1. Objetivo
El objetivo del presente documento es brindar un paso a paso para realizar la puesta en marcha del sistema Fiscal Flow en Colombia.
2. Pasos previos a la instalación
Antes de poder realizar la instalación del sistema Fiscal Flow en Colombia es necesario contar con los siguientes pasos previos:
2.1 Rangos de Numeración
Los contribuyentes obligados a expedir facturas deben solicitar a la Dian una resolución en la que se autorice el rango de numeración a utilizar en la facturación.
Los contribuyentes que están obligados a facturar deben solicitar a la Dian la autorización de los rangos de numeración de las facturas a expedir de acuerdo a lo señalado por la resolución de la Dian número 0042 de 2020 a partir de su artículo 37.
No es que se solicite autorización para emitir facturas; lo que se autoriza es el rango de números consecutivos de las facturas a emitir.
En consecuencia, la autorización de facturación es un acto administrativo de carácter particular proferido por la Dian en el cual se autoriza a un contribuyente para que utilice en sus facturas un rango consecutivo de numeración, con una vigencia temporal determinada.
Estos rangos de numeración deben contener la siguiente información para ser dados de alta en Fiscal Flow:
- Tipo de Resolucion: valores posibles factura electronica o ticket POS
- Tipo de comprobante: tipo de comprobante para el cual se dará de alta la resolucion (factura de venta, notas de credito, etc)
- Numero de Resolucion: numero o codigo que identifica una resolución emitida por la DIAN
- Fecha resolucion
- Prefijo: prefijo de maximo 4 caracteres (letras o numeros) que identifican la resolución que se emitió.
- Rango desde: numero de inicio del rango de numeracion.
- Rango hasta: Numero de finalizacion del rango de resolucion.
- Valido desde: Fecha en la que entra en vigencia la resolucion.
- Valido hasta: Fecha de vencimiento de la resolucion.
2.2 Datos del Proveedor Tecnológico
Para que pueda ocurrir el intercambio de información debe existir un enlace entre DIAN y Fiscal Flow, este enlace se crea a través de los siguientes datos que son suministrados por el proveedor tecnológico:
- Usuario Proveedor Tecnológico
- Password Proveedor Tecnológico
- Client ID
- Account ID
3. Pasos post instalación
A continuación se detallan las configuraciones a realizar una vez que se cuenta con la aplicación instalada y con las claves de acceso.
Como primer paso se requiere conectarse a la consola de administración, accediendo desde la opción "Iniciar sesión" de la página http://www.fiscalflow.com.ar/.
El sistema solicitará las credenciales de acceso, con lo cual se deberá ingresar el nombre de usuario, la contraseña y la compañía.
3.1 Creación de una nueva compañía en Fiscal Flow
Para operar con Fiscal Flow se requiere registrar la compañía. Es necesario tener la siguiente información para rellenar el formulario:
Información General
- ¿Modo Testing? IMPORTANTE. No tildar la opción, ya que estamos configurando una nueva compañía para el Entorno de producción.
- Código
- Nombre
- Razón Social
- Dirección
- Direccion Legal
- País
- Departamento
- Ciudad
- Código Postal
- Teléfono
- Nro Identificación
- Dígito verificador
- Régimen fiscal
- Responsabilidad fiscal
- Inicio de actividades
Configuración
- Usuario Proveedor Tecnológico
- Password Proveedor Tecnológico
- Client ID
- Account ID
- Certificado
- Fecha de expiración
- Clave privada
- Certificado
- Autencticación (Tildando la opción Estandard)
- URL Metadata SAML 2.0
- En el siguiente link se encuentra el paso a paso para la creación de la compañía:
-
3.2 Alta de Rangos de Numeración
Para realizar el alta de los rangos de numeración existen 2 opciones, manual (de forma individual) y masivamente. En el siguiente enlace se encuentra el paso a paso para poder efectuar el alta de dichos rangos:
3.3 Crear Unidades de Negocio
En Fiscal Flow por defecto al crear una compañía se crea una unidad de negocio.
Una unidad de Negocio es un segmento de la compañía que funciona como agrupador de las tiendas. La compañía puede tener N unidades de negocio o una única unidad para operar.
Para seguir el paso a paso sobre la creación, visualización y modificación de una unidad de negocio podemos visitar el siguiente enlace:
3.4 Crear Tiendas
Cada unidad de negocio podrá tener una o más tiendas desde las cuales operará. Es requisito contar con por lo menos una tienda para operar. Para seguir el paso a paso sobre la creación, visualización y modificación de una tienda podemos visitar el siguiente enlace:
3.5 Crear Terminales
Cada tienda debe tener al menos una terminalpara poder operar. Para seguir el paso a paso sobre la creación, visualización y modificación de las terminales podemos visitar el siguiente enlace:
3.6 Monitoreo de Terminales
Para dar por terminado la puesta en marcha es necesario verificar que las terminales estén funcionando correctamente. Para ello existe una opción en Fiscal Flow que permite monitorear las terminales. Para ver el paso a paso podemos visitar el siguiente enlace: