Millen-30169 – Módulo Automação do Pré-Faturamento Automático

Release - 105
Versão  - 5
Autor    - Jaciara Silva

Caminho:

Vendas > Cadastros > Automação do Pré-Faturamento Automático

Objetivo

O conceito de Pré-Faturamento Automático é permitir que o usuário do sistema selecione vários pedidos de venda e pré-fature todos ao mesmo tempo. A função principal deste módulo é verificar os pedidos cadastrados no banco de dados, analisar o estoque de produtos e executar uma separação de mercadoria, de acordo com os critérios definidos pela empresa.

A automação desse recurso permitirá que o próprio sistema acione a rotina de pré-faturamento e, com base em regras previamente definidas, selecione os pedidos de vendas que atendam a essas regras e gere os pré-faturamentos desses pedidos.

Definidas as regras de filtragem dos pedidos, a partir de um agendamento, o e-Millennium fará uma varredura no banco de dados e executará as rotinas de seleção dos pedidos e a geração dos pré-faturamentos, sem qualquer intervenção dos operadores do sistema.

Pré-requisitos

Instalar o módulo millenium_dap.minst. Para informações sobre como fazer a instalação de módulos no e-Millennium acesse o Manual de instalação de módulos no e-Millennium.

Parâmetros

A parametrização será realizada na própria criação das regras de automação.

Entradas

Criação de Regra de Automação

Ao criar uma regra de automação, a empresa definirá os parâmetros que o sistema deverá seguir para filtrar e selecionar um pedido de venda a ser pré-faturado.

A Regra de Automação funcionará como um robô e terá um agendamento interno que no período determinado (geralmente a cada 60 minutos) executará uma rotina de varredura no banco de dados do sistema, acionando a rotina de geração dos pré-faturamentos automáticos.

Em Vendas > Cadastros > Automação do Pré-Faturamento Automático, configure:

1 - Guia Geral

Código - É um campo obrigatório, alfanumérico, pode ser preenchido de acordo com a necessidade da empresa, será usado para identificar a regra de filtragem no banco de dados.

Tipo de Pedido - Quando preenchido, o sistema filtrará somente os pedidos do tipo selecionado, podendo ser mais de um tipo.

Limite de Pedidos Processados por Execução - Se a empresa tem um grande volume de pedidos, é interessante definir uma quantidade de pedidos para processar, porque isso irá interferir diretamente no tempo que o sistema levará para executar o processamento.

Geração de Pré-Faturamento

Estratégia - É um parâmetro de preenchimento obrigatório, que como o próprio nome diz, define a estratégia da empresa no que refere a separação dos pedidos de venda a serem pré-faturados.

Estratégia Quebra: Determina a porcentagem mínima que o cliente aceitará receber do pedido feito. Se o percentual for zero, significa que o cliente só aceitará receber o pedido inteiro, portanto não deverá ser feita a distribuição enquanto o estoque não puder atendê-lo completamente. Por exemplo, se o cliente disser que não aceita receber menos do que 90% do pedido feito, este recurso irá analisar se é possível atender essa quantidade, caso contrário, a distribuição não será feita até que este percentual possa ser atendido. A análise poderá ser feita por tamanho, cor, estampa, referência e proporção:

Grade - Ao marcar este campo, o sistema verifica se há quantidade suficiente para distribuir todos os tamanhos do produto. Se algum tamanho do produto não puder ser atendido, o sistema não deverá separar nenhum tamanho da grade.

Cor - Ao marcar este campo, o sistema verifica se há quantidade suficiente para distribuir todas as cores do produto. Se alguma cor do produto não puder ser atendida, o sistema não deverá separar nenhuma cor.

Estampa - Ao marcar este campo, o sistema verifica se há quantidade suficiente para distribuir todas as estampas do produto. Se alguma estampa do produto não puder ser atendida, o sistema não deverá separar nenhuma estampa.

Referência - Ao marcar este campo, o sistema verifica se há quantidade suficiente para distribuir todos os produtos do pedido. Se algum produto não puder ser atendido, o sistema não deverá separar nenhum produto.

Proporção na Grade - Esta opção deverá ser marcada para os clientes que só recebem pedidos com proporção nas grades. Exemplo um pedido possui a seguinte grade:

P=10 M=20 G=10

e o estoque possui a seguinte quantidade :

P=8 M=22 G=11

Nesse caso, o sistema não deverá fazer a distribuição porque não há quantidade suficiente para atender a proporção do tamanho P.

Pacote Comercial – Se no pedido de venda tiver produtos incluídos em algum pacote comercial e se não houve quantidade em estoque de algum item do pacote, nenhum item do pacote deverá ser separado.

Ignorar Item – Este parâmetro tem a função de liberar a separação dos pedidos, que por motivo de quebra em algum de seus itens, não possa ser pré-faturado. Ao ser acionado, o sistema irá descartar o item impossibilitado de ser pré-faturado e executará o pré-faturamento dos demais itens do pedido, a fim de permitir o faturamento e entrega dos itens que estão disponíveis em estoque.

Estratégia Distribuição - Mesmo que o estoque de peças possa atender ao pedido todo, deverá ser distribuído somente o percentual determinado pelo cliente. Por exemplo, pode ser que um cliente não tenha espaço físico para armazenar todo o pedido e deseje recebê-lo em duas vezes. Este parâmetro possibilita que o DAP seja configurado para distribuir e pré-faturar apenas 50% do pedido desse cliente. Para isso, o campo Percentual deverá ser preenchido com a porcentagem desejada.

Importante! Se for necessário fazer uma distribuição específica para um cliente em um determinado momento, isso poderá ser configurado e executado de forma manual, através do link: Vendas > Pré-Faturamento Automático.

2 - Guia Opções para Separação – Estoque

% Disponível - Neste campo é informado qual percentual do estoque estará disponível para distribuição. Este recurso pode ser utilizado se o usuário quiser manter parte do estoque para atender vendas da loja física, por exemplo. Dessa forma, o sistema procederá com a distribuição dos pedidos até o limite estabelecido pelo usuário.

Filiais - Neste campo são indicadas as filiais cujos estoques serão usados na distribuição. Se nenhuma filial for selecionada, o sistema irá considerar o estoque de todas as filiais para atender os pedidos.

Lote - Quando preenchido, o sistema irá considerar somente a quantidade do lote definido neste parâmetro, para atendimento dos pedidos de vendas.

Prioridade das Filiais – Selecione a ordem na qual as filiais devem ser atendidas.

3 - Guia Opções para Separação – Pedidos

Mín. Faturar por Pedido - Neste campo digite o valor (R$) mínimo que os produtos distribuídos devem atingir para que o pré-faturamento seja feito.

Mín. Restante por Pedido - Neste campo digite um valor mínimo que poderá restar no pedido após a distribuição dos itens. Se, após a distribuição, o valor restante dos itens não atingir o mínimo estipulado pelo usuário, o pré-faturamento não será feito.

% Mín. p/ Separação por Pedido - A quantidade em estoque deverá atender o mínimo definido neste parâmetro, caso contrário o pedido não será pré-faturado.

Mín. Faturar por Parcela - O valor de cada parcela do pedido de venda deverá atingir o mínimo definido neste parâmetro, para que o pré-faturamento seja feito.

% Máx. para Alocação da Mesma Cor - Permite que uma determinada cor não seja totalmente alocada para atender um único pedido, fazendo com que pedidos de outros clientes deixem de ser atendidos por quebra da cor.

Mín. Faturar por Cliente - O pré-faturamento somente será gerado para um determinado cliente se a somatória dos seus pedidos atingirem o valor (R$) mínimo definido pelo usuário neste campo.

Mín. por Estado (Exceto FOB) - Ao ligar este parâmetro, o sistema irá pré-faturar os pedidos de um determinado cliente, mesmo abaixo do mínimo estipulado pelo usuário, deste que o cliente assuma o custo do transporte.

4 - Guia Opções para Separação - Prioridades

O sistema seguirá a ordem de prioridades definida nesta tela, para executar a separação dos pedidos de venda.

