O Controle de Despesa é uma parte extremamente importante para que seja feito um planejamento financeiro o mais correto, pois os usuários a gerenciar suas finanças e evitar gastos desnecessários para empresa que trabalha. Este processo ajuda a rastrear suas despesas e compará-las com suas receitas para ver onde estão sendo gastos os recursos financeiros da empresa.

Foi implementado no EMSys funcionalidades para auxiliar os usuários neste processo.

Requisitos

  • Não é permitido a inclusão de mais de uma despesa para o mesmo período, tipo analítico e centro de custo.

Parâmetros

Acesse Parâmetros Empresa e selecione a opção "Utilizar controle de Despesa Mensal", ao clicar em Confirmar o sistema fará a liberação de todo processo.

Controle de Acesso

Para utilizar as funcionalidades corretamente acesse o Controle de acesso e faça a liberação para os usuários que terão permissão para utilizar.

Faça a Liberação somente das opções que o usuário poderá ter acesso.

Liberar (Aprovação Despesa Mensal, Cadastro Despesa Mensal, Rel. Aprovação Despesa Mensal)


Quando o valor das despesas aprovadas for superior ao valor limite que foi informado no cadastro, o sistema fará envio de um e-mail para todos os usuários na tela Cadastro Despesa Mensal. Será considerado o e-mail do campo E-MAIL no controle de acesso ao usuário.

O Envio do e-mail acontece quando é aprovado uma despesa fora do limite, para todos os usuários no momento da inclusão de uma despesa avisando que há despesas pendentes de aprovação.

Cadastro Despesa Mensal

Para realizar o cadastro acesse o menu: Gerencial →  Administrativo →  Despesas →  Cadastro de Despesa Mensal

Principal

Na tela principal informe Uma descrição, Mês e ano, Valor Limite e selecione as opção abaixo conforme a necessidade do usuário "Tipo Analítico, Centro de Custo e Responsável".

Usuários

Neste tela é considerado o Controle de Alçada, para definir corretamente a responsabilidade a cada usuário que terá permissão, selecione e informe corretamente o valor ou percentual para cada usuário.

Empresa

Selecione as empresas que irão fazer parte deste mesmo cadastro.

Aprovação de Despesa Mensal

Para finalizar as despesas geradas é necessário aprovar, acesse o menu pelo caminho: Gerencial →  Administrativo →  Despesas →  Aprovação de Despesa Mensal.

  • Obrigatório selecionar um Tipo Analítico – Centro de Custo.
  • Apresentará o nome do responsável pelo grupo Tipo Analítico – Centro de Custo em tela.

Ao lado na parte superior é possível identificar os valores totalizados.

    • Total de todas as despesas aprovadas.
    • Total das despesas pendente de aprovação.
    • Total das despesas reprovadas.
    • Total do valor limite do grupo Tipo Analítico – Centro de Custo
  • Será apresentado aos usuários o saldo do grupo Tipo Analítico – Centro de Custo (Total do valor limite -Total despesas aprovadas
  • Caso o valor das aprovações seja superior ao total do valor limite o sistema vai apresentar valor negativo. 

Conferência Despesa Mensal

Este menu foi implementado para auxiliar todos os usuários na conferência de todas as transações realizadas com despesas no sistema.

Informe os dados e selecione as opções corretamente e clique em Pesquisar.