INTRODUCCIÓN
La sección Operaciones de Caja en Bridge Manager tiene como finalidad proporcionar a los usuarios una herramienta robusta para gestionar, controlar y registrar las operaciones financieras realizadas a través de las cajas de una tienda. Esta funcionalidad abarca desde ingresos y egresos de efectivo hasta transferencias y reposiciones de valores, ofreciendo un control detallado de cada transacción para garantizar la transparencia y trazabilidad.
El objetivo de esta sección es centralizar y optimizar la administración de las transacciones de caja mediante opciones avanzadas de configuración y filtros que facilitan la búsqueda, consulta y registro de operaciones específicas. Esto permite mantener un control financiero eficiente y acorde con las necesidades operativas y contables de cada organización.
La funcionalidad de Operaciones de Caja permite registrar y gestionar movimientos financieros, como ingresos, egresos, transferencias y reposiciones de valores, de manera centralizada y eficiente. Facilita la búsqueda y visualización de estas operaciones mediante filtros avanzados, como estado, tipo de operación, caja involucrada, período contable y cuentas externas asociadas. Además, brinda opciones para configurar estados personalizados y establecer restricciones específicas por medios de pago o cuentas externas. También incluye la capacidad de generar comprobantes en formato PDF, esenciales para auditorías y cumplimiento normativo, y realizar acciones clave como la confirmación, cancelación, asociación de documentos relacionados y generación de comprobantes oficiales.
OPERACIONES DE CAJA
La pantalla Administración de Operaciones de Caja en Bridge Manager está diseñada para facilitar la gestión y el control de las transacciones realizadas en las cajas de las tiendas. Esta funcionalidad permite a los usuarios visualizar, filtrar y gestionar operaciones de caja, como ingresos, egresos, entregas de valores, reposiciones y transferencias entre cajas. Con una interfaz intuitiva, el sistema ofrece herramientas para consultar los detalles de cada operación, realizar ajustes y generar comprobantes oficiales, garantizando la trazabilidad y el cumplimiento de las normativas contables.
El objetivo principal de esta pantalla es optimizar la administración de las operaciones financieras, proporcionando un control centralizado que agiliza la búsqueda, registro y auditoría de transacciones, ajustándose a las necesidades específicas de cada organización.
Alcance de la Gestión de Operaciones de Caja en BMT y BMC
La gestión completa de las operaciones de caja, incluyendo la creación, modificación y confirmación, debe realizarse desde BMT (Bridge Manager Tienda). Desde BMC (Bridge Manager Central), únicamente será posible listar y visualizar las operaciones ya registradas, sin posibilidad de realizar acciones adicionales sobre las mismas. Esta separación garantiza un control operacional adecuado y centralizado.
Detalle de la pantalla:
Filtros
- Estado: Permite seleccionar el estado de las operaciones (ABIERTO, CONFIRMADO).
- Caja: Filtra las operaciones según la caja seleccionada.
- Tipo de Operación: Filtra por tipo de transacción (Ingreso, Egreso, Entrega de valores, Reposición de valores, Transferencia de caja.).
- Período Desde/Hasta: Selecciona un rango de períodos contables para acotar los resultados.
- Cuenta Externa: Filtra las transacciones asociadas a una cuenta externa específica generada previamente (ver: Administración >Negocio > Cuentas Externas).
Botones
- Filtrar (ícono de lupa): Ejecuta la búsqueda basada en los filtros seleccionados.
- Limpiar (ícono de cruz): Resetea los filtros a sus valores predeterminados.
- Nuevo: Permite crear una nueva operación de caja.
Tabla de resultados
- Columnas:
- Estado: Muestra el estado actual de cada operación (ABIERTO, CONFIRMADO, etc.).
- Tienda: Indica la tienda donde se realizó la operación.
- Caja: Especifica la caja asociada a la operación.
- Tipo de Operación: Detalla el tipo de transacción realizada.
- Fecha Contable: Fecha en la que se registró la operación.
- Número de Secuencia: Identificador único de la transacción.
- Período: Período contable de la operación.
- Turno: Turno en el que se realizó la operación.
- Cuenta Externa: Cuenta externa involucrada en la transacción.
- Operador: Usuario que ejecutó la operación.
- Total: Monto total de la operación.
- Columnas:
Acciones disponibles en las filas de la tabla
- Detalle: Permite visualizar información detallada de la operación seleccionada.
- Ver: Muestra un resumen de la operación en modo de solo lectura.
- Documentos Relacionados: Abre un modal con los documentos asociados a la operación (disponible para estados específicos).
- Generar Comprobante: Genera un comprobante en formato PDF para respaldo contable (disponible para estados específicos).
NUEVA OPERACIÓN DE CAJA
La pantalla Nueva Operación de Caja en Bridge Manager permite a los usuarios registrar operaciones financieras específicas relacionadas con las cajas, como ingresos, egresos, reposiciones, entregas de valores y transferencias entre cajas. Esta funcionalidad está diseñada para garantizar un registro preciso y ajustado a las configuraciones y normativas de la organización, facilitando el proceso de creación y asegurando la integridad de la información.
El objetivo de esta pantalla es simplificar y estandarizar el ingreso de nuevas operaciones de caja, ofreciendo una interfaz clara y validaciones dinámicas que garantizan la correcta configuración de cada transacción, acorde con los parámetros definidos en el sistema.
Campos Dinámicos en el Formulario de Nueva Operación de Caja
El formulario de Nueva Operación de Caja es dinámico y se adapta en función del tipo de operación seleccionado en el campo Tipo de Operación. Según la opción elegida (Ingreso, Egreso, Entrega de valores, Reposición de valores o Transferencia de caja), se mostrarán distintos campos específicos para completar, ajustándose a las necesidades y configuraciones establecidas para cada tipo de transacción. Esto garantiza un registro preciso y personalizado acorde a las características de cada operación.
