• Antes iniciar um novo pedido de compra, acesse a guia Pré-pedidos e verifique se existem produtos já solicitados ou oriundos de encomendas. Caso houver, analise se esses itens devem permanecer no pré-pedido para serem adicionados ao novo filtro ou se devem ser excluídos.

• Quando o comprador da rede faz o pedido para todas as filiais, pode trabalhar de duas formas: transferir todos os pedidos para a sua filial ou gerar cada pedido a partir de cada filial, bastando para isso mudar a filial selecionada para a que deseja efetuar as compras.

• Produtos que estiverem configurador com "compra bloqueada?" em seu cadastro não serão gerados a partir dos filtros do pedido, somente se selecionado manualmente ou através de encomendas.

• Quando adicionar um produto à lista de compras que já esteja em pré-pedidos, o sistema exibe mensagem informando que este produto já está sendo comprado, porém não faz nenhum bloqueio.

• F8 - Estoque nas filiais: quando a guia 4 (EST198 - Consulta de Produtos) estiver desmarcada liberará a visualização das colunas: Novo Mix, Novo Mín, Nova Demanda fixada e Nova Demanda. Para editar a informação dos novos campos acima basta selecioná-lo e pressionar ENTER, para finalizar basta pressione ENTER novamente.
• F10 - Histórico de compras: Abre o histórico de compra dos itens, apresentando os dados das últimas 20 compras, para que o comprador possa analisar as melhores negociações, preços, fornecedores, etc.
• F11 - Exibir/ocultar informações adicionais dos produtos: Exibe informações referentes à última compra do produto, tais como preço, fornecedor, data da compra, etc.
• ALT + I - Movimentar itens do pré-pedido: Por meio desta função é possível excluir itens, transferi-los para outro pedido, importar e exportar arquivo de preços, realizar a conexão manual de produtos ou transferir itens de ofertas.
• ALT + E - Excluir pedidos das filiais: Esta funcionalidade permite selecionar vários pedidos simultaneamente, além de algumas facilidades, como selecionar todos os pedidos de determinada filial ao marcar o campo ao lado do seu nome.
• F2 - Adicionar Produtos: permite a inclusão de produtos durante a visualização de pedidos de compra agrupados, no campo Filial deverá estar selecionado "** Todas Filiais **" e Agrupar por igual a Pedidos, após consultar e selecionar o produto desejado abrirá uma tela para selecionar em qual pedido de compra este será vinculado, e na sequência deverá informar a quantidade a ser adquirida através do ENTER na filial desejada.
• CTRL + F - Localizar item: Digitando a descrição do produto dentro de um pedido de compra, o sistema mostra em quais pré-pedidos esse item está inserido.

Acesso Rápido

Através da aba Novo Filtro o responsável por compras poderá escolher a melhor forma de gerar os pré-pedidos de compra e utilizando os filtros disponíveis ou importar um arquivo com os produtos.

Gerando pré-pedidos por filtros

Para gerar os pedidos de compra o usuário poderá selecionar por grupo principal, tipo de produto, produto, seção e laboratório.

Acesso rápido

Esta tela do pedido de compras é utilizada para efetivar o pedido e fazer a geração do mesmo. A partir daqui, é possível fazer pedidos de qualquer filial sem a necessidade de sair do sistema para selecionar outra filial da rede, bastando para isso, alterar a filial selecionada. Neste caso, é preciso ter muita atenção, pois todas as operações realizadas a partir desta tela são baseadas na filial selecionada e não na filial logada. Por exemplo, ao acessar o cadastro de produtos, são mostradas as informações referentes ao produto na filial selecionada, assim como o tele processamento, as conexões, etc.

Na tela de pré-pedido são listados todos os produtos para compra de acordo com os filtros selecionados anteriormente, adicionando a eles, as encomendas dos clientes que foram lançadas pelos vendedores e ainda alguns itens que porventura possam ter ficado na tela antes de gerar os filtros.

Se o programa Negociações de Compra (Cadastros) estiver configurado para utilizar a negociação no processo de compras e houver configuração de preço máximo de compra para o produto, ao gerar um novo filtro de pré-pedido o sistema utilizará este preço ao invés do custo médio do produto.

É possível gerar vários pedidos paralelamente para os fornecedores que não possuem pedido eletrônico. Ou seja, ao selecionar vários pedidos de fornecedores sem P.E na aba “Pré-pedido” utilizando o filtro todas as filiais, permitirá a geração dos pedidos normalmente para esses fornecedores, e se porventura seja selecionado pedidos que não possua fornecedor vinculado, ao tentar gerar os pedidos retornará mensagem informativa.

Quando liberado o produto "37 – Produto Alternativo Indicado" o Linx Softpharma verificará se existe alguma Campanha cadastrada para a loja, após isso também validará se tem algum produto de referência na lista de faltas e, caso esse produto tenha um produto de referência indicado com o ícone do parceiro, este ícone passará a ser exibido na coluna “alternativo”, essa nova coluna tem por finalidade apresentar ao comprador que além do produto solicitado existe também um outro produto do parceiro que poderá substituí-lo.

Botão “Itens”: quando selecionado Todas as Filiais e agrupado por Pedidos, ao pressioná-lo, abrirá a tela “destino para os Itens de Compra”, que permitirá que os itens listados em tela e suas respectivas quantidades listados, sejam transferidos para outro pré-pedido, novo ou existente. Nesta tela, serão apresentadas as seguintes opções:

• Pré-pedido de compra padrão: os itens serão transferidos para o pré-pedido Padrão.

• Novo pré-pedido de compra para cada filial, conforme origem: os itens e suas quantidades serão transferidos para um pré-pedido que será criado para cada filial, mantendo a mesma origem dos itens e quantidades atuais. Ao transferir os itens de um pré-pedido para outro, as quantidades de sugestão de compra de um mesmo produto serão somadas e serão separados automaticamente levando-se em consideração a filial de origem dos pedidos atuais. Por exemplo:

  • No pré-pedido atual, os produtos estão da seguinte forma:

    • Produto A, sugestão de compra: 5, pedido: Éticos, filial: 1.

    • Produto A, sugestão de compra: 2, pedido: Éticos, filial: 2.

    • Produto A, sugestão de compra: 1, pedido: Padrão, filial: 1.

  • Ao transferi-los para um novo pedido, ficará assim:

    • Produto A, sugestão de compra: 6, pedido: "<Novo>", filial: 1.

    • Produto A, sugestão de compra: 2, pedido: "<Novo>", filial: 2.

• Novo Pré-pedido de Compra para a Filial Selecionada: Quando selecionada, todos os itens e suas respectivas quantidades serão transferidas para um único pré-pedido, que será criado para a filial selecionada no menu “Filial”.

• Pré-pedido de Compra existente: Poderá transferir os itens para outro pré-pedido já criado.

Ainda, quando selecionado "todas as filiais" e agrupado por "pedidos", quando pressionado o atalho “F11”, são apresentadas ou ocultadas informações referentes ao estoque do item nas lojas e às movimentações do Produto.Também é apresentado ou ocultado o quadro “Soma de Compras por Laboratório e Filiais”, que se trata de uma totalização por laboratório.
No quadro, serão listados os laboratórios de todos os produtos dos pedidos selecionados no campo “pré-pedido aberto(s)”. Ou seja, a listagem de laboratórios será com base em todos os produtos existentes nos pré-pedidos marcados, e não com base nos produtos que estão sendo listados em tela.
O valor de custo da compra dos itens, presentes nos pré-pedidos, será somado por filial e apresentado no quadro. Na coluna “rede” será apresentado a soma dos valores da compra, direcionada ao laboratório, em todas as filiais.
Ao lado de cada laboratório, terá um campo checkbox para possibilitar a seleção de determinado laboratório. Ao marcar um laboratório e pressionar o botão “Filtrar por Laboratório”, em tela serão listado apenas os itens deste laboratório, e apenas o mesmo permanecerá listado no quadro.
O sistema trabalha com vários pré-pedidos simultaneamente, e para permitir maior flexibilidade, são disponibilizadas 3 tipos de pré-pedidos de compra, cada qual com suas particularidades, conforme segue:

Pré pedido padrão

• O preço unitário é pego do campo Custo Médio, na tela de cadastro de produtos.

• A fração utilizada para cálculos é a do produto, independente do fornecedor ter fração específica ou não.

• Não é possível informar fornecedor para o pedido padrão.

Novo Pré-pedido

• É possível informar uma descrição para o pré-pedido, bem como selecionar um fornecedor para o mesmo.

• Informando o fornecedor, serão listados no pré-pedido apenas os produtos que tenham conexão com o fornecedor especificado.

• Quando informado fornecedor, o preço unitário e a fração do produto são baseados naquele fornecedor específico e não nas informações do cadastro de produtos.

• Depois de informado um fornecedor para o pré-pedido, não é possível trocá-lo e nem retirá-lo, somente através de transferência de itens para outro pré-pedido.

• O pedido é gravado com a seguinte configuração: número do pedido (que é formado pelo número da filial do pedido + número da filial física + seqüência interna de pedido, descrição, status (cotado/não cotado) e fornecedor.

• Somente a descrição do pedido pode ser alterada depois do mesmo ser gerado, clicando no botão .

