Aqui você vai encontrar:

O que é a ferramenta? 

Nesse manual você vai encontrar um passo a passo de como realizar o controle dos clientes inadimplentes e as ações de cobrança como contatos telefônicos, envio de SMS, envio de mensagens por Whats, envio de E-mail, envio de cartas de cobrança e envio de negativação para SCPC/SERASA.  

No SetaERP você vai encontrar 3 tipos de cobrança, a Cobrança (utilizada para cobrança interna), Cobrança Externa (utilizada para cobrança terceirizada) e o Borderô de cobrança (utilizada para cobrança externa pela própria empresa). 

Dúvidas frequentes (FAQ)

Como posso liberar a permissão de acesso à ferramenta de 'Cobrança'?

• Acesse o Módulo Retaguarda no SetaERP, vá ao Menu Configurações e escolha a opção Permissões de Acesso. Selecione o Grupo de Usuários desejado e marque a opção 'Acessar' no Módulo Histórico Financeiro do Cliente.

Como posso criar e salvar mensagens personalizadas para envio via WhatsApp?

Para criar e salvar mensagens personalizadas para envio via WhatsApp, siga os seguintes passos:

• Na tela de detalhes do cliente, clique na opção F5-Enviar WhatsApp.
• Crie a mensagem desejada e informe um título para ela.
• Você pode adicionar campos personalizados, como cumprimento e nome, que serão substituídos pelo sistema ao enviar a mensagem.
• Após criar a mensagem, clique em Salvar para tê-la disponível para futuros envios.
• Para enviar a mensagem, clique na opção F5-Enviar Mensagem, e o sistema abrirá o WhatsApp Web para que você possa realizar o envio.

Quais são as etapas para gerar uma carta de cobrança personalizada para um cliente?

Para gerar uma carta de cobrança personalizada para um cliente:

• Na tela de detalhes do cliente, clique na opção Imprimir.
• Escolha a opção para imprimir a carta de cobrança.
• A carta de cobrança pode ser customizada de acordo com o seu processo. Caso precise de personalizações específicas, entre em contato com o time de suporte para orientações detalhadas sobre como solicitar essa customização.

Como faço para exportar os dados de clientes que possuem celular para um arquivo Excel?

Para exportar os dados de clientes que possuem celular para um arquivo Excel:

• Na tela de cobrança, marque a opção "Celular" nos filtros disponíveis.
• Realize a busca dos títulos de acordo com os filtros desejados.
• Clique na opção Exportar para Excel para gerar um arquivo Excel contendo os dados dos clientes que possuem número de celular.

Vídeos da ferramenta

Manual de uso da ferramenta

Abaixo você terá todas as instruções de uso da ferramenta

Como configurar as permissões de acesso

Para acessar a ferramenta de ‘Cobrança’ é necessário que o grupo de permissão do usuário logado tenha permissão liberada. Para liberar essa permissão, acesse o SetaERP no Módulo Retaguarda, vá até o Menu Configurações e clique na opção Permissões de Acesso. 

Selecione o Grupo de Usuários que deseja liberar, e marque a opção ‘Acessar’ no Módulo Histórico Financeiro do Cliente: 

Acessar: Acesso à tela de cobrança e ao histórico financeiro do cliente no cadastro bem como o acesso às ocorrências do cliente.

Funcionalidade Cobrança

Antes de entrar na tela de cobrança, você pode criar operações para a cobrança, como por exemplo, 1º cobrança, 2º cobrança, WhatsApp, enfim, uma operação que defina a cobrança que está fazendo. 

Para cadastrar as operações, acesse o SetaERP no Módulo Retaguarda, vá até o Menu Cadastros e clique na opção Operações de Ocorrência: 

Clique em Novo, informe a Descrição da operação e em seguida clique em Salvar: 

Agora vamos a tela de cobrança. Acesse o SetaERP no Módulo Retaguarda, vá até o Menu Financeiro e clique na opção Cobrança: 

Será exibida a tela de filtros para você fazer a busca dos títulos que deseja fazer a cobrança. Os filtros disponíveis são: 

- Situação: Situação do título, se está Vencido (título vencido) Combinado (você pode filtrar pela data combinada para pagamento dos títulos) ou ambos (carregará os títulos vencidos e combinados). 

- Data Vencimento: data de vencimento do título. 