Detalle de la pantalla:
Formulario de creación de operación
Campo: Tipo de operación: Selector desplegable que permite elegir el tipo de operación a realizar. Este campo es obligatorio y dinámico; su selección habilita o configura automáticamente los campos adicionales requeridos para completar la operación.
- Opciones disponibles:
- Ingreso
- Egreso
- Entrega de valores
- Reposición de valores
- Transferencia de caja
- Opciones disponibles:
Sección dinámica
- Aparece y se configura automáticamente según el tipo de operación seleccionado. Contiene campos adicionales requeridos, como caja de origen, cuenta externa, portavalores, entre otros, dependiendo del tipo de operación.
Botones
- Guardar: Botón principal para registrar la operación en el sistema. Valida los campos ingresados antes de enviar los datos.
- Cancelar: Redirige al usuario a la pantalla principal de "Administración de Operaciones de Caja" sin guardar los cambios.
NUEVA OPERACIÓN DE INGRESO
La operación de Ingreso está diseñada para registrar la entrada de dinero o valores en una caja, ya sea proveniente de ventas, depósitos o cualquier otra fuente de ingresos. Esta funcionalidad permite reflejar con precisión los movimientos financieros de entrada, asegurando su correcta asignación a la caja correspondiente y al origen definido en las configuraciones del sistema. Al realizar un ingreso, se puede asociar una cuenta externa que servirá como referencia para auditar el origen de los fondos, garantizando una trazabilidad completa.
Datos requeridos:
- Tipo de operación: Seleccionado como "Ingreso".
- Caja: Especifica la caja donde se registrará el ingreso.
- Cuenta externa: Define el origen del ingreso, por ejemplo, "MEDIOS DE PAGO MANUAL".
Aspectos adicionales:
- Los ingresos no requieren saldo previo en la cuenta externa asociada.
- El medio de pago debe seleccionarse según las configuraciones establecidas en "Administración > Negocio > Administración de cuentas externas por medio de pago".
La pantalla de Detalle de Operación de Caja se presenta al guardar exitosamente una nueva operación de ingreso. Esta sección está diseñada para proporcionar un resumen completo de la operación registrada, permitiendo al usuario revisar la información ingresada, verificar los saldos relacionados y realizar ajustes o confirmaciones necesarias antes de finalizar la operación. Este detalle asegura un control riguroso de los movimientos financieros y facilita la trazabilidad de las transacciones realizadas.
El objetivo principal de esta pantalla es ofrecer al usuario una vista consolidada de la operación de caja recién registrada, detallando todos los datos relevantes, los saldos de los medios de pago involucrados y las acciones disponibles para gestionar la transacción de forma completa.
Detalle de la pantalla
Detalle de Operación: Presenta los datos principales de la operación de caja.
Campos mostrados:
- Terminal: Número del terminal asociado (Ejemplo: 0).
- Caja: Caja en la que se registró la operación (Ejemplo: SF).
- Cuenta Externa: Origen o destino del movimiento (Ejemplo: MEDIOS DE PAGO MANUAL).
- Número de Secuencia: Identificador único de la operación (si está configurado).
- Fecha Contable: Fecha de registro de la operación (Ejemplo: 31/07/24).
- Periodo/Turno: Período y turno de la operación (Ejemplo: 1 - 3).
- Tipo de Operación: Tipo de transacción (Ejemplo: Ingreso).
- Estado: Estado actual de la operación (Ejemplo: ABIERTO).
- Tienda: Tienda donde se realizó la operación (Ejemplo: Tienda 15).
- Operador: Usuario que registró la operación (Ejemplo: suser).
Botón disponible:
- Volver: Permite regresar a la pantalla principal de "Administración de Operaciones de Caja".
Saldos de la Operación: Muestra un resumen de los saldos relacionados con los medios de pago involucrados en la operación.
- Tabla de saldos:
- Columnas:
- Medio de Pago: Ejemplo: EFECTIVO, DÓLARES, CHEQUES, TARJETAS, etc.
- Saldo Teórico: Saldo calculado del medio de pago antes de la operación.
- Rendiciones Pendientes: Valores que aún no han sido entregados.
- Disponible: Saldo disponible luego de la operación.
- Columnas:
- Tabla de saldos:
Items de la Operación: Detalla los elementos que componen la operación, como los medios de pago utilizados y los montos asociados.
Campos mostrados:
- Número de Secuencia: Identificador interno de cada ítem.
- Medio de Pago: Ejemplo: EFECTIVO, DÓLARES.
- Importe: Monto ingresado por cada medio de pago.
- Cotización: Tasa de cambio aplicada (si corresponde).
- Total: Valor calculado final.
Acciones disponibles:
- Agregar ("+") : Permite añadir más medios de pago y sus importes a la operación.
- Eliminar ("x") : Opción para eliminar ítems específicos, a la izquierda de cada medio de pago.
- Quitar Todo: Elimina todos los ítems registrados en la operación.
Campos Adicionales
- Propósito: Proveer información complementaria antes de confirmar la operación.
- Campos disponibles:
- Comentarios: Permite añadir observaciones o aclaraciones.
- Número de Comprobante: Campo para ingresar el número de documento asociado (opcional o requerido según configuración).
Botón de Confirmación
- Propósito: Finaliza la operación y la registra como confirmada.
- Botón disponible:
- Confirmar: Cambia el estado de la operación a CONFIRMADO, validando todos los datos ingresados.
Flujo de Trabajo
- Verificar los datos del detalle de la operación.
- Revisar y ajustar los saldos o ítems según sea necesario.
- Agregar comentarios o el número de comprobante, si aplica.
- Confirmar la operación para finalizar el proceso.
Esta pantalla permite a los usuarios revisar y realizar modificaciones antes de completar la operación, asegurando precisión y control en cada movimiento financiero.
NUEVA OPERACIÓN DE EGRESO
La operación de Egreso tiene como objetivo registrar de forma detallada las salidas de dinero o valores desde una caja, representando pagos, liquidaciones o retiros realizados. Este tipo de operación es fundamental para mantener el control sobre los flujos de efectivo y garantizar que los movimientos financieros se alineen con las políticas internas. Además, el sistema permite especificar el operador responsable de la liquidación, lo cual proporciona una mayor transparencia y control en la gestión de fondos.
Datos requeridos:
- Tipo de operación: Seleccionado como "Egreso".
- Caja: Caja desde la que se realiza la salida de dinero.
- Cuenta externa: Define el destino del egreso, como "MEDIOS DE PAGO MANUAL".
- Operador a liquidar: Selecciona al operador que recibe o gestiona el dinero.
Aspectos adicionales:
- Es necesario que el saldo de la cuenta seleccionada sea suficiente para completar la operación.
- El "Saldo teórico" disponible puede visualizarse en las configuraciones del medio de pago.
La pantalla de Detalle de Operación de Caja se muestra después de guardar exitosamente una operación de egreso. Este módulo está diseñado para proporcionar una vista detallada de la operación registrada, permitiendo al usuario gestionar aspectos adicionales como la selección de elementos, la asociación de notas, y la confirmación final de la operación. Esta funcionalidad asegura que los registros de egreso estén completos y ajustados a las políticas internas de la organización.
El objetivo de esta pantalla es ofrecer al usuario una vista consolidada y editable de los detalles de la operación de egreso, permitiendo la verificación, modificación y confirmación de los datos para garantizar la precisión y trazabilidad de los movimientos financieros.
Detalle de la pantalla
Detalle de Operación: Presenta un resumen de los datos principales de la operación registrada.
Campos mostrados:
- Terminal: Número del terminal asociado (Ejemplo: 0).
- Caja: Caja desde la que se realiza el egreso (Ejemplo: SF).
- Cuenta Externa: Destino del egreso (Ejemplo: Pago propina).
- Número de Secuencia: Identificador único de la operación (puede estar vacío si no está configurado).
- Operador a Liquidar: Operador vinculado al egreso (Ejemplo: TODOS).
- Fecha Contable: Fecha del registro de la operación (Ejemplo: 19-11-24).
- Periodo/Turno: Período y turno de la operación (Ejemplo: 1.007 - 1).
- Tipo de Operación: Tipo de transacción (Ejemplo: Egreso).
- Estado: Estado actual de la operación (Ejemplo: ABIERTO).
- Tienda: Tienda donde se realizó la operación (Ejemplo: Tienda QA Producto).
- Operador: Usuario que registró la operación (Ejemplo: suser).
Botón disponible:
- Volver: Permite regresar a la pantalla principal de "Administración de Operaciones de Caja".
Saldos de la Operación: Muestra el saldo de los medios de pago asociados a la operación.
- Tabla de saldos:
- Columnas:
- Medio de Pago: Ejemplo: Efectivo, Vuelto no reclamado.
- Saldo Teórico: Saldo inicial antes de la operación.
- Rendiciones Pendientes: Valores aún no entregados.
- Disponible: Saldo disponible luego de la operación.
- Columnas:
- Tabla de saldos:
Items de la Operación: Permite agregar, modificar o eliminar detalles relacionados con el egreso.
Funciones destacadas:
- Agregar Ítem: Los usuarios pueden seleccionar elementos específicos como propinas u otros conceptos asociados al egreso.
- Eliminar Ítem: Posibilidad de eliminar líneas individuales de detalle.
- Quitar Todo: Permite eliminar todos los ítems registrados en la operación.
Tabla de items:
- Columnas:
- Número de Secuencia: Identificador interno de cada ítem.
- Medio de Pago: Método utilizado para el egreso.
- Importe: Monto del egreso por ítem.
- Cotización: Tasa de cambio aplicada (si corresponde).
- Total: Valor total calculado.
- Columnas:
Selección de Propinas: Permite agregar propinas asociadas a la operación de egreso.
Campos mostrados:
- Fecha: Fecha en la que se registró la propina.
- Período: Período contable de la propina.
- Turno: Turno asociado.
- Operador: Operador que generó la propina.
- Transacción: Número de transacción asociada.
- Monto: Valor de la propina.
Acciones disponibles:
- Seleccionar Propinas: Permite seleccionar propinas específicas para incluirlas en la operación.
- Seleccionar Todas: Opción para marcar todas las propinas de una vez.
Campos Adicionales: Registra información complementaria para la operación de egreso.
- Campos disponibles:
- Comentarios: Campo para observaciones relacionadas con la operación.
- Nota: Espacio para registrar información adicional relevante.
- Número de Comprobante: Campo opcional para vincular un número de documento relacionado.
- Campos disponibles:
Botón de Confirmación: Finaliza y confirma la operación, cambiando su estado a CONFIRMADO.
- Botón disponible:
- Confirmar: Valida los datos ingresados y finaliza el proceso de egreso.
- Botón disponible:
Flujo de Trabajo
- Revisar el detalle de la operación registrada.
- Validar los saldos y rendiciones pendientes.
- Seleccionar o modificar los ítems y propinas relacionados, si corresponde.
- Completar los campos adicionales como comentarios, notas o número de comprobante.
- Confirmar la operación para cerrar el proceso.
Esta pantalla está diseñada para ofrecer control total sobre los egresos registrados, permitiendo ajustes antes de finalizar y garantizar la precisión en los movimientos de caja.
NUEVA OPERACIÓN DE ENTREGA DE VALORES
La Entrega de Valores permite registrar la transferencia de dinero o valores desde una caja hacia una cuenta externa definida. Esta operación es ideal para realizar depósitos, pagos programados o cualquier otro tipo de entrega de efectivo hacia terceros. Al configurarse, esta funcionalidad asegura que se cumplan las condiciones establecidas para la cuenta externa seleccionada, como la asociación de un portavalor, en caso de ser necesario. La entrega de valores facilita la conciliación y el seguimiento de estas transacciones dentro del sistema.
Datos requeridos:
- Tipo de operación: Seleccionado como "Entrega de valores".
