ÍNDICE

Assunto

Implementação do Projeto Controle de Qualidade da VW.

Abrangência

Estes procedimentos destinam-se a todas as concessionárias da marca Volkswagen que devem utilizar o processo de Controle de Qualidade VW.
Atenção: Antes de prosseguir com este manual, certifique-se foi realizada a atualização do Linx DMS.

Aplicação

O Controle de Qualidade VW é um projeto de melhoria do processo de atendimento do Pós-vendas aplicado através do Fluxo da oficina.
O processo permite os seguintes controles:
Inclusão de informações adicionais nas Solicitações de clientes;
Inclusão de Mídias ao atendimento/ OS;
Geração de Notificações de serviços concluídos;
Controle de qualidade-CheckList de preenchimento;
Alertas automáticos conforme o status do processo de preenchimento do CheckList;
Bloqueio do encerramento da OS sem o Controle de Qualidade concluído;
Gráficos: Retrabalhos e Motivos de incidência de retrabalho.

Configuração

Parâmetros da Oficina
Menu: Bravos > Oficina > Parâmetros > Módulo > Aba Geral > Sub Aba Configurações.

• Utiliza o Controle de Qualidade: Opção que habilita o processo e os demais parâmetros.
• Bloquear Encerramento de O.S. Sem Controle de Qualidade: Opção para obrigar que o processo de Controle de Qualidade esteja todo preenchido e encerrado para que a O.S possa ser encerrada.
• Usuários - Controle de Qualidade: Usuários que poderão responder o Checklist de Controle de Qualidade.
• Usuários - Status Atrasado: Usuários que receberão os alertas com das O.S. com Checklist atrasado.
• Usuários - Status NOK: Usuários que receberão os alertas quando um item do Checklist for marcado como NÃO/NOK.
• Usuários - Status em Andamento: Usuários que receberão os alertas quando o Checklist de uma determinada O.S. for iniciada.
• Usuários - Status Concluído: Usuários que receberão os alertas quando o Checklist for concluído.
• Minutos Após o Término do Último Serviço: Tempo em minutos para que o Checklist seja considerado atrasado. Soma-se esses minutos a Data/Hora que a O.S. teve o último serviço encerrado, caso esse tempo já tenha passado, o status será considerado como atrasado no Checklist.

Aba "Mobile" > Sub Aba "Checklist Controle de Qualidade"

• Grade de consulta do Checklist VW: Grade para consultar os registros do Checklist VW da montadora que são sincronizados no passo a seguir (Gerenciador de Licenças Mobile – Sincronizar Dados).
• Grade de manutenção do Checklist VW: Grade para inserir/alterar/excluir registro do Checklist VW que não vieram da sincronização com a montadora.
• Botão seta para cima: Altera a coluna (Ordem) com o registro anterior.
• Botão seta para baixo: Altera a coluna (Ordem) com o registro posterior.

Para completar o CheckList VW com as informações que a montadora irá disponibilizar, deverá ser executado o processo de Sincronização dos dados através da opção "Gerenciador de Licenças Mobile" que fica localizado na pasta C:\Inetpub\Linx\Services

Motivos
Menu: Bravos > Configuração > Cadastros > Motivo.

Cadastrar um ou mais motivos com o Tipo do Motivo: "Retrabalho de Controle de Qualidade". Esses motivos serão utilizados no processo do Checklist do Controle de Qualidade (Quando um item do Checklist for marcado como NÃO/NOK) e refletidos nos gráficos.

Utilização do Processo

Agendamento Oficina
Menu: Fluxo de Oficina > Agendamento > Agenda.
Na "Seleção de Horários" dê um duplo clique para agendar um horário na aba Agendamento > Sub Aba Solicitações do Cliente.

• Descrição Detalhada (491): Opção para incluir uma descrição mais detalhada referente a solicitação.
• Mídia (foto, áudio e vídeo)
  • Incluir: Opção para incluir mídias como anexos a solicitação.
  • Consultar: Opção para consultar as mídias já vinculadas a solicitação. Ao consultar poderão ser feitas 3 operações para as mídias da solicitação (Figura 6).
    • Visualizar: Opção para visualizar a mídia selecionada.
    • Atualizar: Opção para atualizar a mídia selecionada.
    • Excluir: Opção para excluir a mídia selecionada.

Fluxo Oficina > Recepção de Veículos
Aba Atendimento > Atendimento > Solicitações.

• Mídia (foto, áudio e vídeo)
  • Incluir: Opção para incluir mídias como anexos a solicitação.
  • Consultar: Opção para consultar as mídias da solicitação. Ao consultar poderão ser feitas 3 operações para as mídias da solicitação (Figura 6).
    • Visualizar: Opção para visualizar a mídia selecionada.
    • Atualizar: Opção para atualizar a mídia selecionada.
    • Excluir: Opção para excluir a mídia selecionada.

