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O que é a ferramenta? descreva o que é a ferramenta
A Auditoria de Comprovantes é uma ferramenta que permite anexar comprovantes para pagamentos e sangrias realizados pelo Caixa, bem como vendas no crediário para validação de sua veracidade. Todavia, a ferramenta não somente permite anexar os comprovantes, mas também gerenciar os títulos que cada loja será responsável pelo pagamento, através de encaminhamento de títulos já lançados em Títulos a Pagar (no Retaguarda), e validar tais pagamentos com o processo de Auditoria, liberando assim o fechamento de Caixa.
Dúvidas frequentes (FAQ)Veja as principais dúvidas sobre Auditoria de Comprovantes
A ferramenta será disponibilizada para todos os clientes? Sim. Todos os clientes podem usar essa ferramenta. Precisa ter apenas as permissões de acesso e a configuração correta nas globais. Toda essa configuração está presente no manual. É obrigatório anexar todo ou qualquer tipo de pagamento realizado no caixa? Não, a obrigação de anexar os comprovantes é configurável, através dos parâmetros globais do sistema conforme o manual. É possível realizar o fechamento do caixa com títulos sem auditoria? Não, o fechamento do caixa está configurado para validar os comprovantes de pagamento e contratos, dessa maneira não é possível realizar o fechamento do caixa sem anexar os comprovantes e auditar os títulos. Para entender um pouco mais, veja o manual da ferramenta que estará logo abaixo. É possível realizar o fechamento do caixa com títulos do financeiro autorizados para baixas no caixa em aberto? Sim, especificamente títulos do financeiro liberados para serem pagos no caixa, podem ficar em aberto sem a necessidade da obrigatoriedade da baixa para o fechamento do caixa. É possível remover imagens dos comprovantes da tela de auditoria de comprovantes? Sim, é possível remover as imagens dos comprovantes dos títulos na tela de auditoria de comprovantes pelo seguinte fato, em alguns casos o operador de caixa pode anexar comprovantes errados, dessa maneira é possível remover o a imagem do comprovante. O operador de caixa pode remover imagens dos pagamentos? Sim, o operador de caixa pode remover a imagem pelo fato de que ele pode anexar um comprovante em desacordo com o título, porém, existe uma permissão de acesso que liberada essa opção, para visualizar essa permissão de acesso e está no manual da ferramenta. É necessário anexar o comprovante de contrato das vendas no crediário no momento da venda? Não, no momento da venda não, esse comprovante pode ser anexado após concluir a venda na tela de auditoria de comprovantes. É possível selecionar as contas do plano de contas que são obrigatórias o anexo do comprovante de pagamento? Sim, é possível selecionar o item do plano de contas que você deseja que não seja obrigatório anexar o comprovante de pagamento, salve exceções como sangria e pagamentos do caixa, que por padrão são obrigatórios. Quais tipos de pagamentos posso realizar a baixa pela tela de auditoria de comprovantes? Os pagamentos que podem ser realizados na tela de auditoria de comprovantes são, Sangria, Pagamentos, e pagamentos do financeiro liberado para os caixas, essas três modalidades são liberadas para realizar baixas na tela de auditoria de comprovantes. Como anexar a cópia do comprovante de sangria no caixa? R.: O Caixa poderá efetuar o pagamento de um título “avulso” ou sangria na tela de Auditoria de Comprovantes clicando no botão Outros Lançamentos. Acesse Caixa Fácil > Caixa > aR-Auditoria de Comprovantes 2. Informe o tipo da operação Sangria ou Pagamentos, realize o lançamento e confirme. 3. Anexe o comprovante de pagamento ou sangria:
Como auditar um comprovante? Acesse Auditoria de Comprovantes em Retaguarda\Financeiro. Para auditar os registros utilize o filtro de Status para visualizar apenas os que já possuem anexo e estão aguardando a auditoria, semáforo azul.
