Como cadastro e utilizo o plano de contas contábil?
O cadastro do plano de contas contábeis está disponível na versão 10.2.0 ou acima do Postofácil Módulo Retaguarda. Esse registro tem o objetivo de identificar as contas contábeis utilizadas pelo contribuinte em sua Escrituração Contábil, relacionadas às operações representativas de receitas, tributadas ou não, e dos créditos apurados.
Essas informações devem ser apresentadas no arquivo do SPED EFD Contribuições (PIS/COFINS). Para os fatos geradores a partir de 01 de novembro de 2017, as informações dos campos referentes às contas contábeis passam a ser obrigatórias.
Como fazer?
Dica!
Os procedimentos descritos nesse documento, também estão disponíveis através do vídeo Como cadastro o plano de contas contábil? (Clique aqui para acessar o vídeo em nosso canal no YouTube).
Para ter a opção do cadastro do plano de contas, basta acessar o menu Cadastros ► Tabelas Diversas ► Plano de Contas:
Importante
Somente poderá ter acesso ao cadastro do plano de contas, o usuário com o perfil Sem Restrição ou desde que a opção de cadastro do plano de contas tenha sido habilitada no cadastro do usuário (pois o padrão para essa opção é vir desmarcada no cadastro do usuário).
Na imagem acima podemos observar que não existem dados no cadastro, ou seja, após atualizar para a nova versão, o cadastro estará vazio. Também podemos notar que existem várias opções nessa tela, como os botões Nova Conta, Nova SubConta, Excluir, grupo de campos como a Identificação da Conta e a Origem dos dados. Esses botões e campos são detalhados a seguir.
Para auxiliar e agilizar o cadastro do Plano de Contas, foi desenvolvido um assistente para a geração de um plano de contas padrão com base nos cadastros de Tipo de Produto Nível 2 e Combustíveis que constam no Postofácil Módulo Retaguarda. Acesse o menu Opções ► Ferramentas do Sistema ► Plano de Contas ► Assistente de Geração do Plano de Contas.
Importante
Somente poderá ter acesso a essa opção, o usuário com o perfil Sem Restrição ou desde que a opção tenha sido habilitada no cadastro do usuário (pois o padrão para essa opção é vir desmarcada no cadastro do usuário).
Informações
O assistente NÃO poderá ser utilizado nas seguintes situações:
- Quando já possuir informações cadastradas no plano de contas;
- Quando o assiste para a geração do plano de contas já tiver sido executado - o assisten não poderá ser executado novamente;
Após aparecer a tela inicial do assistende de geração do Plano de Contas, clique em Avançar nas demais telas e depois em Concluir na tela final para finalizar a geração do plano de contas padrão.
Importante
Como o cadastro após a atualização para a nova versão estará vazio, o assistente do plano de contas padrão auxilia o estabelecimento a iniciar com esses dados, mas nada impede das informações serem alteradas de acordo com as orientações do contador/necessidades operacionais.
Para auxiliar o entendimento da associação do plano de contas padrão, segue a matriz utilizada para criação das contas:
Plano de Contas da Contabilidade
É recomendado utilizar o plano de contas que a contabilidade já possui, pois facilita a conferência do arquivo EFD Contribuição pelo contador.
Após executar o assistente e em seguida gerar o plano de contas padrão, as informações pré-cadastradas podem ser visualizadas ou modificadas de acordo com a utilização do estabelecimento/ orientação do contador, permitindo realizar alterações, inclusões e exclusões (caso exista movimento da conta, o registro é desativado).
As contas são divididas entre Ativos, Receitas e Despesas, com suas respectivas subdivisões e são vinculadas com as origens dos dados. Ainda é possível criar uma Nova Conta ou Nova SubConta através dos botões ou clicando com botão direito do mouse, como mostra a imagem abaixo:
Nova Conta: Permite criar uma nova conta, com o mesmo nível que o item selecionado. Exemplo: Selecionado a N1, deverá criar uma nova N1.
Nova SubConta: Permite criar uma conta abaixo da conta selecionada, ou seja, uma conta filho. Exemplo: Selecionado a N1, deverá criar uma nova N2 (Filha do N1).
Excluir: A exclusão é sempre conta a conta e do maior nível para o menor, ou seja, não posso excluir uma conta caso ela possua filhos. Somente será excluída a conta que não tiver vínculo com algum cadastro ou venda já realizada atrelada a ela, caso ela tenha algum vínculo, a conta poderá apenas ser desabilitada.
Identificação da Conta
Código da conta: Número da conta. Pode seguir a numeração dos níveis existentes ou criar uma nova ordem.
Descrição da Conta: Nome da conta cadastrada.
Nível: Nível da conta que está sendo cadastrada.
Indicador da Conta: Sintética para grupo de conta ou Analítica para conta final (não possui filhos).
Natureza da Conta RFB: Código de acordo com a conta.
Origem dos Dados
Por padrão, Combustível, Tipo de Produto Nível 2 e Tipo de Serviço Nível 1 estão relacionados ao Ativo e Receitas, já a Conta de Energia Elétrica, Conhecimento de Transporte Rodoviário e Conhecimento de Transporte Eletrônico – CT-e estão vinculados a Despesa.