• Quando o fornecedor informado para o pré-pedido possuir o parâmetro Negociação de Compras (Compras) MARCADO, o sistema exibe um campo preço max. compra. Este campo é preenchido de acordo com as negociações cadastradas para o fornecedor do pré-pedido e o produto selecionado, ainda considerando a filial a que pertence o pré-pedido.

Pré-pedido já existente

• Esta opção é utilizada para adicionar itens que devem ser comprados a uma lista já existente.

• Caso o produto que está sendo adicionado já exista no pedido, somente a quantidade é alterada.

Trabalhando com um item em pré-pedido

O sistema oferece várias opções para trabalhar com cada item tais como alteração de informações, consulta de dados importantes para a tomada de decisão, entre outros descritos abaixo:

• Alterando quantidade e preço unitário: Teclando Enter sobre um item é possível alterar a quantidade de itens a comprar e o preço unitário do produto. Lembrando que, se o pedido estiver com fornecedor informado, este preço unitário é o custo do produto no fornecedor. Quando se faz negociação com o fornecedor para um preço diferente, deve-se informar esse preço no valor unitário para que o pré-pedido que está sendo alterado fique com o valor mais próximo possível do valor final do pedido.

• Movimentações e histórico do produto: teclando F11 – histórico, é possível ver as informações de última compra do produto selecionado, bem como as informações de movimentação real em estoque do produto (já incluindo a dedução de cancelamentos e retorno de clientes), e curva de cada filial.

  • Estoque das outras filiais: teclando F8 – estoque das filiais, é aberta uma tela com as informações do estoque do produto em todas as filiais, quantidade de dias para o giro do estoque, curva, quantidade em pedidos, data da próxima entrega do produto (quando existir itens em pedidos Aguardando Entrega), mix, mínimo, demanda, demanda fixada, romaneio a receber e a enviar, estoque previsto. Quando a guia 4 do programa EST198 – Consulta produtos estiver desmarcada, o usuário poderá informar novos valores de mix, mínimo, demanda e demanda fixada. Na linha "total rede", aparecerão a soma das informações: Demanda, Estoque atual, Pré-entradas, Pré-pedido, Pedidos a transmitir, Aguardando entrada, Transferência a receber e a enviar, Romaneio a receber e a enviar, Estoque previsto. Para que o usuário consiga visualizar este totalizador é necessário que mais de uma filial esteja ativa no sistema e que as guias 2 e 3 do programa EST198-Consulta Produtos estejam marcadas.

  • Razão do produto: teclando F12, o sistema carrega na tela o programa de razão de produtos já com o item selecionado. Clique em imprimir para visualizar a razão do produto.

  • Excluindo itens do pedido: Se desejar excluir um item apenas, basta teclar Delete sobre o mesmo. Para excluir mais itens, clique em 4 – Itens, excluir, e selecione a opção desejada.

  • Marcando e desmarcando itens: A tecla de atalho F6 é utilizada para marcar e desmarcar todos os itens do pré-pedido de uma vez só.

Cotação

Ao clicar no botão cotação da aba pré-pedidos, abrirá uma nova tela com os seguintes filtros:

• Opção de cotação: nesse campo o usuário poderá selecionar quais tipos de produtos serão enviados para orçamento:

  • Todos os produtos do pré-pedidos;

  • Somente os produtos marcados;

  • Somente o produto selecionado;

  • Somente os produtos não marcados.

• Opção de preços: selecione se deseja pesquisar por preços estaduais ou interestaduais.

• Cotação entre fornecedores: selecione o tipos de fornecedores que receberão o pedido de cotação:

  • Todos os fornecedores com conexão de preços;

  • Somente fornecedores com tele processamento;

  • Somente fornecedores sem tele processamento.

• Itens fracionados por: possibilita ao usuário selecionar se deseja cotar pelo melhor custo financeiro ou unitário:

  • Valor do Caixa (menor custo financeiro): se trata do valor da ‘caixa’, e nada se altera no processo de cotação;

  • Valor do item (menor custo unitário): se refere ao valor do item. O valor será calculado dividindo-se o valor da ‘caixa’ pela fração do fornecedor. Ganha o fornecedor que apresentar o menor valor unitário.

• Selecione os fornecedores que deseja realizar a cotação: nessa tabela serão listados os fornecedores que possuem tele processamento e/ou conexão para múltipla seleção.

Após os filtros desejados pressione "OK" para envio da cotação.

Cotação Perfumaria

A cotação eletrônica somente é permitida para produtos pertencentes ao grupo principal "Perfumaria" e ainda para os clientes que tiverem o produto Cotação liberado para o seu código de cliente junto à Softpharma. Para maiores informações referentes ao produto, entrar em contato diretamente com a célula Comercial da Linx Softpharma.