Obs.:Os itens adicionados nesta etapa, poderão ser visualizadas também no BRAVOS Mobile
Aba Atendimento > Solicitações > Solicitação Detalhada (491).

• Solicitação Detalhada (491): Opção para incluir uma descrição mais detalhada referente a solicitação.

Requisição de Itens para Ordem de Serviço
Menu: Fluxo de Oficina > Execução do Serviço > Requisição (671).
Aba "Manutenção".

• Mídia (foto, áudio e vídeo)
  • Incluir: Opção para incluir mídias como anexos a solicitação.
  • Consultar: Opção para consultar as mídias da solicitação. Ao consultar poderão ser feitas 3 operações para as mídias da solicitação (Figura 6).
    • Visualizar: Opção para visualizar a mídia selecionada.
    • Atualizar: Opção para atualizar a mídia selecionada.
    • Excluir: Opção para excluir a mídia selecionada.

Obs.: Os itens adicionados nesta etapa, poderão ser visualizadas também no BRAVOS Mobile

Execução de Serviços > aba Atendimento > Solicitações > Solicitação Detalhada (491).

• Solicitação Detalhada (491): Opção para incluir uma descrição mais detalhada referente a solicitação.

Ordem de Serviço

Menu: Fluxo de Oficina > Execução do Serviço > Ordem de Serviço (70780) > Manutenção.
Aba Atendimento > Solicitações.

• Descrição Detalhada (491): Opção para incluir uma descrição mais detalhada referente a solicitação.
• Mídia (foto, áudio e vídeo)
  • Incluir: Opção para incluir mídias como anexos a solicitação.
  • Consultar: Opção para consultar as mídias da solicitação. Ao consultar poderão ser feitas 3 operações para as mídias da solicitação (Figura 6).
    • Visualizar: Opção para visualizar a mídia selecionada.
    • Atualizar: Opção para atualizar a mídia selecionada.
    • Excluir: Opção para excluir a mídia selecionada.

Obs.:Os itens adicionados nesta etapa, poderão ser visualizadas também no BRAVOS Mobile

Aba Atendimento > Serviços

• Botão direito na grade > Detalhes.

Para que a O.S. seja enviada para o processo de Checklist todos os serviços que constam nela devem ter sido encerradas.

Controle de Qualidade BRAVOS

VW: Menu: Fluxo de Oficina > Controle de Qualidade (670) > Checklist de Qualidade.

Aba Checklist de Qualidade > Consulta.

• Chassi: Campo para filtrar as O.S. com o chassi informado.
• Placa: Campo para filtrar as O.S. com a placa informada.
• Número da O.S.: Campo para filtrar a O.S. informada.
• Cliente: Campo para filtrar as O.S. com o cliente informado.
• O.S. atrasada: Campo para filtrar as O.S. que estão como atrasadas.
• O.S. de Reparo Repetitivo: Campo para filtrar as O.S. que tenham reparo repetitivo.

Na grade de seleção poderão constar 2 ícones, também poderão constar 2 cores.

•  O.S. de reparo repetitivo.
•  Item do Checklist NOK que teve um Ajuste Feito.
• Linha Amarela: O.S. Atrasada.
• Linha Cinza escuro: O.S. com NOK em algum dos itens do Checklist.

Aba Checklist de Qualidade > Manutenção.

• Quadro 1: Dados da O.S. apenas para consulta.
• Quadro 2: Todas as solicitações da O.S. mais um item de Teste de Rodagem e as perguntas cadastradas para o Checklist (Menu: Bravos > Oficina > Parâmetros > Módulo > Aba Geral > Sub Aba Configurações- Controle de qualidade VW)
• Quadro 3: Opções para as perguntas do Checklist.
  • Quando uma resposta for NÃO/NOK, o campo Observação e o Motivo Retrabalho Controle de Qualidade devem ser preenchidos.
  • Caso os campos Observação e Motivo Retrabalho Controle de Qualidade forem preenchidos e a opção for trocada de NÃO/NOK para outra opção, os campos vão ser limpos.
  • Data da Realização: Será preenchido automaticamente quando uma opção for marcada e enviada pelo botão Enviar.
  • Responsável: Será preenchido automaticamente quando uma opção for marcada e enviada pelo botão Enviar.
  • Enviar: Gera um registro de resposta para a pergunta selecionada (Quadro 2), com as opções marcadas/informadas (Quadro 3).
  • Ajuste Feito: Atualiza a resposta que estava grava como NOK, para que possa ser respondida novamente como SIM/OK.
• Botão "Consulta Histórico":
  • Mostra o histórico com todas as perguntas e solicitações da O.S. com suas respectivas respostas.

Quando um item é respondido

Quadro 2 : Solicitações respondidas ficam com a linha na  cor cinza escura e a coluna Resp com Sim ou Não 

Quadro 2 : Cheklist de Revisão respondidos ficam com a linha na cor cinza escura e a coluna Resp com OK ou NOK

Quadro 2 : Itens cortesia respondidos ficam com a linha na cor cinza escura e a coluna Resp com OK ou NOK

Quadro 2 : e onde o cursor estiver fica com as letras em branco

Alertas do Controle de Qualidade

Tela com as mensagens de alertas gerados no processo do Controle de Qualidade.

