O Linx Postos AutoSystem fornece controle dos cheques emitidos e recebidos pelo estabelecimento, disponibilizando as rotinas de emissão, cheque troco e devolução de cheques, através do módulo Gerencial, menu Financeiro. Estas rotinas movimentam diretamente o financeiro e deverão ser executadas corretamente.
Para utilizar as rotinas de cheques emitidos será necessário configurar as permissões de acesso no módulo Gerencial.
As configurações para funcionamento das rotinas do menu Cheques Emitidos, devem ser realizadas no módulo Gerencial e serão descritas a seguir.
As permissões de acesso podem ser liberadas ou restritas de acordo com as políticas da empresa e seus respectivos grupos de usuários. Para configurar as permissões de usuário acessar o menu Configurações > Usuários > Grupos de Usuários > aba Configurações, conforme exemplo a seguir:
Para cadastrar o banco no qual os cheques pertencerão, acessar o menu Cadastros > Tabelas > Financeiro > Bancos. Será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Para informações referentes ao cadastro de bancos no sistema, acessar o manual Cadastro de Tabelas.
As contas de cheques devem ser criadas para cada banco cadastrado no sistema, podendo ser cadastrado também para cada conta corrente. Acessando o menu Cadastros > Plano de Contas, será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Para incluir cheques a pagar, acessar Passivo > Circulante > Cheques a pagar e clicar no botão Novo. Será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Na opção Tipo contábil selecionar a opção Débito. No Filtro Tipo selecionar a opção Conta a pagar. Na aba Opções marcar a opção Aceitar lançamentos.
Após, clicar no botão Confirmar para registrar as configurações.
Para cheques devolvidos e cheques à vista, é necessário criar a conta Cheques Devolvidos e Cheque à Vista. Para isto, acessar a conta Ativo > Valores a Receber, e clicar no botão Novo, conforme imagem a seguir:
Na opção Tipo contábil selecionar a opção Débito. No filtro Tipo selecionar a opção Conta a receber. Na aba Opções marcar a opção Aceitar lançamentos.
Após, clicar no botão Confirmar para registrar as configurações.
Para funcionamento das rotinas de Cheques Emitidos no sistema, será necessário configurar contas específicas no plano de contas. Estas contas possuem a numeração 1.9 e serão criadas dentro de Ativo.
Para informações referentes à essas contas, acessar o Manual Caixa Administrativo, a partir da página 3.
A movimentação de conta de cheques a pagar funcionará após a configuração das contas. Para isto, acessar o menu Configurações > Parâmetros > Contas. Será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Esta tela possui os campos:
Selecionar a chave Cheques a Pagar e vinculá-la à conta Cheques a pagar. Selecionar a chave Cheques Devolvidos e vinculá-la à conta Cheques devolvidos.
Clicar no botão Salvar informações para registrar as alterações.
É possível cadastrar contas correntes utilizadas pelo estabelecimento através do menu Cadastros > Tabelas > Financeiro > Contas Correntes. Será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Para informações referentes às configurações de conta corrente, acessar o manual de Cadastro de Tabelas, página 13.
Para funcionamento das rotinas de cheques emitidos, será necessário cadastrar motivos de movimentação no sistema. Acessar o menu Cadastros > Motivos de Movimentação.
Será exibida a tela conforme imagem a seguir:
A seguir serão descritos os motivos de movimentação a serem criados.
Para mais informações sobre motivos de movimentação, acessar o manual Cadastros Gerais, página 86.
Para informações referentes às formas de pagamentos de cheques, acessar o manual Controle de Cheques, página 4.
| Para todo motivo de movimentação de forma de pagamento criado no sistema, será necessário criar seu motivo de movimentação de forma de baixa. |
Para cadastrar o motivo de movimentação de Cheques a pagar, clicar no botão Novo e configurar os campos conforme imagem a seguir:
Preencher os campos:
Após o preenchimento dos campos, clicar no botão Salvar para registrar as alterações.
Para cadastrar o motivo de movimentação de formas de pagamento de cheques, clicar no botão Novo e configurar os campos conforme imagem a seguir:
Preencher os campos:
Na opção Tipo movto selecionar a opção Forma pagamento.