- Caja: Caja desde la que se realiza la entrega.
- Cuenta externa: Cuenta externa receptora de los valores.
Aspectos adicionales:
- Si la cuenta externa requiere un portavalor, este debe ser especificado. El portavalor se configura desde "Administración > Negocio > Portavalores".
La pantalla de Detalle de Operación de Caja para el tipo de operación "Entrega de Valores" se muestra al guardar exitosamente una operación de este tipo. Su función principal es ofrecer una visión completa de la operación registrada, permitiendo agregar detalles adicionales, ajustar información clave y confirmar la entrega de valores de manera eficiente y organizada.
Detalle de la pantalla:
Detalle de la Operación: Proporciona un resumen de los datos clave de la operación registrada.
Datos mostrados:
- Terminal: Número de terminal asociado (Ejemplo: 0).
- Caja: Caja desde la que se realiza la operación (Ejemplo: SF).
- Cuenta Externa: Cuenta a la que se entrega el valor (Ejemplo: MEDIOS DE PAGO MANUAL).
- Número de Secuencia: Identificador único de la operación (puede estar vacío si no está configurado).
- Fecha Contable: Fecha del registro de la operación (Ejemplo: 31/07/24).
- Periodo/Turno: Periodo y turno en el que se realizó la operación (Ejemplo: 1 - 3).
- Tipo de Operación: "Entrega de Valores".
- Estado: Estado actual de la operación (Ejemplo: ABIERTO).
- Tienda: Tienda asociada a la operación (Ejemplo: Tienda 15).
- Operador: Usuario que registró la operación (Ejemplo: suser).
Botón disponible:
- Volver: Permite regresar a la pantalla principal de "Administración de Operaciones de Caja".
Saldos de la Operación: Muestra un desglose detallado de los saldos de los medios de pago asociados a la operación.
- Tabla de saldos:
- Columnas:
- Medio de Pago: Ejemplo: Efectivo, Dólares, Gift Card.
- Saldo Teórico: Saldo inicial antes de la operación.
- Rendiciones Pendientes: Valores pendientes de entrega.
- Disponible: Saldo disponible tras la operación.
- Columnas:
- Tabla de saldos:
Items de la Operación: Permite al usuario agregar, modificar o eliminar detalles específicos relacionados con la entrega de valores.
Funciones destacadas:
- Agregar Ítem: Selección de medios de pago para incluir en la operación.
- Eliminar Ítem: Permite eliminar líneas específicas de detalles.
- Quitar Todo: Elimina todos los ítems registrados en la operación.
Campos y funcionalidades:
- Medios de Pago Disponibles: Selección múltiple para elegir entre opciones como "Efectivo", "Dólares" o "Reales".
- Botón Agregar: Agrega el ítem seleccionado a la operación.
Tabla de ítems:
- Columnas:
- Número de Secuencia: Identificador de cada ítem.
- Medio de Pago: Método de entrega de valores.
- Datos Adicionales: Información complementaria asociada al ítem.
- Código de Rendición: Código relacionado con la entrega.
- Periodo/Turno: Detalles de tiempo del ítem.
- Cuenta Primaria: Cuenta involucrada en la operación.
- Fecha: Fecha del ítem.
- Importe: Valor asociado al ítem.
- Cotización: Tasa de cambio aplicada (si corresponde).
- Total: Monto total del ítem.
- Columnas:
Campos Adicionales: Permite al usuario ingresar información complementaria para la operación.
- Campos disponibles:
- Comentarios: Campo para notas o comentarios sobre la operación.
- Número de Comprobante: Permite registrar un número de documento asociado.
- Recibe Cambio: Opción para especificar si hay fondos de cambio asociados.
- Monto de Fondo de Cambio: Valor del cambio recibido.
- Número de Remito de Fondo de Cambio: Documento asociado al cambio.
- Número de Bolsa Recibida: Detalle de la bolsa recibida.
- Número de Bolsa Entregada: Detalle de la bolsa entregada.
- Campos disponibles:
Botón de Confirmación
- Propósito: Finaliza y confirma la operación de entrega de valores.
- Botón disponible:
- Confirmar: Valida los datos ingresados y cierra la operación, cambiando su estado a "CONFIRMADO".
Flujo de Trabajo
- Revisar el resumen del detalle de la operación.
- Verificar los saldos y rendiciones pendientes para asegurar que coincidan con la entrega registrada.
- Agregar o modificar los ítems asociados a la operación según sea necesario.
- Completar los campos adicionales con información relevante, como comentarios o números de comprobante.
- Confirmar la operación para finalizar el registro y generar los movimientos contables correspondientes.
NUEVA OPERACIÓN DE REPOSICIÓN DE VALORES
La operación de Reposición de Valores se utiliza para registrar el retorno de dinero o valores previamente retirados hacia una caja. Este tipo de transacción es común en procesos como el retorno de fondos sobrantes de un operador o la reposición de efectivo en cajas. Al realizar esta operación, el sistema permite identificar la fuente de los valores repuestos a través de una cuenta externa, lo que facilita la auditoría y el control de los movimientos de caja. Además, la reposición garantiza que las cajas mantengan un saldo adecuado para continuar operando sin interrupciones.
Datos requeridos:
- Tipo de operación: Seleccionado como "Reposición de valores".
- Caja: Caja que recibe la reposición.
- Cuenta externa: Fuente de los valores repuestos.
Aspectos adicionales:
- En caso de error al agregar una cuenta externa, puede ser necesario configurarla desde "Administración > Medios de Pago > Configuración General".
- El código de la cuenta externa asociada al medio de pago genera el código de la operación.
Operaciones de Caja: Generación y Configuración en la Reposición de Valores
En las operaciones de caja, la reposición de valores es un proceso clave que asegura la disponibilidad de recursos en las cajas para cubrir las necesidades operativas del negocio. Este proceso puede implicar configuraciones adicionales, especialmente en casos donde la cuenta externa asociada al medio de pago no esté configurada. Este apartado explica el flujo de generación de códigos asociados a las operaciones de reposición y detalla los pasos para resolver posibles errores relacionados con cuentas externas.
Pasos involucrados en la generación de códigos y la configuración necesaria para realizar con éxito una operación de reposición de valores:
Mensaje de Error Potencial:
- El sistema puede generar un mensaje de error: "No se pudo agregar cuenta externa default del medio de pago.".
- Este error ocurre cuando no se ha configurado una cuenta externa para el medio de pago relacionado. La solución es configurar la cuenta externa desde el módulo ADMINISTRACIÓN > MEDIOS DE PAGO > CONFIGURACIÓN GENERAL.
Flujo de Generación de Código:
- Códigos Automáticos: El sistema asigna un código de rendición único a la reposición de valores basado en una nomenclatura predefinida (e.g.,
121-00-s-38-1). Los elementos del código incluyen:- Código de tienda o estación.
- Terminal.
- Caja.
- ID del
safe_tran. - Número secuencial del ítem dentro de la transacción.
- Códigos Automáticos: El sistema asigna un código de rendición único a la reposición de valores basado en una nomenclatura predefinida (e.g.,
Asignación en el Sistema:
- El código generado se registra en el campo
collection_tender_codedentro de los datos de la operación. - La cuenta externa asociada al medio de pago se valida y se almacena en los campos específicos (
collection_extdstoExtDst). Si no se encuentra configurada, el sistema genera un error y no permite completar la operación.
- El código generado se registra en el campo
Validación:
- El sistema valida el estado de aprobación (
store.approveCollections) para confirmar la aceptación del registro:- Si
true: Se procede con el registro en estado aprobado. - Si
false: El estado se mantiene como pendiente.
- Si
- El sistema valida el estado de aprobación (
Continuación del Flujo Alternativo:
- Una vez completadas estas verificaciones, el sistema permite continuar con el flujo normal de la reposición de valores.
La pantalla de Detalle de Operación de Caja para el tipo de operación "Reposición de Valores" se presenta al guardar exitosamente una operación de este tipo. Su función es permitir la gestión detallada y la validación de las reposiciones realizadas, asegurando que los valores repuestos sean registrados y trazados correctamente.
Detalle de la pantalla
Detalle de la Operación: Proporciona un resumen con la información clave de la reposición registrada.
Datos mostrados:
- Terminal: Número del terminal donde se realiza la operación (Ejemplo: 0).
- Caja: Caja involucrada en la operación (Ejemplo: SF).
- Cuenta Externa: Fuente desde donde se realiza la reposición (Ejemplo: Fondo de sencillo).
- Número de Secuencia: Identificador único de la operación (puede estar vacío si no está configurado).
- Fecha Contable: Fecha registrada para la operación (Ejemplo: 20/11/24).
- Periodo/Turno: Periodo y turno relacionado con la operación (Ejemplo: 1.008 - 1).
- Tipo de Operación: "Reposición de Valores".
- Estado: Estado actual de la operación (Ejemplo: ABIERTO).
- Tienda: Tienda asociada a la operación (Ejemplo: Tienda QA Producto).
- Operador: Usuario que registró la operación (Ejemplo: suser).
Botón disponible:
- Volver: Permite regresar a la pantalla principal de "Administración de Operaciones de Caja".
Saldos de la Operación: Muestra los saldos actuales de los medios de pago después de la reposición.
- Tabla de saldos:
- Columnas:
- Medio de Pago: Ejemplo: Efectivo, Prueba de surtidor sin retorno.
- Saldo Teórico: Saldo inicial antes de la operación.
- Rendiciones Pendientes de Entrega: Valores aún no entregados.
- Disponible: Saldo disponible después de la reposición.
- Columnas:
- Tabla de saldos:
Items de la Operación: Permite el registro, edición o eliminación de los detalles relacionados con la reposición de valores.
Funciones principales:
- Agregar Ítem: Incluir detalles específicos de la reposición, como medio de pago y valores.
- Eliminar Ítem: Remover un ítem específico.
- Quitar Todo: Elimina todos los ítems registrados en la operación.
Campos y funcionalidades:
- Medio de Pago: Selección del método de reposición (Ejemplo: Efectivo).
- Importe: Valor monetario de la reposición.
- Datos Adicionales: Información extra sobre la reposición (Ejemplo: Número de sobre).
- Botón Agregar: Añade el ítem a la operación.
Tabla de ítems:
- Columnas:
- Número de Secuencia: Identificador del ítem.
- Medio de Pago: Método seleccionado para la reposición.
- Datos Adicionales: Información complementaria.
- Código de Rendición: Código generado para la reposición.
- Importe: Monto de reposición.
- Cotización: Tasa de cambio asociada (si aplica).
- Total: Total calculado en base al importe y la cotización.
- Columnas:
Campos Adicionales
- Propósito: Permitir la inclusión de información complementaria para la operación.
- Campos disponibles:
- Comentarios: Área de texto para agregar notas o aclaraciones.
- Número de Comprobante: Registro del número de comprobante asociado.
Botón de Confirmación
- Propósito: Finalizar y confirmar la operación de reposición, cambiando su estado a "CONFIRMADO".
- Botón disponible:
- Confirmar: Valida los datos ingresados y concluye la operación.
Flujo de Trabajo
- Verificar los datos principales de la operación en el resumen mostrado.
- Revisar los saldos para asegurar que sean correctos después de la reposición.
- Agregar detalles adicionales en la sección de ítems, registrando el medio de pago y los montos involucrados.
- Completar campos adicionales como comentarios o números de comprobante, según sea necesario.
- Confirmar la operación para finalizar el registro de la reposición y reflejar los cambios en los saldos.
NUEVA OPERACIÓN DE TRANSFERENCIA DE CAJA
La Transferencia de Caja está destinada a registrar el movimiento de dinero o valores entre dos cajas, ya sea dentro de la misma tienda o entre diferentes ubicaciones. Este tipo de operación es crucial para gestionar los recursos internos de manera eficiente, permitiendo ajustar los saldos de las cajas según las necesidades operativas. La transferencia entre cajas asegura un control adecuado del flujo de efectivo interno y permite realizar ajustes rápidos y confiables dentro del sistema, siempre cumpliendo con las configuraciones definidas para ambas cajas (origen y destino).
Datos requeridos:
- Tipo de operación: Seleccionado como "Transferencia de caja".
- Caja: Caja desde la cual se originan los valores.
- Caja destino: Caja receptora de los valores transferidos.
Aspectos adicionales:
- Ambas cajas (origen y destino) deben estar configuradas correctamente en "Administración > Negocio > Caja por cuentas externas".
La pantalla de Detalle de Operación de Caja para el tipo de operación "Transferencia de Caja" se muestra tras guardar una operación exitosa. Esta funcionalidad permite registrar y gestionar movimientos de fondos entre diferentes cajas dentro de una misma tienda, garantizando un control efectivo de las transferencias realizadas.
Detalle de la Pantalla:
Detalle de la Operación: Muestra un resumen con la información clave de la transferencia registrada.
Datos mostrados:
- Terminal: Número del terminal donde se realiza la operación (Ejemplo: 0).
- Caja Origen: Caja desde la cual se transfieren los fondos (Ejemplo: SF).
- Caja Destino: Caja que recibe los fondos transferidos (Ejemplo: SF).
- Número de Secuencia: Identificador único de la operación (puede estar vacío si no está configurado).
- Fecha Contable: Fecha registrada para la operación (Ejemplo: 31/07/24).
- Periodo/Turno: Periodo y turno relacionado con la operación (Ejemplo: 1 - 3).
- Tipo de Operación: "Transferencia de Caja".
- Estado: Estado actual de la operación (Ejemplo: ABIERTO).
- Tienda: Tienda asociada a la operación (Ejemplo: Tienda 15).
- Operador: Usuario que registró la operación (Ejemplo: suser).
Botón disponible:
- Volver: Permite regresar a la pantalla principal de "Administración de Operaciones de Caja".
Saldos de la Operación: Muestra los saldos de los medios de pago involucrados antes y después de la transferencia.
- Tabla de saldos:
- Columnas:
- Medio de Pago: Ejemplo: Efectivo, Dólares.
- Saldo Teórico: Saldo inicial antes de la operación.
- Rendiciones Pendientes de Entrega: Valores aún no entregados.
- Disponible: Saldo disponible después de la operación.
- Columnas:
- Tabla de saldos:
Items de la Operación: Permite el registro de los detalles específicos relacionados con la transferencia de fondos.
Funciones principales:
- Agregar Ítem: Registrar un nuevo detalle de la transferencia, como el medio de pago y los valores transferidos.
- Eliminar Ítem: Remover un ítem específico.
- Quitar Todo: Elimina todos los ítems registrados en la operación.
Campos y funcionalidades:
- Medio de Pago: Selección del método involucrado en la transferencia (Ejemplo: Efectivo, Visa).
- Importe: Valor monetario transferido.
- Botón Agregar: Añade el ítem a la operación.
Tabla de ítems:
- Columnas:
- Número de Secuencia: Identificador del ítem.
- Medio de Pago: Método seleccionado para la transferencia.
- Importe: Monto transferido.
- Cotización: Tasa de cambio asociada (si aplica).
- Total: Total calculado en base al importe y la cotización.
- Columnas:
Campos Adicionales: Permite la inclusión de información complementaria relevante para la operación.
- Campos disponibles:
- Comentarios: Área de texto para agregar notas o aclaraciones sobre la transferencia.
- Número de Comprobante: Registro del número de comprobante asociado, si aplica.
- Campos disponibles:
Botón de Confirmación: Finalizar y confirmar la operación de transferencia, cambiando su estado a "CONFIRMADO".
- Botón disponible:
- Confirmar: Valida los datos ingresados y concluye la operación.
- Botón disponible:
Flujo de Trabajo
- Verificar Detalles: Confirme la información general de la operación en el resumen mostrado.
- Revisar Saldos: Asegúrese de que los saldos iniciales sean correctos antes de la transferencia.
- Agregar Items: Registre los detalles específicos de los medios de pago y los montos transferidos.
- Completar Campos Adicionales: Incluya información complementaria como comentarios o números de comprobante.
- Confirmar Operación: Use el botón de confirmación para finalizar y registrar la transferencia.
Relación y Objetivo de las Operaciones de Caja en la Gestión Retail
Las operaciones de caja son fundamentales para la administración financiera diaria de cualquier retailer. Estas acciones permiten registrar, controlar y conciliar los movimientos de dinero y otros medios de pago que se generan en la operación de una tienda. Cada tipo de operación – ingreso, egreso, entrega de valores, reposición de valores y transferencia de caja – cumple un rol específico que, en conjunto, garantiza la transparencia, el orden y la eficiencia en la gestión de los recursos financieros.
Aquí exploraremos la relación entre estas operaciones, el orden recomendado para su ejecución, y su importancia dentro del flujo operativo de caja. Comprender estas interacciones ayudará al usuario final a realizar un manejo más eficiente y estratégico de las operaciones de caja, maximizando la utilidad del sistema para el negocio.
Relación entre las operaciones
Ingreso y Egreso:
- Son las operaciones base para registrar entradas (Ingreso) y salidas (Egreso) de dinero desde la caja.
- Ejemplo: un ingreso puede reflejar un depósito inicial, y un egreso puede representar pagos específicos o ajustes.
Entrega de valores:
- Se utiliza para registrar valores entregados a un tercero, como transportistas de valores o bancos.
- Requiere datos adicionales, como portavalores, si la cuenta externa lo solicita.
Reposición de valores:
- Permite reponer el efectivo en caja, ya sea por cambios o ajustes en el fondo disponible.