• Alerta de Ajuste Feito: Alerta enviado quando um ajuste for realizado.
• Alerta de Não Conformidade: Alerta enviado quando houver um NOK em algum dos itens do Checklist.
• Alerta de Andamento: Alerta enviado quando o Checklist for iniciado.
• Alerta de Conclusão: Alerta enviado quando todos os itens do Checklist forem respondidos como SIM/OK.

Importante: Mesmo que os Itens de Teste de Rodagem estejam marcados como NÃO/NOK, e os Itens de Cortesia estejam marcados como Não se Aplica será enviado o alerta de conclusão.

• Alerta de Atraso: Alerta enviado quando a OS estiver pronta para início do Checklist e não for iniciado dentro do tempo estabelecido nos parâmetros (Figura 2 – Minutos após o término do último serviço).

Torre de Controle

VW: Menu: Painel de Monitoramento > Controle de Qualidade (670) > Checklist de Qualidade.
Painel que mostra o status das O.S. para monitoramento.

C.Q.: Coluna mostra o status do Checklist da O.S.

Gráficos

VW: Menu: Fluxo de Oficina> Gestão > Controle de Qualidade.

• Índice de Retrabalho: Percentual das ordens de serviço que tiveram NÃO/NOK em algum item do Checklist.
  • Período Anterior: EX. 01/06 a 30/06 o anterior é 01/05 a 31/05. Se informado 01/06 a 10/06 o anterior é 01/05 a 10/05.
• Motivo de Incidências de Retrabalho: Percentual dos 4 maiores motivos de retrabalho de controle de qualidade.

Ao dar duplo clique no gráfico Motivo de Incidências de Retrabalho, é apresentada a tela de listagem.

Listagem com todas O.S. que tiveram retrabalho e seus respectivos motivos.

Controle de Qualidade BRAVOS Mobile

• Nome: Campo para filtrar pelo nome do proprietário do veículo
• O.S.: Campo para filtrar a O.S. informada.
• Placa: Campo para filtrar as O.S. com a placa informada.
• Chassi: Campo para filtrar as O.S. com o chassi informado.
• Atrasada: Campo para filtrar as O.S. que estão como atrasadas.
• Reparo Repetitivo: Campo para filtrar as O.S. que tenha reparo repetitivo.

Observação: Ao acessar o card "Controle de Qualidade", o BRAVOS Mobile já trará uma lista de O.S.

• Dados da O.S.: Apenas para consulta.
• Consultar Histórico: Mostra o histórico com todas as perguntas e solicitações da O.S. com suas respectivas respostas. 

• Solicitações: Todas as solicitações da O.S. mais um item de Teste de Rodagem e as perguntas cadastradas para o Checklist.
• Opções para as perguntas do Checklist.
  • Quando uma resposta for NÃO/NOK, o campo Observação e o Motivo Retrabalho Controle de Qualidade devem ser preenchidos.
  • Caso os campos Observação e Motivo Retrabalho Controle de Qualidade forem preenchidos e a opção for trocada de NÃO/NOK para outra opção, os campos vão ser limpos.
• Data da Realização: Será preenchido automaticamente quando uma opção for marcada e enviada pelo botão Enviar.
• Responsável: Será preenchido automaticamente quando uma opção for marcada e enviada pelo botão Enviar.
• Enviar: Gera um registro de resposta para a pergunta selecionada, com as opções marcadas/informadas.
• Ajuste Feito: Atualiza a resposta que estava gravada como NOK, para que possa ser respondida novamente como SIM/OK.
• As linhas respondidas ficam com a cor cinza claro  e a linha onde o cursor está fica em cinza escuro
  
  

Ao clicar no botão "consultar Mídia" abrirá a tela com os arquivos de mídia para consulta e inclusão de imagens.

• Obs. Arquivos de Vídeo serão inseridos apenas pelo Desktop.

Para concluir o Controle de Qualidade da O.S. será necessário definir todos os itens como OK. Após este processo, o campo "Status C.Q." será alterado para "concluído" e o campo "Data Final C.Q." será preenchido com a data atual.

Painel do C.Q. Mobile

Início: Data de início do período de pesquisa;
Fim: Data final do período de pesquisa;
Filtrar por: "Data de Emissão da O.S." ou "Data Prometida";
No quadro irão apresentar as seguintes colunas:

• Ordens Serviços;
• Status O.S.;
• C.Q.;
• Status C.Q. Serviços;
• Retrabalho;
• Lav.;
• Status C.Q. Lavagem;
• Retrabalho;

No resultado, irá trazer a listagem de itens e respostas do C.Q. da ordem de serviço que foi selecionada na busca.