Posicione o cursor sobre o registro que deseja auditar. Após a conferência, clique F9 ou no botão Confirmar Auditoria. O status automaticamente é alterado para Auditado. O nome do auditor é gravado e data e hora também. |
Vídeos da ferramentaAltere o destino o link para o vídeo. Pode duplicar esse widget para adicionar vídeos
Manual de uso da ferramentaaqui será o manual do produto/como usar/ensinar o cliente a mexer na solução
A auditoria de comprovantes tem o intuito de permitir anexar comprovantes para pagamentos, sangrias e comprovantes de contrato de vendas no crediário, para que posteriormente possa ser auditado se aquele valor pago realmente condiz com o comprovante, lembrando que é o comprovante utilizado para o pagamento, e não a impressão do SETA.
obrigatório
Para configurar as permissões de acesso a essa ferramenta, acesso o módulo Retaguarda > Menu Configurações > Permissões de acesso.
Auditoria de Comprovantes
Acessar: Permite acessar a rotina Auditoria de Comprovantes. Auditoria de Comprovantes - Alterar Anexos
Alterar Anexos: Permite alterar os anexos da rotina Auditoria de Comprovantes. |
A exigência quanto validar os anexos e a auditoria dos comprovantes no Fechamento do Caixa, podem ser configurados através da parametrização da Config No Fechamento do caixa validar: 0 - sem validação: não exibe nem comprovante nem auditoria no fechamento do caixa; 1- Pagamentos: Não irá permitir o Fechamento do Caixa para pagamentos que possuem item do plano de contas que exigem o anexo do comprovante. Ou seja, é obrigatório para estes lançamentos ter o comprovante anexado, e todos os registros de pagamentos realizados precisam ter a auditoria confirmada; 2-Sangrias: Não irá permitir o Fechamento do Caixa para sangrias que possuem item do plano de contas que exigem o anexo do comprovante. Ou seja, é obrigatório para estes lançamentos ter o comprovante anexado, e todos os registros de sangria precisam ter a auditoria confirmada; 9-Validar Todos: a) Não irá permitir o Fechamento do Caixa para sangria e pagamentos que possuem item do plano de contas que exigem o anexo do comprovante. Ou seja, é obrigatório para estes lançamentos ter o comprovante anexado; b) Todos os registros de pagamentos realizados, e sangria precisam ter a auditoria confirmada; c) Quanto aos contratos de vendas, o anexo é obrigatório, porém a auditoria não é obrigatória, devido a linha de tempo (esta auditoria é feito no dia posterior do fechamento do caixa);
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A ativação da Auditoria de Comprovantes deve ser feita acessando o retaguarda > configurações > parâmetros globais > aba financeiro > "Habilita auditoria de comprovantes"
Quando marcada esta config, a tela de captura de imagem será exibida após o lançamento de Pagamentos e Sangria ou após finalização da venda de crediário
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Acessar o link para configurar o recurso Auditoria de comprovantes.
Para este teste além da configuração acima é necessário habilitar a flag "habilitar auditoria em lote", para isso acesse:
Passo a passo para execução:
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Esta config é responsável em liberar títulos para pagamentos. Ou seja, uma vez ativada este parâmetro somente é possível realizar a baixa de um título a pagar no Retaguarda com sua liberação.
Todavia, esta config de “Utiliza autorização de pagamentos de títulos a pagar” em conjunto com a config “Habilita auditoria de comprovantes”, além de possibilitar que um título no Retaguarda seja pago apenas com a liberação(autorização), estas também permitem que os títulos sejam encaminhados para determinadas lojas efetuarem o pagamento, e assim são exibidos na tela de Auditoria de Comprovantes para que o Caixa da Loja realize o pagamento. Para utilizar este recurso devem ser configuradas as empresas coligadas no cadastro da Empresa. Somente para os códigos das empresas informados neste campo é que será possível encaminhar títulos entre as empresas.
Vamos ver de forma mais detalhada em um próximo tópico. |
A exigência de anexo será de acordo com o item do plano de contas, ou seja, depende da despesa, com exceção do item do plano de contas Sangria, que este é obrigatório como default. Acesse o Retaguarda > Financeiro > Cadastros e Configurações > Plano de Contas e marque se desejar que o item do plano de contas deverá exigir o anexo.
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Filtro: Aplica o filtro na tela informado nos campos de filtro como período, empresa, tipo de operação, registros e status dos registros.
Confirmar Auditoria, tecla de atalho F9: permitir a confirmação da auditoria para as seguintes regras:
Consultar Vendas: habilitado quando o registro for do tipo operação Contrato de Venda, permite abrir a tela de consulta de Vendas.
Editar Pagamentos: Este botão permite acessar a tela de movimento do Caixas e Bancos quando o registro selecionado for um pagamento ou sangria. Este permite acesso para alterar o item do plano de contas.
Outros lançamentos: Permite acessar a opção Outros Lançamentos OL, porém habilitado apenas para efetuar lançamentos de operação Pagamento ou Sangria.
Este botão é habilitado somente se a tela de Auditoria de Comprovantes for acessada pelo Caixa, no Caixa Fácil.
Outros lançamentos: Permite acessar a opção Outros Lançamentos OL, porém habilitado apenas para efetuar lançamentos de operação Pagamento ou Sangria.
Este botão é habilitado somente se a tela de Auditoria de Comprovantes for acessada pelo Caixa, no Caixa Fácil.
Baixar Título: Este botão permite realizar a baixa de um título lançado pelo Retaguarda e encaminhado/liberado para que o Caixa realize o pagamento. Quando posicionado o cursor sobre um título a pagar em aberto e ao clicar neste botão o sistema já realiza o filtro apenas deste registro para facilitar a baixa.
Temos o filtro empresa, que podemos filtrar por empresa os títulos, também na tela possui o filtro por datas, também é possível filtrar pelo funcionário (operador do caixa) pelos tipos de operação, que são: Pagamentos, Sangria e Contrato de vendas, também possui a opção de Todos, por Registros também é possível, selecionando Auditados, Não Auditados e Todos, e o Status do registro.
Empresa: permite selecionar a empresa quando acessado pelo Retaguarda\Financeiro. Quando acessado pelo usuário Caixa, o preenchimento é automático e este não pode ser alterado.
Obs.: O sistema exibirá os títulos encaminhados/liberados para esta empresa. Se houver um título que está para a empresa selecionada e não é exibido verifique se ele foi liberado em Retaguarda\Financeiro\Títulos a Pagar.
Os movimentos de pagamentos, sangria e contratos de venda no crediário serão filtrados de acordo com empresa selecionada.
Período: data de inclusão dos títulos abertos, quando liberado/encaminhado pelo Retaguarda, data de movimento quando pagamentos e sangrias, data de emissão da venda.
Porém, se o título estiver em aberto, e este for baixado a data é atualizada com a data de baixa, pois pode ocorrer do títulos ser pago em outro dia.
Funcionário: código do funcionário responsável pelo caixa, quando acessado pelo Caixa é preenchido automaticamente. Neste caso, será exibido somente registros relacionados aos movimentos de seu caixa.
Item Plano de Contas: Defina um ou mais itens do plano de contas
Tipo de operação: refere-se as seguintes operações:
Registros: situação da auditoria: Auditado, Não Auditado ou Todos.
Status do Registro:
EM ABERTO: Sinalizado com a cor em amarelo esse status representa que o pagamento ainda não foi realizado e não foi anexado nenhum comprovante.
SEM ANEXO: Sinalizado com a cor em vermelho, esse status representa que o título foi baixado, porém ainda não existe o anexo do comprovante do pagamento e que também não foi auditado.
AGUARDANDO AUDITAR: Sinalizado com a cor em azul, esse status representa que o título foi pago, foi anexado o comprovante, porém ainda não foi auditado.
AUDITADO: Sinalizado com a cor em verde, esse status representa que os títulos foram pagos, anexado os comprovantes e auditado corretamente.
Todos: exibe todos os registros independente de seu status.
O status do registro pode ser filtrado também utilizando a própria legenda:
Nesta parte da tela da Auditoria os registros são exibidos em ordem de data, porém, as colunas possuem filtros dinâmicos, podendo ser organizados os dados clicando sobre a coluna que deseja organizar (semáforo, empresa, operação, valor ou caixa).
Títulos do Financeiro\Retaguarda encaminhados para Loja efetuar o pagamento pelo caixa, são destacados pelo semáforo amarelo, enquanto estiverem em aberto, e o campo Caixa, fica em “branco”, até que o Caixa realize seu pagamento.
Uma vez habilitado para que o anexo seja obrigatório para os pagamentos, sangria e contratos de vendas no crediário, o anexo será exibido sem a necessidade de clicar sobre a imagem, porém, é possível clicar e ver a imagem ampliada (zoom).
Dê dois cliques sobre a imagem já anexada que irá abrir um arquivo no Windows
A imagem pode ser removida clicando sobre ela com o botão direito do mouse. Irá mostrar uma mensagem de confirmação. Se clicar em 'Sim' a imagem será removida.
A alteração da imagem está vinculada a permissão de acesso em Retaguarda\Configurações\Permissões de Acesso.
Exibe os dados individualmente do registro onde o cursor está posicionado, como fornecedor ou cliente, item do plano de contas, descrição digitada no lançamento do Caixa quando pagamento ou sangria (campo descrição), status do título, funcionário que efetuou a baixa ou lançamento, observação do título informado em Títulos a Pagar, nome do Auditor e data que confirmou a auditoria.
As anotações podem ser adicionadas por registros, e o propósito é realizar um chat entre o Caixa e o Auditor, para ações que precisam ser tomadas dentro do processo de auditoria.
Esta possui dois botões:
Adicionar e Destacar: Adicionar uma anotação para o registro e destaca o mesmo na cor vermelha.
O destaque é removido se adicionado outra anotação utilizando o botão Adicionar.
Adicionar: Apenas adiciona a anotação, mas sem destacá-la na cor vermelha.
O destaque é removido quando enviado outra mensagem apenas utilizando o botão Adicionar.
Acesse a opção Títulos a Pagar em Retaguarda\Financeiro.
2. Para encaminhar um título para que o Caixa da Loja efetue o pagamento informe a Empresa.
Caso não informe a empresa o título será liberado para pagamento pelo Financeiro do Retaguarda. |
3. Irá aparecer a mensagem: 'Os títulos selecionados foram liberados e encaminhados para pagamento'
Em situações em que o título foi liberado para empresa incorreta, selecione novamente o título, clique para liberar novamente e informe o código da empresa corretamente. Para bloquear um pagamento utilize o botão Bloquear Pagamento, se o título já tiver sido pago pelo caixa, é preciso realizar o estorno da baixa. |
Observe na imagem que após a liberação o título liberado já será exibido na tela de Auditoria do Caixa para pagamento:
O Caixa poderá efetuar o pagamento de título liberado pelo financeiro título diretamente na tela de Auditoria de Comprovantes.
Acesse Caixa Fácil > Módulo do Caixa - 2 > Menu lateral aR-Auditoria de Comprovantes
2. Posicione o cursor sobre o registro que deseja efetuar a baixa, em seguida clique no botão Baixar Título:
O sistema traz automaticamente o título para pagamento, prossiga com a baixa, em seguida será exibida a tela para informar a imagem do comprovante e anexar.
Em seguida o status já é atualizado automaticamente com o Status Aguardando Auditar.
1. O Caixa poderá efetuar o pagamento de um título “avulso” ou sangria na tela de Auditoria de Comprovantes clicando no botão Outros Lançamentos.
Acesse Caixa Fácil\Caixa\aR-Auditoria de Comprovantes.
2. Informe o tipo da operação Sangria ou Pagamentos, realize o lançamento e confirme.
3. Anexe o comprovante de pagamento ou sangria:
Em seguida o status já é atualizado automaticamente com o Status Aguardando Auditar.
1. O Caixa poderá efetuar o pagamento de um título “avulso” ou sangria na tela de Auditoria de Comprovantes clicando no botão Outros Lançamentos.
Acesse Caixa Fácil\Caixa\aR-Auditoria de Comprovantes.
2. Informe o tipo da operação Sangria ou Pagamentos, realize o lançamento e confirme.
3. Anexe o comprovante de pagamento ou sangria:
Em seguida o status já é atualizado automaticamente com o Status Aguardando Auditar.
Os comprovantes das vendas no crediário podem ser anexados na finalização da venda ou na própria tela de Auditoria de Comprovantes.
Na finalização, após a emissão da nota fiscal será exibida a tela de Captura de imagem, pode ser informado o comprovante neste momento.
Para anexar utilizando a ferramenta de auditoria, selecione o tipo de registro Contrato de Venda, posicione o cursor sobre o registro que deseja anexar o comprovante, e clique no campo “Clique aqui para adicionar imagem, lado direito.