Na guia Forma de Pagamento será possível definir a classificação de pagamento preenchendo o campo Classificação de Pgto com a forma correspondente.
Após o preenchimento dos campos, clicar no botão Salvar para registrar as alterações.
Para cadastrar o motivo de movimentação de formas de baixa de cheques, clicar no botão Novo e configurar os campos conforme imagem a seguir:
Preencher os campos:
Na opção Tipo movto selecionar a opção Forma Baixa.
Após o preenchimento dos campos, clicar no botão Salvar para registrar as alterações.
Para cadastrar o motivo de movimentação de Cheques devolvidos, clicar no botão Novo e configurar os campos conforme imagem a seguir:
Preencher os campos:
Após o preenchimento dos campos, clicar no botão Salvar para registrar as alterações.
Para cadastrar o motivo de movimentação de Baixa cheques devolvidos, clicar no botão Novo e configurar os campos conforme imagem a seguir:
Preencher os campos:
No filtro Tipo movto selecionar a opção Forma Baixa. Após o preenchimento dos campos, clicar no botão Salvar para registrar as alterações.
Para executar as rotinas de cheque troco será necessário criar o motivo de movimentação Cheque Troco. Ao clicar no botão Novo, será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Preencher os campos:
No filtro Tipo movto selecionar a opção Forma de Troco. Na Opção Tipo movto marcar a opção Forma Troco.
Na aba Informações, no filtro Informações adicionais, selecionar a opção Cheque Troco, conforme imagem a seguir:
Após, clicar no botão Salvar para registrar as configurações.
Geralmente o responsável pelos cheques emitidos no estabelecimento, é o gerente do posto. Portanto, será necessário criar o cargo em questão e vinculá-lo ao funcionário.
Acessar o menu Cadastros > Tabelas > Cargos, será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Para informações referentes as configurações de cargos, acessar o manual de Cadastro de Tabelas, página 6.
Após incluir o cargo, acessar o menu Cadastro > Funcionários. Selecionar o funcionário desejado e preencher o campo Cargo com o cargo criado, conforme imagem a seguir:
Após, clicar no botão Salvar para registrar as alterações.
Para funcionamento das rotinas de Recebimento de Lotes será necessário realizar algumas configurações no caixa ADM do estabelecimento. Para isto acessar o menu Configurações > Parâmetros > Caixa ADM. Será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Esta tela possui os botões:
Ao clicar no botão Novo a tela a seguir será exibida:
Para informações referentes à configuração do Caixa ADM, acessar o Manual Caixa, página 7.
| Será necessário vincular o gerente do posto na guia Responsáveis para poder realizar a rotina de Recebimento de Lotes. |
Para funcionamento das rotinas de Entregar Cheque Troco Para Operador de Caixa será necessário realizar uma configuração nos parâmetros do PDV. Para isto, acessar o menu Configurações > Parâmetros > Caixas Pontos de Venda. Será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Selecionar a conta PDV desejada e clicar no botão Editar. A tela a seguir será exibida:
Na aba Configurações, será necessário preencher o campo Conta cheque com a conta 1.9.5.1 Cheque PDV.
Para mais informações referentes aos parâmetros do Caixa Ponto de Venda, acessar o Manual Caixa - Visão Geral, página 7.
As rotinas do menu Cheques Emitidos permitirão a emissão e gerenciamento de cheques no sistema. Estas rotinas movimentarão diretamente o financeiro do estabelecimento e deverão ser executadas corretamente.
Para executar, acessar o módulo Gerencial > Financeiro > Cheques > Cheques Emitidos. Contempla as rotinas de emissão de cheques, cheque troco, recebimento de lotes, recolhimento do caixa e conciliação de cheques, que serão detalhadas nos capítulos a seguir.
A rotina de Emissão de Cheque para Pagamento foi criada com o objetivo de emitir cheques para pagar fornecedores, deixando os cheques com a situação Aguardando Compensação. Acessar o módulo Gerencial > Financeiro > Cheques > Cheques Emitidos > Emissão de Cheque para Pagamento. Será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Esta tela possui os campos:
Após cadastrar o cheque, clicar no botão Salvar, ao registrar o último cheque clicar no botão Fechar para que a tela com a relação dos cheques a serem impressos seja exibida. Informar a conta corrente, selecionar os cheques e clicar no botão Imprimir frente. Caso seja necessário imprimir o verso do cheque, clicar no botão Imprimir verso. Conforme imagem a seguir:
Após realizar a impressão dos cheques, clicar no botão Fechar–ESC, o sistema questionará se deseja enviar os cheques para o financeiro:
Selecionar a opção desejada para encerrar a rotina.