O objetivo da cotação é verificar o melhor preço da mercadoria em uma lista de fornecedores e comprar com o fornecedor que oferecer o menor preço. Após fazer a cotação eletrônica, o sistema separa os itens de melhor preço com cada fornecedor correspondente e gera novos pré-pedidos com a mesma descrição do pré-pedido original, acrescentando ao final o código do fornecedor e o status de "Cotado". Importante: Um pedido já cotado não pode ser cotado novamente.

Existem duas formas de efetuar a cotação eletrônica, conforme descrito abaixo:

• A partir da filial selecionada: Onde deve-se selecionar um pré-pedido e efetuar a cotação, selecionando os fornecedores desejados.

• A partir do agrupamento de pedidos: Onde são cotados os produtos de todas as filiais ao mesmo tempo e separados em pré-pedidos para cada filial. Para cotação agrupada, podem ser utilizadas as opções por grupo Principal e por Pedidos. Na opção de Grupo Principal, não são inclusos na cotação, produtos de pedidos que já tenham sido cotados e os oriundos de ofertas. Já na opção por Pedidos, o usuário deve ter atenção para não selecionar esses pedidos, pois o sistema não faz bloqueios quanto à escolha dos pedidos para cotação.

No pedido cotado, ainda podem ser efetuadas algumas alterações do produto. Teclando enter sobre o item, o usuário pode verificar todos os fornecedores com os quais o item foi cotado, por ordem de melhor preço. Ainda, é possível alterar a quantidade para compra e o preço unitário do produto e transferir esse item para outro pré-pedido de compra.

• Cotação por arquivos (manual): Para efetuar cotação de perfumaria manual (quando o fornecedor envia um arquivo com os preços dos produtos), a farmácia deve exportar um arquivo com os produtos de um ou mais pedidos para o fornecedor, este preenche com os valores e devolve para a farmácia. O responsável pela compra importa esses arquivos dos fornecedores e faz a cotação, selecionando os fornecedores com os quais deseja cotar o pedido. Para exportar os itens, o usuário pode optar por exportar os itens do pedido em edição ou com base nos pedidos gerados, que abre uma listagem para que sejam selecionados os pedidos que deseja exportar ao fornecedor.

• Analisando o relatório de cotação: Após efetuar a cotação de perfumaria, é possível verificar a porcentagem de melhor preço entre os fornecedores cotados. Clicando em Imprimir e selecionando a opção Fornecedores Cotados, o sistema mostra o relatório baseando-se em todos os pedidos cotados abertos para a filial selecionada. Do total de itens cotados, são calculados quantos tiveram melhor preço com cada fornecedor e qual o percentual correspondente a esses itens relacionados ao total do pedido.

Depósito

• Enviando pedidos para a filial depósito: Quando a farmácia utiliza filial Depósito (fisicamente), é possível que as filiais efetuem pedidos para essa filial e faça o pedido de compra apenas das quantidades não atendidas pelo depósito. Para isso, a partir de um pré-pedido de compra, clicar no botão 6 - Depósito. As quantidades que o depósito não poderá atender ficará pendente no pré-pedido, portanto esses itens devem ser pedidos para o fornecedor. Caso existirem produtos psicotrópicos no pedido, a solicitação somente será efetivada caso as filiais tenham a mesma base de CNPJ.

• Enviando romaneios para filiais solicitantes: Na filial depósito, o setor responsável pelo estoque recebe essas solicitações das filiais, separa as mercadorias e faz a conferência dos itens. Assim que pronto para ser transmitido, deve-se clicar em Transferir para que seja feita a transferência da filial depósito e a entrada automática na filial solicitante (desde que as lojas estejam on-line), emitindo um recibo que deve ser anexado às caixas de mercadorias. No caso de transferência de medicamentos psicotrópicos, somente podem ser transferidos caso as duas filiais tenham a mesma base de CNPJ. Informamos ainda que é obrigatória a emissão de nota fiscal M1 para que esse processo seja legal.

A quantidade máxima permitida em uma única nota fiscal é 990 itens (Legislação do ICMS -Clique aqui, portanto, esta é a quantidade máxima permitida no romaneio.

Existe um controle no processo de romaneio que permite à filial depósito reservar a sua demanda no processo de transferência, de forma que a quantidade definida não seja transferida para as outras filiais. Para utilizar esta foram de trabalho o usuário deve marcar a opção Reservar demanda da filial depósito na transferência por romaneio no parâmetros do sistema (Parâmetros > Parâmetros da Empresa). Com isto, o cálculo para obter a quantidade disponível passa a ser o seguinte:

Quantidade disponível = Quantidade. total do item - Demanda do item na filial depósito - Quantidade já reservada em romaneios.

CONECTANDO ITENS AO PRÉ-PEDIDO

Para os pedidos que já tenham fornecedor informado não é necessário efetuar a conexão dos produtos, pois somente são inseridos no pré-pedido os que têm conexão. Já para conectar produtos de pedidos sem fornecedor, é necessário clicar em Conexão, selecionar o fornecedor desejado e clicar em Ok. Dessa forma, os produtos que tiverem conexão de código de barras com o fornecedor selecionado serão sinalizados com bolinha verde e podem ser transmitidos para compra.

Outra forma efetuar a manutenção dos itens em pré-pedido, é efetuar as conexões com os fornecedores através do botão Itens > Exportar/Importar itens Fornecedor escolhendo a opção Importar itens para conexão, por sua vez permite a conexão de um item para fornecedor sem P.E., lembrando que quando é realizado esse processo pode ocorrer que alguns itens não sejam atendidos pelo fornecedor, e por não haver retorno de preço a conexão será desfeita.

Gerando e transmitindo um pedido de compra

Quando finalizar a edição do pré-pedido de compra e ele estiver pronto para ser enviado para o fornecedor, clicando no botão gerar o sistema abre uma tela para informar os dados necessários para cada fornecedor, como código de faturamento, estadual ou interestadual, previsão de entrega, entre outros. A geração do pedido pode ser feita via tele processamento ou para fornecedores que não têm pedido eletrônico. Em ambas as situações o pedido fica pendente com situação Aguardando entrega até que o fornecedor faça a entrega da mercadoria, quando deve ser baixado o pedido de compra.

• Para fornecedores com Pedido Eletrônico: Para a geração de pedidos para fornecedores que trabalham com pedido eletrônico, é necessário que os produtos estejam conectados para que o pré-pedido seja gerado. A previsão de entrega é sempre lançada automaticamente com o dia seguinte, pois geralmente o prazo de entrega destes é de um dia apenas, porém pode ser alterada conforme a necessidade. É importante que a previsão de entrega seja informada corretamente pois é esta data que os vendedores vão visualizar ao consultar um produto em falta.

  • No caso da Pharmalink, o processo de geração do pedido é diferente. Clique aqui para maiores informações.

A geração dos pedidos de compra pode ser feita ainda pela tela de Agrupamento de pedidos. Nesta tela, existem algumas particularidades que serão explicadas a seguir:

• Na Panarello, é possível gerar o pedido com indicativo de promoção. Esta opção indica que o pedido será faturado com valor diferenciado pelo fornecedor.

• Ao marcar o campo cotefácil o sistema selecionará automaticamente o fornecedor Cote Fácil para o envio do pedido de cotação, assim que for informada a data em ‘Previsão de entrega’ e clicar em OK, o arquivo será gerado na pasta de instalação do Linx Softpharma cotefácil faltas, e será encaminhado para a aba ‘pedidos gerados’ com a situação ‘exportação para cotação’ (identificado pela bolinha azul). Os pedidos com esta situação serão excluídos automaticamente dois dias após o prazo máximo de exportação informado pelo usuário, pois na operação ‘Importar pedidos’ serão importados os pedidos já cotados e enviados para os fornecedores com a situação ‘Aguardando entrega’.

• Para fornecedores sem Pedido Eletrônico: Ao gerar pedidos de compra para fornecedores que não têm pedido eletrônico não é necessário que os itens estejam conectados. Neste caso, a previsão de entrega por padrão vem em branco para que o usuário informe, devido ao fato de que esses fornecedores geralmente tem um prazo de entrega superior aos de pedido eletrônico.

 Acesso Rápido

Todos os pedidos, após a geração, podem ser visualizados na guia Pedidos Gerados. Nesta tela do programa ficam separados por situação, todos os pedidos já gerados pelo sistema. Abaixo as situações dos pedidos e suas características:

• A transmitir: são listados nessa situação, todos os pedidos gerados, mas que ainda não foram transmitidos para o fornecedor. Quando nesta situação, o pedido já não pode sofrer nenhuma alteração, somente transmissão e exclusão. Nesta tela, o usuário tem acesso ainda à configuração do pedido eletrônico e visualização do mesmo.

• Transmitidos: são mostrados neste filtro, todos os pedidos que já foram transmitidos para o fornecedor, independente de terem sido faturados ou não (quando um produto retorna como não faturado, fica sinalizado com bolinha preta). Neste caso, os pedidos podem ser retransmitidos e excluídos totalmente, podendo retornar os itens do pedido para o pedido para uma nova compra.

