Conteo de inventario



La toma de inventario se utiliza para contar stock de mercadería dentro de la tienda. Habiendo seleccionado los productos a contar, el proceso de toma se puede realizar:

  1. Sacando una foto del stock al momento de confirmar los artículos y permitiendo la impresión de una planilla donde completar las cantidades contadas. En un segundo paso el operador podrá cargar las cantidades de todos los artículos contados.


  1. Directamente desde el BM ingresando las cantidades contadas en el sistema de forma online. En este caso la cantidad de stock teórica se calcula al momento del ingreso de la cantidad de stock real para minimizar los riesgos de diferencias por ventas, recepciones, etc. desde el comienzo de la toma hasta el momento en que efectivamente se cuenta la mercadería.

Las diferencias que existieran como resultado de una toma entre el stock real y el stock teórico, serán ajustadas de forma automática.
Para administrar los conteos, se accede desde la opción del menú "Inventario/conteo de inventario".

  • Al acceder a Inventario/conteo de inventario, ser podrá ver el listado de todos los conteos realizados con la siguiente información:
    • Estado
    • Nro
    • Tienda/Estación
    • Creación
    • Operador
    • Descripción
  • Botón "Nuevo" para crear un nuevo documento de conteo de inventario.
  • También se podrá realizar una búsqueda, con el botón y con el botón reiniciar la búsqueda. Los filtros de búsqueda son:
    • Tienda
    • Nro. desde y Nro. hasta (del documento de conteo)
    • Estado (Abierta, Confirmada, Cerrada, Cancelada, En curso manual, En curso online)
    • Fecha de creación (desde-hasta)
    • Descripción
  • El listado de registros se reducirá a los coincidentes con el patrón de búsqueda ingresado.


Nuevo conteo de inventario

Al presionar el botón "Nuevo" el sistema mostrará un formulario con la cabecera del conteo con los siguientes datos:

  • N° (asignado por el sistema)
  • Tienda/estación (se asigna la tienda donde se realiza la operación de conteo)
  • Creación (asignado por el sistema, fecha y hora de creación del conteo)
  • Operador (asignado por el sistema, operador logueado)
  • Tipo de ajuste (lista posible: Ajustes no justificados, Ajustes justificados, Ajustes correctivos)
  • Descripción (texto libre)
  • Depósito
  • Estado (del depósito)


  • Luego de ingresados los datos, se validarán los que son de ingreso obligatorio (estrela) al presionar el botón "Guardar".
    • De faltar algún dato obligatorio, se informará debajo del campo "Debe elegir un elemento de la lista"
    • Si se presiona el botón "Cancelar" en lugar de "Guardar", volverá a la pantalla de Conteos sin guardar lo ingresado.



El sistema informará los datos de la cabecera de un conteo:

  • Código de documento
  • Tienda/estación
  • Fecha de creación
  • Operador
  • Tipo de ajuste
  • Descripción
  • Depósito
  • Estado

De requerir modificar los mismos, se deberá presionar el link "Editar" a la derecha del Nro. del documento de conteo.

Ingreso manual

  • Se podrá ingresar artículos al conteo de forma manual, mediante el cuadro de ingreso que opera con el autocompletar según el patrón ingresado en SKU/Descripción.

  • Se listarán aquellos artículos coincidentes, se selecciona el artículo con un click

  • El artículo seleccionado se agregará a la lista.

  • Se deberá presionar el botón para que sea agregado, informando su stock teórico en cantidad de unidades, su precio de costo unitario y su precio de venta unitario.
  • Con el botón se podrá eliminar un artículo agregado al conteo.


Búsqueda avanzada

  • Otra opción para el ingreso de artículos al conteo es por medio de la funcionalidad de "Búsqueda avanzada".


  • Al presionar el botón "Búsqueda avanzada" se abrirá un popUp con los campos:
    • Jerarquía nivel 1: Permite la búsqueda predictiva y la selección de más de una jerarquía mediante un checkbox.
    • Jerarquía nivel 2: sólo disponible una vez que se haya seleccionado la jerarquía nivel 1. Permite la búsqueda predictiva y la selección de más de una jerarquía mediante un checkbox.
    • Artículo por código o descripción

  • Ingresando dato en el campo Jerarquía se sugerirá la lista según coincidencia, pudiendo seleccionar más de un valor de la lista.

  • Al ejecutar la búsqueda, el sistema trae una tabla con los productos resultantes del filtro con los siguientes campos:
    • descripción jerarquía nivel 1,
    • descripción jerarquía nivel 2,
    • SKU,
    • descripción,
    • costo
    • stock actual del artículo.


  • Permite seleccionar los artículos deseados al tildar el checkbox.
  • El orden de los artículos en la pantalla de detalle estará dado por:
  • Descripción jerarquía nivel 1
  • Descripción jerarquía nivel 2
  • Descripción de artículo
  • Con el botón "Agregar" se selecciona el artículo y se agrega al conteo.


Actualización de información del conteo

  • Si el conteo queda en estado "abierto" y se volviera a editar.
    • El valor de la columna "Stock teórico" pudiera modificarse si se fueron realizando ventas o devoluciones o movimientos del módulo de abastecimiento (transferencias, recepciones, devoluciones a proveedor, etc.).
    • Si los precios de venta o de costo se modificaran desde que fue creado el documento de conteo (abierto) y que fue editado nuevamente.
  • Una vez confirmado el conteo, estos datos no se actualizarán.


Imprimir

  • Si se presiona el botón "imprimir" dentro del documento de conteo o desde el listado de conteos, acciones: "imprimir", se generará un archivo en formato pdf que el operador podrá imprimir (en una impresora de red) para obtener el listado de artículos.
  • El archivo se generará en el directorio configurado en el browser, quedando visible en el margen izquierdo inferior.
    • El nombre del archivo lleva el nro de documento del conteo (ej: 3000001.pdf)


  • El archivo impreso tendrá los datos del encabezado y la lista de artículos, con 3 columnas disponibles para que el operador pueda escribir la cantidad de unidades contadas.

  • En caso de presionar "imprimir" en un conteo que no tiene artículos agregados, se informará con mensaje en el margen superior derecho.

Planograma

  • Si se presiona dentro del documento de conteo el botón "Planograma" el sistema la asignará un orden a los artículos agregados al conteo en base a la categoría de orden seleccionada en el campo Planograma.



NOTA: El sistema ordena los artículos que no estén dentro del planograma serán ordenados por descripción artículo.

  • Con el botón "Guardar", se guarda parcialmente el conteo. Si se presiona "Volver" el conteo quedaría en estado "Abierta".


  • Con el botón "Confirmar", se informará en pantalla "Estás a punto de confirmar el conteo de inventario. Esta acción no puede deshacerse", debiendo presionar nuevamente el botón "Confirmar" para finalizar con el documento de conteo.


  • Presionando "Definir", vuelve a la pantalla donde pueden agregarse o eliminarse artículos.
  • Presionando "Volver", vuelve al listado de conteos con el documento en estado "abierto"
  • Presionando "Confirmar", pasa al listado de conteos con el documento en estado "confirmado"


Acciones para un conteo

Si el conteo se encuentra en estado "abierta", las acciones disponibles serán:

  • Ver
  • Editar: se podrá editar la cabecera del conteo
  • Definir: se podrá agregar/eliminar artículos
  • Confirmar: se confirma el conteo actualizando valores (como stock y precios)
  • Cancelar: se cancela el conteo


Si el conteo se encuentra en estado "cancelada", la única acción disponible es:

  • Ver


Si el conteo se encuentra en estado "confirmada", las acciones disponibles serán:

  • Ver
  • Definir: se podrá agregar/eliminar artículos
  • Conteo en Línea
  • Conteo manual
  • Cancelar: se cancela el conteo
  • Imprimir: se genera un documento pdf para su posterior impresión


Si el conteo se encuentra en estado "en curso online", las acciones disponibles serán:

  • Ver
  • Conteo en Línea
  • Finalizar
  • Cancelar: se cancela el conteo
  • Imprimir: se genera un documento pdf para su posterior impresión



Si el conteo se encuentra en estado "en curso manual", las acciones disponibles serán:

  • Ver
  • Conteo manual
  • Finalizar
  • Cancelar: se cancela el conteo
  • Imprimir: se genera un documento pdf para su posterior impresión



Si el conteo se encuentra en estado "Cerrada", las acciones disponibles serán:

  • Ver
  • Doc. Relacionados
  • Imprimir

Ver conteo

  • Si se selecciona la acción "Ver" se informará el detalle del conteo, sin posibilidad de cambio, sólo se podrá imprimir.

Cancelar un conteo

  • Si se selecciona la acción "cancelar" se mostrará la pantalla con la lista de artículos agregados al conteo con un mensaje de confirmación "Estás a punto de cancelar el conteo de inventario. Esta acción no puede deshacerse"



  • Se presiona el botón "Cancelar" el conteo pasa al estado "Cancelada" informándose en la pantalla con el listado de conteos.

Conteo en línea

Se visualizarán los siguientes cambios en comparación con Detalle de conteo en Estado Confirmado.

  • Nombre de la jerarquía nivel 1: Descripción de la jerarquía de nivel 1 del artículo ingresado.
  • Nombre de la jerarquía nivel 2: Descripción de la jerarquía de nivel 2 del artículo ingresado
  • SKU: Código del ítem
  • Descripción: Descripción del ítem
  • Ubicación: descripción de la ubicación (ejemplo: Detrás de línea/ Alcance público).
  • Costo unitario: Se mantiene el costo del SKU al momento de confirmar el conteo
  • Precio de venta unitario: Se mantiene el precio de venta del SKU al momento de confirmar el conteo
  • Stock Teórico actual: Al pasar a la pantalla de detalle luego de seleccionar la acción CONTEO ONLINE, este dato queda en blanco. Se completa una vez que el operador ingresa el stock real con los valores actualizados a ese momento. Al confirmar en conteo online, este campo "No se actualiza".
  • Stock Real: Lo ingresa el operador (por defecto se informa el mismo que stock teórico actual).
  • Stock a Ajustar: Stock teórico actual – stock teórico real (se mantiene en cero hasta que el operador modifique el stock real)
  • Ajuste a precio de costo: stock a ajustar * costo unitario (se mantiene en cero hasta que el operador modifique el stock real).
  • Ajuste a precio de venta: stock a ajustar * precio de venta unitario (se mantiene en cero hasta que el operador modifique el stock real).


En este ejemplo, se modificaron los valores del campo "Stock Real"

  • Artículo 125: de 156 a 150 (pasando el stock teórico a 156, el real a 150 y el stock a ajustar se calcula en -6 unidades que es la diferencia entre el stock teórico y el real)
  • Artículo 113: de 123 a 125 (pasando el stock teórico a 123, el real a 125 y el stock a ajustar se calcula en +2 unidades que es la diferencia entre el stock teórico y el real)
  • Artículo 215: de 0 a 5 (pasando el stock teórico a 0, el real a 5 y el stock a ajustar se calcula en +5 unidades que es la diferencia entre el stock teórico y el real)


  • Se recalculan los ajustes a precio de costo y a precio de venta por la cantidad de unidades a ajustar


  • Al haber diferencias entre el stock real y el teórico se genera automáticamente un documento de ajuste que quedará asociado al conteo.

  • Si se presiona el botón "Guardar" el conteo mantiene el estado "En curso online" en el listado de conteos.