- Avisar no Venc.: se você selecionar alguma informação nesse filtro o sistema buscará apenas clientes que tenham essa informação no campo ‘Avisar no venc’ no seu cadastro. 

- Último Pagamento: filtra pela data de último pagamento que o cliente fez na loja. 

- Nº de Compras: você pode filtrar por uma determinada quantidade de compras, por exemplo, clientes que tenham feito de 0 até 10 compras, ou clientes que tenham feito de 15 a 15 compras. 

- Empresa: loja onde o título foi gerado. 

- Responsável: vendedor responsável pelo cliente, que está cadastrado no cadastro do cliente. 

- Cliente: você pode filtrar por um cliente específico. 

- Portador: Pode filtrar pelo portador específico. 

- Status: Filtra pelo status do cliente (ativo, especial, bloqueado e etc). 

- Status Scpc: filtra pelo status do cliente no scpc, se está seprocado (negativado), reabilitado e etc. 

- Cidade: Pode filtrar por uma cidade para ver apenas os títulos de clientes de uma determinada cidade. 

- Bairro: Pode filtrar por um bairro para ver apenas os títulos de clientes de um determinado bairro. 

- Celular: você pode marcar para trazer apenas clientes COM ou SEM celular. 

- Operadora: se você selecionar no campo Celular, apenas clientes com celular, nesse campo operadora você pode selecionar apenas uma operadora. 

- Telefone: você pode marcar para trazer apenas clientes COM ou SEM telefone. 

- E-mail: você pode marcar para trazer apenas clientes COM ou SEM e-mail. 

Você pode ainda marcar as opções para carregar apenas a parcela mais antiga de todas as vencidas, carregar títulos reparcelados, cheque-pré e se deseja ver as informações extras. 

Você pode também Remover do Resultado Filtrado as operações que você cadastrou e definir um período em Data Ocorrência

Depois de selecionar os filtros desejados clique em F7-Vencidos para que o sistema busque os títulos. 

Após fazer esse filtro, será exibida a tela abaixo com todos os clientes que se encaixaram nos filtros. Você pode visualizar o nome do cliente, telefone, celular, quantos títulos estão vencidos, quantos dias está em atraso, o valor original, valor total com os acréscimos, e o valor dos acréscimos. 

Nessa tela você pode: 

F9-Ver Detalhes: 

Nessa opção você poderá ver mais detalhes do cliente e fazer ações específicas para ele. 

São carregadas as informações do titular e do cônjuge, os títulos que estão vencidos e as ocorrências do cliente: 

Nessa tela você pode: 

F3-Título 

Ver mais detalhes do título, é só clicar sobre o título que deseja visualizar, e clicar na opção F3-Título: 

F4-Cadastro 

Visualizar o cadastro do cliente: 

F5-Ocorrência 

Adicionar uma ocorrência para o cliente. Basta digitar a ocorrência no campo ‘Registro das Ocorrências do Cliente’, pode selecionar a Operação que deseja vincular e em seguida clicar na opção F5-Ocorrência para salvar.

Veja que o registro fica armazenado

F6-Aviso 

Adicionar um aviso aos atendentes, esse aviso será exibido na tela do caixa quando a operadora de caixa selecionar o cliente. Para adicionar o aviso, descreva o aviso no campo ‘Aviso aos Atendentes’ e clique na opção F6-Aviso para salvar. 

F7-Combinar  

Você pode combinar uma data de pagamento de algum título com o cliente. Para isso clique com a tecla barra de espaço do seu teclado sobre o título que deseja combinar, para ele marcar a última coluna (x), clique na opção F7-Combinar, na tela que vai abrir coloque a Data Combinada, o sistema vai calcular o valor de acordo com os juros até a data combinada. Para salvar essa data combinada clique em F8-Combinar: 

Descombinar 

Você pode descombinar a data de pagamento combinada. Para isso clique com a tecla barra de espaço do seu teclado sobre o título que deseja descombinar, para ele marcar a última coluna (x), e clique na opção Descombinar: 

Alterar Portador 

Aqui você pode alterar o responsável pela cobrança do título. Por exemplo, se há uma equipe de cobrança e ela é dividida entre quem faz a primeira cobrança, e quem faz a segunda cobrança, aqui você poderia criar um portador para a ‘parte 1’ e outra para a ‘parte 2’, assim os títulos ficam vinculados a esse portador e fica mais fácil de filtrar os títulos que estão sobre a responsabilidade de cada um. O portador pode ser cadastrado no SetaERP, no módulo Retaguarda, menu Financeiro, opção Contas Correntes (você pode ver mais sobre esse cadastro, no manual de contas correntes). 

Para selecionar o portador, clique com a tecla barra de espaço do seu teclado sobre o título que deseja alterar, para ele marcar a última coluna (x), e clique em Alterar Portador, na tela apresentada basta dar um duplo clique sobre o novo portador. 

Financeiro 

Pode ver o financeiro do cliente: 

Venda 

Pode ver a venda que originou o título. Basta clicar sobre o título que deseja e em seguida na opção Venda: 

Pix Copia e Cola

Pode realizar a cobrança usando a ferramenta Pix e Copia e Cola.

Obs.: Você precisa ter contratado esse recurso, pois ele é pago e na máquina (terminal) que você irá usar deve está habilitado. Selecione o título e clique em Pix Copia e Cola. Se você não contratou ou não tem habilitado no terminal, irá aparecer a mensagem abaixo:

Caso esteja habilitado e com serviço contratado irá aparecer a mensagem a seguir;

Imprimir 

Imprimir carta de cobrança para o cliente (a carta de cobrança pode ser customizada de acordo com seu processo, basta solicitar para o time de suporte explicar como realizar essa solicitação de customização). 

Exportar para Excel 

Pode gerar os dados do cliente em um excel: 

Bloquear/Seprocar/Serasa/Cartório 

Você pode bloquear o cliente para que ele não possa mais comprar na condição a prazo. 

Pode Seprocar (negativar o cliente). 

Pode enviar para o Serasa. 

Pode enviar para o cartório. 

Basta clicar com a tecla barra de espaço do seu teclado sobre o título que deseja alterar, para ele marcar a última coluna (x) e selecionar a opção desejada: 

Quando terminar as ações nessa tela, basta clicar em Fechar para voltar a tela anterior. 

F5-Enviar WhatsApp 

Você pode enviar uma mensagem para o cliente via whatsapp, basta clicar na opção F5-Enviar WhatsApp: 

Você pode criar a mensagem para o whatsapp e já deixar ela salva. Clique na opção Nova, e informe um ‘título’ para essa mensagem: 

Você pode clicar em Incluir Campos, para adicionar o ‘cumprimento’ e o ‘nome’. Na tela será apresentado um código como mostrado na imagem abaixo, mas na hora de enviar a mensagem, o sistema substituirá o cumprimento por ‘Bom dia’ ou ‘Boa tarde’, e o Cliente, Nome pelo nome do cliente. Escreva a mensagem e pode clicar em Salvar se quiser deixar essa mensagem salva para os próximos envios. 

Após salvar, a mensagem ficará salva no primeiro campo, e os códigos já são alterados na parte de baixo. Para enviar a mensagem, basta clicar em F5-Enviar Mensagem que o sistema carregará a versão do WhatsApp web e você poderá fazer o envio da mensagem. 

Alterar Portador 

Aqui você pode alterar o responsável pela cobrança do título, da mesma forma que foi feito na tela de Detalhes do cliente. 

Gerar mensagem 

Você pode gerar uma mensagem, de SMS ou E-mail. Para isso marque os cliques que deseja enviar a mensagem, pode ser mais de um ao mesmo tempo, para marcar basta clicar com a tecla barra de espaço do seu teclado. Selecione ao lado esquerdo, qual a operação que está fazendo, e qual a opção de envio, por fim clique em Gerar mensagem. A mensagem será gerada no SetaERP, no menu Vendas -> Central de Mensagens (para realmente fazer o envio da mensagem, você precisa ter os dados do e-mail cadastrado no SetaERP). 

Listagem 

Pode imprimir uma listagem das informações que estão em tela. 

Veja como fica a listagem

Exportar para Excel 

Pode exportar a listagem para excel: 

Veja como fica no Excel

Exportar Celular 

Pode exportar para excel apenas os dados dos celulares. Nesse caso você deve selecionar quais clientes deseja exportar 

Veja como fica no Excel

Documentos 

Nessa opção você pode solicitar o desenvolvimento de algum tipo de documento customizado que você necessite, Ex: Carta de Cobrança.