• Aguardando entrega: nesta opção de filtro são mostrados todos os pedidos faturados pelo fornecedor e que estão aguardando a entrega da mercadoria. No caso de fornecedores de pedido eletrônico, a baixa é feita automaticamente quando realizada a importação da nota fiscal de compra. Ao buscar o retorno do pedido de compra, as quantidades não atendidas já são deduzidas do pedido que está no "Aguardando entrega" e enviadas para um pré-pedido com o mesmo nome do pedido original. Para os fornecedores que não possuem pedido eletrônico, a baixa deve ser feita manualmente, podendo ser total ou parcial. Assim que feita uma baixa de pedido, o sistema lança uma pré-nota de compra para conferência ou envia a mercadoria direto para o estoque, conforme a configuração do Parâmetros da Empresa (parâmetros) de entrada.

Ao excluir um pedido, caso o fornecedor utilize negociação no processo de compras, é necessário que o usuário informe usuário e senha/biometria de acesso supervisor para completar a operação. Além disso, na exclusão destes pedidos é gerado registro no Visualizador de log (Parâmetros > Visualiza LOG Acesso), contendo Data/Hora, usuário que realizou a exclusão, usuário e senha supervisor que foram utilizadas e os pedidos que foram excluídos.

Baixa de Pedidos

Após a geração e transmissão do pedido de compras, este apresenta o status “Aguardando entrega” e o próximo passo é realizar a baixa dos pedidos, que pode ser feito de duas formas: manual e automática.

Baixa manual

Essa funcionalidade deve ser utilizada quando o fornecedor não envia o arquivo XML da nota fiscal, seu funcionamento ocorre da seguinte forma, na aba “Pedidos Gerados” após consultar por “Pedidos aguardando entrega” selecione os pedidos de compra desejados e então clique no botão baixar, que permitirá as seguintes opções:

• Todos os pedidos selecionados: ao selecionar essa opção efetuará a baixa total dos pedidos, questionando: “conforme a baixa dos pedidos selecionados e a geração das respectivas pré-entrada de mercadorias? [SIM]/[NÃO]”, se sim:

  • Trocará o status de “aguardando entrega” para “pedidos Transmitidos”;

  • Sinalizará com indicador verde – entregue.

• Itens do pedido selecionado: permite ao usuário efetuar a baixa parcial do pedido, utilizado quando o fornecedor não envia o total dos produtos solicitados, e ao selecionar essa opção abrirá uma tela que permitirá o usuário inserir a quantidade de produtos recebidos, após esse processo o sistema questionará: “Conforme a baixa dos pedidos selecionados e a geração das respectivas pré-entrada de mercadorias? [SIM]/[NÃO]”, se sim:

  • O status permanecerá como “aguardando entrega”;

  • A coluna “atendido” é preenchida como “parcial”;

  • E sinalizará com indicador amarelo – aguardando entrega.

• Pedido não entregue: essa opção baixará os pedidos de compra selecionados como não entregues, ou seja, utilizado quando por algum motivo o fornecedor não efetuou a entrega da mercadoria e pedido foi cancelado, ao selecionar a referida opção o sistema questionará: “confirme a baixa do pedido selecionado para não entregue pelo fornecedor sem gerar pré-nota de entrada? [SIM]/[NÃO]”, se sim:

• O status do pedido é alterado para “pedidos não entregue”;

• A coluna “atendido” é preenchida como “total”;

• E sinalizar com indicador “X – não entregue”.

Baixa Automática

Essa funcionalidade ocorre quando o fornecedor disponibiliza o arquivo XML da NF-e. Ou seja, ao importar o arquivo ‘.xml’ no programa Importação de Nota Fiscal Eletrônica (Compras > Importar e Faturar NF-e) o fornecedor é identificado através do CNPJ e se verificado que para o mesmo fornecedor existem pedidos aguardando entrega será realizada a baixa automática do pedido. Com base de comparação dos pedidos de compra com a NF-e será o item, a data de lançamento da NF-e e a data de previsão de entrega do pedido:

• Primeiro é comparada a data de lançamento da NF-e com a data de previsão de entrega do pedido.

• Depois compara-se os itens contidos na nota com os itens do pedido aguardando entrega. Mesmo que um pedido não tenha sido atendido por completo, os itens encontrados serão baixados.

Quando ocorre as baixas parciais, o pedido de compra continuará como “aguardando Entrega” e na coluna “atendido” aparecerá a informação “parcial”.

Agrupamento de Pedidos

Ao trabalhar com a opção de agrupamento de pedidos, o sistema permite uma visualização completa das compras da farmácia. Aqui é possível visualizar de uma maneira geral, quais farmácias estão com estoque acima da demanda (célula pintada de vermelho) e quais estão comprando itens. Assim, o usuário tem a informação que permite, ao invés de efetuar a compra de mercadorias, solicitar transferências de filiais que estão com estoque sobrando para outras que estão precisando comprar, permitindo um equilíbrio do estoque e economia nas compras.

