1 Conceito

Para agilizar o processo de solicitação de compras, foi implementado ao sistema o módulo Compras, que permitirá ao usuário registrar, consultar e gerenciar as solicitações, sugestões e pedidos de compras de produtos.

2 Requisitos

Para adquirir o módulo Compras será necessário entrar em contato com o departamento comercial da LINX Postos AutoSystem®, para que seja liberada a implantação do mesmo.
Para utilizar o módulo Compras será necessário configurar as permissões de acesso no módulo Gerencial.

3 Configurações

Para o funcionamento do módulo Compras será necessário realizar algumas configurações no módulo Gerencial.

3.1 Permissões de Acesso

Para configurar as permissões de usuários, acessar o menu Configurações > Usuários > Grupos de usuários. Por padrão todas as permissões possuem o valor Não, isto significa que não será permitido executar as ações sem autorização/permissão. Para configurar as permissões acessar os caminhos citados abaixo, marcar Sim caso desejar permitir que o Grupo de usuários execute a ação e Não caso desejar bloquear o acesso a estas ações.

O módulo Compras possui as permissões:

Compra > Pedido de Compra: será possível escolher entre as opções Incluir, Excluir, Alterar e Visualizar;

3.2 Empresa

Para utilizar o módulo Compras será necessário realizar algumas configurações.
Para que sejam exibidas as informações de estoque será necessário realizar a configuração do depósito padrão. Acessar o menu Configurações > Parâmetros > Empresas > aba Configurações. Conforme imagem abaixo:


 

Informar o depósito desejado e clicar no botão Salvar.

3.3 Módulo Compras

Para configurar o módulo Compras, acessar o módulo Gerencial > Configurações > Módulos > Compras. A tela a seguir será exibida:



 

Esta tela possui a opção:
Ativar sistema de aprovação de solicitação por alçada: permitirá ativar o sistema de aprovação de solicitações de compra. Ao ativar o sistema, será necessário cadastrar os funcionários que poderão efetuar solicitações de compra (solicitantes), bem como os que poderão aprová-las (aprovadores).
A aba Aprovador permitirá adicionar os usuários que realizarão a aprovação das solicitações. Esta aba possui os botões:

Ao clicar no botão Adicionar, a tela a seguir será exibida: 
Esta tela possui o campo:

Possui a opção:

Esta tela permitirá adicionar centro de custos, para isso, clicar no botão Adicionar. A tela a seguir será exibida:


 

Esta tela possui os campos:
Centro de custo: selecionar o centro de custo desejado;

Após informar os campos, clicar no Confirmar – F5 para registrar as informações.
A aba Solicitante permitirá adicionar os usuários que realizarão as solicitações.

 
Esta aba possui os botões:


Ao clicar no botão Adicionar, a tela a seguir será exibida:


 

Esta tela possui o campo:
Solicitante: selecionar o funcionário que poderá efetuar solicitações.
Esta tela permitirá adicionar centro de custos, para isso, clicar no botão Adicionar. A tela a seguir será exibida:

Esta tela possui os campos:

Após informar os campos, clicar no Confirmar – F5 para registrar as informações. Logo após, clicar no botão Salvar – F5 para registrar as alterações.

4 Solicitação de Compra

No menu Solicitação será possível cadastrar novas solicitações de compras e também gerenciar todas as solicitações já cadastradas. Somente funcionários cadastrados como solicitantes poderão acessar a rotina.

4.1 Solicitação de Compra

Nesta rotina será possível realizar as solicitações de compra de forma manual. Acessar o menu Compras > Solicitação > Solicitação de compra. A janela abaixo será exibida:


Esta janela possui os campos:
Código: exibirá o número da solicitação;

A aba Produtos solicitados possui os botões:

Após clicar no botão Adicionar, a tela a seguir será exibida:


Esta janela possui os campos:

A guia Informações do estoque exibirá as informações relacionadas ao estoque do produto e possui os campos:

Após preencher os campos e verificar os produtos, clicar no botão Confirmar. A solicitação será registrada.

Após informar os campos, clicar no botão Confirmar para registrar as alterações.

4.2 Gerar Solicitação Automática

Para facilitar a geração de solicitações de compra, o sistema permitirá realizar a geração de solicitação automática, onde será possível informar produtos ou grupos de produtos e será preenchido automaticamente com a quantidade necessária para os dias informados. Para isto acessar o menu Compras > Solicitação > Gerar solicitação automática. A janela abaixo será exibida:


Esta janela possui os seguintes campos:

Após informar os campos, clicar no botão Confirmar para gerar a solicitação automaticamente. A tela exibida possui os mesmos campos conforme capítulo 4.1.

4.3 Consultar Produtos Solicitados

Está rotina permitirá consultar todos os produtos já solicitados. Para consultar os produtos acessar o menu Compras > Solicitação > Consultar produtos solicitados. A janela abaixo será exibida:


Esta janela possui os filtros:

Após informar os filtros clicar no botão Confirmar. Serão exibidos os produtos solicitados de acordo com os filtros informados. Conforme imagem abaixo:


Esta janela possui os botões:

4.4 Gerenciamento de Compras

Está rotina permitirá gerenciar as compras realizadas, informando sua situação, data de entrega sugerida, dentre outras informações. Para realizar o gerenciamento das compras realizadas acessar o menu Compras > Solicitação > Gerenciamento de compras. A janela abaixo será exibida:


Esta janela possui os filtros:

Após informar os filtros clicar no botão Confirmar. A janela abaixo será exibida:


Está janela permitirá realizar o agrupamento por:

Esta janela possui os botões:

Para enviar um pedido de compra para o fornecedor, selecionar o produto e clicar no botão Pedido.

4.5 Cotação

Após realizar a aprovação da solicitação de compra, a solicitação passará para a situação EM COTAÇÃO. Neste momento será possível cadastrar cotações e anexos a solicitação. Para isso acessar o gerenciamento de compras, selecionar a solicitação e clicar no botão Cotação. A tela a seguir será exibida:


Esta tela possui as opções:

Para adicionar cotações e anexos, clicar no botão Novo. A tela a seguir será exibida:



A guia Informações possui os campos:

A guia Anexos permitirá vincular arquivos a cotação. Possui os botões:


Ao clicar no botão Adicionar a tela a seguir será exibida:


Esta tela possui os campos:

Após informar os campos, clicar no botão Confirmar para registrar as alterações.

5 Pedido de Compra

No menu Pedido será possível cadastrar novos pedidos de compra e gerenciar todos os pedidos cadastrados.

5.1 Novo Pedido

Esta rotina permitirá lançar pedidos de compra de forma manual. Para lançar os pedidos acessar o menu Compras > Pedido > Novo pedido. A janela abaixo será exibida:


Esta janela possui os campos:

Esta janela possui as abas:

Após clicar no botão Adicionar, a janela abaixo será exibida:


Informar os campos com as informações do produto e clicar no botão Confirmar.

Após informar os campos clicar no botão Confirmar, o sistema questionará se deseja realizar a impressão do pedido. Conforme imagem abaixo:



Clicar no botão Sim, para que o pedido seja exibido.
Conforme imagem abaixo:


Após o pedido será realizado e registrado.

5.2 Sugestão de Compras

A sugestão de compras calculará a quantidade de produtos a comprar pelo histórico de vendas, pelo estoque máximo ou estoque padrão. Gerando um pedido de compra por empresa/filial ou um pedido único com todas as sugestões agrupadas. Para utilizar a sugestão de compras, acessar o menu Compras > Pedido > Sugestão de compras.
A janela abaixo será exibida:


Esta janela possui os filtros:

O filtro Sugerir por permitirá selecionar as opções:

Possui as opções:

A guia Parâmetros – Histórico de Vendas possui os campos:

Possui as opções:

Após informar os filtros clicar no botão Confirmar – F5. A janela abaixo será exibida com as sugestões de compra:



Caso o campo empresa no filtro seja preenchido será exibida apenas a aba Produtos por empresa, caso este campo não seja preenchido serão exibidas as abas Produtos por empresa e Todos os produtos.

Esta janela possui os botões:

Selecionar as sugestões e clicar no botão Gerar pedido – F5. A tela a seguir será exibida:


Esta janela possui os mesmos campos já descritos no capítulo 5.1. Após informar os campos clicar no botão Confirmar – F5 para registrar o pedido.

5.3 Receber Pedidos

Esta rotina permitirá realizar o recebimento de pedidos solicitados ao fornecedor. Para receber pedidos acessar o menu Compras > Pedido > Receber pedidos.
A janela abaixo será exibida:


Informar os campos:

Após informar os campos, clicar no botão Procurar – F2. As informações do pedido serão exibidas.
O campo Recebida somente poderá ser alterado caso a opção Habilita recebimento divergente for marcada no pedido.
Verificar as informações do pedido e clicar no botão Confirmar – F5. O pedido será recebido.

5.4 Gerenciar Pedidos

Está rotina permitirá gerenciar todos os pedidos enviados ao fornecedor. Para gerenciar os pedidos acessar o menu Compras > Pedidos > Gerenciar pedidos. A janela abaixo será exibida:


Esta janela possui os filtros:

Após informar os filtros clicar no botão Preencher lista – F5. Os pedidos serão exibidos de acordo com os filtros informados.
Esta janela possui as abas:

Esta janela possui os botões:

6 Informar Pedido nas Entradas de Notas Fiscais

Esta rotina permite lançar a entrada de nota fiscal através do número do pedido de compra, agilizando assim o processo de lançamento da Nota Fiscal.

6.1 Registrar Nota Fiscal de Entrada

Para registrar uma nota de entrada modelo 01 e 55, acessar o menu Estoque > Entradas > Registrar Nota de Entrada e informar o número do pedido de compra já cadastrado, conforme imagem abaixo:



Logo após inserir as informações da nota, clicar no botão Próximo, e os itens do pedido serão listados, podendo editá-los, excluí-los ou adicionar produtos:



O registro do lote poderá ser realizado apenas pela nota de entrada.

7 Relatórios

Os relatórios são uma importante ferramenta para a tomada de decisões, o LINX Postos AutoSystem® possui um relatório que auxiliará no controle dos produtos solicitados.

7.1 Relação de Produtos Solicitados

Exibirá as informações referentes as solicitações realizadas, exibindo o número da solicitação, a data, o produto dentre outras informações. Para utilizar este relatório acessar Compras > Relatórios > Relação de produtos solicitados. A janela abaixo será exibida:


Este relatório possui os filtros:

O filtro Agrupamento possui as opções:

Produto: exibirá as informações agrupadas por produto;

Após informar os filtros, clicar no botão Visualizar, o relatório será gerado conforme imagem abaixo:


7.2 Sugestão de Compras

Exibirá as informações referentes as sugestões de compra de produtos, juntamente com a sua quantidade em estoque, gerando assim sugestão de quantos itens dever ser comprados. Para utilizar este relatório acessar Estoque > Relatórios > Compras de produtos > Sugestão de compras. A janela abaixo será exibida:



Este relatório possui os filtros:

O filtro Sugerir permitirá selecionar as opções:

Estoque mínimo: exibirá a quantidade sugerida para alcançar o valor definido para estoque mínimo;

Este relatório possui as opções:

Após informar os filtros, clicar no botão Visualizar, o relatório será gerado conforme imagem abaixo:


7.3 Previsão de Compras

Exibirá as informações referentes aos produtos que necessitam ser comprados dentro do intervalo determinado. Utilizará como base o histórico de vendas realizadas dentro de um período escolhido. Para utilizar este relatório acessar Estoque > Relatórios > Compras de produtos > Previsão de Compras. A janela abaixo será exibida: 


Este relatório possui os filtros:

O filtro Agrupar permitirá selecionar as opções:

O filtro Venda permitirá selecionar as opções:

O filtro Exibir permitirá selecionar as opções:

Após informar os filtros, clicar no botão Visualizar, o relatório será gerado conforme imagem abaixo: