O inventário do estoque é um processo que trata basicamente da averiguação, seguida de sua documentação, da relação de bens e materiais armazenados no estoque de uma empresa, seja em local interno ou externo. Pela legislação brasileira, as empresas são obrigadas a realizar no mínimo um inventário ao ano. Com base no inventário, poderão ser confrontados os dados apresentados no balanço patrimonial, referentes ao custo da mercadoria vendida e o lucro apurado para efeito de tributação.
Portanto, o principal propósito de um inventário físico anual é atender aos auditores financeiros e fiscais, garantindo-lhes os que os registros de estoque representam o valor financeiro. Para os planejadores, o inventário físico representa uma oportunidade de corrigir quaisquer imprecisões nos registros. Enquanto auditores financeiros estão interessados no valor do estoque, os planejadores estão preocupados com os detalhes dos itens.
Além da questão legal, o controle efetivo dos estoques é fundamental para a tomada de decisões logísticas, ligadas ao desenvolvimento da empresa a curto e longo prazo, uma vez que afeta diretamente o seu patrimônio e pode representar uma parcela considerável do ativo.
Os inventários de materiais devem ser transcritos em um livro próprio, denominado Registro de Inventário. Esse livro é exigido pela legislação fiscal (Decreto nº 1041, de 11 de janeiro de 1994, artigo 207 - RIR/94) e pela legislação comercial (Lei nº 6404, de 15 de dezembro de 1976, artigo 183 - Lei das Sociedades por Ações).
No PDV, esse processo pode ser realizado por meio do Linx POS Manager, conforme instruções a seguir.
Tipos de Inventário
O tipo de inventário é identificado conforme a sua periodicidade:
Ajuste de Inventário
Durante o processo, caso seja identificada alguma divergência é necessário ajustar o inventário. Essa correção é tratada de acordo com o modelo de loja utilizado.
- Loja própria -> O ajuste é feito na Retaguarda, por meio da tela 005015 - Contagem Física de Produto Acabado
- Loja Franquia -> O ajuste é feito na Franquia
Contabilização
Se o sistema adotado for o de Inventário Periódico, basta debitar uma conta de estoque correspondente, do Ativo Circulante, e creditar a conta Custo Simplificado de Produtos.
Se o sistema adotado for o de Inventário Permanente, o valor de estoque dos materiais não precisa ser contabilizado, uma vez que os estoques são atualizados constantemente, sempre que ocorre uma compra ou requisição. Nesse caso, havendo divergências entre o estoque físico e o estoque contabilizado, seja para mais ou para menos, os ajustes deverão ser contabilizados.
Quando o valor do estoque físico é maior que o do estoque contábil, debita-se a conta do estoque respectivo e credita-se uma conta de Receitas Eventuais; quando o estoque físico for menor que o contábil, o ajuste será feito debitando-se uma conta de Despesas Eventuais e creditando-se a conta do respectivo estoque.
Contagem do Inventário
O processo de inventário em um ambiente que utiliza o Linx POS Manager deve prever a contagem dos itens do estoque da loja e o envio do seu pacote à retaguarda para que seja processado o ajuste do estoque.
Após processado o ajuste na retaguarda, o pacote com o saldo em estoque atualizado é reenviado à loja.
A contagem física realizada na loja pode ser realizada de duas formas:
- Digitação manual e com leitor de código de barras;
- Captação de arquivo externo.
Pré-requisitos
- Todas os pacotes e movimentações das filiais que estiverem pendentes, com data anterior ao início da contagem, devem ser importados pela retaguarda antes de iniciar o inventário.
Não será possível realizar o ajuste com pacotes pendentes. Realizado o ajuste, o sistema irá bloquear todas as movimentações anteriores à data de início da contagem, portanto, impedindo o recebimento de pacotes e outras movimentações.
Exemplo: Não será possível importar o movimento do dia 10/12, se o estoque está com data de início de contagem 12/12.
