Aqui você vai encontrar:
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O que é a ferramenta?
Nesta manual vamos detalhar as funções de auditoria nos caixas, auditoria de caixa é o processo de conferência após o fechamento realizado pela frente de caixa da empresa.
Nesta tela podemos conferir, corrigir e imprimir os relatórios de caixa.
Vídeos da ferramenta
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A auditoria de caixas é o nome dado ao processo de conferência dos lançamentos de um caixa já fechado para validar se não existe nenhuma falta ou sobra de valores.
Essa auditoria normalmente é realizada pelo responsável financeiro da loja, que analisa se não está havendo nenhum furo de caixa, se o troco está correto, se existe alguma sobra, se os valores de cartão estão corretos, entre outras situações.
No SetaERP, esse processo é realizado por meio de um relatório chamado Resumo de Caixa, ele mostra as movimentações de entradas e saídas que foram registradas no período selecionado.
Dúvidas frequentes (FAQ)
Veja as Principais dúvidas sobre: Falta de Caixa, Reabrir, Correção e Reimprimir o Fechamento
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Como proceder na verificação de falta no caixa?Para a verificação, realize uma conferência do que foi registrado no Seta com o que foi informado no fechamento. Exemplo: Identificando que a falta provém de dinheiro, some as totalizações de vendas e recebimentos, junto de saldo anterior e compare com os registros de "sangrias" e saídas do caixa.
Como reabrir um caixa já fechado?Caso você tenha esquecido de realizar algum lançamento seja ele uma venda ou recebimento em um caixa já fechado, é possível realizar o estorno do fechamento do caixa, acessar o mesmo, fazer os lançamentos necessários e fecha-lo novamente, lembrando é claro que a data de abertura vai ser sempre a inicial e data de fechamento vai ser a data final do fechamento definitivo do caixa. Segue abaixo todos os passos para realizar a reabertura do caixa :
Como Reimprimir Fechamento de Caixa no SetaERP?1- Fazer acesso ao Retaguarda -> Financeiro -> Auditoria nos Caixas 2- Localizar pela Competência ou Data de Fechamento
3- Dê dois cliques sobre o caixa desejado, e clique em imprimir no menu lateral > Selecionar a Impressora, Número de Cópias desejado e o Número de Colunas que será sempre 40 Colunas.
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Manual de uso da ferramenta
Abaixo você terá todas as instruções de uso da ferramenta
Como configurar as permissões de acesso
Para configurar as permissões de acesso a essa ferramenta, acesso o módulo Retaguarda > Menu Configurações > Permissões de acesso.
Veja as permissões
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Auditoria nos Caixas
Auditoria nos Caixas - Auditar
Permissão de acesso para marcar um caixa como auditado. Conferência dos Caixas
Acessar: Permite conferir os caixas na tela de auditoria nos caixas. |
Funcionalidade da Auditoria de caixa
Para acessar a tela de auditoria, na retaguarda do SETA clique em financeiro => auditoria nos caixas
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E há um campo abaixo de observações onde você pode inserir várias informações referentes ao caixa.
Por padrão ao abrir a tela serão mostrados os caixas ainda não auditados e já fechados.
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Caixas abertos – Com este filtro os caixas abertos serão exibidos.
Em nosso exemplo vamos trabalhar com o filtro de caixas não auditados. Então clicamos no botão 'Não Auditado', no período 01/08/23 a 01/09/23 de todos os funcionários e de todas as empresas.
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Na tela a direita serão exibidos os resultados, em algumas funções você pode trabalhar com vários caixas selecionados e outras funcionam de acordo com o caixa selecionado.
Resumo do Caixa
Vamos explicar cada função.
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Do lado direito são mostradas as movimentações de cada forma de pagamento.
As fontes em preto são as entradas no sistema:
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As fontes em preto são as entradas no sistema: Saldo anterior – Valor informado no fechamento de caixa como troco final. A busca é realizada sempre pelo último código do caixa fechado pelo funcionário. Suprimento – Caso seja necessário incluir mais valores no sistema será especificado neste campo. Vendas à vista – As vendas lançadas na condição a vista no sistema são mostradas neste campo. Vendas a prazo cartão e cheque – Mostra as vendas a prazo realizadas nas condições de cartão e cheque. Recebimento de títulos – Títulos recebidos dos clientes são exibidos aqui. Receitas financeiras – Recebimentos de juros dos títulos em atraso são exibidos separadamente. Vale presente – Aqui você verá as vendas de vale presente. Totais de entrada – Totaliza todas as entradas que houve no sistema, este totalizador é alimentado automaticamente pelo sistema conforme as vendas ou recebimentos que são inseridos no caixa. |
As fontes em vermelho são os pagamentos e os valores informados no fechamento de caixa pelo operador:
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Devoluções/troca clientes – Aqui será registradas as saídas de devoluções e trocas de mercadorias, que foram utilizadas no caixa, caso a devolução tenha sido feita e não utilizada crédito ela não contabiliza. Despesas financeiras – Os valores referentes a descontos de juros. Vales presentes – Quando o cliente resgata vales presentes será possível conferir neste campo. Sangrias e pagamentos – Todos os pagamentos realizados através de outros pagamentos e sangrias, conforme a descrição inserida na operação. Formas de pagamento informadas no fechamento – Quando o usuário realiza o fechamento de caixa ele informa os valores que possui em cartões, dinheiro e cheques, estas informações aparecem como saídas no fechamento. Troco final – O fundo de caixa que será utilizado na próxima abertura de caixa é tratado nesta saída. Total das saídas – Valor totalizado de todas as saídas do caixa. |
Resultado –Entradas menos as saídas, o resultado pode ser confere quando for = a R$0,00, faltou quando houver mais entradas no sistema que saídas informadas, sobrou indica que houve mais saídas informadas do que entradas no SETA.