Orientação
Qualquer alteração, exclusão ou inclusão no cadastro do plano de contas, deve ser realizado com o conhecimento do contador.
Na tela de cadastro do plano de contas, além de realizar a manutenção das contas, é possível conferir as contas que foram cadastradas através do botão Visualizar:
Visualização:
As contas também podem ser verificadas através do menu Relatórios ► Relatórios Diversos ► Plano de Contas:
Visualização:
Foram criados novos campos no cadastro do Produto Nível 2, onde deve ser associado as contas contábeis de acordo com as operações (Entrada/Saída). Para inserir essas informações basta acessar o menu Cadastro ►Tabelas Diversas ►Tipos de Produtos Nível 2:
Na aba Contábil, são apresentados os novos campos Conta Contábil - Material para Revenda, Conta Contábil - Material para Consumo, Conta Contábil - Ativo Imobilizado e Conta Contábil - Cesta Básica. Tanto para débito (operações de entrada) quanto para crédito (operações de saída), é necessário vincular cada campo/especificação com uma conta contábil já cadastrada.
Importante
Ao pressionar F2, somente as contas configuradas com a origem “Produto Nível 2”, serão listadas.
Informações
Toda e qualquer dúvida referente a qual conta cadastrada que deve ser vinculada as operações de entrada e saída, são de responsabilidade do contador do estabelecimento.
Assim como o Produto Nível 2, no cadastro de Combustível deve ser realizado a associação das contas contábeis. Para realizar essa vinculação, acesse o menu Cadastro ► Tabelas Diversas ► Combustível.
Ao selecionar o combustível utilizado no estabelecimento, basta clicar na aba contábil e em seguida indicar a conta contábil em Conta Contábil - Combustível para Revenda em débito (Operações de Entrada) e Conta Contábil - Combustível para Revenda, Conta Contábil - Combustível para Consumo em crédito (Operações de Saída).
Informações
Toda e qualquer dúvida referente a qual conta cadastrada que deve ser vinculada as operações de entrada e saída, são de responsabilidade do contador do estabelecimento.
Importante
Ao pressionar F2, somente as contas configuradas com a origem Combustível, serão listadas.
No caso do estabelecimento trabalhar com venda de serviço, é necessário realizar a associação no tipo de serviço com a conta contábil. Para inserir as informações basta acessar o menu Cadastro ► Tabelas Diversas ►Tipos de Serviços.
Para cada tipo de serviço cadastrado deve ser associado uma conta contábil de crédito (operação de saída).
Informações
Toda e qualquer dúvida referente a qual conta cadastrada que deve ser vinculada a operação de saída, é de responsabilidade do contador do estabelecimento.
Importante
Ao pressionar F2, somente as contas configuradas com a origem “Tipo de Serviço Nível 1”, serão listadas.
No lançamento da entrada de Outras Notas Fiscais, foi inserida uma nova coluna chamada Conta Contábil. Para realizar o lançamento, basta acessar o menu Planilha Diárias ► Outras Notas Fiscais.
Essa coluna é habilitada apenas para o lançamento de notas do modelo: (06 – Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica, 08 – Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas e 57 – Conhecimento de Transporte Eletrônico). Ao selecionar o campo e pressionar F2, o sistema busca as contas contábeis que foram configuradas com a origem de lançamento.
Ao iniciar lançamento de uma entrada, com os modelos 06, 08 e 57, o sistema por padrão, pré-preenche com a primeira conta encontrada no cadastro do plano de contas. Quando iniciar o lançamento/alteração de um documento, ao informar um item, o campo modelo ficará bloqueado.
Desabilitado
Para os outros modelos de notas, o campo "Conta contábil" permanece desabilitado, não permitindo realizar inclusão.
Foi desenvolvido uma ferramenta para que o usuário possa preencher o código das contas contábeis nos itens já lançados de acordo com a configuração do plano de contas e dos cadastros (Tipos de Produtos Nível 2, Tipo de Serviço Nível 1 e Cadastro de Combustíveis). Para acessar essa opção, basta selecionar o menu Opções ► Ferramentas do Sistema ► Plano de Contas ► Assistente de Atualização de Registro.
Importante
Somente poderá ter acesso a essa opção, o usuário com o perfil Sem Restrição ou desde que a opção tenha sido habilitada no cadastro do usuário (pois o padrão para essa opção é vir desmarcada no cadastro do usuário).
Geração do Arquivo
É importante executar esse assistente antes de realizar a geração do arquivo do SPED Contribuição.
Na primeira tela do assistente clique em Avançar:
Período: Esse campo é referente ao período da data de emissão dos lançamentos.
Somente os registros que estão sem conta contábil: Quando for selecionada essa opção, ao realizar a atualização de registros serão preenchidos apenas os itens dos lançamentos que não possuem conta contábil preenchida.
Todos os registros: Quando for selecionada essa opção, ao realizar a atualização, todos os itens de lançamentos sem conta contábil serão preenchidos e os que que já possuíam a informação no campo serão atualizados.
Após selecionado as opções desejadas clique em Avançar:
Possível causa de lentidão
Poderá ocorrer uma lentidão no processamento, devido ao volume de informações a serem alteradas.
Em seguida clique em Iniciar e aguarde a atualização.
