Com a chegada de novos lojistas ao Microvix ERP, que usavam um sistema alternativo de vendas anteriormente, é possível migrar os dados já armazenados anteriormente (produtos, clientes, meios de pagamento, entre outros). Adicionalmente, também é possível realizar a importação do histórico de vendas, para que o lojista consulte as suas vendas de forma fácil e rápida.

Como realizar uma importação?

Para realizar uma importação, o usuário deve acessar o caminho "ERP -> Faturamento -> Importador de Dados" e assim utilizar a tela do importador. A mesma contém a tabela de itens importados (juntamente com os dados de data, arquivo, tipo, status, entre outros), relacionado com importações já realizadas no sistema anteriormente.

Tela do Importador de Dados

Ao clicar no botão "Nova Importação", uma nova aba será aberta, permitindo que o usuário possa selecionar o tipo de importação, verificar as observações registradas na nota, e anexar arquivos em formato XLS/XLSX/XML/ZIP para serem importados. Também haverá as funções de baixar o arquivo Excel, desistir da importação, e realizar a importação iniciada pelo usuário.

Tela de importação sem anexos

Tela de importação com anexos

Tela de erro por arquivo inválido

Também há a possibilidade de verificar as ações de cada importação (clicando nos três pontos da coluna Ações). As opções permitem que o usuário possa baixar arquivos importados, registros não importados, inconsistências, e cancelar a importação que foi selecionada.

Opções do campo ações

Modelo Excel

Será proporcionado o download do modelo Excel para a importação dos diversos dados e arquivos, contendo apenas 1 aba, onde cada linha representa 1 item/produto.

O modelo será disponibilizado para download na tela de importação, assim como as instruções devem ser mantidas durante o download.

Os campos de cada coluna do modelo Excel serão:

*¹ O valor vNF deverá ser igual a soma dos campos vPag. Exemplo: nVF=100,00 vPagPIX = 100,00

*² São permitidas importações de vendas com data de emissão do ano vigente e do ano anterior completo. Para clientes do ramo ótico, é permitido importar o ano vigente mais 4 anos anteriores.

Tela de Importação - Validações

Após a captura de dados em uma base do Excel (XLS/XLSX) ou em formato XML/ZIP, haverá uma tela no ERP onde será possível importar o arquivo com todos os dados necessários. Algumas regras serão levadas em consideração, sendo essas:

• Caso o arquivo não estiver nos formatos XLS, XLSX, XML ou ZIP, um retorno com a mensagem "Extensão do arquivo não suportada"
• É permitido importar arquivos Excel (XLS/XLSX) de no máximo até 10 MB, assim como arquivos ZIP que contém apenas arquivos XML. Caso o tamanho ultrapasse este, a mensagem "Arquivo maior que o permitido (10 MB), por favor reduza o tamanho do arquivo.", ou caso outro tipo de arquivo seja achado no ZIP, a mensagem "Arquivos .zip devem conter apenas arquivos .xml." aparecerá.
• Se as colunas do arquivo XLS/XLSX importado for diferente das colunas do modelo definido, tendo a possibilidade da coluna estar diferente ou não ter sido encontrada no arquivo importado, haverá a identificação de quais colunas não estão de acordo com o modelo.
  • A mensagem "O arquivo não pode ser importado pois não está de acordo com o arquivo modelo para importação via XLS/XLSx! Segue abaixo as colunas incorretas:" será retornada, listando as colunas incorretas ou as que não foram encontradas.
• O sistema validará o limite de data de vendas, onde só devem ser importadas vendas emitidas no ano atual e no ano anterior inteiro.

Tela de Importação - Funcionalidades e Localização

A seguir, o usuário verá uma tela no ERP onde será possível realizar a importação. Sua localização estará em (ERP→Aplicativos→Importador de Vendas), estando incluída também no processo efetuado no Easy Implantação. Quanto as funcionalidades, será possível fazer o download da planilha do Excel, assim como será permitido realizar importação individual de arquivos XLS/XLSX/XML/ZIP. O usuário poderá arrastar arquivos ou clicar para busca local no seu computador, e poderá também excluir o arquivo antes de importar.

Ao clicar em importar, o sistema realizará validações do arquivo importado. Ao validar e ocorrer o salvamento, diversos dados serão coletados, como identificador do arquivo, usuário, senha, entre outros.

Robô de Importação

Após a garantia das validações, leitura e importações dos arquivos e vendas para dentro do ERP, construindo a base dos relatórios. Para isso, é utilizado um robô que irá verificar validações para garantir que estão sendo inseridos os registros com veracidade, focadas no cliente, produto e emitente. O robô consegue logar suas execuções em tabela, efetuar importações baseada nas regras da Tela de Importação.

• No caso de campos/colunas não informados, valor em branco ou apenas com espaços, valores nulos, a ação será finalizada e será retornada a mensagem: "Campo(s) (nome do campo e se for mais de 1, separado por vírgula) inexistente ou valor incorreto."
• O CNPJ do emitente deve ser igual ao da empresa cuja venda esteja sendo importada no ERP. Caso não seja igual, a ação será finalizada e será retornada a mensagem "O CNPJ do emitente difere do cadastro da empresa, venda não será importada."
• O cliente será buscado pela coluna CPF/CNPJ do arquivo Excel.
  • Caso a coluna "indFinal" for igual a 1 e a coluna "mod" for igual a 55, a seguinte mensagem será retornada: "Não é possível emitir NF-e(mod=55) para consumidor final(indFinal=0), venda não será importada". Será feita uma validação em massa, em relação as colunas 'mod'e 'indFinal'.
  • Caso a coluna "indFinal" for igual a 0, o sistema validará se o CPF/CNPJ informado já está cadastrado nos dados do Microvix, e se o cliente não existir nestes dados, a seguinte mensagem será retornada: "Cliente não encontrado, venda não será importada". Será feita uma validação em massa, em relação ao CPF/CNPJ do cliente.
• O código de barras, código gerencial, ou código do produto existirá no ERP. Caso não houver correspondência nos dados, a ação será finalizada e será retornado a mensagem: "Produto/Código de barras não encontrado, venda não será importada". Será feita uma validação em massa, em relação ao produto esteja inserido em uma venda/registro.
• Ocorrerá a validação para ver se a série informada existe no Microvix, levando em consideração o número da série e o tipo do documento (NF-e, NFC-e, CF-e). Caso não seja encontrada a mesma série para o mesmo modelo de emissão, a ação será finalizada e será retornada a mensagem: "Série não encontrada, venda não será importada" Será feita uma validação em massa, em relação aoo produto esteja inserido em uma venda/registro.
• Em relação ao fluxo de erros/inconsistências, os erros não serão exibidos a medida que forem acontecendo. O sistema irá acumular todos os erros de um arquivo/importação específica para que esse erro/inconsistência seja listado posteriormente pelo usuário através da funcionalidade "Visualizar inconsistências". A tabela de importação de arquivos também terá seu status alterado caso algum erro/validação ocorra.
• Ao validar pagamentos, o sistema verificará se ao menos uma das colunas de pagamento tenham sido preenchidas, e caso nenhuma tenham sido preenchidas, a ação será finalizada e será retornado a mensagem: "Não foi encontrada um pagamento, venda não será importada." Será feita uma validação em massa, em relação a aalguma outra venda/registro não contenha informação de pagamento.
• Os campos/colunas indFinal (indicador de operação com consumidor final), indPress (indicador de presença do comprador) e modFrete (modalidades do frete) terão diversas opções numéricas para configurações próprias para a realização de alguma atividade referente aos suas opções de serviços.
• Haverá um fluxo de importação onde será possível efetuar a importação dos dados gravados em tabelas relacionadas com as vendas, para assim ser importada para o Microvix como uma venda real.
  • Será criada uma nova natureza de operação padrão para as vendas. Não será permitido alterar tal natureza de importação, assim como deve ser criada somente se já não houver uma natureza de operação criada para vendas importadas. Caso já exista, a atual deve ser utilizada.
• O robô permitirá importar o mesmo arquivo, nas mas não permitirá importar a mesma venda. Será validado o número do documento, série e a tag tpNF. Caso já exista na tabela de movimento (sendo assim uma venda repetida), a mensagem de erro será retornada: "Venda já importada para o Microvix!"

Consulta das Importações

É permitido para o cliente acompanhar o processo de importações do robô e exibir em tela os erros de cada importação, fazendo assim ser possível consultar os arquivos e documentos importados no sistema, sendo de extrema importância para o cliente ter a visibilidade do processo, dado que o robô realiza as atividades em segundo plano.

Exibindo os status das importações, as informações estarão agrupadas pelo nome do arquivo importado, nas quais podem ser consultadas com a utilização do robô. Os dados a serem exibido serão:

• Data da importação;
• Identificador do arquivo (nome do arquivo);
• Status da importação;
• Número de notas encontrados;
• Número de notas importadas com sucesso (Ícone verde);
• Número de notas com inconsistências (Ícone laranja);
• Número de notas com erro (Ícone vermelho);
• Usuário;

Para cada arquivo importado será possível realizar as seguintes funcionalidades:

• Baixar arquivo importado (disponibiliza o download do arquivo importado);
• Baixar registros não importados (gera um arquivo Excel apenas com os registros de vendas onde aconteceu alguma inconsistência ou erro);
• Baixar inconsistências (caso haja arquivos com erros/inconsistências no processamento);
• Cancelar importação (cancela toda a importação);

Para efetuar uma nova importação, o usuário deverá clicar no botão Nova Importação, e um pop-up será exibido para o usuário poder importar um arquivo, assim como uma tela onde permite baixar o arquivo no modelo Excel (XLS/XLSx), um botão para fechar o pop-up, e um botão para importar.

Planos de Pagamento

As formas de pagamento que são aceitas nas importações são importantes para a extração de relatórios no ERP. se baseando em um documento fiscal aceito pelo SEFAZ e fazendo a conexão entre o arquivo e os tipos de pagamento cadastrados em cada portal. Assim, é possível cadastrar os planos de pagamento e usar o código da forma de pagamento para determinar o tipo do pagamento usada no cadastro.

Um novo plano de pagamento será cadastrado na tabela de planos, validando com todos os dados disponíveis. Qualquer outra forma de pagamento recebida e não mapeada, será cadastrada como "N/A" e "Importação: Outros".

Faturamento Relatórios

Até este ponto, o processo de importação e leitura do arquivo já terá sido feito por completo. Assim, o robô efetuará as inserções dos movimentos de vendas no ERP, para assim realizar a correta extração das informações nos relatórios do ERP. As vendas importadas constarão nos seguintes relatórios de faturamento.

• Faturamento Diário;
• Faturamento por Período;
• Faturamento por Planos;
• Faturamento por Série;
• Vendas por Lojas;
• Movimento Diário;

Log no ERP

Será mostrado na tela os logs de ERP e as ações efetuadas na nova tela, por meio de uma transação para a tela de logs. Essa transação deve ser listada no campo "transação" na tela "Empresa > Segurança > Pesquisar log", onde o nome da transação será "Importação de Movimentos".

Trocas/Devoluções de Vendas

Assim que estejam importadas as vendas, o cliente poderá acessar as devoluções e tentar realizar a mesma, tendo também a garantia que essa operação seja possível.

• Nas vendas importadas será possível realizar uma troca por token como se fosse uma venda realizada dentro do ERP/POS/Venda Fácil.
• Será possível localizar as vendas através do CPF, do token, código do produto, dentre outras possibilidades de busca.