Antes da emissão da NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) é necessário que a farmácia proceda com a geração do Recibo Provisório de Serviços (RPS). O RPS corresponde a uma numeração sequencial crescente, devendo ser convertido em NFS-e no prazo estipulado pela legislação municipal que define a NFS-e.
As vendas contendo serviços (ISS) e mercadorias (ICMS), podem ser realizadas de forma direta pelo programa "Vendas NFS-e" ou por meio das vendas: ECF, NF-e, NFC-e e S@T, o Linx Softpharma gerará o RPS e posterior à venda o usuário deverá realizar o comando de envio do mesmo à Prefeitura para então a NFS-e ser gerada. Ou seja, o processo será o seguinte:
Durante a venda será gerado o RPS – Recibo Provisório de Serviço e em um segundo momento o usuário deverá acessar o programa "Gerenciador NFS-e" para efetuar o comando de envio dos RPS, registrados no sistema, para a Prefeitura e a mesma aprovar ou não a geração das NFS-e. Lembrando que para cada RPS será gerado uma NFS-e.
Para as vendas realizadas através do ECF ou pelo equipamento S@T, será permitido avançar a venda, contendo itens com ISS, sem discriminação alguma.
Nas vendas NF-e e NFC-e o sistema respeitará as parametrizações realizadas nos programas Configurações de NF-e e Configurações NFC-e, referentes à permissão de venda conjugada:
Quando marcado – Permitirá a emissão conjugada de mercadorias (ICMS) com itens ISS.
Se desmarcado – Não será possível a inserção de itens ISS na venda de mercadorias.
A impressão do RPS será realizada em relatório gerencial. Esta forma de emissão da NFS-e é chamada de "emissão conjugada", ou seja, no cupom fiscal conterá as mercadorias e os serviços, cada qual tributando conforme alíquota previamente definida, seja ICMS (mercadorias), seja ISS (serviços). A geração do RPS será realizada automaticamente, daí o nome de conjugada.
Para o lançamento dos serviços podem ser utilizados os programas de pré-venda, orçamento ou de vendas diretas. As mudanças nas telas para ambos os programas são exatamente as mesmas. Estas alterações passam a ser vistas quando liberado o produto "48-NFS-e" para o código da farmácia e configurado o uso desta funcionalidade.
Existe uma fita detalhe auxiliar na tela de vendas para a exibição dos itens de serviços e manipulação, inseridos na venda. Dessa forma fica mais fácil ao usuário analisar os itens de mercadorias e serviços da venda.
Para a geração das notas contendo itens ISS é necessário que o cliente esteja cadastrado na base de dados, não sendo possível a emissão para o cliente Balcão. Esta validação deve acontecer porque, para a emissão da NFS-e é obrigatório que o sistema disponha de determinadas informações, como CPF, endereço do cliente, etc.
Após o lançamento dos serviços na tela de venda, na impressora é registrado o cupom/nota fiscal e um relatório gerencial com as informações do RPS para os serviços prestados. Para isso é necessário que na impressora e no Linx Softpharma tenha sido cadastrada a alíquota de ISSQN correspondente.
O RPS não representa a venda do serviço, mas sim um recibo que será convertido em uma NFS-e. Esta conversão ocorre a partir da transmissão do RPS e aprovação por parte do órgão municipal (Prefeitura).
Para a geração de um RPS é preciso que o serviço esteja configurado com todas as informações obrigatórias à venda de prestação de serviços. São elas: código da atividade, natureza de operação, CNAE (conforme publicação realizada pelo município), código de tributação municipal e alíquota de ISS. Esta configuração é feita no programa Cadastro de produtos.