Após realizar as configurações o sistema permitirá lançar cheques troco através do menu Financeiro. O sistema permitirá lançar cheques troco através do módulo Gerencial > Financeiro > Cheques > Cheques Emitidos>Emissão de Cheque Troco. Será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Esta tela possui os mesmos campos descritos no tópico 4.1.
Após cadastrar o cheque, clicar no botão Salvar, ao registrar o último cheque clicar no botão Fechar para que a tela com a relação dos cheques a serem impressos seja exibida. Informar a conta corrente, selecionar os cheques e clicar no botão Imprimir frente. Caso seja necessário imprimir o verso do cheque, clicar no botão Imprimir verso.
Ao clicar no botão Fechar o sistema questionará se deseja enviar os cheques para o gerente:
Selecionar a opção desejada para encerrar a rotina.
Ao registrar um cheque troco será possível emitir o mesmo ao gerente do posto, para realizar esta entrega acessar o módulo Gerencial > Financeiro > Cheques >Cheques Emitidos>Entrega de Cheque Troco para gerente. Será exibida a tela a seguir:
Esta tela possui os campos:
Ao informar os filtros clicar no botão Confirmar e então a tela a seguir será exibida:
Nesta tela será possível visualizar os cheques de acordo com os filtros informados.
Esta tela possui os botões:
Ao selecionar os cheques desejados, informar os seguintes campos:
Após informar os campos clicar no botão Confirmar, a seguinte mensagem será exibida:
Ao confirmar a mensagem, o sistema exibirá a mensagem conforme imagem a seguir:
Selecionar a opção desejada para finalizar a rotina.
Será possível gerenciar as informações relacionadas aos cheques troco, além de permitir editar, excluir cheques, entregar ao gerente e incluir cheques. Para utilizar esta rotina acessar o módulo Gerencial > Financeiro > Cheques > Cheques Emitidos > Gerenciamento de Cheque Troco. Será exibida a tela conforme imagem a seguir:
A guia Parâmetros para exibição dos cheques possui os seguintes filtros:
A opção Exibir permite selecionar as opções:
Após preencher os campos, clicar no botão Preencher lista – F5.
Na tela Relação de cheques serão exibidos os cheques de acordo com os filtros preenchidos. Esta tela possui os botões:
O responsável pelo cheque deverá registrar o recebimento do mesmo, para realizar este recebimento acessar o módulo Gerencial > Financeiro > Cheques > Cheques Emitidos > Recebimento de Lote. Será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Esta tela possui os campos:
Somente será possível receber lotes que estejam com a situação Envio para o Gerente. Após preencher os filtros, clicar no botão Confirmar. Caso o lote informado não for destinado ao usuário atual do sistema, será exibida a tela conforme imagem a seguir: |
Caso não deseja continuar com o recebimento, clicar no botão Não, caso contrário, clicar no botão Sim. Ao clicar o botão Sim, será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Esta tela possui os botões:
Após configurar os cheques, clicar no botão Confirmar. O sistema exibirá a tela conforme imagem a seguir:
Para confirmar, clicar no botão Sim. O sistema exibirá a mensagem conforme imagem a seguir:
O responsável pelo cheque deverá realizar a entrega do mesmo para o caixa. Para realizar esta entrega acessar o módulo Gerencial > Financeiro > Cheques > Cheques Emitidos > Entrega de Cheque Troco para Operador de caixa. Será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Esta tela possui os campos:
Será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Esta tela possui os botões:
Após selecionar os cheques, informar os campos:
Será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Clicar no botão Sim para confirmar a entrega dos cheques. O sistema exibirá a mensagem conforme imagem a seguir:
Após a confirmação, será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Para imprimir o comprovante de entrega clicar no botão Sim, caso contrário, a rotina será finalizada.
O gerente do estabelecimento poderá realizar a devolução dos cheques para o financeiro. Para realizar a devolução acessar o módulo Gerencial > Financeiro > Cheques > Cheques Emitidos > Devolução para o Financeiro. Será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Esta tela possui os campos:
Esta tela possui os botões:
Selecionar os cheques a serem devolvidos ao financeiro e preencher os campos:
Confirmar a mensagem, para que o sistema realize a impressão do comprovante de devolução de cheque troco para o financeiro.
Para realizar o recolhimento dos cheques do caixa acessar o módulo Gerencial > Financeiro > Cheques > Cheques Emitidos > Recolhimento do caixa. Será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Esta janela possui os filtros:
No painel Relação de cheques serão exibidos os cheques de acordo com os filtros preenchidos.
Esta tela possui os botões:
Após selecionar os cheques preencher o campo:
Clicar no botão Sim para confirmar o recolhimento dos cheques do caixa.
O sistema exibirá a mensagem conforme imagem a seguir:
Será possível gerenciar as informações relacionadas aos lotes de cheques através do módulo Gerencial > Financeiro > Cheques > Cheques Emitidos > Gerenciamento de Lote de Cheque. Será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Esta tela possui os filtros:
O filtro Base filtro permite selecionar as opções:
Esta tela possui os botões:
Ao clicar no botão Editar, será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Esta tela possui os campos:
A guia Origem possui as opções:
A guia Destino possui as opções:
A aba Cheques exibe os cheques que constituem este lote. Conforme imagem a seguir:
Após preencher os campos, clicar no botão Confirmar. O sistema exibirá a mensagem conforme imagem a seguir:
A rotina Conciliação de cheques tem como objetivo processar o extrato da conta corrente, registrar automaticamente a compensação dos cheques que foram entregues a clientes e verificar se as informações de compensação do cheque estão de acordo com as informações de emissão do mesmo, para utilizar esta rotina acessar o módulo Gerencial > Financeiro > Cheques > Cheques Emitidos > Conciliação de Cheques. Será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Esta tela possui os campos:
Neste arquivo constarão os cheques recebidos e quais já foram compensados. Após informar os campos, clicar no botão Confirmar.
Caso o sistema encontro alguma crítica no arquivo, será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Para corrigir as inconsistências encontradas entrar em contato com o suporte do Linx Postos AutoSystem.
Após clicar no botão Confirmar, o sistema questionará se desejar prosseguir o processamento, conforme imagem a seguir:
Ao clicar no botão Sim o arquivo será processado e ao finalizar será exibido um relatório com as informações do processamento. Conforme imagem a seguir:
Os relatórios são uma importante ferramenta para a tomada de decisões, o Linx Postos AutoSystem possui alguns relatórios que auxiliarão no controle cheques emitidos. Nos próximos tópicos serão detalhados os relatórios disponíveis para estas rotinas.
O relatório de Gerência de cheque troco exibe as informações referentes a emissão e situação de cheques trocos no sistema. Para visualizar, acessar o menu Financeiro > Relatórios > Controles Bancários > Gerência de cheque troco. A tela a seguir será exibida:
Esta tela possui os filtros:
O filtro Modo permite selecionar as opções:
O filtro Agrupar permite selecionar as opções:
Após preencher os filtros, clicar no botão Visualizar. O relatório será exibido conforme imagem a seguir:
O relatório de Posição geral de cheques exibe a localização e valores dos cheques troco emitidos pelo sistema. Para visualizar, acessar Financeiro > Relatórios > Controles Bancários >Posição geral de cheques. A tela a seguir será exibida:
Esta tela possui os filtros:
Após preencher os filtros, clicar no botão Visualizar. O relatório será exibido conforme imagem a seguir:
O relatório de Relação de cheques apresenta as informações referentes aos cheques recebidos ou emitidos para a conta selecionada. Para visualizar, acessar o menu Financeiro > Relatórios > Relação de cheques.
Esta tela possui os filtros:
O filtro Modo permite selecionar as opções:
O filtro Agrupar permite selecionar as opções:
O filtro Ordenar permite selecionar as opções:
O filtro Situação permitirá selecionar as opções:
O filtro Exibir permite selecionar as opções:
Após preencher os filtros, clicar no botão Visualizar, será exibido um relatório conforme imagem a seguir:
