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O que é a ferramenta? 

descreva o que é a ferramenta

Neste documento você encontrará o passo a passo para consultar o Plano de Contas do SetaERP e como cadastrar um novo item no plano de contas. O Plano de Contas é uma ferramenta que auxilia na organização e categorização das informações econômico-financeiras da organização, ou seja, esta ferramenta estabelece um padrão para o registro das operações de entrada e saída e a partir dele são estruturadas análises financeiras, como Demonstrativo de Resultado do Exercício – DRE e Fluxo de Caixa. 

Dúvidas frequentes (FAQ)

Manual de uso da ferramenta

aqui será o manual do produto/como usar/ensinar o cliente a mexer na solução

Abaixo você terá todas as instruções de uso da ferramenta

Como configurar as permissões de acesso

obrigatório

Para configurar as permissões de acesso a essa ferramenta, acesso o módulo Retaguarda > Menu Configurações > Permissões de acesso > encontre o módulo 'Cadastramento dos Itens do Financeiro (Plano de Contas) e deixe marcado as caixas de seleção Acessar, Modificar, Excluir.

Acessar: Acesso a tela de cadastro dos itens do financeiro(plano de contas)
Modificar: Permite criar um novo item do plano de contas ou alterar um existente.

Também tem o módulo 'Rateio de Despesas' e deixe marcado as caixas de seleção Acessar, Modificar, Excluir.

Consultando o plano de contas

Para acessar o Plano de Contas é necessário acessar o SetaERP no Módulo Retaguarda, em seguida Menu Financeiro e clicar na opção Plano de Contas. 

A tela do Plano de Contas é baseada no DRE gerencial, portanto apresenta:

• Estrutura em três níveis, seguida da descrição, sendo que os primeiros níveis são:
  • 01-Receitas: representam as entradas de capital por meio de vendas, seja à vista ou a prazo, deduzindo as trocas.
  • 02-Custos Variáveis: são os custos que variam proporcionalmente a produção, ou seja, seus valores dependem diretamente do volume produzido. Por exemplo, Custo da Mercadoria Vendida – CMV e impostos sobre vendas. 
  • 03-Margem de Contribuição: contribuição representa o valor que “sobra” da receita para pagar os Custos Fixos, depois do pagamento dos custos variáveis, ou seja, é a diferença entre receitas – custos variáveis.
  • 04-Custos Fixos: são os custos necessários para manter a empresa em operação, portanto eles não sofrem alteração de valores independentemente da quantidade produzida, ou seja, se eu atender 10 pessoas em um mês na loja ou 100 os meus custos fixos serão os mesmos, como, por exemplo, água, aluguel, energia elétrica e salários.
  • 05-Lucro ou Prejuízo Operacional: representa o lucro ou prejuízo obtido exclusivamente pela operação do negócio, ou seja, receitas operacionais – despesas operacionais, dessa forma, para obtê-lo é necessário deduzir a margem de contrição – custos fixos. 
  • 06-Receitas não Operacionais: são as receitas obtidas sem ser pela atividade principal ou complementar do negócio, como, por exemplo, rendimentos de aplicações financeiras.
  • 07-Despesas não Operacionais: representam as despesas que não estão associadas ao funcionamento da empresa, como, por exemplo, juros e taxas de antecipação de cartões. 
  • 08-Lucro Líquido: representa o rendimento real da empresa, ou seja, quanto a empresa realmente lucrou ou teve de prejuízo, obtido por meio da diferença entre receita total – custo total, para isso é necessário realizar a seguinte operação: lucro operacional + receitas não operacionais – despesas não operacionais. 
  • 09-Ponto de equilíbrio: ponto de equilíbrio, também conhecido como break-even point, ponto de ruptura, ou, ainda, ponto crítico, representa o quanto a empresa precisa para que o seu resultado seja zero, ou seja, o quanto a empresa precisa vender para que todos os seus custos sejam pagos. ele é o resultado de custos fixos/margem de contribuição * receita. 
  • 99-Outros Lançamentos: são aquelas entradas ou saídas lançadas no módulo CAIXA, em outros lançamentos. 