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Ver detalhes – Clicando neste botão será mostrado os detalhes dos registros por exemplo clicando sobre vendas à vista e clicando em ver detalhes serão mostradas as vendas à vista uma a uma.
Imprimir – Imprimi a lista em tela.
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Imprimir: Permite visualizar informações sobre o caixa, primeiro irá mostrar o Resumo do Caixa com as seguintes informações como o código do mesmo, funcionário que abriu, Data de Abertura, Data Fechamento, Micro, Empresa, Número de Lotes e depois ele mostra 3 colunas e duas respectivas informações. Tem a coluna de Descrição, a coluna com símbolo de + ou - dependendo da movimentação, a coluna de Valor que refere ao quanto foi movimentado no caixa e a coluna de Doc que se refere ao número de documentos que tem um grupo de transação, por exemplo, Vendas a Vista teve 40 documentos, Vendas a prazo, 5 documentos e no final mostra o resultado e dois campos para realizar a assinatura, um o visto do caixa e outro o visto do conferente
Imprimir Detalhado: Além das informações que há no botão Imprimir, há outras informações como dados de vendas faturadas, títulos recebidos e condicionais pendentes. Na seção de vendas faturadas, por exemplo, temos a coluna de pedido, cliente, pagto, peças, subtotal, desc/acre, total e original e totalizador dos títulos. Os títulos a receber tem as colunas de clientes, título, vencimento, valor, desconto/acréscimo e recebido e o totalizador dos títulos. E a Seção de Condicionais Pendentes tem as colunas de Pedido, Cliente, Telefone, Data, Dias, peças e valor e um totalizador
Imprimir Lotes: Além das informações do Caixa, Funcionário, Abertura e Fechamento, permite visualizar todos os lotes de todas as movimentações, seguido do código do cliente, o nome dele, o tipo da operação (podendo ser por exemplo: SALDO ANTERIOR, VENDA A VISTA, ESTORNADO, RECEBIMENTO ACRÉSCIMO, ao lado tem a informação do número do documento, depois ou a letra E ou a letra S e o valor da transação. Logo abaixo, tem o último lote, o código do caixa e as formas de pagamento (dinheiro, cartão, cheque, vale presente, troco final) com seus respectivos tipos de movimentação ( E ou S) e o valor de cada forma de pagamento. Por fim, tem logo abaixo uma coluna de Entradas, Saídas, Saldo, Venda a Vista, Cartão Crédito, Cheques Pre, Recebimentos, Acréscimos, Descontos e ao lados seus respectivos valores.
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Informações do caixa – A parte inferior esquerda da tela temos os dados referentes ao caixa.
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Código: Código do caixa Funcionário: Funcionário que abriu o caixa Computador: Nome do computador onde o caixa foi aberto Empresa: Código da empresa que foi aberto o caixa Competência: Dia que esse caixa foi aberto Abertura: Data e hora que o caixa foi aberto Fechamento: Data e hora que o caixa foi fechado Nº de Lotes: Quantidade de registros no caixa
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No canto superior direito do caixa é possível abrir a tela de log registrado no caixa.
Resumo Caixa Fácil
- F6 Resumo caixa fácil – De acordo com a evolução do SETA e a criação do caixa fácil os relatórios de auditoria também evoluíram.
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Clique na caixa de seleção no lado direito na coluna ok.
Após selecionar um ou mais caixas clique em resumo caixa fácil ou use a tecla F6.