- Liberação / confirmação dos trânsitos pendentes nas filiais.
Como o sistema bloqueará qualquer movimentação do estoque anterior à data de início da contagem, é fundamental a eliminação dos trânsitos pendentes.
Preparo Geral – válido para todos os tipos de contagem
A contagem sempre deve ser realizada no início do dia, pois o sistema irá gerar um histórico com o saldo do estoque do dia anterior e efetuará o ajuste tendo esse saldo como base. As movimentações realizadas no dia serão adicionadas à contagem.
A data de início de contagem é de suma importância para a veracidade do resultado do ajuste da contagem. É por meio dela, que o sistema irá verificar o saldo do estoque na data anterior ao início da contagem e o importará para a contagem. Se houver movimentações posteriores ao início da contagem, estas serão lançadas sobre o resultado do ajuste, por isso deve ser dada a maior atenção à data de início de contagem. Esta será a data considerada como ajuste no banco de dados e nas consultas de extrato de movimentação de produtos.
Para ilustrar, imagine o seguinte cenário: no final do dia 22/12, o produto “A” possuía 10 peças no estoque lógico (registrado no sistema). No dia 23/12, ao realizar a contagem do inventário, foi constatado que existiam somente 8 peças. Durante o dia, ocorreu uma venda de 3 peças, com a contagem ainda não ajustada.
Desta forma, ao realizar o ajuste, o sistema irá considerar o histórico gerado: corrigirá o estoque com as 8 peças contadas e abaterá as movimentações realizadas após a data de início de contagem; logo, o saldo será 5 peças (8 - 3), pois a data de referência para o ajuste será o dia de início de contagem.
Portanto, toda contagem deve ser feita no início do dia, antes de realizar qualquer movimentação. Se houver movimentação, o sistema irá gerar o histórico e tratar as movimentações de forma semelhante ao exemplo citado.
Como cadastrar um inventário no Linx POS Manager
Veja o passo a passo em texto ou no #DicaLinx a seguir:
- Ao acessar o Linx POS Manager, clique na opção Estoque, em seguida, em Inventário. Será solicitado o operador e senha;
- A tela de inventário da loja será exibida. O processo de contagem física da loja inicia-se por essa tela, na qual pode-se realizar o inventário manual, por leitor de código de barras e por coletor de dados.
Neste exemplo de operação, será utilizada a contagem parcial. - Clique no ícone Novo e preencha os campos da área superior da tela conforme a orientação a seguir;
- Recomenda-se a utilização do botão Salvar (F4) para que as informações de identificação do inventário sejam gravadas, em seguida, você pode retomar o preenchimento, clicando em Alterar (F2).
Inventário/ Descrição | Informe o código e a descrição para identificação da contagem. Esse código deve ser único (nome + filial). Dica: Certifique-se que não exista nenhuma contagem com o mesmo nome para a filial que está sendo inventariada, consultando os registros de inventários existentes. Caso a identificação da contagem já tenha sido utilizada, o sistema não permitirá a sua gravação.Também não deve ser realizado mais de um inventário por dia para a mesma loja, pois o sistema não permite ajustar o estoque de mais de um código de inventário no mesmo dia. Portanto, ao invés de separar a contagem em vários códigos, devemos separar em setores. Exemplo: No dia 23/12/08, foram realizados os inventários 00001, 00002, 00003 para a filial Ibirapuera. Estes inventários foram separados com o intuito de gravar aos poucos a contagem ou de separá-los por partes da loja. Neste caso, o sistema não poderá atualizar o estoque da loja corretamente e nem ajustar na retaguarda, pois não pode existir mais de uma contagem por dia na mesma loja. |
Responsável | Nome do responsável pelo inventário. |
Emissão | Informe a data de emissão do inventário, lembrando que deve sempre ser no início do dia para não se ter problemas com as movimentações. Quando a contagem é realizada à noite, após o fechamento da loja, informe, como data de emissão, o dia seguinte. |
Este inventário contempla todos os produtos | Quando marcado, indica que o inventário é completo, ou seja, todos os produtos da loja estão sendo contados (inventário geral); caso contrário, entende-se que a contagem é parcial ou de apenas alguns produtos (inventário rotativo). Assim, ao ajustar o estoque, se o inventário foi completo acertará todos os produtos, zerando aqueles que não foram contados. Sendo inventário parcial, só ajustará os produtos que fazem parte da contagem, não alterando o estoque dos outros produtos. Esta caixa de verificação (checkbox), além de informar à retaguarda se o inventário foi total ou parcial, também é importante para quem deseja atualizar o estoque na própria loja. Exemplo: A referência “A” não foi contada no inventário por não haver nenhuma peça na loja, mas na consulta de estoque apresenta 5 peças. Ao marcar “Todos os Produtos” e realizar o ajuste, o estoque desta referência será ajustado para 0. Se não estiver marcado, o ajuste afetará apenas o que consta no inventário, deixando assim o estoque desta referência com as mesmas 5 peças, tanto no ajuste da loja quanto no ajuste da retaguarda. |
Este inventário é válido e está finalizado | Esta opção é marcada automaticamente após o encerramento do inventário, finalizando todos os setores pendentes. O inventário só irá para a retaguarda, via Linx DataSync, quando estiver “Válido e Finalizado”. Uma vez finalizado, não será mais possível fazer qualquer alteração nem mesmo a exclusão do inventário. Não conclua o processo até certificar-se que o inventário está realmente finalizado. Com isso, será possível continuar gravando partes da contagem sem precisar incluir um novo registro / código de inventário. |
BARRA DE FERRAMENTAS
Utilize a barra de ferramentas para:
F3 | Pesquisar os registros de acordo com os filtros informados. Caso nenhum filtro seja informado, todos os registros serão pesquisados. |
F5 | Incluir um inventário novo. |
F4 | Gravar os registros incluídos e alterados. |
F2 | Alterar o registro pesquisado. |
F9 | Imprimir o inventário. |
F8 | Cancelar as operações. |
F7 | Limpar os filtros definidos, os registros pesquisados, e cancelar a operação em caso de inclusão ou alteração. |
PÁGINA PRODUTOS POR SETOR
Esta coluna é de uso opcional, e deve ser utilizada quando a contagem for separada em áreas. Algumas empresas dividem o estoque inventariado em setores. Este recurso agiliza na localização de problemas, quando existem muitos itens inventariados, pois pode-se realizar a recontagem somente nas áreas com divergências, evitando que todo o estoque seja revisto.
Um setor pode ser considerado como uma área, período ou fase do inventário que está em andamento.
- Clique na pasta "Produtos por Setor" e preencha os campos conforme orientação a seguir:
Setor | Caso queira trabalhar com setor, digite uma identificação para ele com até 4 dígitos. Caso não trabalhe com setor, deixe esse campo com o valor IND (padrão do sistema) para que o sistema não grave a contagem em setores, mantendo o inventário em um único registro. Exemplo: Área - Pode-se chamar de setor 0001, a prateleira que fica ao lado direito da loja e de setor 0002, o estoque que fica no fundo da loja. Período ou Fase - Também pode ser considerado como setor, um período ou fase de contagem (antes ou depois do almoço). Grupo/subgrupo ou Tipo de Produto - Pode-se chamar de setor, um grupo/subgrupo ou tipo de produto (calça, camisas, bermudas, etc.) Dica: No caso de inventário com coletor de dados cujo arquivo externo possua a estrutura com localidade, não é necessário preencher este campo, pois o arquivo importará esta informação (veja mais detalhes no tópico Página Importação, mais abaixo). |
Código de Barras | Quando a contagem for realizada por meio de um leitor de códigos de barras, posicionado neste campo, deve-se acionar o leitor ou digitar o código de barras do produto. |
Qtde. | Informe a quantidade que está sendo lida no código de barras / produto, cor informado. Caso não seja informado, o sistema sempre considerará como 1 peça por código de barra / produto, cor e tamanho lido. |
Acumula itens iguais | Marque esta caixa de verificação para totalizar os itens inventariados de um mesmo produto. |
- Para contagem manual, sem uso de leitor de código de barras, clique no botão + para incluir os itens de produtos inventariados e as quantidades contadas;
- O campo Item selecionado na grade apresenta a descrição e a cor do produto que está sendo inventariado no setor indicado;
- Nas linhas da Grid de produtos, pode-se lançar ou alterar os itens manualmente, por meio dos botões F6 ou + e F10 ou X no setor indicado;
- No campo Produto, clique com o botão direito e selecione o produto;
- No campo Cor, clique com o botão direito e selecione a cor; em seguida, informe a quantidade contada por grade.
