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O que é a ferramenta?
A ferramenta Pedidos de Compra, tem o objetivo de registrar os pedidos de compras realizados com os fornecedores. Desta forma, essa rotina irá gerar informações para conferências físicas, relatórios de curva abc de pedidos e previsões de fluxo de caixa.
Neste treinamentomanual, você aprenderá como realizar tal lançamento e também como realizar as consultas necessárias.
Manual de uso da ferramenta
A ferramenta ‘Pedidos de Compra’ tem o objetivo de registrar os pedidos de compras realizados com os fornecedores, e com essa rotina gerar informações para conferências físicas, relatórios de curva abc de pedidos e previsões de fluxo de caixa.
Como configurar as permissões de acesso
Primeiramente, para acessar a ferramenta ‘Pedidos de Compra’, é necessário que o grupo de permissão do usuário logado tenha permissão liberada. Para liberar essa permissão, acesse o SetaERP no Módulo Retaguarda, vá até o Menu Configurações e clique na opção Permissões de Acesso.
Selecione o Grupo de Usuários que deseja liberar, e marque as opções necessárias no Módulo Pedidos de Compras:
Para configurar as permissões de acesso a essa ferramenta, acesso o módulo Retaguarda > Menu Configurações > Permissões de acesso.
Acessar: Acesso a tela de pedidos de compras onde é possível ver detalhadamente um pedido, listar os pedidos existentes, clonar, imprimir a listagem, etiquetas, o pedido, também uma guia de conferência e lançar uma conferência.
Modificar: Permite criar ou alterar um pedido de compras existente.
Excluir: Ao entrar no pedido, habilita a opção de excluir.
Relatórios: Acesso aos relatórios de pedidos de compra(Retaguarda>Relatórios>Pedidos)
Conferência: Acesso às telas de conferência dos pedidos e conferência unificada dos pedidos.
1.
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CRIAR UM PEDIDO DE COMPRA
Para criar um pedido de compra, acesse o SetaERP no Módulo Retaguarda, vá até o Menu Compras e clique na opção Pedidos de Compra.
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Serão habilitados os campos para preenchermos com as informações do pedido:
- Código: Esse campo será preenchido automaticamente após salvar o pedido, onde o sistema atribuirá a esse pedido um código único para identifica-lo dentro do sistema.
- Pedido Fornecedor: Nesse campo você pode adicionar o número do pedido do fornecedor, caso você já tenha feito o pedido junto a ele.
- Previsão: Informe a data prevista de entrega desse pedido.
- Entrega: Esse campo será preenchido automaticamente quando receber o pedido.
- Status: Esse campo vai sendo alterado automaticamente de acordo com as ações feitas no pedido. Ele será criado com o status Aberto.
- Vinculado: Esse campo será preenchido automaticamente caso você receba parcialmente o pedido. O sistema criará um novo pedido com os produtos que estarão faltando chegar e colocará o código nesse campo como vinculado.
Ainda nas informações principais:
- Faturar: Empresa que será faturada a nota fiscal.
- Local Entrega: Empresa onde será entregue a mercadoria.
- Fornecedor: Informar o fornecedor para o qual está fazendo o pedido (pode-se utilizar um fornecedor ‘Família’, você pode saber mais sobre esse conceito família no manual de Cadastro de Fornecedores).
- Representante: Se você trabalha com representantes e esse pedido tem um representante responsável, selecione-o aqui. Caso não esteja cadastrado, pode clicar na lupa ao final do campo Representante, e criar um Novo.
- Transportadora: Você pode informar a transportadora que realizará a entrega.
- Frete Tipo: Informe o tipo do frete, se é por conta do remetente ou do destinatário, se é transporte próprio ou sem ocorrência de frente.
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- Após preencher as informações principais, vamos agora adicionar os produtos.
Lembrando que, Logo abaixo tem as abas: Produtos e Totais Pagamentos.
Na aba Produtos tem uma grade com as colunas Produto, Cor, Quant, unitário, ipi, Total.
Clique no botão Adicionar Item.
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Ao informar um produto, você deverá preencher os campos que estão identificados em vermelho na foto abaixo.
- Quantidade: Na tabela lateral, você deve informar a quantidade de cada tamanho que está sendo pedido.
- Quantidade/Custo bruto: Você pode ajustar o custo bruto do produto, qual o valor unitário que pagará.
- Descontos %: Caso tenha algum desconto nesse produto, informe aqui. Você pode colocar até 4 descontos consecutivos.
- Preço venda sugerido: Aqui você pode adicionar um preço sugerido para venda.
Além desses campos, é preenchido os campos Descrição, Cor, Departamento, Grupo, Subgrupo, Unitário, Ipi%, Valor Total, Preço Venda (Esses campos já são preenchidos automaticamente quando você cadastra ou encontra algum produto e carrega na tela)
Ao preencher todas essas informações, clique em Adicionar para que o produto seja adicionado ao pedido.
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Ainda na tela de inclusão de itens, você pode fazer mais algumas ações:
- F4-Abrir cadastro: Clicando nessa opção o sistema abrirá a tela de cadastro do produto.
- F5-Nova cor: Essa opção permite você criar uma nova cor para o produto selecionado, talvez uma cor nova que você vai começar a trabalhar, ou mesmo se você está cadastrando um produto novo pode usar essa opção para criar uma nova cor.
- ATENÇÂO, lembrando que essa opção é igual a opção Nova cor que tem lá no cadastro de produto, se você criar uma nova cor para o produto por essa opção, você deve praticar o mesmo preço de venda para ambas as cores, pois se você colocar um preço diferente para uma das cores, automaticamente o sistema atribuirá o mesmo preço para a outra cor, então se você trabalha com preços diferentes para as cores, não use essa opção, utilize a opção F3-Novo produto.
- F6-Clonar produto: Essa opção permite você clonar o produto alterando apenas a Cor dele.
- ATENÇÃO, esses produtos ficam vinculados e, caso tenha qualquer alteração em um dos produtos, o sistema aplicará essa alteração para ambos os produtos.
- Estoques: Clicando nessa opção o sistema apresentará a tela de estoques para você consultar o estoque do produto.
Depois de adicionar todos os itens do pedido e fechar essa tela, o sistema carregará os produtos na tela principal do pedido.
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Nessa tela também, você pode remover um produto do pedido, para isso, basta dar 1 clique em cima do produto e clicar em em Remover Item.
Para finalizar, você pode validar os totais e lançar a previsão de pagamento (se não quiser adicionar a previsão de pagamento, não é obrigatório).
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Clique na aba Totais e Pagamentos.
Nessa tela temos os campos Itens/Peças, Valor dos Produtos, Valor do IPI, Frete, Valor Total.
Você pode adicionar um Desconto %, Ajustes (+/-) e Frete para esse pedido. Pode também adicionar alguma observação sobre o pedido:
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Ao finalizar o preenchimento dos dados, clique em F5-Salvar.
1.1. MENU AUXILIAR NO PEDIDO DE COMPRA
Além de alterar os dados do pedido, você ainda tem algumas opções na lateral esquerda:
- Caso queira cancelar esse pedido, e assim cancelar todos os dados que adicionou no pedido, clique em F7-Cancelar.
- Excluir: Nessa opção você pode excluir o pedido. Clicando nela o pedido será apagado do sistema.
- Imprimir Pedido: Nessa opção você pode imprimir um espelho do pedido, que será impresso no modelo abaixo:
- Será impresso o nome da loja, número do pedido de compra, grupo Faturar Para com as informações da loja como endereço, cidade, telefone, cnpj, e-mail. Grupo Local de Entrega e por fim as informações do Fornecedor. Logo abaixo tem o nome do produto, preço de venda, referencia, os números da grade, quantidade, unitário, total e ipi. Logo abaixo tem a data do pedido, previsão de entrega, número de itens, formata de pagamento e as informações dos valores como subtotal, valor do ipi, ajustes, frete e Total
- Imprimir Etiquetas: Para imprimir as etiquetas dos produtos que foram pedidos, você pode clicar nessa opção:
Ao clicar em Imprimir Etiquetas, é exibida a tela de impressão com todos os produtos e quantidades pedidas.
Clique em Imprimir para fazer a impressão, ou Fechar para voltar a tela anterior.
- Enviar E-mail: Você pode enviar o espelho do pedido por e-mail, para isso o SetaERP deve estar configurado para envio de e-mail.
- Pedidos Vinculados: Quando o pedido estiver com o status ‘Substituído’, a opção Pedidos Vinculados é ativada para que você possa ver uma lista com todos os pedidos vinculados.
- Clonar Pedido: Você pode usar essa opção para clonar um pedido. Ao clicar em clonar o pedido, será gerado um novo pedido, uma cópia, com todos os dados já preenchidos, você poderá editar todas as informações.
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- Assim você pode agilizar seu processo de inserção de pedidos.
2.
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COMO PESQUISAR OS PEDIDOS DE COMPRA JÁ CRIADOS?
Agora que já criamos o pedido de compra, podemos fazer algumas ações com ele, como imprimir o pedido, clonar, excluir e outras ações que veremos abaixo.
Para abrir o pedido, acesse o SetaERP no Módulo Retaguarda, vá até o Menu Compras e clique na opção Pedidos de Compra.
Para abri-lo, se você souber o código do pedido, pode digitá-lo no campo campo Código e pressionar ENTER.
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Será apresentada uma tela onde você pode filtrar o pedido de compra que deseja. Os filtros possíveis são:
- Status: Pode selecionar o status do pedido:
- Abertos: Pedidos que ainda não chegaram.
- Baixados: Pedidos que já chegaram e já foi feita a entrada de nota desse pedido.
- Conferidos: Pedidos que já foram conferidos (um pedido fica conferido quando ele chega na loja e é feita a conferência para validar se todos os produtos chegaram corretamente, você pode saber mais sobre esse processo no manual de Conferência de Pedidos).
- Desativados: Pedidos que foram desativados.
- Substituídos: Um pedido fica substituído quando chega na loja, porém parcialmente, ou seja, apenas alguns produtos são entregues. Assim o sistema cria um novo pedido com os produtos pendentes de entrega, e o pedido original se torna um pedido Substituído.
- Todos: Selecionando essa opção o sistema carrega todos os pedidos, com todos os tipos citados acima.
- Fornecedor: Você pode filtrar pelo nome do fornecedor.
- Empresa: Pode filtrar o pedido de uma loja específica.
- Pedido Fornecedor: Número do pedido fornecedor que foi cadastrado lá na inclusão do pedido.
- Pré-pedidos: Caso o pedido foi originado por um pré-pedido, pode filtrar pelo número do pré-pedido.
- Previsão: Data prevista para entrega cadastrada no pedido. (se deixar a primeira data em branco, o sistema buscará todos os pedidos desde o início do sistema)
- Data da compra: Data em que o pedido foi criado. (se deixar a primeira data em branco, o sistema buscará todos os pedidos desde o início do sistema)
Após informar os filtros desejados, é só clicar em F8-Filtrar e o sistema carregará em tela os pedidos.
São mostradas as informações nas colunas Fornecedor, Data, Previsão, Entrega, Status, Itens, Valor, Código, Loja, OK e no final temos um totalizador do total de itens e do Valor.
Nessa tela você pode fazer as seguintes ações:
- F6-Lançar Conferência: Quando o pedido chegar na loja, você pode efetuar a conferência do pedido nessa opção
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- Ao clicar no botão irá aparecer uma tela com o código do pedido, fornecedor e código do produto. Logo abaixo tem uma grade de informações com o código do produto, descrição, cor, referência, quantidade. Quando for querer conferir o item, você pode bipar o produto que está na grade no campo Produto ou então selecione algum item, clique no menu lateral Conferir Produto. Informe a quantidade necessária na coluna quantidade que corresponde ao tamanho do produto e clique em OK.
- Caso queira cancelar essa tela, clique em Cancelar
- Caso queira confirmar a conferência, clique em F8-Concluir.
- Excluir: Se precisar excluir um pedido, clique em cima do pedido e pressione a barra de espaço do seu teclado para marcar a caixa de seleção na coluna Ok, e clique na opção Excluir, assim o pedido será apagado do sistema.
- Desativar: Para desativar um pedido, clique em cima do pedido e pressione a barra de espaço do seu teclado para marcar a caixa de seleção na coluna Ok, e clique na opção Desativar, assim o pedido será alterado para o ‘Status’ Desativado.
- Ativar: Quando você filtra por pedidos Desativados, você tem a opção de ativá-lo novamente. Para isso clique em cima do pedido e pressione a barra de espaço do seu teclado para marcar, e clique em Ativar:
- Guia de Conferência: Nessa opção é possível gerar a guia para conferência do pedido
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- Caso você queira realizar a conferência manual, você pode imprimir essa guia e realizar uma conferência manual. No lado esquerdo fica o código do produto, descrição, cor, departamento e grupo. No lado direito tem as numerações do produto na parte superior e na inferir tem a parte de realizar a conferência manual.
- Imprimir Listagem: Essa opção permite imprimir a listagem dos pedidos que estão em tela, como pode ser visto nas próximas duas imagens:
- Aparece o nome da loja na parte superior, logo abaixo, tem as colunas Fornecedor, Emissão, Previsão, Entrega, Status, Itens, Valor, Código do produto e código da loja. E logo abaixo, tem o totalizador de itens e valor.
- Fechar: Para sair dessa tela, clique em Fechar ou aperte a tecla Esc do seu teclado.
- F7-Exportar: Você ainda pode editar um pedido, dando um duplo clique sobre o pedido ou clicando em F7-Exportar.
Após exportar o pedido para edição, ele será carregado na tela de Pedidos de compras (imagem abaixo) e nela você pode editar todas as informações do pedido, como previsão, dados para faturamento e entrega, representante e fornecedor, transportadora e tipo do frete.
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A opção Totais e Pagamentos também pode ser alterada se necessário.
Importante:
- Caso você altere alguma informação no pedido, para salvá-lo clique em F5-Salvar.
- Caso tenha feito alguma alteração, mas não deseja salvar, clique em F7-Cancelar.
- Caso não tenha feito nenhuma alteração, e deseja consultar outro pedido, clique em F7-Cancelar, assim o sistema habilitará novamente a opção F4-Abrir
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Além de alterar os dados do pedido, você ainda tem algumas opções na lateral esquerda:
- Imprimir Pedido: Nessa opção você pode imprimir um espelho do pedido, que será impresso no modelo abaixo:
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- Imprimir Etiquetas: Para imprimir as etiquetas dos produtos que foram pedidos, você pode clicar nessa opção:
Ao clicar em Imprimir Etiquetas, é exibida a tela de impressão com todos os produtos e quantidades pedidas.
Clique em Imprimir para fazer a impressão, ou Fechar para voltar a tela anterior.
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- Enviar E-mail: Você pode enviar o espelho do pedido por e-mail, para isso o SetaERP deve estar configurado para envio de e-mail.
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