• F12 - Informações do Produto: Teclando F12 sobre um item do agrupamento, o sistema abre uma tela com as informações necessárias à análise do produto (estoque, mínimo, demanda, curva). Caso o produto tenha estoque acima da demanda, fica habilitado um botão Solic. Transf, indicando que o item tem quantidade suficiente em estoque para que seja remanejada para alguma das filiais com falta, evitando assim as compras desnecessárias.

• Enter sobre o produto: Teclando Enter sobre um item do agrupamento de pedidos, é aberta uma telinha com o preço negociado (somente quando agrupado por fornecedor e o mesmo estiver configurado para utilizar negociação nos pedidos de compra) e as quantidades solicitadas (para compra) em cada filial. Estas quantidades podem ser alteradas para baixo ou para cima, podendo ser zeradas inclusive. O sistema verifica algumas regras para fazer a dedução das quantidades dos pedidos de compra, sendo elas:

  • Primeiramente são deduzidas ou somadas as quantidades dos pedidos que não estão cotados, geralmente sendo inseridos no pré-pedido padrão.

  • Em segundo lugar, verifica e altera os pré-pedidos que não têm fornecedor informado;

  • Em seguida, altera os pré-pedidos que já estão cotados, lembrando que no caso de adição de itens, esses não mais poderão sofrer cotação devido ao pré-pedido já ter sido cotado uma vez;

  • Caso mesmo assim ainda sobrar pré-pedidos para serem alterados, o sistema altera a quantidade dos pedidos de ofertas.

• Agrupar por: selecione o agrupamento que deseja efetuar para trabalhar os pedidos de compra:

  • Grupo Principal: Utilizando o agrupamento de pedidos por grupo principal não é possível efetuar a geração dos pedidos, devido ao fato de estarem misturados os pedidos de vários fornecedores, assim como, pedidos de ofertas, cotados, etc. Esses casos devem ser gerados separadamente, portanto, não atendido por essa opção. A Cotação somente é permitida para o grupo principal Perfumaria.

  • Fornecedor: o agrupamento de pedidos por fornecedor permite a geração de pedidos, porém não permite a cotação, uma vez que já está sendo trabalhado com pedidos que estão identificados para determinado fornecedor.

  • Pedidos: para trabalhar com o agrupamento por pedidos, é necessária uma atenção especial. O sistema permite que sejam selecionados quaisquer pedidos, tanto para geração quanto para cotação. É preciso tomar cuidado para não selecionar, por exemplo, pedidos de ofertas para cotação.

• Ctrl + F na tela de agrupamento: teclando Ctrl + F a qualquer momento nesta tela de agrupamento de pedidos, é aberto um campo para digitação da descrição do produto que deseja localizar na lista. O sistema faz a busca do item (seja no início, meio ou final do nome), e para a seleção sobre o mesmo.

• Salvar: ao clicar no botão Salvar, o sistema grava a matriz de pedidos em arquivo .CSV (que pode ser aberto no Excel) dentro da pasta Exportação, no diretório onde o Linx Softpharma está instalado, e o abre na tela, caso o usuário desejar fazer alterações e/ou análise de informações.

A geração de pedidos de compra também pode ser feita pela tela de agrupamento, função que facilita e agiliza o envio dos pedidos aos fornecedores. Para maiores informações sobre este processo, conforme tópico acima "gerando o transmitindo pedidos de compra"

Acesso Rápido

O remanejamento de estoques é um ponto importantíssimo no pedido de compras, que proporciona uma economia de tempo e dinheiro muito grande. Baseado nas faltas de algumas filiais e no excesso de estoque em outras, o sistema é capaz de sugerir transferências entre filiais a fim de evitar compras desnecessárias.

O remanejamento ocorre da seguinte forma: com base em uma lista de produtos processados no agrupamento de produtos, ao teclar Ctrl + R o sistema abre uma tela solicitando ao usuário, quais filiais deseja que entrem no remanejamento. Neste caso é necessário ter muita atenção, pois no caso de fracionados, o sistema calcula por caixa e não por unidade, e caso seja feito o remanejamento, pode furar o estoque da filial que está transferindo. Após processar, abre uma tela com as filiais para as quais houve remanejamento. Nesta tela são mostradas as informações de cada item, de qual filial o produto deve ser transferido e as informações de curva, mínimo, demanda e estoque da filial que deve transferir a mercadoria. A quantidade a transferir sugerida é baseada em algumas regras que serão explicadas em seguida. Essa quantidade pode ser alterada teclando Enter sobre o produto, conforme análise do comprador.

Ao clicar em Ok na tela de romaneio, o sistema já faz as solicitações de transferências entre filiais e deduz as quantidades solicitadas do pedido de compra. Assim, diminui consideravelmente a quantidade de itens a serem comprados e as filiais que estavam com estoque muito acima da demanda tendem a equilibrar seu estoque.

Na tela de remanejamento, o sistema mostra o total de economia em cada filial e o total geral de economia com o processamento de transferências ao invés de compras desnecessárias.

Regras para remanejamento de estoque

Para que não hajam problemas com estoque nas filiais que estão efetuando transferências para suprir a necessidade de outras que iriam comprar mercadorias, o sistema trabalha com uma série de regras para o remanejamento, conforme segue:

• Primeiramente, o sistema verifica os produtos que tenham maior excesso de estoque (EXCESSO = Estoque - demanda - solicitações pendentes a enviar + solicitações pendentes a receber).

• Caso a quantidade em excesso do item seja a mesma em mais de uma filial, o sistema verifica e solicita transferência da filial que tem maior quantidade de dias em estoque (DIAS ESTOQUE = Estoque / giro diário).

• Se ainda assim o resultado for o mesmo, o cálculo fica por conta da curva do produto, tendo prioridade a curva D, seguindo pela C, B e por último a curva A.

• Caso a curva do produto ainda for a mesma, o sistema seleciona qualquer uma das filiais, pois neste caso as informações serão as mesmas e não irá interferir no estoque de nenhuma das filiais.

Na tela de remanejamento, o sistema informa os valores de economia que a farmácia terá caso decida efetuar o remanejamento ao invés da compra de alguns produtos. Mas atenção, o valor de economia na tela de remanejamento é aproximado, pois é baseado no preço de custo do cadastro de produtos, enquanto o valor do pedido de compra é bem mais próximo à realidade, pois nesta tela se trabalha, na maior parte das vezes, já com o preço de custo do fornecedor. Portanto, em alguns momentos pode haver uma certa diferença nos valores.

Produtos Fracionados

No remanejamento de itens fracionados, será considerado um cálculo específico. Acompanhe os exemplos.

Considerando um produto com fração 4, sendo que em uma filial há sobra de estoque e em outra há deficit de estoque.

• Na filial 01 há deficit de estoque:

  • Estoque: 3

  • Demanda da filial: 20

  • Para completar a demanda estipulada ao produto, faltam 17, neste caso dizemos que há um deficit de 17 quantidades.

• Na filial 02 há sobra de estoque:

  • Estoque: 20

  • Demanda da filia: 15

  • Há uma sobra de 5 unidades para esta filial

Como será o remanejamento deste produto?O sistema solicitará à filial 02, uma transferência de 5 unidades para a filial 01 e o produto ficará com um estoque de 8 quantidades (3 + 5).

No exemplo, o item foi atendido parcialmente, pois a filial 01 precisava de 17 unidades e no remanejamento foram recebidas apenas 5 unidades. As 12 unidades faltantes serão inseridas no pedido de compra.

O sistema permite uma série de configurações específicas por usuário para cada programa. Para efetuar bloqueios e configurações por usuário para este programa, acesse o Cadastro de Usuários (Parâmetros > Cadastro de Usuários > botão Outras Opções) em seguida informando o usuário que deseja configurar. Feito isso, selecione o programa Pedido de Compra e clique em . Efetue as configurações conforme a necessidade, de acordo com as opções listadas abaixo:

Guias

• Desmarque a guia 1 para que o usuário não mostre a mensagem de compra bloqueada ou demanda fixada quando cadastro de produtos configurado com alguma dessas opções. A mensagem será apresentada ao tentar adicionar um produto com uma dessas opções configuradas em seu cadastro em um pré-pedido qualquer via F2. 

• Desmarque a guia 2 para que o usuário tenha acesso somente à baixa de pedidos (situação Aguardando entrega)

• Desmarque a guia 3 para que o usuário não tenha acesso aos botões "Salvar filtro" e "Abrir filtro".

Parâmetros

• Ao desmarcar o parâmetro incluir:
• Na aba Novo filtro não será permitido processar novos pedidos (botão Processar);

  • Na aba Pré-pedido não será possível gerar novos pedidos (botão Gerar);

  • E na aba Pedidos gerados não será possível transmitir pedidos aos fornecedores (botão Transmitir).

• Ao desmarcar o parâmetro alterar:
• Na aba Pré-pedido não terá acesso as funcionalidades Gravar/F4; Depósito, Itens, F7 – Ofertas;

  • Na aba Pedidos gerados não poderá acessar as funcionalidades: Baixar pedidos e Enter – Alterar tipo de faturamento;

  • E na aba Romaneio não será permitido gravar e transferir.

• Quando desmarcar o parâmetro EXCLUIR o usuário não terá acesso ao botão Excluir das abas: Pré Pedido, Pedidos Gerados e Romaneio.