permite configurar o encaminhamento automático, dos contatos de veículos, para resgate (perseguição).
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Este cliente será utilizado ao transferir a propriedade de um veículo, quando o cliente informar que vendeu para terceiros, sem informar os dados do novo proprietário.
Usuários e Permissões
Apollo Linx DMS > Configuração > Cadastros > Menus / Usuários > Usuários e Permissões
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Dica |
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O módulo <GestaoShowroom> permite configurar, por usuário, diferentes funcionalidades e visualizações. É necessário habilitar, para cada usuário, as funções pertinentes às suas atribuições. As funções ligadas diretamente ao módulo são:
Permite consultar a agenda de qualquer vendedor. Normalmente habilitada para os gerentes e o(a) recepcionista da concessionária.
Função que deve ser liberada a todos que utilizarem a agenda do <Gestão Showroom>.
Esta função controla se o usuário pode ou não abrir novos atendimentos.
Normalmente habilitada para os gerentes e gestores da área de TI. Permite configurar alguns processos do módulo <Gestão Showroom>. |
Cadastro de Vendedores
Apollo Linx DMS > Faturamento > Cadastros > Vendedores > Cadastro Vendedores
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Além disso, selecione a função <Vendedor>.
Campos Obrigatórios
Apollo Linx DMS > Faturamento > Parâmetros
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Acesse todas as abas e configure conforme a sua necessidade.
Configurações do Módulo
Gestão Showroom > Aba Configurações > Geral
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O módulo <Gestão Showroom> permite cadastrar scripts de atendimento, para auxiliar o usuário em uma chamada telefônica.
Operações
O módulo <Gestão Showroom> foi desenvolvido para atender todas as necessidades dos vendedores e gestores do departamento de veículos, abrangendo, desde a recepção do cliente, até o faturamento do veículo.
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Além disso, é possível acompanhar os atendimentos, abrir novos contatos e gerar os indicadores do quadro de desempenho e DQ.
Funcionalidades básicas
Opções disponíveis:
- Apenas Vendedores: Permite exibir apenas os vendedores de veículos cadastrados na filial ativa. (3.01).
Consulta Estoque Veículos
Opções disponíveis:
- Calcular valores estoque: Ao marcar o campo indicado, o sistema calcula os dias de estoque, preço de venda, além de colorir as linhas conforme o tempo em estoque.
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- Botão : Permite realizar a consulta de estoque de veículos sem necessitar ter um atendimento em andamento. Para habilitar o botão, o usuário precisa ter a função "648 - HABILITA BOTÃO DE CONSULTA DO ESTOQUE DE VEÍCULOS" habilitada. (3.01U01).
Agenda do Vendedor
Resgate Clientes: Permite exibir os contatos que estão em processo de resgate. Os contatos em resgate não podem ser alterados pelo vendedor. Apenas o usuário que recebe o contato, ou aquele que possue a função 152 liberada, tem o direito de alterar os dados do contato. (3.00U02).
Coluna Telefone: Permite informar o telefone do vendedor. (3.01U01).
Coluna Celular: Permite informar o celular do vendedor. (3.01U01).
Exibe todos os contatos encaminhados ao vendedor, agendados até a data atual, que não estejam encerrados.
Para visualizar os agendamentos futuros, clique na opção <Exibir agendamentos futuros>, e faça uma nova atualização dos contatos.
Caso a data/hora atual tenha ultrapassado, em 10 minutos, a data/hora agendada, o programa irá exibir, na coluna <Status>, um indicador de que o contato está atrasado.
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Ao teclar <Enter>, o filtro é aplicado automaticamente.
Histórico do Cliente
Exibe todas as providências, de todos os contatos, que o cliente já realizou no grupo.
Ao selecionar um contato na agenda, o histórico do cliente é exibido automaticamente.
Neste exemplo, é possível observar que o cliente fez um agendamento na oficina, abriu uma O.S. e registrou uma venda perdida, por motivo de preço.
Para mais informações, dê duplo clique sobre o atendimento, e consulte os dados do contato:
Para filtrar apenas as providências do atendimento corrente, clique no local indicado:
Dados do Cliente
A aba <Dados > Básicos> do programa permite consultar e alterar os dados do cliente selecionado.