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Na fonte em preto temos as entradas:
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Total das entradas – Valor de toda movimentação de valores no caixa. Saldo anterior – Valor que foi lançado como troco final no dia anterior. Suprimento – Valores adicionais lançados na abertura de caixa. Recebimento de vendas – Total das vendas do caixa. Cartão – Todas as vendas de cartão, aqui são apresentadas por operadora e bandeira, mostrando já neste resumo todas bandeiras e operadoras utilizadas. Crediário – Recebimentos de vendas a prazo. Crédito do cliente – Quando o cliente paga utilizando crédito disponível será apresentado aqui. Dinheiro – Todas as vendas à vista, em dinheiro. Vale presente – Vendas de vale presente, quando o cliente compra um vale sem levar a mercadoria. Recebimento de Títulos: Todas as baixas de títulos somando Valor da baixa e Acréscimos Recebimentos Capital: São os valores da baixa de títulos Receitas Financeiras: São os valores dos juros e multa Formas: São as formas de pagamento que foram pagas os títulos como por exemplo Carteiras Digitais. Obs.: Caso tenha alguma venda no Pix ou carteiras digitais, o valor fica registrado automaticamente no caixa no campo das entradas e saídas |
Em vermelho temos todas as saídas:
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Total das saídas – Soma de todas as saídas do caixa, pagamentos e informação de fechamento de caixa. Devoluções/trocas (clientes) – Esse valor referente as trocas e devoluções, geralmente anula as entradas de devoluções, são o mesmo valor. Crediário – Vendas realizadas no crediário. Sangrias / pagamentos – São exibidos como saídas todos os pagamentos e sangrias realizados no caixa. Cartão – A soma dos cartões de crédito e débito informadas no fechamento de caixa. Cheque – A soma dos cheques informados no fechamento. Dinheiro – Total do dinheiro que está sendo retirado no fechamento de caixa. Troco final – Valor que será deixado para a próxima abertura do caixa. Vale presente – Vales resgatados, quando o cliente vai na loja e utiliza os vales que ganhou. Obs.: Caso tenha alguma venda no Pix ou carteiras digitais, o valor fica registrado automaticamente no caixa no campo das entradas e saídas |
Resultado – O valor de entradas diminuindo as saídas gera um resultado que poder ser:
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Fechar – Fecha a tela e retorna para a tela de auditoria.
Auditado
F5 – Aditado Auditado – Ao clicar neste botão o caixa selecionado será alterado para o status de auditado, que indica que o caixa foi conferido e está correto.
É necessário auditar um caixa por vez.
Caixa Geral
- Caixa geral – Selecione vários caixas na tela de auditoria e clique em caixa geral e obtenha um agrupamento de todos os caixas selecionados. Nessa tela do caixa geral irá aparecer o código do caixa, a data da competência, fechamento, o funcionário, o código da empresa e uma caixa de seleciona na coluna OK que é possível selecionar um ou mais caixa ao mesmo tempo.Selecione um caixa por exemplo e clique no menu lateral Visualizar. Ele irá mostrar as informações do caixa como saldo inicial, suprimentos, vendas e formas de pagamento realizados, recebimento de parcelas o total de recebimentos( as formas de pagamento dinheiro/vales, cheque bom, cheque pré) e o o valor final com vendas somado os recebimentos, além disso ele mostra as despesas, o fechamento dos caixas, fundo de caixa, total de falta e sobra e por fim o resultado: confere.do caixa geral irá aparecer o código do caixa, a data da competência, fechamento, o funcionário, o código da empresa e uma caixa de seleciona na coluna OK que é possível selecionar um ou mais caixa ao mesmo tempo.
- Selecione um caixa por exemplo e clique no menu lateral Visualizar. Ele irá mostrar as informações do caixa como saldo inicial, suprimentos, vendas e formas de pagamento realizados, recebimento de parcelas o total de recebimentos( as formas de pagamento dinheiro/vales, cheque bom, cheque pré) e o o valor final com vendas somado os recebimentos, além disso ele mostra as despesas, o fechamento dos caixas, fundo de caixa, total de falta e sobra e por fim o resultado: confere.
Exemplo
- Resumo do Caixa Geral: Mostra o total por empresa, o total de vendas e peças. Organiza os valores por forma de pagamento como dinheiro, cartões, cheque e crediário. Mostra também o Total Falta e Total Sobra e por fim se sobrou ou não. No final mostra o saldo inicial, suprimentos, vendas (dinheiro+cartões+cheques), pagamentos, fechamento do caixa e fundo de caixa.
Visualizar / imprimir – Gera um relatório com visualização em tela ou envia para impressão o arquivo.
Fechar – Volta para a tela de auditoria.
Ocorrências
Ocorrências – Selecione um caixa e clique neste botão para ter acesso a todas as ocorrências de caixa, o SETA gera diversas ocorrências e são agrupadas por tipos.
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Fechar – Volta para a tela de auditoria.
Correção Fechamento
Correção fechamento – Caso o operador de caixa digite valores incorretos no fechamento de caixa é possível pela auditoria corrigir estes lançamentos deixando o caixa com valores corretos.
Na parte superior direita da tela são apresentadas as informações de código do caixa, data de competência, abertura e fechamento, usuário do caixa e nome do computador utilizado para fechar o caixa.
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Cancelar irá fechar a tela sem executar alterações.
Estornos
- Estornos – É possível estornas movimentações do caixa, selecione o caixa que deseja realizar a operação e clique em estornos.
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