A seguir, sabia qual o comportamento do sistema para cada opção disponível de prioridade. Será necessário selecionar todas, mas atenção ao selecionar as prioridades, para que uma não invalidade automaticamente a outra.

Ao selecionar a prioridade, informe na coluna ao lado a ordem que o sistema deverá acatar. Lembrando que as prioridades são definidas pela empresa e dependem das suas diretrizes internas.

Usar Ordem - Deverá estar ligado para ativar a priorização na seleção dos pedidos.

Data de entrega - Os pedidos com data de entrega mais antigas terão prioridade.

Data de emissão - Os pedidos com data de emissão mais antigas terão prioridade.

Pontualidade - Será realizada uma média ponderada entre os dias de atraso e o valor do pagamento, portanto um título de valor alto, mas com poucos dias de atraso terá uma média mais alta que um título de valor baixo com um atraso relativamente grande.

Volume no período - Será verificado o faturamento do cliente nos últimos seis meses, para definir a ordem de prioridade na distribuição dos pedidos. Os clientes com maior média de faturamento serão atendidos na ordem decrescente.

Prazo de pagamento - Os pedidos com prazo de pagamento menor terão prioridade.

Maiores pedidos (Valores) - Os pedidos com maior valor terão prioridade.

Menores pedidos (Valores) - Os pedidos com menor valor terão prioridade.

Pedidos prioritários - Neste caso, os pedidos marcados como prioritários, simplesmente, terão preferência.

Peso – Será usado pelo sistema para critério de desempate, nos casos que houve vários pedidos que atendam a mesma prioridade. Por exemplo:

• • Encontrados dois pedidos com valor de 50.000,00
  • Pedido A, prazo para pagamento 30 dias
  • Pedido B, prazo para pagamento 90 dias
  • Prioridade será para o pedido A, porque a empresa receberá antes .

Após a configuração da regra de automação:

• Salvar;
• Na tela de consulta, clique em Procurar, para visualizar as Regras de Automação geradas.

Alterar Regra de Automação do Pré-Faturamento Automático

Disponibiliza todos os campos da tela de cadastro para que o operador do sistema realize as alterações necessárias. Para alterar o cadastro de regras é necessário ter acesso no Gerenciador de Usuário do sistema, caso contrário o link não será disponibilizado para o usuário.

• Faça uma busca;
• Selecione a regra;
• Altera Automação;
• Altere as informações necessárias;
• Salvar.

Excluir Regra de Automação do Pré-Faturamento Automático

Para excluir o cadastro de regras é necessário ter acesso no Gerenciador de Usuário do sistema, caso contrário o link não será disponibilizado para o usuário.

• Faça uma busca;
• Selecione a regra;
• Exclui Automação;
• Excluir.

Copiar Regra de Automação do Pré-Faturamento Automático

Permite fazer uma cópia do cadastro de outra regra. Este recurso pode ser útil para gerar regras semelhantes e alterar somente os parâmetros necessários.

Para copiar o cadastro de regras é necessário ter acesso no Gerenciador de Usuário do sistema, caso contrário o link não será disponibilizado para o usuário.

• Faça uma busca;
• Selecione a regra;
• Copiar;
• Preencha o código para o cadastro a ser criado;
• Faça as alterações necessárias;
• Salvar.

Consultar Regra de Automação do Pré-Faturamento Automático

Este link disponibiliza as informações do cadastro de regras somente para leitura, todos os campos estarão desabilitados, impossibilitando qualquer tipo de alteração.

Para consultar o cadastro de regras é necessário ter acesso no Gerenciador de Usuário do sistema, caso contrário o link não será disponibilizado para o usuário.

• Faça uma busca;
• Selecione a regra;
• Consulta Automação;
• Fechar.

Validações e Saídas

1. Após o sistema executar as rotinas de automação, o usuário poderá consultar os pré-faturamentos gerados automaticamente, em Logística > Expedição > Pré-Faturamentos de Saída.
2. Os pré-faturamentos gerados por automação não poderão ser analisados como ocorre na tela de Pré-Faturamento Automático manual, o processo acontece todo internamente, sem interferência do operador do sistema.