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A Auditoria de Caixa é utilizado para a conferência dos caixas diários já fechados na loja. Em cada fechamento de caixa é solicitado ao usuário o lançamento dos mapas de caixa com seus respectivos valores movimentados no caixa (dinheiro, cheque, cartão POS). O processo auditoria consiste em validar se os valores dos mapas de caixa estão coerentes com o o caixa, conforme lançamentos do sistema.

Por sua vez a ferramenta Auditoria de Caixa Financeiro, permite aos gerentes melhor visualização das movimentações realizadas no caixa diário, além de possibilitar a solicitação de ajustes de sobras, faltas e justificativas, e inserir observações para auditorias futuras. 

Além disso, após a auditoria realizada pelo gerente ou responsável, o departamento Financeiro/Administrativo da mesma, pode conferir os valores movimentados no caixa destacando o fundo fixo utilizado pela loja.

Âncora
concfinan
concfinan

Aviso

Esta funcionalidade está disponível somente para as lojas que possuírem o produto 105 - Auditoria de Caixa Financeiro habilitado, caso tenha interesse favor entrar em contato com a nossa equipe Comercial.


Dica

O Fundo Fixo é o valor que a filial tem para se manter mensalmente, para suprir necessidade de rotina, como por exemplo, a aquisição de materiais de expediente para a loja.

Configurações

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titleConfigurações necessárias para utilização da Auditoria de Caixa Financeiro

Conforme mencionado anteriormente, a filial deve possuir o produto 105 - Auditoria de Caixa Financeiro liberado para a filial, os pagamentos das contas das lojas devem ser efetuados somente no caixa financeiro, e manter o fundo fixo, os valores de abertura, dos caixas diários, como saldo no caixa financeiro.

Através do programa Parâmetros da Empresa (Parâmetros > Parâmetros > aba Caixa), deve possuir o controle de caixa diário por Usuário do sistema e o modelo de fechamento de caixa configurado como confirmação de posse. E marcar o parâmetro utilizar auditoria de caixa por consolidação diária/rede.


Figura 01 - Parametrizações

Informações

Esta configuração será por filial e deverá ser marcada quando a mesma desejar regrar o uso e o funcionamento dos novos recursos ligados à nova forma de auditoria e consolidação diária. E, estará disponível somente quando o modelo de fechamento de caixa for: Confirmação de Posse ou Confirmação de Posse por Usuário.


Dica

Lembrando que há duas opções para confirmação de posse:

  • Confirmação de posse: quando selecionada esta opção, a confirmação de posse será exigida para todos os usuários.

  • Confirmação de posse por usuário: Já nesta opção a filial poderá definir para quais usuários a confirmação de posse será exigida.

Outras configurações

  • Quando marcado o parâmetro exigir devolução do valor de abertura, no momento de realizar o fechamento de caixa o sistema ficará bloqueado caso não tenha sido realizada a retirada do valor de abertura.

  • Quando selecionada a configuração ao fechar o caixa diário, exigir retirada de todos os cheques do caixa diário,no momento de realizar o fechamento de caixa o sistema validará se todos os cheques foram retirados. Caso não tenham sido retirados o fechamento de caixa não será concluído.

  • Ao selecionar exigir confirmação de posse somente cartão somente controle no momento de realizar as vendas somente gerará o número de controle para vendas cartão que forem utilizadas a opção Somente Controle e a confirmação de posse se dará apenas desses tipos de movimentação de cartão. Esta opção poderá ser utilizada quando Modelo de Fechamento de Caixa estiver selecionar Confirmação de Posse, Confirmação de Posse por Usuário e Mapa de Caixa.


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movimentações de Caixa

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titleInformações abertura e fechamento de caixa

Quando estiver configurada a opção Exigir autorização na retirada de valores do caixa diário(Parâmetros > Parâmetros > Caixa) e forem realizadas as operações Transferência de Dinheiro para Caixa Financeiro e Retirada de Cheques Pré-Datados será solicitado a autorização do colaborador. E, o movimento já será lançado como confirmado posse para que no fechamento de caixa não seja necessário informar o número de controle devido a prévia aprovação do responsável via senha de liberação.

Figura 02 - Autorizar retirada do caixa diário


Na tela de Lançamentos de caixa (Lançamentos > Caixa), quando for selecionada a operação transferência de dinheiro para o caixa financeiro e tiver algum valor de abertura de caixa deverá aparecer o parâmetro devolução de valor de abertura de caixa, quando marcado carregará na tela as informações de histórico de lançamento e valor lançamento (este bloqueado para que não seja alterado).

 

Figura 03 – Lançamentos do caixa


Quando o parâmetro Ao fechar o caixa diário, exigir retirada de todos os cheques do caixa diário (Parâmetros > aba Caixa) estiver marcado, no momento do fechamento do caixa o sistema fará a verificação e confirmação da retirada de todos os cheques. Caso tiverem sido retirados por completo o processo de fechamento será concluído. Se não o sistema bloqueará o fechamento do caixa.

 Figura 04 - Mensagem retirada de cheques


 No momento de realizar o fechamento do caixa foi criado uma nova opção onde permite trocar a modalidade de pagamento de valores em dinheiro no caixa.


Figura 05 - Confirmação de posse


No momento em que clicar no botão abrirá uma nova tela com as opções Informar cheque ou Informar cartão:

  • Informar Cheque – no momento de selecionar esta opção a tela de Novo lançamento de cheque pré-datado será aberta para o lançamento. O Valor do cheque não pode ser maior do que o valor em dinheiro disponível no caixa.

    • Quando a guia 4 estiver desmarcada e o usuário não tiver acesso à tela de Cheque pré-datado será permitido acessar essa opção de Informar Cheque apenas por esta tela.

Figura 06 - Confirmação de posse pre-datado


  • Informar cartão – No momento de selecionar esta opção a tela de Novo lançamento de cartão será aberta para o lançamento. Lembrando novamente que o valor do cartão não pode ser maior que o valor disponível em dinheiro no caixa.

    • Quando a guia 5 estiver desmarcada e o usuário não tiver acesso a tela de Cartão de crédito será permitido acessar a opção de Informar cartão apenas por esta tela.

Figura 07 - Confirmação de posse novo lançamento


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Relação de Caixa

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titleComo emitir o relatório dos caixas?

Ao emitir o relatório sem marcar as opções Somente resumo e 40 Colunas serão conferidos os lançamentos que já foram previamente autorizados pelo gerente, e abaixo do lançamento aparecerá a informação de qual foi o colaborador que fez a autorização.

Figura 8 - Resumo de caixa


Para esta tela foi inserida a tabulação 1 quando a mesma estiver desmarcada não será possível realizar a emissão do relatório em que a situação do caixa for 'fechado" se para o filtro informado tiver algum caixa com situação "aberto".

Quando tiver algum caixa com situação "Aberta" e a data de abertura for inferior a data final informada o relatório não deve ser emitido.
Exemplo:






Se no momento de emitir o relatório algum caixa estiver com situação "Aberto" para o filtro informado a emissão não será realizada.


Figura 9 - Mensagem aviso de caixa aberto


Figura 10 - Posição de caixa


Quando for realizada a emissão do relatório utilizando o tipo somente resumo e este possuir uma diferença de valores de entrada de caixa e retiradas o valor não terá mais um sinal positivo ou negativo. Agora será regrado via texto no próprio relatório.

Na opção que se refere ao total parcial onde atualmente aparece total parcial dinheiro de caixa o valor deve aparecer sempre sem sinais de positivo ou negativo devendo seguir a regra:

  • Se o valor de entradas for igual ao valor de retiradas não deve ter alterações.

  • Se o valor de entradas for maior que o valor de retiradas deve aparecer o texto falta dinheiro em caixa seguido do valor faltante.

  • Se o valor de entradas for menor que o valor de retiradas deve aparecer o texto sobra dinheiro em caixa seguido do valor de sobra.

No item total geral em caixa se houver diferenças entre valores de entadas e retiradas deve seguir a seguinte regra:

  • Se o valor de entradas for igual ao valor de retiradas não deve ter alterações.

  • Se o valor de entradas for maior que o valor de retiradas deve aparecer o texto total geral em caixa (falta) seguido do valor.

  • Se o valor de entradas for menor que o valor de retiradas deve aparecer o texto total geral em caixa (sobra) seguido do valor.

No mapa de caixa se houver diferenças entre valor de entrada/retiradas deve seguir a seguinte regra:

  • Se valor de entradas for maior que o valor de retiradas deve aparecer o texto (falta).

  • Se o valor de entradas for menor que o valor de retiradas deve aparecer o (sobra).

No item confirmação de posse a forma do cálculo da coluna diferença foi alterada conforme a seguinte regra:

O valor desta coluna deve ser o valor Confirmado menos valor Movimentado, quando ficar negativo deverá aparecer o sinal.


Figura 11 - exemplo de movimentação de valores


De acordo com a imagem abaixo segue alguns exemplos de relatório de caixa:

  • Na primeira coluna mostra como é um caixa onde houve falta de caixa.
  • Na segunda coluna mostra como é um caixa onde houve sobra de caixa.
  • Na terceira coluna mostra como atualmente o sistema mostra uma sobra de caixa.

 

Figura 12 - Relatório de caixa


Para este relatório foi inserido uma nova opção que ao marcar filtrará Apenas cartão somente controle.

Figura 13 - Relação apenas cartão somente controle


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coleta de caixa financeiro

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titleComo são configuradas as regras de coleta do caixa?

Na tela Regras de coleta de caixa financeiro (Lançamentos > Caixa > botão F6) são configuradas as regras de coleta do caixa. Seu acesso estará liberado para todos os clientes com o programa 115 - Auditoria de Caixa por Consolidação habilitado.

Nota

Vale ressaltar que a tela de Auditoria de Caixa deverá se comportar desta maneira apenas quando estiver parametrizado as opções controle de caixa por usuário e modelo de fechamento de caixa com confirmação de posse, além da opção utilizar auditoria de caixa por consolidação diária/rede marcada nas configurações realizadas em Parâmetros da Empresa, como já foi mencionado anteriormente.


















Figura 14 - Regras de caixa financeiro


Informe para qual filial será aplicada as regras de coleta de caixa, na sequência será necessário informar a conta bancária. Em Tipo do depósito deve informar se se será via banco ou empresa de coleta de valores. Quando selecionada a opção coleta de valores serão habilitados os campos:

  • Nome filial que permite identificar a loja para a empresa responsável para coleta.
  • Coleta em feriados, marque essa opção quando existirem coletas em feriados.

  • Agrupar depósito por data/filial, quando selecionada empresa de coleta de valores. Ao marcar este campo será gerado um movimento de transferência bancária entre contas de transporte de valores e a conta de depósito para cada filial/data de coleta, sendo o valor deste movimento a soma das guias de transporte de valores (GTV) da filial para a data da coleta. Se não marcado este campo, será gerado um movimento de transferência para cada GTV.

Informe também o plano de contas e tipo de documento será utilizado para esta regra. O histórico será utilizado nos lançamentos de transferências para a conta bancária. Em diferença aceitável o usuário deve o valor aceitável da diferença entre o valor dos caixas a serem transferidos para o banco ou empresa de valores. Os demais campos como dia de movimento, dia e horário da coleta e dia de depósitoserão informados conforme regras da filial que estiver configurando a coleta de caixa financeiro.

Informações

Uma mesma seleção de dia de movimento pode ser informada apenas uma vez.

Por exemplo, selecionado segunda, terça e quarta e em seguida selecionado quarta, quinta e sexta. A segunda seleção não deve ser permitida devido a quarta estar selecionada novamente. Porém, é obrigatório informar uma regra para cada dia da semana com exceção dos finais de semana.

Botão Exportar

Ao clicar no botão da tela de Regras de coleta de caixa financeiro o usuário será direcionado para a tela Exportar coleta de caixas financeiros com os seguintes campos disponíveis para utilização.

Figura 15 - Exportar

Permite que seja informada a filial, o tipo de depósito e a(s) conta(s) bancárias(s), ao clicar em , é gerado um relatório no formato .csv.


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Auditoria e Conciliação Financeira

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titleMais informações sobre auditoria e conciliações

O programa Conciliação Financeira é dividido em quatro abas: Caixa Financeiro, Retiradas, Empresa de Valores e Banco.

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auditoria
auditoria

Caixa financeiro

Quando estiver marcado o parâmetro utilizar auditoria de caixa por Consolidação Diária/Rede, localizado em Parâmetros > Parâmetros > aba Caixa, o programa Auditoria de caixa (Lançamentos > Caixa), terá um comportamento diferenciado que incluirá: novos filtros, informações e funcionalidades que explicaremos a seguir.

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titleMais informações sobre o funcionamento da guia Caixa Financeiro

Informe a(s) filial(ais) que deseja realizar a auditoria e conciliação de caixas, o mês/ano de abertura do caixa a auditar. Através do campo data de abertura será possível buscar pelos caixas abertos no período informado.

Figura 16 - Exportar


A visualização dos caixas pode ser:

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visual
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titleVisualização de caixa: Por usuário

Selecionando esta opção, o gerente poderá inserir solicitação de ajuste do caixa; solicitar estorno de um vale e correções referentes à sobras e faltas. Quando selecionada, será habilitado o campo usuário do caixa, onde serão listados todos os usuários que abriram caixas na data em questão.


Figura 17 - Visualizar por usuário


Quando desejar visualizar o caixa de todos os usuários', o campo ao lado número/data do caixa, ficará preenchido com a opção: Geral. Mas, se selecionado um usuário específico, ao lado serão listados somente os caixas que foram abertos pelo mesmo, sendo possível visualizá-los juntos ou individualmente.     

Após realizar os filtros desejados e pressionar Enter, as movimentações encontradas serão apresentadas em tela com as seguintes informações: Data de abertura; Nome do usuário e o Número do caixa; o Tipo de movimento (Dinheiro, Cheque ou Cartão POS); o Valor de Abertura do Caixa (se houver); o Valor total de Recebimentos; as Sobras e Faltas de caixa; Valor Movimentado; Correções de Sobra e Falta; o Valor Final Movimentado; Troca Modalidade e, por último, a Situação Caixa.

Dica

O valor movimentado, é o resultado do cálculo a seguir:

  • Recebimentos + Sobras - Faltas = Valor Movimentado

O valor final movimentado, é o resultado:

  • Valor movimentado + correção de sobra - correção de faltas = Valor final movimentado

Quando se tratar de dinheiro, no valor movimentado, o valor informado na abertura do caixa também será considerado. E, o valor movimentado em cheque, será a soma de todos os cheques movimentados no caixa diário, independentemente de ter sido realizada a retirada do cheque e sua confirmação de posse.

Para esta opção, estarão disponíveis os atalhos:

  • F9-Justificativas – Para cadastrar as justificativas que serão utilizadas no momento das correções de sobras e faltas. Será possível cadastrar justificativas para serem aplicadas em correções do dia, ou justificativas específicas por usuário. Após serem cadastradas, as mesmas poderão ser inativadas e reativadas, bastando selecioná-las com duplo clique e alterar sua situação para Ativo/Inativo. A justificativa também poderá ser inativada através do botão "Excluir" ou reativada pelo atalho "F5".

Figura 18 - Justificativa da loja


  • F10-Solicitar Correções – Ao pressioná-lo, será aberta a tela para que a correção de sobras e faltas seja registrada. Nesta tela, será apresentado o valor que sobrou ou faltou, no caixa selecionado na tela principal e terão os campos para que seja inserido o valor para correção da sobra ou falta. Logo abaixo, serão listadas todas as justificativas cadastradas através do atalho "F9". Se a justificativa para a correção não for nenhuma das cadastradas, o usuário poderá informá-la no campo "Justificativas para Correções". Após informar ou selecionar a justificativa será obrigatório inserir uma observação, referente a mesma, no quadro "Complemento". O último quadro "Retorno de Auditoria Referente às Correções", será utilizado para que o gerente/superior registre seu posicionamento/conclusão quanto ao caixa que está sendo auditado.

Figura 19 - Correções


  • F11 – Troca de Modalidade – Ao realizar o fechamento de caixa diário, pode ocorrer de faltar dinheiro e sobrar cheque e/ou comprovante de cartão. Isso pode ocorrer devido a lançamentos com modalidade de pagamento incorretas. Com esta função será possível realizar a troca de modalidade de pagamento no momento do fechamento do caixa, sendo esta troca autorizada pelo gerente da loja (desde que configurado parametrização necessária). Nesta tela é possível apenas visualizar a troca realizada anteriormente, já que a troca pode ser realizada apenas no momento do fechamento do caixa.

Para as movimentações dos caixas abertos após a loja estar atualizada, além de poder inserir solicitação de ajuste do caixa, o gerente também poderá estornar vales que foram gerados a partir de faltas que ocorreram.

Do lado direito da tela aparecerão a data de emissão e de vencimento do vale. Logo abaixo estará o campo "Solicitar estorno", quando este campo for marcado, o vale, que anteriormente tinha sido gerado para o funcionário, será estornado quando o caixa for sinalizado como auditado, através do botão "Auditar".

Será possível realizar a auditoria de caixa utilizando também a tela de "Solicitação de Correção". Na parte de cima da tela contem um botão Auditar que faz a função de auditoria.











Figura 20 - Correções


Por exemplo: Houve uma falta de R$100,00 e no fechamento do caixa, foi gerado um vale neste valor para o funcionário. Porém, durante a auditoria foi solicitado correção deste valor, pois o mesmo foi encontrado posteriormente. Quando este campo for marcado, ao retornar à tela principal e pressionar o botão "Auditar", o vale será automaticamente estornado da conta do funcionário.

Ressaltamos que a marcação deste parâmetro apenas estornará os vales/títulos gerados para o funcionário no fechamento do caixa. Não lançará novos vales, no caso de solicitar a correção parcial do valor faltante.

Por exemplo: Houve uma falta de R$100,00 e no fechamento do caixa, foi gerado um vale neste valor para o funcionário. No entanto, durante a auditoria foi solicitado correção de R$60,00 que foi encontrado. Ou seja, a falta passou a ser apenas R$40,00. Ao marcar este parâmetro, retornar à tela principal e pressionar o botão "Auditar", o vale de R$100,00 será automaticamente estornado, porém não gerará um novo vale no valor de R$40,00. Este, deverá ser lançado MANUALMENTE, no movimento de Contas a Receber, para o usuário.

Nota

As movimentações anteriores à atualização não terão estas informações, porque para esta nova forma de auditoria, o recebimento terá um vínculo com o caixa que realizou a movimentação, garantindo a eficácia do processo.

Após gravar a solicitação de correção, pressionando em "Ok", na tela principal, as informações serão atualizadas de acordo com as correções realizadas.

Figura 21 - Identificando as correções


Ao realizar a auditoria de caixa e neste caixa tem informações de correção de sobra ou falta é gerado um lançamento no caixa financeiro para ajuste.


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titleVisualição de caixa: Agrupar caixas por dia

Esta opção proporciona uma visão sintética de valores e divergências, possibilitando buscar pelos caixas de uma data em específico ou por todos os caixas abertos em determinado mês. Quando selecionada, os campos "Usuário do Caixa" e "Número/Data do Caixa" serão automaticamente preenchidos respectivamente como: "Geral – Caixas agrupados" e "Geral". 

Figura 22 - Agrupar caixas por dia


Como os caixas são filtrados por uma data ou mês específico, ao selecionar um recebimento pressionar o botão "Auditar", o sistema considerará que todos os recebimentos, em dinheiro, cheque e cartão POS, daquele respectivo dia/mês já foram auditados. Ou seja, ficarão sinalizados com a bolinha verde.

Para esta opção de visualização, estarão disponíveis os atalhos:

  • F9 - Justificativas (enter)
  • F11 - para a toca de modalidade. 

Ao pressionar a tecla Enter sobre um determinado lançamento irá aparecer a tela "Justificativa do Administrativo" para que as justificavas sejam informadas.

Figura 23 - Justificativas


A justificativa deve ser selecionada de acordo com o Cadastro de Justificativas que foi realizado anteriormente, o valor não é obrigatório, no entanto auxilia a identificação da diferença, e no campo complemento pode ser informado um complemento para a justificativa. No rodapé da tela existe uma somatória para todos os valores informados nas justificativas.

Agora, nos ateremos às informações extras que este tipo de visualização proporcionará. São elas:

  • Fundo Fixo: Nesta coluna, será apresentado o valor total de contas pagas pelo caixa financeiro, no programa "Movimento de Contas a Pagar", e que estão sinalizadas como: Duplicatas Entregues. Mais à frente abordaremos esta sinalização com maior ênfase.
  • Transporte de Valores: Nesta coluna serão apresentadas as movimentações em dinheiro e cheque que forem transferidas para a conta bancária definida como responsável pelo controle dos valores transportados para o banco através de seguradoras. Logo mais, explicaremos como esta configuração será realizada.
  • Depósito Bancário: Nesta coluna serão apresentadas as movimentações em dinheiro e cheque transferidas para outras contas bancárias.
  • Cheque ADM: Nesta coluna será apresentado o valor de cheques que foram transferidos para a filial configurada como depósito no programa "Parâmetros da Empresa".
  • Diferença do Período: Este campo, apresentará o valor da diferença que houve no período filtrado. Ou seja, o valor final movimentado será somado com: os valores transportados pela Empresa de Segurança, os depósitos bancários e os cheques transferidos para a filial depósito.
Aviso

Estas informações também serão apresentadas na visualização agrupada e totalizada por filial, que falaremos mais à frente.


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titleVisualição de caixa: Agrupar e totalizar por filial

Esta última opção proporcionará uma visão consolidada, das movimentações de cada filial, para gerentes gerais e proprietários das lojas. Da mesma forma que a opção anterior, quando selecionada, os campos "Usuário do Caixa" e "Número/Data do Caixa" serão automaticamente preenchidos respectivamente como: "Geral – Caixas agrupados" e "Geral".

Figura 24 - Agrupar e totalizar por filial

Dica

Neste tipo de visualização, o valor de fundo fixo é totalizado por dia de pagamento e por filial.

Os atalhos disponíveis são:

  • F9 - Justificativas (ENTER): para, se necessário, informar uma justificativa final para os caixas agrupados abertos no período informado pelo usuário (após esta justificativa, o mesmo poderá ser auditado (botão "Auditar"))
  • F11 - Troca de modalidades: para visualizar as trocas de modalidade de pagamentos que foram realizadas.

Ao pressionar Enter sobre uma movimentação deve aparecer a tela:















Figura 24 - Justificativas
   

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No menu movimentações em, informa se a auditoria será direcionada para as movimentações em DINHEIRO, CHEQUE, ou CARTÃO POS, pois representam valores físicos na loja que podem ser manuseados por vários colaboradores. Sendo assim, é necessário um controle mais seguro, de forma que todo o processo de entradas e saídas dos mesmos, sejam rastreados corretamente.

Informações

Quando estiver selecionada apenas a opção cheque selecionada, a coluna valor abertura não será apresentada, independente do tipo de visualização dos caixas.

No menu auditado permite visualizar os lançamentos que sofreram auditoria, pelos não auditados ou todos (geral).

Após processar as consultas pode observar que os lançamentos serão destacados em cores de diferente para facilitar sua identificação:

  • Quando for em dinheiro, será na cor amarelo.
  • Cheque destacado em verde
  • Cartão POS em azul

Quanto aos sinalizadores, os caixas que estiverem identificados com uma bolinha vermelha não foram auditados, e a bolinha verde apresenta os caixas auditados.

Aviso

As movimentações a prazo e em cartão TEF, não são contempladas nesse processo, pois o ERP já proporciona outros meios de controle.


Exportar

Ao clicar em é gerado um relatório em formato CSV, que é gravado no diretório C:\softpharma\Exportacao. Este relatório contém as mesmas informações que estão carregadas na tela e mais os filtros utilizados.

Auditar

Ao clicar em com a linha de um caixa selecionado todos os lançamentos (dinheiro, cheque e cartão POS) devem ser auditados. Com isso, a bolinha identificadora dos lançamentos deve mudar de vermelha para verde e os lançamentos não podem mais ser alterados.

Caso em algum momento tenha sido marcado para fazer o estorno do valor do vale funcionário este estorno deve ocorrer quando clicado neste botão.
Se a auditoria for realizada enquanto o vale já estiver com situação "Pago" ou "Pago Parcialmente" e estiver marcada a opção para estornar o vale a auditoria não deve ser finalizada e uma mensagem aparecerá em tela para avisar ao usuário.
Se no momento da auditoria o vale estiver como "Ativo" e o valor do mesmo estiver diferente do valor de falta de caixa registrado nos lançamentos (quando ocorreu alguma correção de falta sem solicitar estorno) o valor do vale deve ser atualizado no contas a receber.

Dica

Para saber mais informações sobre fundo fixo, transporte de valores, depósito bancário e cheque ADM, clique aqui


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Retiradas

Nesta aba é possível realizar as transferências financeiras do Caixa Financeiro para o banco ou para a empresa de transporte de valores.

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titleMais informações sobre a guia Retiradas

Os cheques que são mantidos nas lojas como custódia até o dia do "Bom Para" também, devem ser listados nesta tela facilitando a visualização dos mesmos para controle de datas de depósito. Ainda utilizando esta mesma tela será possível que esses cheques sejam transferidos para banco ou empresa de transporte de valores.

Os valores do fundo fixo também serão listados nesta tela para controle do gerente do que precisa ser descontado no momento do envio para o banco ou para a empresa de transporte de valores.
Os valores de sobras e faltas também serão listados nesta tela para controle do gerente.

Também é através desta tela que deve ser informado que uma movimentação foi enviada ao banco ou ao transporte de valores.

Figura 26 - Retiradas


Informe a filial e o colaborador que retirou caixa diário, neste campo não é obrigatório no entanto pode ser informado o colaborador que autorizou a retirada de valores do caixa diário.

Informações
  • Somente será armazenado o colaborador que autorizou a retirada de valores no caixa se no momento da retirada estiver marcado o parâmetro Exigir autorização na retirada de valores do caixa diário (Parâmetros > Parâmetros > Caixa).
  • Caso o colaborador estiver inativo, mas em algum momento o mesmo realizou alguma autorização com o parâmetro marcado, este poderá ser informado no campo e o filtro será realizado.

Informe a localização da retirada, podendo ser por Caixa Financeiro ou Recolhido/Depositado, E quando estiver selecionada a opção Recolhido/Depositado habilitará o campo GTV/Malote, permitindo pesquisar pelo número da guia de transporte de valores (GTV) ou malote utilizado na transferência. Na sequência selecione o tipo de movimentação (geral, dinheiro ou cheque) e o período da retirada do caixa diário.

No rodapé da tela há totalizadores e legendas visando facilitar a conferência de valores.

Transferir

Ao clicar em será permitido realizar a transferência dos movimentos selecionados para a empresa de transporte de valores ou diretamente para o banco. Quando tem configuração de empresa de transporte de valores via regra de coleta ao clicar no botão será automaticamente selecionada esta conta fazer a transferência.

Figura 27 - Transferência para empresa de valores


Os dados de data de movimento, previsão de coleta, conta bancária de depósito, valores de retiradas, fundo fixo e a transferir são listados conforme lançamento e bloqueados para edição. Informe o número da GTV ou Malote, o valor a transferir, data e horário de coleta, carro, rota/sequência.

Quando tem configuração de banco via regra de coleta ao clicar no botão irá diretamente selecionar esta para fazer a transferência.

Figura 28 - Transferência para banco


Nesta situação deve informar o número do comprovante de depósito, a data e valor a transferir.


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Empresa de valores

É através desta aba que será realizado o gerenciamento dos movimentos que serão entregues a empresa de valores. Será possível realizar a baixa de valores coletados pela empresa de transporte sendo por arquivo ou manualmente. 

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titleSaiba mais sobre o funcionamento da guia Empresa de valores

Esta transferência também está relacionada ao parâmetro Agrupar depósito por Filial/Data que quando desmarcado será realizada a transferência lançamento a lançamento e quando marcado será uma transferência só para a filial e data selecionados.

Para os movimentos em dinheiro quando a empresa de transporte de valores realizar a confirmação/baixa estes já são classificados com situação depositado. Já para os cheques quem faz esta classificação é o banco pois, a empresa de transporte de valores recolhe e os repassa ao banco que é quem os compensa.

O nome da guia se dará devido ao cadastro da Empresa de Transporte de Valores onde será utilizado o nome da conta para esta guia.

Figura 29 - Empresa de valores



Nesta guia é possível pesquisar pelo código da Guia de Transporte de Valores (GTV), malote, filiais, tipo de movimento (dinheiro ou cheque), situação (coletado ou depositado) data da coleta.

Ao selecionar um lançamento e pressionar a tecla "Enter" sobre o mesmo deve abrir a tela de Detalhamento da GTV.

Figura 30 - Detalhamento da GTV


Os dados de filial, situação, GTV, malote, valor declarado, justificativa e coleta são apresentados somente como leitura. Deve ser informado o valor real do malote, data da baixa. E, Movimentos em Cheque/Dinheiro relaciona os cheques ou as retiradas de dinheiro contidos nesta movimentação, e em alterações de situação são listadas todas as alterações de situação que ocorreram com o movimento de retirada no sistema.

Baixar

Ao selecionar um movimento e clicar em será direcionada para a tela de Detalhamento da GTV, onde o usuário pode informar o valor real da empresa de transporte, e após salvar as alterações a situação será alterada para Depositado. Este processo será permitido apenas para movimentos com "Situação" igual a "Coletado".

Estornar retirada

Através desta funcionalidade é possível cancelar um lançamento de envio de malote.


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Banco

É através desta aba que será possível fazer o gerenciamento de todos os movimentos que serão enviados do banco.

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titleComo funciona a guia Banco?

Será possível valida e baixar os valores que foram enviados ao banco bem como, estornar transferência e baixas.


Figura 31 - Transferências para banco


Esta funcionalidade permite filtrar por número do depósito, filiais, situação ( depositado/compensado), opção de data de:

  • depósito
  • compensação
  • coleta
  • caixa financeiro

Em tipo de movimento pode selecionar se foi por cheque ou dinheiro. a conta bancária de depósito, além dos números de GTV e Malote.

Compensar


Após realizar a confirmação da baixa na conta bancária correta, efetue a compensação do lançamento no sistema através do botão Compensar. Para que a compensação possa ser realizada de forma correta o movimento a compensar deve estar com situação Depositado" e a Guia 6 (abaixo explicaremos melhor) desta tela deverá estar marcada. Ao selecionar um movimento que atende estas regras deverá ser aberta uma nova tela "Compensar Depósito".

Figura 32 - Compensar depósito


Estornar

Há duas formas de estorno: Transferência e Compensação.

  • Transferência: para que o estorno possa ser realizado de forma correta a guia 7 desta tela deverá estar marcada. Quando for movimentação via:
    • banco deve ser estornada realizando o cancelamento do movimento bancário e alterando o movimento de retirada para "Cancelado".

    • empresa de transporte de valores deve ser estornada a baixa da retirada, o cancelamento da transferência entre banco e alterado o movimento de "Retirado" para "Coletado".

  • Compensação: ao realizar este tipo de estorno de compensação bancaria o movimento deve voltar para a situação "Compensar" ou "Pré-Datado". Para que o estorno possa ser realizada de forma correta a Guia 7 (abaixo explicaremos melhor) desta tela deverá estar marcada. O Tipo de movimentação selecionada deve ser de depósito "Compensado" ou "Confirmado".


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Configurações por usuário

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titleComo realizar configurações específicas por usuário?


O sistema permite uma série de configurações específicas por usuário para cada programa. Para efetuar bloqueios e configurações por usuário para este programa, acesse o Cadastro de Usuários informando o usuário que deseja configurar. Feito isso, selecione o programa "SCC123 - Auditoria de Caixa" e clique em "Outras Opções". Efetue as configurações conforme a necessidade, de acordo com as opções listadas abaixo:

Tabulações

  • Tabulação 1: Desmarque esta tabulação para que o usuário não tenha acesso ao cadastro de justificativas.
  • Tabulação 2: Desmarque esta tabulação para que o usuário não tenha acesso à tela de correções.
  • Tabulação 3: Desmarque esta tabulação para que o usuário não tenha acesso à tela de justificativas do administrativo.
  • Tabulação 4: Desmarque esta tabulação para que o usuário não tenha acesso à tela de justificativa final.
  • Tabulação 5: Desmarque esta tabulação para que o usuário não tenha acesso a fazer estorno do vale funcionário gerado.
  • Tabulação 6: Desmarque esta tabulação para que o usuário não tenha acesso ao botão Exportar da tela.
  • Tabulação 7: Desmarque esta tabulação para que o usuário não tenha acesso a transferir retiradas do caixa financeiro para a empresa de transporte de valores ou para o banco.
  • Tabulação 8: Desmarque esta tabulação para que o usuário não tenha acesso a baixar movimentos da empresa de transporte de valores.
  • Tabulação 9: Demarque esta tabulação para que o usuário não tenha acesso a realizar estorno de transferência de retirada da empresa de transporte de valores.

Guias

  • Guia 1: Demarque esta guia para que o usuário somente tenha acesso a visualizar os caixas fechados, sem conseguir auditá-los.
  • Guia 2: Demarque esta guia para que o usuário tenha acesso a informar os mapas de caixa mas, não consiga visualizar as diferenças dos caixas.
  • Guia 3: Demarque esta guia para que o usuário não tenha acesso a guia Retiradas do Caixa Financeiro.
  • Guia 4: Demarque esta guia para que o usuário não tenha acesso a guia empresa de transporte de valores.
  • Guia 5: Demarque esta guia para que o usuário não tenha acesso a guia Banco.
  • Guia 6: Demarque esta guia para que o usuário não tenha acesso a executar a operação Compensar em Banco.
  • Guia 7: Demarque esta guia para que o usuário não tenha acesso a executar estornos em banco.


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demais programas

Para atender o processo de auditoria de caixa, de forma que gerem as informações necessárias para tal, alguns programas foram alterados.

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titleOutras funcionalidades que foram alteradas

Movimento de Contas a Pagar 

Nas visualizações de caixa, o fundo fixo será o resultado da soma de todas as contas pagas pelo caixa financeiro, em determinado período, e que estiverem devidamente sinalizadas como: Duplicatas Entregues. 
O programa Movimento de Contas a Pagar, localizado em Lançamentos > Contas a pagar, foi ajustado para que o setor Administrativo possa informar a data em que a duplicata foi entregue pela loja, e sinalizá-la como tal.
Ao lançar uma nova duplicata, através do botão "Novo", ao lado do campo de observação, terá um novo botão que, ao clicá-lo será aberta uma tela para que o usuário sinalize que a duplicata foi entregue e na sequência informe a data de entrega. Ao marcar o campo "Duplicata Entregue" o preenchimento da data será obrigatório.


Figura 33 - Contas a pagar - novo lançamento


Esta alteração também estará presente na tela de Reparcelamento de duplicatas, aberta através do função Reparcelar.

Na tela onde são realizadas alterações nas duplicatas, aberta através do botão "Alteração", também será possível sinalizar a duplicata e informar sua data de entrega. Em tela, aparecerá a informação "Duplicata Entregue: Não/Sim". Na imagem abaixo, temos uma duplicata que ainda não foi entregue. Ao pressionar sobre a palavra NÃO abrirá a tela para sinalizar a duplicata e informar sua data de entrega.

Após sinalizar, informar a data e pressionar em "Ok", em tela aparecerá a duplicata ficará sinalizada como entregue: SIM. Se houver necessidade de alterar o status da duplicata, basta pressionar sobre SIM.

Figura 34 - Contas a pagar - alteração de lançamentos



Na funcionalidade "F12-Filtros Auxiliares", foi inserida a opção "Dpl Entregues", que possibilitará buscar pelas duplicatas que foram entregues, especificando a data de sua entrega.















Figura 35 - Contas a pagar: Filtros auxiliares

Conferência de Notas

No programa Conferência de Notas de Entrada, localizado em Lançamentos> Contas a Pagar, será possível filtrar as notas por data de "Pagamento".


Figura 36 - Conferência de notas


Ao selecioná-la, serão apresentadas as notas que foram pagas no período informado na busca. 

Quando filtrar as notas por data de "Emissão" ou "Vencimento", somente as duplicatas ativas serão apresentadas. Ao selecionar uma nota e pressionar o botão "Gravar", é apresentada a tela para sinalizar se a duplicata já foi entregue. Quando este campo for marcado, será disponibilizado um campo para informar a "Data de Entrega". Caso queira, poderá deixá-lo em branco.

Figura 37 - Conferência de notas - gravando


Na busca pelas notas com situação igual a "Entregue", ao lado também será disponibilizado o campo "Data de Entrega", possibilitando a busca por duplicatas entregues em uma data específica. 

Figura 38 - Conferência de notas - situação entregue

Processamento dos cheques

No programa Processamento dos Cheques, localizado em Lançamentos> Contas a Receber> Cheques Pré-datados, ao realizar um depósito ou custódia para o banco, será possível informar a data de movimentação do caixa diário em que o cheque foi dado entrada, também permitirá informar um número de identificação para o depósito.
Quando o parâmetro Utilizar Auditoria de Caixa por Consolidação Diária/Rede, localizado em Parâmetros> Parâmetros > aba Caixa, estiver marcado o sistema se comportará da seguinte maneira:

  • Ao transferir o cheque para a filial depósito, será solicitado a "Filial Destino" e a "Data de movimentação do Caixa Diário". A data informada não poderá ser superior à atual e será verificado se para a data informada há caixa diário aberto.
















Figura 39 - Cheques - Transferência


  • Na baixa de cheque em conta bancária, será solicitado a "Data de movimentação do Caixa Diário". A data informada não poderá ser superior à atual e será verificado se para a data informada há caixa diário aberto. Além disso, será solicitado o comprovante de depósito.
















Figura 40 - Cheques - Baixa

Caixa Financeiro

No programa Caixa Financeiro, localizado em Lançamentos > Financeiro, ao realizar uma transferência do caixa financeiro para o banco, também será possível informar a data de movimentação do caixa diário ao qual a movimentação em dinheiro se refere, e informar o número de identificação do depósito.


Figura 41 - Caixa Financeiro


Para a tela de Lançamentos de Caixa Financeiro (Lançamentos > Financeiro > Caixa Financeiro > Botão Lançamentos) foi inerida uma nova opção para Origem: Transferência Caixa Diário para Caixa Financeiro – Devolução de Valor de Abertura. Os lançamentos para esta origem devem sempre aparecer setados com bolinha vermelha e não será permitida a edição deste.
Estes lançamentos não poderão ser originados no Caixa Financeiro apenas pelo programa Lançamentos de Caixa Diário. Sempre será lançado com Histórico igual a Devolução de Valor de Abertura seguido do nome do terminal e do número do caixa que fez o lançamento.

















Figura 42 - Lançamentos caixa financeiro


Para esta nova opção será possível realizar o filtro e selecionar apenas lançamentos com esta origem: 

Figura 43 - Devolução de valor de abertura


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Outras informações
Âncora
outrasinfos
outrasinfos

Vamos entender um pouco mais sobre:

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titleFundo Fixo, Transporte de Valores, Depósito Bancário e Cheque Administrativo

Fundo Fixo

Agora, vamos falar um pouco mais sobre o "Fundo Fixo". Anteriormente neste documento explicamos que este é o nome que damos ao valor que a filial mantém mensalmente em seu caixa financeiro (cofre), para suprir suas necessidades e que, este, precisa estar sempre positivo.

Por exemplo:

Considere que a loja mantém R$500,00 (quinhentos reais) mensais em seu cofre, para gastos. No dia 10/11, foram comprados produtos de limpeza, que totalizaram R$240,00 (duzentos e quarenta reais). Com isso, no caixa financeiro restou apenas R$260,00 (duzentos e sessenta reais). Porém, a loja precisa repor o valor faltante, para manter o fundo fixo do próximo mês (R$500,00).

Ele será reposto, através dos valores que entram nos caixas diários da loja. Neste caso, o comprovante da compra ficará como movimentação do caixa que repassará o respectivo valor para o caixa financeiro.

No entanto, sugerimos que a loja acate o seguinte processo para garantir a legitimidade dos valores de fundo fixo:

  • No caixa financeiro terá o saldo de valores para uso em fundo fixo e outras finalidades da loja; será um único valor de saldo (no caso do exemplo mencionado acima, seria os R$500,00). Conforme as lojas realizam o pagamento das contas, as duplicatas/recibos são mantidas na loja. Para repor o valor retirado do caixa financeiro para estes pagamentos, as duplicatas/ recibos são enviadas para o setor Administrativo, que deverão sinalizá-las como "Duplicata Entregue" e também informar a data de entrega das mesmas. A "data de entrega" deve ser a mesma data de abertura do caixa responsável pela movimentação.

Dica

Ao visualizar agrupando os caixas por dia, o valor de fundo fixo será totalizado por dia de pagamento.

Transporte de Valores

Nesta coluna serão apresentadas as movimentações em dinheiro e cheque que foram transferidas para a conta bancária, responsável pelo controle dos valores transportados para o banco por Empresas de Segurança.

O que definirá qual conta bancária controlará esses valores transportados, será a marcação do novo parâmetro "Transporte de Valores", inserido no programa "Conta Bancária".
Este campo poderá ser marcado apenas para uma conta bancária, e quando marcado, os valores em dinheiro e cheque transferidos para a mesma, serão apresentados na coluna "Transporte de Valores" (na tela esta coluna terá o nome da conta bancária cadastrada. Ex.: Malote).

Figura 44 - Transporte de valores


Lembrando que a transferência de DINHEIRO para o banco é realizada pelo programa "Caixa Financeiro", localizado em Lançamentos> Financeiro, pela operação: Transferência para Bancos.  Já a transferência dos CHEQUES é realizada através da sua baixa em conta bancária pelo programa "Processamento de Cheques", localizado em Lançamentos> Contas a Receber> Cheque Pré-Datado.

Depósito Bancário

Nesta coluna serão apresentadas as movimentações em dinheiro e cheque que forem transferidas para contas bancárias que possuem o parâmetro "Transporte de Valores" desmarcado.

Figura 45 - Transporte de valores - desmarcado

Cheque ADM


Nesta coluna será apresentado o valor de cheques que foram transferidos para a filial depósito. Essa transferência é realizada através do botão "Transferir" do programa "Processamento de Cheques", localizado em Lançamentos> Contas a Receber> Cheque Pré-Datado.

Figura 46 - Transferência cheque filial administrativo


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