• Código da estrutura: Representa o código da estrutura do plano de contas e é organizado em tópicos e subtópicos. Por exemplo, o plano de contas 'CUSTOS VARIÁVEIS' é o tópico-pai e tem o código 02, o itens abaixo dessa estrutura é subdivido em 02.01 'COMPRAS A VISTA' e ainda tem subtópicos do subtópicos, exemplo é a estrutura 02.05.01 que é o subitem do 02.05 'IMPOSTOS SOBRE VENDAS'
• Descrição: É o nome do plano de contas
• Movimento: representa qual movimentação o item fará no financeiro da empresa, podendo ser: 
  • Entrada: que representa a entrada de capital.
  • Saída: que representa a saída de capital, ou seja, itens que a empresa necessitará realizar pagamentos. 
  • Ambos: ou que pode representa tanto entrada, quanto saída de capital, para criação de regras de rateio é fundamental que o item esteja com esta classificação. 
• Competência: quando será incluído o título nos demonstrativos, contabilmente as receitas e despesas são contabilizadas no momento que ocorrem, ou seja, na data de emissão, mas há três possibilidades no SetaERP: 
  • Data de vencimento
  • Mês anterior ao vencimento
  • Data de emissão
• Regra de Rateio: caso possua regra de rateio, nesta coluna ficará a descrição cadastrada na regra.
• Fluxo Cx.: Essa coluna há uma caixa de seleção. Se estiver marcada o item do plano de contas irá aparecer no Fluxo de Caixa, se não estiver selecionada, o item não aparece.
• DRE?: Essa coluna há uma caixa de seleção. Se estiver marcada o item do plano de contas irá aparecer no DRE, se não estiver selecionada, o item não aparece.
• Lançar: Essa coluna há uma caixa de seleção. Se estiver marcada o item do plano de contas irá permitir que o usuário utilize o plano de contas em algum lançamento, se não estiver selecionada, o item não poderá ser utilizado.
• Código: Essa coluna representa o código do item do plano de contas

Incluir um plano de contas

Para incluir um item, é necessário definir onde ele será lançado, ou seja, se será uma receita, um custo variável, custo fixo, receita ou despesa não operacionais ou outro lançamento e selecionar o desejado, vá no  no menu lateral e clique no botão Incluir Conta ou ALT + I.  

Assim o sistema localizará a última estrutura cadastrada do item desejada, e trará a próxima estrutura que há disponível. Como pode ser visualizado nos dois exemplos acima, no primeiro foi escolhido o item “Receitas” e como o último cadastrado foi o 01.07, na tela de inclusão o sistema já trouxe com a estrutura 01.08.

E no exemplo 2 foi escolhido o item de segundo nível “Imposto sobre vendas” de custos variáveis, como o último cadastrado foi o 02.05.04, na inclusão foi apresentada a estrutura 02.05.05. 

Na nova tela há os campos:

Código: Fica desabilitado por padrão, pois esse código será informado automaticamente pelo sistema quando clicar no botão 'Salvar'.

Estrutura: É a estrutura de organização do plano de contas com seus tópicos e subtópicos.

Descrição: É o nome dado ao item do plano de contas

Movimento: É o tipo de movimento que esse item irá ter no sistema, pode ser entrada, saída ou ambos.

Instruções: É um campo livre, que pode ser utilizado para orientar o usuário de quando ele deverá utilizar o item. Para deixar registrado uma instruções de utilização deste item, ou seja, caso haja dúvidas sobre a utilização ou mesmo para quais casos devem ser utilizado este item no plano de contas, basta acessá0lo e verificar a instrução registrada.  

Fórmula DRE: Caso necessitem que um determinado item do plano de contas realize um determinado  calculo e assim leve para o DRE somente o resultado do mesmo, basta inserir o cálculo neste campo. É possível inserir uma fórmula, assim como no Excel utilizando C de código + número do código do item e a operação desejada, como soma, divisão, subtração ou multiplicação, para que seja apresentado calculado automaticamente no relatório de DRE. 

No exemplo abaixo foi utilizada a fórmula (C183+C184+C185)/2,  assim ao utilizar o imposto teste, será somado Cofins sobre venda que é o código 183, portanto C183, a ICMS sobre vendas, que é o código 184 e PIS sobre vendas código 185 e o resultado será dividido por 2.   

Regra de rateio: Logo abaixo, é possível selecionar alguma regra de rateio já cadastrada no sistema, clicando na seta que fica logo em frente a regra de rateio, no próximo tópico veremos como criar regras de rateio. 

Competência: É onde definimos quando os títulos vinculados a este item do plano de contas entrarão contabilmente nas receitas ou despesas da empresa. Será possível também escolher a competência do item, lembrando que pode ser data de vencimento, mês anterior ao vencimento e data de emissão. 

Ainda na tela tem as seguintes caixas de seleção:

• Permite Lançamentos no Caixa: Ao selecionar o item, o plano de contas pode ser usando no Caixa (PDV do Seta);
• Permite lançamentos no Retaguarda: Ao selecionar o item, o plano de contas pode ser usando no Retaguarda. Irá liberar a vinculação de um item no plano de contas para títulos a receber ou a pagar inseridos no módulo retaguarda
• Entra na DRE: Ao selecionar o item, o plano de contas pode ser visualizado no DRE;
• Entra no Fluxo de Caixa Projetado: Ao selecionar o item, o plano de contas pode ser visualizado no Caixa Projetado;
• Uso do Sistema: é fundamental destacar que não será possível editar itens que esteja com o checkbox “Uso do Sistema” marcado, pois são itens fixos do sistema, que já estão interligados com outras telas do sistema e com suas fórmulas cadastradas. 
• Exige anexar comprovante de pagamento: Ao selecionar o item, quando for usar o plano de contas o usuário deverá anexar algum documento que comprove o pagamento. 

• Desativar: Ao selecionar o item, o plano de contas fica desativado e não poderá ser usado em nenhuma parte do sistema.

Criar uma Regra de Rateio

O rateio é utilizado para a separação dos custos entre os elementos que participaram da movimentação de entrada ou saída de dinheiro da empresa. O rateio pode ser realizado entre:

• Empresas de uma mesma rede: como por exemplo, um grupo promove uma palestra para os seus colaboradores, entretanto o pagamento do evento será feito entre as várias empresas do grupo, assim a empresa 1 pagará – 30%, a empresa 2 – 25%, 3 – 25% e 4 – 20%, porque a empresa 1 é a que possui mais funcionários, logo arcará com uma parcela maior do montante e a empresa 4 possui menos, ficando com uma porcentagem menor. 
• Centro de custo: e assim como na divisão entre empresas, o custo ou lucro de uma determinada ação é dividida entre os centros de custos, como por exemplo, comercial e administrativo. 

Assim utilizando regra de rateio não é necessário inserir vários títulos a pagar ou a receber, ao inserir a regra de rateio no título o sistema faz esta divisão de valores para cada empresa ou centro de custo.

Para criar uma regra de rateio é preciso localizar o item desejado na listagem, logo é fundamental que o item já esteja cadastrado. 

Para criar uma regra de rateio é preciso localizar o item desejado na listagem, logo é fundamental que o item já esteja cadastrado. 

Após localizar o item desejado, com a movimentação ambos, é necessário selecioná-lo com um clique e selecionar o botão Regra do Rateio do lado esquerdo da tela, caso a movimentação esteja diferente de ambos, o botão de regra de rateio ficará desativado. 

Clique no botão Regra de Rateio

Editar regras de rateio:

11. O botão 'Editar' na tela oferece a possibilidade de modificar uma regra existente no sistema. Ao selecionar essa opção, você pode fazer ajustes nos valores, porcentagens ou qualquer outra configuração relacionada à regra de rateio.

