Detalhamento do processo Autoservice da montadora Volkswagen

Explicar o funcionamento do processo, quando a VW envia o e-mail abaixo ao concessionário:

Iniciamos o ano com força tarefa para implementação do Autoservice Automático.
Pelos nossos registros internos, o seu Grupo/DN está utilizando a ferramenta para envio dos registros diários, não sendo mais necessário o envio manual.

A premissa do processo automatizado é garantir a frequência mínima de envio dos registros em 90% (relação do total dos dias úteis Vs. total de dias com envio), porém ao decorrer dos meses observamos instabilidades na frequência dos registros enviados.

Na lista abaixo constam os DNs com frequência de recebimento dos registros abaixo de 90% no período de 01 a 14 de agosto e se faz necessário apurar o motivo da falha para corrigi-la em definitivo.
Peço a sua colaboração para que solicite ao profissional de TI ou responsável pelo tema em seu DN a abertura de chamado junto a software house do seu DMS para verificação do motivo da frequência abaixo de 90%.
Por gentileza retorne este e-mail com o número do chamado o mais breve possível para que nossa equipe interna possa acompanhar o processo.

Em resumo...
1. Abrir chamado na Software House para verificar a frequência de recebimento abaixo de 90%;
2. Retorne este e-mail com o número do chamado assim que o fizer;
3. No caso de Grupos com mais de um DN, abrir um chamado para cada DN;

O que é o AutoService?

É um sistema do Pós-Vendas responsável pela recepção e processamento de notas fiscais e ordem de serviços de clientes que realizam serviços na oficina e compras de peças no balcão.

O que são os CKs?

O layout do sistema Autoservice foi feito de forma a selecionar os dados das Concessionárias e alocá-los em "blocos" de um arquivo extensão "txt", os quais são chamados de "CK". Cada CK representa um bloco de informações específicas, sendo:

• CK3 – todas as notas fiscais emitidas no balcão (3001, 3002 e 3003);
• CK4 – notas fiscais canceladas em sua totalidade (4001);
• CK5 – dados da estrutura da Concessionária (5001),
• CK6 – todas as ordens de serviços, inclusive internas (6011, 6041, 6042, 6021 e 6031);
• CK7 – todas as notas fiscais emitidas na oficina (7001, 7002, 7003 e 7004);
• CK8 – casos de emissão de notas fiscais de entrada que representam a devolução parcial de uma nota fiscal (8001 e 8002)

Responsabilidades:

• Consistência das informações: qualquer usuário que realiza cadastro de cliente na concessionaria;
• Geração: DMS Bravos (Linx);
• Transmissão do arquivo gerado: S.I.A. (Disal);
• Processamento arquivo: Volkswagen;
• Conferencia das informações após processamento: pessoa designada no setor de pós venda;
• Lançamento informações Autoservice Web: Volkswagen
• Conferência: gestor oficina ou usuário que possuir acesso ao Autoservice Web

Algumas parametrizações precisam ser realizadas antes de iniciar.

Na tela do menu Fábrica VW > Processos > Rede-Fábrica > Montagem Arquivo p/Transmissão, temos três campos de datas. Vamos ao exemplo prático.

Hoje, vamos supor que é dia 20/04/21 e precisamos gerar os dados hoje no final do dia. Então, nos campos de data, informamos a data do dia anterior 19/04/2021 nos três campos de data destacados abaixo, ficando dessa forma:

Assim, estamos indicando ao Agenda de Processos que esse dia já foi executado, clicando no botão Agenda AutoService, onde ficará o agendamento. Dessa forma, o Agenda de Processos entende que já geramos o arquivo no dia 19/04 e irá gerar no dia de hoje 20/04 os dados referente ao dia atual às 18:30.

Observação - respeitar os campos acima onde:

• Frequência - deve ficar marcado como Diária.
• Hora da Geração - definir um horário pós expediente para gerar os arquivos do dia atual. Lembrando que o programa Agenda Processos deve estar ativo.
• Diretório para salvar o arquivo - irá gravar somente o log do processo. O arquivo do AutoService será gravado no diretório parametrizado nos Parâmetros do Fábrica VW.
• Período de Geração - Deve ser utilizado “Atualizado Uniformemente”.
• E-mail destino - endereço de e-mail utilizado para receber o e-mail com o log de geração.

Após toda parametrização realizada corretamente, será enviado um e-mail quando o processo for executado.

Opção 1: No movimento diário do dia seguinte, irá existir um relatório de nome FK2000, onde lista todos os processamentos de NF e OS transmitidas, inclusive suas inconsistências.

Opção 2: o mesmo relatório pode ser obtido através do menu do Portal Rede VW - Comunicação - S.I.A. - Relatórios. Neste menu selecionar as seguintes opções:

• Concessionário: selecionar o número do DN
• Envio / Recebimento: Recebidos
• Tipo do Layout: Validação do Arquivo AutoService - FK2000
• Data Geração: informar a data posterior ao envio (como o arquivo processado as 2h do dia seguinte, informar a data posterior à transmissão)

Será aberto uma nova janela com as informações dos itens processados (mesmo relatório do movimento diário)

Opção 3: também no site do Portal Rede VW, existe o menu Programas - S.I.A - Acompanhamento, onde será apresentado todos os arquivos que foram transmitidos, mas neste caso, será necessário selecionar a data que o arquivo foi transmitido (caso o arquivo não esteja na data de geração, tente verificar no dia seguinte).

Neste caso possuímos 2 arquivos que foram transmitidos, clicar na coluna PROCESSOS, para sabermos qual o arquivo do autoservice, caso seja apresentado processo CK, este é o nosso arquivo, após encontrado o arquivo, clicar para visualizar o conteúdo.

Em qualquer um dos relatórios, caso seja encontrado alguma inconsistência, é necessário avaliar o erro, acertar no sistema a informação relatada e retransmitir apenas o registro com problema.

Abaixo segue o exemplo de conferencia utilizando a opção 3, será listado os registros com problema e no final da pagina.

Pegando como exemplo o registro da linha 448, ele apresenta erro no cadastro do número do celular.

Em AMARELO temos o nome do cliente: JOAZINHO ASS MEDICOS LTDA, e o número do celular enviado (quando não é preenchido número de celular no cadastro do cliente, o sistema gera com todos os numeradores zerados) com isso a VW encontrou uma inconsistência no arquivo, em VERDE vemos que este cliente esteve na oficina devido à OS 101.782, em AZUL a data de emissão da NF 19/04/2021

No sistema vemos que o cadastro do cliente realmente esta com o numero do celular em branco, sendo necessário preenche-lo com o número celular do cliente, com 9 dígitos, sendo que o primeiro digito deve iniciar com 9, caso seja preenchido com o primeiro digito diferente de 9, será apresentado outra mensagem de erro no momento em que a fábrica processar o arquivo.

Após realizar o acerto do cadastro do cliente, acessar ao Fábrica VW > Processos > Rede-Fábrica > Montagem Arquivo p/Transmissão, informar o dia que a NF do cliente foi emitida (exemplo acima: 19/04/2021), marcar apenas a OS/NF que apresentou problema e clicar em EXPORTAR.

A Volkswagen possuí alguns critérios para poder validar os dados de clientes, onde dentre os que são conhecidos:

• Telefone Residencial/Comercial/Fax:
  • Possui apenas 8 dígitos;
  • Não é iniciado com o numero 9 ou 0;
• Telefone Celular:
  • Possuí 9 dígitos
  • Deve iniciar com o número 9
• E-mail:
  
  • não pode conter o domínio da concessionaria exemplo: @joaovw.com.br

Neste passo, será apresentado todos os resultados dos arquivos gerados e enviados anteriormente, para realizar acesso a ferramenta, acesso deve ser realizado através do Portal Rede VW - Programas - Autoservice Web, apenas o gerente de serviço possui acesso à ferramenta, caso não possua, solicitar a liberação à VW.

As informações contidas nesta ferramentas são processadas apenas 2 dias após o envio das informações, exemplo: caso envie um arquivo até as 19h da segunda, na quarta-feira ele ja estará disponível no AutoService Web.

Acessando ao menu - Extratos - Frequência de recebimento: será apresentado a quantidade de registros transmitidos pelo aquele DN.

Acessando ao menu - Bússola - Dashboard Bússola: existirá a frequência de recebimento da concessionaria, dentre outras informações gerenciais.

No menu Autoservice Web - Suporte - Suporte Técnico: existem documentações sobre o processo:

• Vantagens de utilização do Autoservice;
• Cartilha de erros;
• Detalhamento do Layout, onde são exibidas todas as posições do arquivos;
• Explicação detalhada de utilização do Autoservice Web;
• Manual do Sincro;
• CK5;
• Fontes Pagadoras;
• Comunicados;
• Vídeos sobre verificação dos procedimentos;