Auxiliar a revenda em como criar uma providência de compra e criar pedido no DMS e replica-lo no site da VW. para que tenha vinculo com o atendimento/O.S. do Bravos.



Produto

Bravos

Menu

Peças -> Gerenciamento do Estoque -> Providências Comprador

Data

 

Autor

Arthur Marques Diniz 

Área

Automotivo





Instruir a revenda a criar um atendimento e providência e como fazer a importação deste pedido ao DMS.



Revendas VW que tenham a necessidade de acompanhar o pedido de peças diretamente pelo DMS, para atender a normativas da montadora, onde a OS não pode ficar aberta após a saida do veículo..



Prelúdio

Em uma revenda VW caso venha ser necessário a troca de uma peça que não possuem estoque, mas que não impede o veículo de circular, o veículo tem autorização da montadora de ser liberado, mas é necessário que seja criado um pedido para este item e os usuários consigam fazer todo o acompanhamento do item pelo DMS.

Procedimentos

Como não é permitir que a OS do veículo seja mantida aberta, pode ser criado um novo atendimento ou agendamento para o mesmo veículo, caso opte por criar o agendamento, favor criar conforme o padrão que já é usado pela revenda, se preferir não criar um agendamento, basta seguir com a orientação abaixo, ao utilizar a opção de criar um atendimento não existe a opção para agenda-lo, ao criar um agendamento é possível criá-lo com uma data futura e se necessário antecipar ou adiar o atendimento após as chegadas das peças.

Usar agendamento

Se a revenda optou por criar um agendamento, basta acessar ao menu Oficina -> Consulta Atendimento, informar a placa do veículo e buscar pelo agendamento criado e realizar um duplo clique (seguir para o tópico: Inclusão solicitações e peças).

Usar atendimento

Acessar ao menu Oficina > Atendimento Oficina, informar a placa do veículo, clicar em atendimento e em seguida criar um novo.

Inclusão solicitações e peças

Após isso criar a solicitação com o motivo do atendimento, incluir a peça que será pedida e clicar no botão orçamento.

Na tela do orçamento, selecionar o tipo do atendimento, gerar o orçamento e comprometer as peças, necessário função 157, no momento que clicar no botão comprometer, será apresentado a tela para seleção de peças, caso não possua item em estoque, será aberto a tela de providência, marcar comprar e OK, após isso botão fechar.

Consulta itens pendentes

Acessando ao menu: Peças -> Gerenciamento do Estoque -> Providências Comprador, é possível verificar a solicitação de compra de peças.

Também é possível consultar no menu: Oficina -> Orçamento -> Requisição de Peças Pendentes.

Criando pedido BRAVOS

Retornando ao menu: Peças -> Gerenciamento do Estoque -> Providências Comprador,  selecionar as peça que será necessário comprar em seguida clicar em pedido, nisto será aberto uma tela para seleção de peças, selecionar as peças que deseja criar o pedido.


Caso a revenda tenha outros atendimentos para pedir peça, pode ser criado várias providências e marcados todos como comprar, nisto ao clicar no botão pedido, serão listados todos os itens.


Será aberto uma tela para criação do pedido, onde o nome do pedido, que pode ter no máximo 7 dígitos e precisa ser único, ele não pode se repetir mesmo que se mude o ano.


 DDMMYYX, onde DD = dia, MM = mês, YY ano e X a sequencia de pedido do dia, usando o dia de hoje como referência: 100625A, se vier a fazer um segundo pedido no POC que tenha veículos/atendimento vinculados usar o nome 100625B e assim por diante (100625C, 100625D, etc).


Preencher as informações padrões da tela: observação, tipo de pedido, condição de pagamento, fornecedor, via transporte, comprador e vendedor e gravar.


Caso queira pedir mais alguma peça, que não possuem nenhum atendimento em aberto, basta clicar no botão INCLUIR, mas como não foi selecionado da providência, não terá vinculo com o atendimento/OS, diferente do item que já foi apresentado de forma automática

Não tendo mais itens, pode clicar no botão fechar pedido.

Andamento item

Requisição de peças Pendentes

Já será possível verificar na consulta do menu Oficina -> Orçamento -> Requisição de Peças Pendentes  item um pedido vinculado e a situação atual como 3 - Aguardando Recebimento Compra.

Consulta item

No menu Peças -> Consultas -> Itens do Estoque, também irá ser apresentado o pedido.

Criar pedido POC VW

Após criado o pedido no DMS, realiza o mesmo pedido no site do POC VW, informando os mesmo itens e o mesmo nome de pedido que foi incluso no BRAVOS, para que tenha uma rastreabilidade completa no DMS.

Importando movimento diário

No dia seguinte, ao realizar o processamento do arquivo diário, Fábrica VW -> Processos -> Fábrica-Rede -> Importação Arquivo Diário, ler o arquivo diário, se existir o layout FP5, ir na aba na aba Atualizar > Parâmetros > FP5, desmarcar o checkbox: INCLUIR AUTOMATICAMENTE OS PEDIDOS DE PEÇAS DIGITADAS NO POC, na aba Processo marcar o apenas o layout FP5 e atualizar.

Este procedimento é necessário para que seja atualizado no pedido o tipo de pedido VW, para que futuramente seja transmitido o recebimento dos itens pelo layout do Autopart.

 Após a primeira importação isso marcar o parametro INCLUIR AUTOMÁTICAMENTE OS PEDIDOS DE PEÇAS DIGITADOS NO POC novamente e realizar uma nova importação com todos os layouts FPs selecionados (FP5, FP6, FP8 e FP9) existente no movimento diário. Realizando a importação dos FP9, as notas serão lançadas no sistema já com o pedido vinculado corretamente.

Consulta item

Após importado o registro FP6, FP7, FP8 ou FP9, no menu Peças -> Consultas -> Itens do Estoque, será apresentado a peça com a situação atualizada.

Recebimento Nota Fiscal

Ao chegar alguma nota, acessar ao menu Peças -> Transações -> Entradas -> Notas de Entrada, buscar a nota que ja existe no sistema e validar o número do pedido, e realizar entrada.

Se a revenda optar por entrar com a nota por XML, não existe a necessidade de excluir a NF que já existe no sistema, mas é necessário que seja validado os pedidos de todos os itens da NF. Recomendável que esteja no menu: Peças -> Parâmetros -> Compras, esteja ativado o parâmetro: Atualizar notas já existentes na importação de NF-e. Pois ao realizar a importação do XML para ajuste dos valores da nota o sistema não irá criar um novo registro no banco, apenas irá atualizar os valores de impostos no registro que já existe no banco de dados da revenda.

Na tela de importação do XML recomendável que a opção de Associar automaticamente os itens aos pedidos esteja desmarcado, para evitar a troca de pedidos que já estão foram gravados através da importação do FP9.

Caso deseje validar o pedido de cada item, pode ser impresso o FP9 recebido no dia seguinte ao faturamento da NF pela montadora, lembrando que a nota irá existir no movimento diário seguinte à emissão da nota.

Após a entrada o pedido será baixado e a peça pré-alocada ou requisitada no atendimento/orçamento/OS que criou a providência.

Se for um de oficina (orçamento ou OS) será validado o parametro: Oficina > Parâmetros > Módulo, aba Geral > sub aba Opções: Atualizar automaticamente o item pendente na OS/Balcão ao realizar entrada do item, se estiver desmarcado, a peça irá ficar com situação 5- Item recebido se estiver marcado ela será requisitada automaticamente no orçamento/OS, ficando com a situação 7- Item Requisitado. 

Se for referente a um atendimento de peças, será validado o parâmetro: Peças -> Parâmetros -> Compras, opção: Comprometer os itens pendentes de comprar no recebimento de peças.

Será também enviado um correio aos usuário que criou a providência, informando a entrada da peça, nisto o cliente pode ser contatado.

Contato ao cliente

Agendamento

Se no começo do processo a revenda optou para criar um agendamento e desejar atualizar a data que o cliente irá comparecer na oficina, basta acessar ao menu Oficina -> Agendamento Oficina, na aba Consulta avançada, informar a opção de placa e opção O.S. Aberta como não e pesquisar.

Na tela do agendamento selecionar a opção de Reagendar e verificar disponibilidade de dia/horário e repassar ao cliente, após a OS aberta o item já estará lançado, bastando apenas requisita-lo. 

Atendimento

Se a revenda optou por criar um atendimento, combinar com o cliente quando será realizado a visita à revenda, quando o veículo chegar na revenda e o cliente ser atendido, acessar ao menu Oficina -> Consulta Atendimento, buscar o atendimento referente ao orçamento criado e abrir a OS diretamente na tela.

FIM.




Em caso de dúvidas sobre o conteúdo deste documento, entre em contato com o Suporte Nacional, através do site cliente.linx.com.br.