  • Para finalizar un conteo online, se presiona el botón "Finalizar", se informará con un mensaje "Estas a punto de finalizar el conteo de inventario. Esta acción no puede deshacerse".

  • Se presiona el botón "finalizar" y pasará a la pantalla del listado de conteos con el nuevo estado "cerrada"


Docs Relacionados

  • Dentro de las acciones de un conteo en estado "cerrada" se encuentra "Docs relacionados" pudiendo ver su historial y de haber surgido un ajuste automático.


En el ej., el conteo generó diferencias por lo cual, se genera automáticamente un ajuste (asociado)

Imprimir un conteo cerrado

El archivo pdf generado para la impresión informa el stock teórico posterior al ajuste.

Conteo manual

Se visualizar los siguientes campos en Detalle de Conteo:

  • Nombre de la jerarquía nivel 1: Descripción de la jerarquía de nivel 1 del SKU ingresado.
  • Nombre de la jerarquía nivel 2: Descripción de la jerarquía de nivel 2 del SKU ingresado
  • SKU: Código del ítem
  • Descripción: Descripción del ítem
  • Ubicación: descripción de la ubicación (ejemplo: Detrás de línea/ Alcance público).
  • Costo unitario: Se mantiene el costo del SKU al momento de confirmar el conteo
  • Precio de venta unitario: Se mantiene el precio de venta del SKU al momento de confirmar el conteo
  • Stock Teórico inicial (SOLO DISPONIBLE EN CONTEO MANUAL): Stock del SKU del estado y el depósito ingresados en la cabecera. Al pasar a la pantalla de detalle luego de seleccionar la acción CONTEO MANUAL, este dato NO se actualiza.
  • Stock Teórico actual: se actualiza con el stock actual a la confirmación.
  • Stock Real: Lo ingresa el operador (por defecto se informa el mismo que stock teórico inicial en conteo manual).
  • Stock a Ajustar: Stock teórico actual – stock teórico real (se mantiene en cero hasta que el operador modifique el stock real)
  • Ajuste a precio de costo: stock a ajustar * costo unitario (se mantiene en cero hasta que el operador modifique el stock real).
  • Ajuste a precio de venta: stock a ajustar * precio de venta unitario (se mantiene en cero hasta que el operador modifique el stock real).


En este ejemplo, se modificaron los valores del campo "Stock Real"

  • Artículo 113: de 123 a 120 (el stock teórico 123, el real se ingresa 120 y el stock a ajustar se calcula en -3 unidades que es la diferencia entre el stock teórico y el real)
  • Artículo 215: de 0 a 5 (pasando el stock teórico a 0, el real a 5 y el stock a ajustar se calcula en +5 unidades que es la diferencia entre el stock teórico y el real)


  • Se recalculan los ajustes a precio de costo y a precio de venta por la cantidad de unidades a ajustar


  • Al haber diferencias entre el stock real y el teórico se genera automáticamente un documento de ajuste que quedará asociado al conteo.


  • Para finalizar un conteo online, se presiona el botón "Finalizar", se informará con un mensaje "Estas a punto de finalizar el conteo de inventario. Esta acción no puede deshacerse".


  • Se presiona el botón "finalizar" y pasará a la pantalla del listado de conteos con el nuevo estado "cerrada"



Actualización

Luego de generado un conteo si el mismo se confirma:

  • es enviado a BMC para su actualización en Central.

Conteo de inventario en BMC

En BMC sólo se podrán visualizar los conteos que se hayan generado en todas las tiendas. Siempre y cuando las mismas no se encuentren en estado "abierta". No se podrán crear nuevas.
El listado de los conteos se podrá filtrar por los siguientes campos:

  • Tienda (lista de tiendas o todas)
  • Nro desde y hasta (del documento)
  • Estado (del documento)
  • Número de comprobante
  • Fecha desde-hasta



Las únicas acciones disponibles en BMC para los conteos son: