Boas práticas para gerar o Inventário Inicial
O Inventário Inicial é a declaração de todo o estoque de substâncias e/ou medicamentos sujeitos a controle especial e antimicrobianos que o estabelecimento possui através da entrada destas informações no SNGPC. (ANVISA, 2016)¹
Pré Requisitos: Configurar o uso do Módulo SNGPC da Itec Brazil.
Acesso: SNGPC > Registrar > Inventário Inicial
1. Solução
1.1 Boas práticas para funcionamento
– Antes de realizar o inventário, é importante que algumas informações sejam ressaltadas:
– Não é mais necessária a digitação dos MS´s um a um no site do SNGPC. Agora o inventário é enviado em forma de arquivo XML - Inventário para o SNGPC:
– Os inventários são feitos pelos farmacêuticos. Sendo cada um responsável pelas informações a serem colocadas em sua loja.
– Para começar o inventário as lojas devem organizar o armário, separando por lote todos os produtos, a fim de passar para o sistema os produtos com os lotes e quantidades separadas.
– Medicamentos vencidos e pré-vencidos:
– A retirada (nota e baixa no Sistema do Farmacêutico) dos medicamentos vencidos é feita pelos farmacêuticos, preferencialmente antes da realização do inventário.
– Os medicamentos vencidos que ainda não tenham sido retirados, devem ser contados junto no inventário. Eles precisam estar no sistema para que sejam retirados pelos farmacêuticos posteriormente. Após incluir esses medicamentos no inventário, os mesmos deverão ser separados e segregados com identificação de vencidos.
– A validade não vai para o SNGPC. Sendo assim, todos os vencidos devem ser colocados com a data de validade fixa do mês que o inventário está sendo feito. Isso para o sistema não travar ao dar entrada em lotes vencidos durante o processamento do inventário.
1.2 Medicamentos de Geladeira
– Como boa prática, aconselha-se que o inventário seja feito primeiro dos medicamentos de Geladeira para evitar que estes sejam esquecidos e não tenha como arrumar as informações no SNGPC.
1.3 Notas Fiscais
– Todas as notas devem ser lançadas antes da realização do inventário de troca de RT na loja.
– As regras das notas são: todas as notas que foram lançadas no Gestão Loja até o momento do inventário devem ser lançadas no SNGPC antes do fechamento do mesmo (Recebimento de Lotes no sistema do Farmacêutico) e relacionadas na contagem. Já as notas que não foram lançadas no Gestão Loja, devem ser lançadas um dia após a aprovação do Inventário no SNGPC.
– As movimentações de medicamentos controlados, entradas de notas e vendas, reiniciam um dia após o SNGPC aceitar e aprovar o arquivo.
1.4 Vendas e lançamento de Receitas
– As lojas deverão vender os medicamentos que serão inventariados até um dia antes de começar o inventário, devendo retornar a vender um dia depois da confirmação do inventário no site do SNGPC.
1.5 Cuidados com a confirmação do inventário
– Lembramos que o arquivo "XML – inventário" vai ser enviado ao site pelo farmacêutico. O farmacêutico deve confirmar no SNGPC, se tudo deu certo e se o seu SNGPC está com o inventário confirmado. Pode ser que a confirmação do Inventário enviado ao SNGPC não seja imediata. Isso vai depender da capacidade do site e do volume de envios. Por isso, é preciso conferir no site do SNGPC antes de dar o inventário como confirmado pelo SNGPC.
1.6 Inventário do depósito com WMS
– No momento de gerar o inventário dos produtos com controle do SNGPC, e a empresa utilizar o depósito WMS, deverá ser feito um único envio na filial de mesmo CNPJ. Ou seja, será utilizado o agrupamento de filiais para que ocorra um único envio de arquivos (inventário inicial e relatório de movimentações). Cada procedimento deverá ser feito independente, ou seja, filial loja irá fazer a sua contagem e a filial depósito irá fazer a sua, contudo no momento do envio a filial agrupadora será responsável pelo envio das informações para a Anvisa.
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Importante: Um dia antes da realização do inventário, a loja deverá estar com os lotes tanto dos antimicrobianos, quanto dos Psicotrópicos devidamente separados. Salientando que este acesso para a tela de inventário só estará disponível após o setor responsável realizar a liberação do inventário.
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¹ BRASIL. Agência Nacional de Vigilância Sanitária – ANVISA. SNGPC – Passo a Passo, Passo a Passo 2 e 3. ANVISA, 2016. Disponível em: Anvisa - Passo a Passo. Acesso em: 10 jan. 2017. ______________________________________________________________________________________________________________
2. Impactos
Registro das quantidades de produtos controlados juntos ao órgão controlador.
3. Processos relacionados
Como registrar inventário inicial?
Como enviar arquivo de inventário?