Excluir regras de rateio:

12. O botão 'Excluir' na tela permite remover uma regra específica do sistema. Ao clicar nesse botão, a regra selecionada será permanentemente eliminada do conjunto de regras de rateio. Isso é útil para remover regras que não são mais necessárias ou relevantes para a gestão financeira da empresa

O sistema permite que eu exclua uma regra que está vinculada a um título que já foi baixado?

13. Se a regra já estiver vinculada a algum título, não é possível excluí-la. Nesse caso, o sistema apresentará uma mensagem informando sobre essa impossibilidade.

Além disso, ao editar a regra, lembre-se de que essa edição se aplicará somente aos próximos títulos que utilizarem essa regra. Os títulos já vinculados com outros valores e/ou porcentagens não serão afetados pela alteração.

No campo do Filtro tem o botão Empresa ou Centro de Custo

Descrição: É o nome do Rateio que será usado pelo usuário.

Desativar: É um botão de seleção que ao ser marcado torna a regra de rateio desativada.

Seção do Centro de Custo

Código: Número que identifica o código do centro de custo

Descrição: É o nome dado ao centro de custo

Valor/Qtd: É o valor que o centro de custo selecionado receberá

% (Aprox): Insira uma porcentagem que representa quanto o centro de custo irá custear

O primeiro passo para a criação da regra de rateio será selecionar o tipo de rateio, se será por empresa ou centro de custos, ao clicar em qualquer uma das opções serão apresentadas as empresas e centros de custos já cadastrados no sistema. 

Clicando em Centro de Custo será possível editar ou desativar os centros de custos já cadastrados ou incluir um novo.

Tanto clicando em Novo ou ALT + N ou Editar ou ALT + E, será necessário inserir ou editar a Descrição do centro de custos e clicar em Salvar ou ALT + S. E clicando no checkbox Desativar, o centro de custos será desativado. Além disso, você pode editar um Centro de Custo já existente clicando no botão Editar e para sair da tela, clique em Fechar

Após definir se o rateio será por empresa ou centro de custos, as empresas e centros de custos cadastrados serão apresentados com os seus devidos códigos, descrições e espaço para inserir o valor aproximado ou % que cada um será responsável. Bastará inserir o valor ou percentual desejado. 

Em Ajuda poderão ser cadastradas orientações e anotações importantes, para possíveis consultas, como por exemplo orientações de quando utilizar a regra de rateio selecionada. 

E ao finalizar a inserção de dados bastará clicar em Salvar que a regra de rateio será criada. 

Consultando Relatórios

Como na inclusão de um título no sistema, seja a pagar ou a receber, é possível selecionar o item do plano de contas que melhor se encaixa a movimentação que foi efetuada, há relatórios que podem ser agrupados e ordenados pelo item do plano de contas. 

Como por exemplo, a listagem de títulos a pagar e a receber em aberto ou baixados, ou o resumo de títulos a pagar ou a receber em aberto ou baixados, dentro de um determinado período. 

Para acessá-los é necessário acessar o Módulo Retaguarda do SetaERP, Menu Financeiro ou Relatórios, opção Títulos a pagar ou Títulos a receber. 

No primeiro exemplo abaixo foi tirada uma listagem de títulos a pagar em aberto (relatório 1) com competência no mês de abril, agrupados pelo item do plano de contas. 

No segundo exemplo, foi utilizado o mesmo filtro nos títulos a pagar, mas dessa vez escolhendo o relatório 2 - Resumo de Títulos a Pagar.

Observe no DRE com competência no mês de abril, constam os custos fixos apresentados nos relatórios de títulos a pagar do mesmo período, alvará no valor de R$ 2.000,00 e telefone celular R$ 3.000,00, para acessar o DRE é necessário acessar no Módulo Retaguarda do SetaERP, Menu Relatórios, opção Demonstração do Resultado – DRE.