PÁGINA TOTAIS POR PRODUTOS DO INVENTÁRIO
Nesta página podem ser visualizados os produtos e a totalização das quantidades inventariadas.
PÁGINA IMPORTAÇÃO
- Quando o inventário é realizado por um aparelho coletor de dados, será gerado um arquivo TXT com os dados da contagem;
- Clique na página Importação para importar o arquivo texto com itens da contagem ou apenas o código de barras dos produtos para serem digitadas as quantidades do inventário;
- Na área Tipos de Arquivo para Importação, seleciona-se o padrão do código de barras a ser importado;
- Clique no botão para Localizar o arquivo a ser importado;
- Clique no botão Ler arquivo para importar seus dados.
O Sistema irá realizar a leitura do arquivo indicado e caso ocorra algum erro na leitura, arquivo será importado e o erro mostrado na página Log de Erros do Coletor. Por segurança, será melhor cancelar a operação de inclusão / alteração do inventário, corrigir o arquivo e importá-lo novamente.
Veja, a seguir, exemplos de arquivos e os seus tipos:
Código de Barras, Quantidade * separação dos dados por vírgulas | 20010146, 30 |
Código de Barras; Quantidade * separação dos dados por ponto e vírgula | 20010146; 58 |
Código de Barras+Quantidade * não há separação dos dados/ a quantidade sempre terá 4 dígitos | 200101460001 200101460100 |
Código de Barras *somente o código de barras | 20010146 |
Local+Código de Barras+Qtde * Sem separação/ Local com 4 dígitos / Qtde. com 5 dígitos | 00012001014600001 00022001014603000 |
PÁGINA OBSERVAÇÕES
Observações | Disponível para digitação de comentários referentes ao inventário. |
Erros de Captação | Apresenta os logs de erro de captação de arquivo TXT de contagem. |
PÁGINA movimentações
Nesta aba, é possível ver o total de cada item, considerando o que foi inventariado e a visão das saídas de mercadoria e entradas também, por exemplo, as movimentações de vendas e trocas para aquele item.
PÁGINA SOLICITAÇÃO DA MATRIZ
Nesta página, caso a matriz tenha enviado uma solicitação de inventário, o usuário poderá checá-la.
ENCERRAMENTO DO PROCESSO
Ao finalizar o preenchimento dos campos e dos produtos, na aba Produtos por Setor, o botão Encerrar estará habilitado. Você deverá acioná-lo para finalizar o inventário, repetindo essa ação para cada setor cadastrado. O sistema pedirá que você confirme três vezes as informações registradas, pois uma vez que o processo for concluído, não será possível alterá-lo.
Caso haja divergência, o sistema sinalizará que serão necessárias outras 3 conferências seguidas, com números compatíveis, para encerrar de fato o inventário. Após o encerramento de todos os setores cadastrados, a caixa Este inventário é válido e está finalizado será automaticamente marcada,