- Este movimiento suele responder a situaciones donde es necesario mantener un nivel operativo de efectivo.
Transferencia de caja:
- Registra movimientos de valores entre cajas internas dentro de la misma tienda o red.
- Requiere especificar tanto la caja origen como destino.
Orden lógico y dependencias
Orden de ejecución:
- Las operaciones no tienen un orden secuencial estricto, pero sí existen dependencias lógicas:
- Es necesario haber registrado ingresos en la caja para realizar egresos.
- Las reposiciones y transferencias dependen de saldos previos en los medios de pago seleccionados.
- Las entregas de valores requieren un saldo disponible para ser transferido.
- Las operaciones no tienen un orden secuencial estricto, pero sí existen dependencias lógicas:
Dependencias previas:
- Un ingreso inicial (apertura de caja) suele ser el primer paso para habilitar operaciones subsecuentes como egresos, transferencias o entregas.
- Las operaciones de reposición o transferencia aseguran que haya valores disponibles para mantener la operación en curso.
Objetivo y utilidad para el retailer
Control financiero: Estas operaciones permiten un control granular de los movimientos de efectivo y valores, garantizando que todo esté debidamente registrado y balanceado.
Auditoría y transparencia: Cada tipo de operación genera un rastro que puede ser auditado, lo que es crucial para la rendición de cuentas.
Flujo operativo: Mantienen la continuidad de la operación asegurando que siempre haya fondos disponibles en la caja o en cuentas externas.
Flexibilidad: Facilitan la gestión de cambios, ajustes y necesidades específicas (por ejemplo, pagos a terceros o ajustes de efectivo).
En resumen, estas operaciones están diseñadas para reflejar todos los movimientos de caja y asegurar que los recursos sean gestionados de forma eficiente, controlada y auditable. El retailer puede utilizarlas para garantizar el equilibrio financiero y soportar sus actividades comerciales diarias.
DATOS REQUERIDOS POR TIPO DE OPERACIÓN
En esta sección, se describen los datos requeridos para cada tipo de operación de caja. Dado que las operaciones como ingresos, egresos, entregas de valores, reposiciones de valores y transferencias de caja tienen propósitos específicos, los campos necesarios para registrarlas pueden variar. La tabla proporcionada detalla cuáles son los campos obligatorios según el tipo de operación, asegurando que cada registro cumpla con los requisitos mínimos para su correcta ejecución y trazabilidad. Esta información permite al usuario identificar rápidamente qué datos deben completarse, facilitando un manejo eficiente y preciso de las operaciones de caja.
Tipo de Operación/Campos requeridos | Caja/SAFE | Cuenta Externa | Caja Destino | Portavalores |
Ingresos | X | X | ||
Egresos | X | X | ||
Entrega de valores | X | X | X (habilitado sólo si la cuenta externa seleccionada requiere portavalores) | |
Reposición de valores | X | X | ||
Transferencia de caja | X | X |
CONFIGURACIÓN DE CAJAS POR CUENTAS EXTERNAS
En esta sección se detalla cómo configurar las relaciones entre las cajas o SAFEs, los tipos de operación y las cuentas contables admitidas, permitiendo realizar operaciones específicas de caja de manera organizada y controlada. Este proceso es fundamental para garantizar que las transacciones de ingreso y egreso se ejecuten correctamente, reflejando las necesidades operativas del negocio.
La configuración se realiza desde el módulo BMC, dentro de la ruta: Administración > Negocios > Caja por cuentas externas. En este módulo, es posible definir los estados y configuraciones necesarias para que cada operación se ajuste a las reglas y requisitos del sistema.
El sistema permite asociar las cajas con cuentas externas específicas, configurando parámetros como:
- Habilitación: Determina si la caja está activa para realizar transacciones.
- Cuenta Externa: Indica la cuenta contable asociada con la operación.
- Caja: Identifica la caja o SAFE desde la cual se realizará la transacción.
- Transacción: Especifica el tipo de operación (por ejemplo, ingreso, egreso).
- Requiere Petición: Define si es necesario iniciar un proceso de solicitud previa para la transacción.
- Requiere Presentación: Establece si se debe incluir documentación o soporte físico en la operación.
- Requiere Validación: Indica si es necesario un proceso de validación adicional antes de confirmar la operación.
UPDATE V7.8
A partir de la versión 7.8 de Bridge, se ha incorporado una funcionalidad en el módulo de Operaciones de Caja en BMT que permite visualizar información detallada sobre propinas pendientes de cobro para los operadores al seleccionar una cuenta externa configurada para propinas. La funcionalidad permite administrar de manera eficiente la distribución de las propinas acumuladas, asegurando claridad en el proceso. Aquí los operadores pueden identificar rápidamente las propinas pendientes, agilizando la gestión y liquidación.
Flujo de Uso:
Al acceder al módulo de Operaciones de Caja, selecciona una cuenta externa previamente configurada con el indicador "Admite propinas".
El sistema muestra un listado de propinas pendientes de cobro asociadas al operador o a todos los operadores, según se configure.
Opcionalmente, se puede filtrar y seleccionar un operador específico para visualizar solo sus propinas pendientes.
La operación de egreso puede incluir las propinas seleccionadas, permitiendo su liquidación al operador correspondiente.
CAJA POR CUENTAS EXTERNAS
- Desde "Administración > Negocio > Cajas por cuentas externas"
CUENTAS EXTERNAS POR MEDIO DE PAGO
- Desde "Administración > Negocio > Cuentas externas por medio de pago"
PORTAVALORES
- Desde "Administración > Negocio > Portavalores"
En este ejemplo práctico, exploraremos paso a paso cómo gestionar y ejecutar diferentes operaciones de caja en un sistema de gestión SAFE. Estas operaciones son fundamentales para asegurar el control eficiente de los flujos de efectivo y las transacciones relacionadas. Los tipos de operaciones abordados incluyen ingresos, egresos, transferencias de valores y reposición de valores. Además, veremos cómo configurar cuentas externas y gestionar el estado de estas operaciones dentro del sistema.
Paso 1: Configuración de Cajas por Cuentas Externas
- En la sección de Administración de cajas por cuentas externas, es posible habilitar o configurar la caja para un tipo de transacción específico, como ingresos o egresos.
- Configuración básica:
- Cuenta externa: Ejemplo, "Efectivo en tránsito".
- Caja asignada: SAFE Unicenter.
- Tipo de transacción: Ingreso.
- Se configuran las validaciones necesarias para cada operación.
Paso 2: Iniciar una Nueva Operación
- Ir al menú de Administración de operaciones de caja y presionar el botón "Nuevo" para iniciar una nueva operación.
- Seleccionar el Tipo de operación desde el menú desplegable. Las opciones incluyen: ingreso, egreso, entrega de valores, reposición de valores o transferencia.
- Una vez seleccionado el tipo, se despliegan los campos requeridos según la configuración previa.
Paso 3: Completar Datos Requeridos
- Tipo de operación: Seleccionar el tipo correspondiente, por ejemplo, "Ingreso".
- Caja: ej. SAFE Unicenter.
- Cuenta externa: Efectivo en tránsito.
- Presionar Guardar para avanzar.
Paso 4: Detalle de la Operación
En esta pantalla se despliega el detalle inicial de la operación:
- Terminal y caja asignada.
- Tipo de operación y estado (ABIERTO).
- Opciones para agregar medios de pago en la sección Items.
Paso 5: Selección de Medio de Pago
- En la sección Items, seleccionar el medio de pago (ejemplo: EFECTIVO).
- Ingresar el importe correspondiente (ejemplo: $10,000).
- Presionar el botón "+" para agregar el medio de pago a la operación.
- Nota: Los medios de pago disponibles dependerán de la configuración previa en Cuentas externas por medio de pago.
Paso 6: Confirmar Operación Inicial
- Al completar los campos requeridos, presionar el botón Confirmar.
- Aparece un mensaje de advertencia indicando que la acción es irreversible.
- Una vez confirmado, el estado de la operación cambia a SOLICITUD o CONFIRMADO, según la configuración.
Paso 7: Administración de Operaciones
- La operación se muestra en la lista de Administración de operaciones de caja con el estado actual (ejemplo: SOLICITUD).
- Si se requiere autorización, otro usuario deberá confirmar la operación para que pase al estado CONFIRMADO.
- Si una operación de caja se encuentra en estado SOLICITUD, tendrá las siguientes acciones asociadas.
Paso 8: Confirmación de Operación
- Seleccionar la operación en estado SOLICITUD y presionar Confirmar.
- Aparece un resumen con todos los detalles: medio de pago, importe y caja asignada.
- La operación pasa al estado CONFIRMADO. Si requiere de algún dato adicional, pasará a PENDIENTE DE PRESENTACIÓN
- Presionar Confirmar para finalizar.
Paso 9: Cancelar o Ver Operaciones
- Si es necesario, es posible cancelar una operación desde el menú de acciones.
- Con la opción Ver, se abre un resumen detallado en modo de solo lectura.
Paso 10: Pendiente de Presentación
- Si la operación requiere documentos adicionales, pasa al estado Pendiente de Presentación.
- Desde aquí, se pueden realizar acciones como:
- Cargar comprobante.
- Generar comprobante.
- Ver detalles.
Paso 11: Cargar Comprobante
- Seleccionar la acción Cargar comprobante.
- Completar los campos requeridos:
- Número de comprobante.
- Fecha.
- Importe.
- Nombre del emisor e identificación.
- Presionar el botón "+" para agregar el comprobante.
Paso 12: Validación de Importes
- Si no se ingresan valores para los ítems (por ejemplo, importe comprobante = $0), el sistema identificará una discrepancia entre el valor original e ingresado.
- Es importante completar los Items del comprobante ya que ese valor es el que se validará al momento de tratar de Confirmar la Operación de No Venta para quitarle el estado de PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN
- Para solucionar esto:
- Ingresar los valores en el formulario de ítems (número de comprobante, monto, nombre del emisor, etc.).
- Presionar el botón "+" para agregar el registro en el sistema.
Paso 13: Confirmar Comprobante
- Una vez que los comprobantes han sido cargados, presionar el botón Confirmar para que la operación pase al estado CONFIRMADO.
- Presentara las siguientes acciones posibles:
Paso 14: Documentos Relacionados
- Desde el menú de acciones, seleccionar Documentos relacionados.
- Se abrirá una ventana emergente con los documentos asociados a la operación. Si no hay registros, se informará que no hay documentos.
GENERAR COMPROBANTE- PDF
La funcionalidad de "Generar Comprobante" permite al usuario emitir un documento que registra y valida formalmente la operación de caja realizada. Este comprobante es un respaldo físico o digital que incluye información clave de la transacción, como el tipo de operación, la caja involucrada, los medios de pago utilizados, los montos procesados y los datos del operador.
¿Por qué es importante esta acción?
- Respaldar la operación: El comprobante sirve como evidencia oficial de la transacción realizada, garantizando transparencia y trazabilidad en las operaciones de caja.
- Auditorías y conciliaciones: Es una herramienta indispensable para revisiones internas, auditorías externas y conciliaciones contables.
- Gestión de medios de pago: Permite verificar los movimientos asociados a cada medio de pago utilizado, asegurando que coincidan con los registros internos y externos.
- Cumplimiento normativo: Muchas empresas y regulaciones exigen la emisión de comprobantes para operaciones financieras como medida de control.
¿Cuándo se debe utilizar?
El comprobante se genera tras confirmar una operación de caja, cuando es necesario formalizar y registrar la transacción para archivarla, presentarla o compartirla con áreas relevantes, como contabilidad o administración.
Este archivo es descargable para facilitar su impresión o envío, y contiene todos los detalles relevantes de la transacción en un formato claro y estandarizado.