Esta opção serve para alterar o nome do cliente:
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Utilize esta opção para alterar a revenda de filtro dos atendimentos agendados.
Utilize esta opção para visualizar a grade de contatos, e de acompanhamento, em tela cheia.
Utilize esta opção para acessar o correio interno do sistema <ApolloLinx DMS >.
Caso houver alguma mensagem não lida, o ícone abaixo irá piscar no rodapé da tela:
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Ao passar com o mouse, na área indicada, o cursor será alterado para um ícone como este:
Com o cursor alterado, mantenha pressionado o botão esquerdo do mouse, e ajuste a altura da forma que melhor atenda suas necessidades.
Esta opção também está disponível na aba <Acompanhamento> e <Clientes>.
O programa irá armazenar, automaticamente, a última configuração utilizada.
Logo, no próximo login, será mantida a mesma configuração da última sessão.
Abertura de Novo Contato
Para iniciar um atendimento, acesse a aba <Clientes>.
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Ao gravar as informações, o contato será encaminhado, automaticamente, para a agenda do vendedor selecionado.
Registro de Atendimento
Para iniciar um atendimento, é necessário localizar o contato desejado.
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Para incluir um novo veículo, clique no botão <Incluir>:
Opções disponíveis:
- Mídia de Atração: Permite selecionar o(s) campo(s) de mídia de atração. (3.01).
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- Coluna Cód. Modelo: Permite mostrar o código do modelo do veículo. (3.03U01).
A tela, de inclusão de interesses, é a mesma que os vendedores já estão habituados, ao utilizarem o sistema <ApolloLinx DMS >:
A aba <Questionário> permite registrar e consultar todos os questionários já respondidos pelo cliente.
Selecione o questionário desejado, e clique em <Responder>:
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Ao confirmar, o programa irá abrir automaticamente o sistema <ApolloLinx DMS >, na tela de consulta estoque intermediário.
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Essa proposta irá utilizar o mesmo número de contato gerado inicialmente.
Deste ponto em diante, o processo segue idêntico ao que era utilizado no sistema <ApolloLinx DMS >.
Se assim desejar, o vendedor poderá encaminhar a proposta para aprovação, ou apenas imprimir para entregar ao cliente, e aguardar confirmação de fechamento da venda.
Ao terminar a manutenção da proposta, o usuário deve fechar a tela do <ApolloLinx DMS >, e continuar trabalhando no <Gestão Showroom>.
Para consultar o status atual da proposta, clique em <Atualizar Dados>.
A partir do momento em que uma proposta estiver em andamento, é possível acessar a aba de negociações a qualquer momento, para consultar o andamento da venda, e, se necessário, dar manutenção na proposta.
Para acessar novamente a proposta, clique em <Abrir Proposta>.
O sistema <ApolloLinx DMS > será iniciado, e a proposta selecionada será automaticamente exibida.
Enquanto a negociação estiver em andamento, o contato estará visível na agenda do vendedor.
Quando a proposta for faturada, ou for registrado uma venda perdida, o contato deixará de ser exibido na agenda.
No caso do cliente que decidiu pensar sobre a negociação, é necessário acessar a aba <Registrar>, e preencher o que foi acordado com o cliente. Se o cliente pediu para ligar amanhã, as 9h da manhã, preencha conforme exemplo:
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- Registro da proposta de venda;
- O que foi acordado com o cliente;
- Quando foi agendado o retorno .
Quando houver o novo contato com o cliente, clique em <Registrar Atendimento>, selecionando a forma de contato em que se está realizado o contato atual.
Basicamente, este botão deve ser utilizado toda vez em que houver um contato, ou tentativa de contato, com o cliente.
Caso houver uma tentativa de ligação, sem sucesso, é necessário registrar no sistema.
Isso garante a rastreabilidade do atendimento, e evita a sensação de que o contato esteja "abandonado" nas mãos do vendedor.
Para registrar, clique em <Registrar Atendimento>. Marque a forma de contato <Telefone>.
Vá até a aba <Registrar>, e selecione a opção <Sem Contato>.
Preencha as informações, conforme exemplo acima, e agende a nova tentativa de contato.
Uma providência será registrada, conforme modelo abaixo:
No caso de uma campanha de vendas, o gerente irá acessar o sistema <ApolloLinx DMS >, e encaminhar uma lista de clientes, de origens diversas, como: seleção de clientes, mailing, etc.
Os contatos serão listados na agenda, dos vendedores selecionados, para receber a campanha.
Caso não seja possível contatar o cliente, seja por telefone incompleto, ou número não existente, é necessário descartar o atendimento.
É semelhante a uma venda perdida, porém, neste caso, não houve contato com o cliente.
Logo, para diferenciar essa situação, o registro deve ser realizado através do módulo de descarte.
Para isso, selecione o contato na agenda, e clique em <Registrar Atendimento>.
Marque a forma de contato <Telefone>, acesse a aba <Registrar>, e clique em <Descarte>, selecionado o motivo correspondente:
Ao gravar, o contato será encerrado automaticamente.
Registro de venda perdida
Esta opção está disponível na aba <Contatos (487)>, subaba <Registrar>:
Selecione o motivo da venda perdida, informe os dados da providência e clique em <Gravar>:
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Selecione o motivo que melhor se enquadra na realidade do cliente, e clique em <Gravar>.
O contato pode ser encerrado como venda perdida, mesmo que já exista uma proposta de venda em andamento para o contato.
O contato será encerrado com motivo escolhido.
A aba <Script> permite consultar os scripts de atendimento cadastrados.
Acompanhamento
Para monitorar e consultar o histórico de atendimentos, acesse a aba <Acompanhamento> Contatos:
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- Cliente Indicou Vendedor: Permite visualizar e filtrar esta informação. (3.01).
- Coluna Motivo não Fec. Negócio: Permite informar o motivo do negócio não ter sido fechado. (3.01U01).
- Coluna Aniversariante: Permite indicar se o cliente faz aniversário no dia atual. (3.01U01).
- Coluna Dia Aniver.: Permite indicar o dia de aniversário do cliente. (3.01U01).
- Coluna Mês Aniver.: Permite indicar o mês de aniversário do cliente. (3.01U01).
Indicadores
Resumo
Esta aba exibe um resumo dos indicadores relacionados ao usuário ativo no sistema.
Para identificar a origem dos dados, clique sobre o número do indicador correspondente:
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O % do objetivo é a comparação entre a quantidade atingida e o objetivo correspondente.
Se o objetivo era 8 atendimentos, e 4 foram realizados, o percentual atingido, neste momento, é de 50%.
Para mais informações sobre a origem de cada indicador, clique no botão <Legenda>.
Indicadores
Aba Filtro
Ao clicar no Botão : Permite buscar as informações. (3.00U02).
Aba Resultado
Opções disponíveis:
- Iniciativa Contato: Permite mostrar os indicadores "Ativo" e "Receptivo". (3.00U02).
- Ativo: Permite mostrar a quantidade de contatos com a iniciativa de Ativo. (3.00U02).
- Receptivo: Permite mostrar a quantidade de contatos com a iniciativa de Receptivo. (3.00U02).
Aba Fluxo de Loja
Esta aba permite gerar o relatório de fluxo de loja, que mostra informações sobre providências e contatos realizados por um vendedor em um determinado período de tempo. Ao clicar duas vezes sobre um dos registros, é realizado um mergulho, que irá trazer as informações dos contatos realizados pelo vendedor.
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- Inclusão de Novo Contato: Permite selecionar um vendedor vinculado ao módulo de veículos para encaminhar o contato. (3.00U02).
- Gravar: Permite gravar o vendedor de acordo com a iniciativa, forma de contato, origem do tráfego e subtipo de tráfego. (3.00U02).
Configurações
Geral
Esta aba permite configurar o questionário padrão para os novos atendimentos e permite configurar os parâmetros de geração dos indicadores de atendimento.
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- Bloquear envio de contatos para vendedores ocupados: Permite bloquear o envio de contatos para vendedores ocupados. (3.00U02).
- Obriga preenchimento do questionário padrão.: Permite, ao registrar um atendimento presencial, tornar obrigatório o preenchimento do questionário padrão. (3.01).
- Registro de Test-Drive obrigatório.: Permite, ao registrar um atendimento presencial, tornar obrigatório o registro de test-drive. (3.01).
- Descrição Padrão para Novos Atendimentos: Permite utilizar o texto informado neste parâmetro toda vez que um contato for iniciado. (3.01U01).
- Registro de motivo de não fechamento de negócio obrigatório: Permite obrigar a informar o motivo de não fechamento de negócio ao registrar uma providência de contato. (3.01U01).
Script
Permite cadastrar o script de atendimento para cada tipo de atendimento do vendedor. Se o vendedor vai prospectar uma venda de veículo, é possível cadastrar um roteiro do que o vendedor deve falar durante este tipo de atendimento.
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Ao confirmar a exclusão, todos os objetivos desta lista serão removidos.
Para alterar, ou excluir, um objetivo específico, selecione o registro e acesse a aba <Manutenção>.
Nesta aba, é possível alterar ou excluir o objetivo selecionado.
Vendedores
Esta aba permite visualizar os vendedores cadastrados e permite informar o "N° Mesa" em que é organizada a fila de atendimentos dos vendedores.
Formação de Preço
Alterado o processo de atendimento de veículos pelo GAS para possibilitar que o usuário faça várias formações de preço para um determinado contato e posteriormente efetivar uma dessas formações de preço em uma proposta de compra de veículo. (3.00U02).
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Clicar no botão "Estoque" para selecionar o veículo e dar continuidade a negociação e informe os valores envolvidos, as formas de pagamento e as informações referentes ao financiamento (se houver).
Ao final do processo, gravar estas informações clicando no botão "Gravar Simulação". Caso seja necessário fazer outra simulação para o mesmo veículo, clicar no botão "Nova Simulação" e fazer uma nova simulação para o mesmo veículo. Caso esta simulação seja para outro veículo, trocar o veículo informando o código no campo "Veículo" ou clicar no botão "Estoque" e selecionar um novo veículo.
Uma vez que gravar as simulações, elas podem ser visualizadas na aba "Resultado":
Clicar no botão "Imprimir" da aba "Simulação" e a formação de preço será impressa com o layout:
Uma vez gravada as formações de preço, visualizar na aba "Negociação > Formação de Preço" do GAS:
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Opções disponíveis:
- Coluna Valor Entrada: Permite mostrar o valor da entrada. (3.03U01).
- Coluna Prazo: Permite mostrar o prazo. (3.03U01).
- Coluna Valor Parcelas: Permite mostrar o valor das parcelas. (3.03U01).
Transformar uma formação de preço em proposta selecionando a respectiva formação de preço através de um duplo clique para mostrar a tela de formação de preço. Clicar no botão "Gravar Proposta" para que seja gravada uma proposta vinculada a esta formação de preço. Ao final do processo de gravação da proposta, o sistema irá perguntar se você deseja enviar para a aprovação gerencial:
Uma vez gravada a proposta de compra de veículos, visualizar na aba "Negociação > Dados da proposta":
Kit de Acessórios
O menu de manutenção dos kits de acessórios é utilizado para agrupar acessórios formando kits que serão oferecidos aos clientes durante a abertura das propostas e na formação de preço.
Veículos > Cadastros > Kit de Acessórios
Na aba "Manutenção" a concessionária poderá cadastrar kits agrupando acessórios que podem ser oferecidos simultaneamente para os clientes no momento da abertura das propostas:
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Neste momento o sistema irá mostrar uma tela com os kits já previamente cadastrados. É necessário selecionar o kit desejado e clicar em "OK":
Após a confirmação do kit o sistema irá importar para dentro da formação de preço os acessórios que fazem parte deste kit:
Dúvidas
Em caso de dúvidas sobre o conteúdo deste documento, entre em contato com o Suporte Linx DMS Apollo através do telefone +55 (51) 2101-9933 ou através do site help.linx.com.br.