Funcionamento da Fila de Espera

Essa página tem como finalidade auxiliar o usuário a entender o funcionamento da Fila de Espera e seu funcionamento, inclusive a respeito de como funciona a alteração de prioridade, confirmação de chassi e chassi similar

Essa página abrange todos os clientes que utilizam Linx DMS Toyota

1 - O que é a fila de espera?

É uma funcionalidade utilizada para gerenciar negócios (propostas) em ordem de prioridade. Onde propostas mais antigos tem prioridade sobre os mais novos.

O usuário gera uma proposta Firm Order que recebe um número de pedido e vem para a fila de espera, pois este veiculo não existe no estoque do dealer. Ao realizar este processo é gerado um evento PFO-Firm Order que é transmitido para a fabrica a fim de informar que existe uma intenção de compra para aquele modelo + cor externa + cor interna e a fabrica por consequência irá montar sua programação mensal.

Conforme os pedidos Firm Order são criados, vão recebendo sua ordem de prioridade de atendimento, podendo essa ser alterada posteriormente pelo dealer a título de se saber qual proposta terá o recebimento do chassi para ser faturado primeiro ao cliente.

Diariamente é gerado de forma automática um evento BOK-Booking que envia para a Toyota as fichas que possuem propostas Firm Order e a ordem de prioridade das mesmas. Esse evento também é gerado toda vez que é realizada a confirmação da fila de espera.

2 - Quais eventos estão relacionados e influenciam na fila de espera?

PFO - Firm Order: evento gerado na criação da proposta Firm Order e que coloca a proposta na fila com sua sequencia de prioridade

BOK - Booking : evento gerado toda vez que a fila de espera é confirmada e também pela geração automática de acordo com a frequência que estiver parametrizado em Fabrica Toyota - Parâmetros - SVT - Processos - saveWaitingList

CNP - Cancelamento de Pedido: Quando uma proposta firm order é cancelada o evento é gerado para informação à montadora. Retorna o chassi e/ou programação para o plano ou realoca o pedido em outra proposta com mesma caracteristica

VEI - Vehicle(Plano Mensal): evento de consumo do plano mensal que fará de forma automática o vinculo entre os veículos já destinados no plano mensal para o delaer com as propostas de firm order aguardando a fila de espera.

STK - Stok(Aviso de Faturamento): evento de consumo do aviso de faturamento quando a Toyota fatura o chassi para o dealer enviando os dados do chassi que é cadastrado no sistema, permitindo que seja transformado o firm order em negócio fechado.

REV-Revalidação de Pedido Firm Order: Evento gerado quando é realizada a revalidação da proposta na fila de espera. A frequência de revalidação é determinada pela montadora através do consumo do evento de parâmetros para revalidação dos pedidos.

PAR-Parâmetros de Revalidação dos Pedidos: Evento consumido da montadora que traz a frequência de revalidação conforme família do veículo.

3 - Como funciona a fila de espera?

Quando uma proposta Firm Order é criada, ela recebe um numero de pedido interno e será exibida na fila de espera conforme abaixo.

Notem que temos todas as informações necessárias como nr. da ficha, nr. da proposta e número do pedido. A sequencia inicial é sempre atribuída seguindo a ordem de criação da proposta.

Quando as propostas foram criadas os eventos PFO foram transmitidos e quando a fila for confirmada o evento BOK  será transmitido para a fabrica também informando sobre a prioridade definida inicialmente.

Diariamente são consumidos os eventos VEI-Plano Mensal que alimenta o plano com as informações sobre a programação da Toyota referente aos veículos que serão disponibilizados ao dealer e suas respectivas datas, ticket e situação.

O consumo deste evento é essencial para que a fila de espera seja alimentada com a programação do plano, fazendo o vínculo entre uma informação e outra automaticamente.

4 - Filtros e Colunas da Fila de Espera

            A apresentação das informações na fila de espera pode ser alterada, o usuário pode escolher quais colunas quer visualizar na tela e em qual disposição. Para isso basta primeiro clicar no filtro de colunas no canto esquerdo da tela onde serão exibidas todas as colunas disponíveis para exibição, podendo marcar todas ou apenas a que deseja visualizar. Recomendamos que sempre deixem marcadas as colunas de pedido, proposta e ficha.

                      Também é possível determinar filtros. Como exemplo imagine que você deseja agrupar a exibição por modelo de veículo, para fazer isso clique sobre a coluna Modelo e arraste até a barra superior que está em cinza, feito isso as informações sobre a fila serão agrupadas por modelo, clicando no + ao lado da linha do modelo serão exibidas as propostas firm order.:

           Para retirar o filtro basta clicar sobre ele na barra cinza e mover para o meio da tela.

5 - Trocar a ordem de prioridade da Proposta na fila de espera

O usuário pode efetuar a troca da sequencia na fila de espera, desde que sejam propostas com as mesmas características (código do modelo + código da cor externa + código da cor interna). Isso ocorre quando o vendedor precisa atender um cliente com mais urgência que outro quando se trata do mesmo modelo, como o exemplo abaixo:

Note que as propostas 78194 e 79432 possuem as mesmas características, dessa forma posso trocar a sequencia, colocando a proposta 16802 para ser atendida antes da 16461:

Para tanto é necessário trocar a sequencia informando exatamente os mesmos números e depois clicar em Confirmar Lista:

Nesta etapa o sistema se encarregará de reorganizar a numeração das sequencias além de gerar o evento BOK-Booking com as informações da fila para transmissão à Toyota:

Já no exemplo abaixo, apesar de o modelo ser o mesmo, a troca da sequencia não seria possível pois a cor EXTERNA não é a mesma:

6 - Revalidar um pedido Firm Order

A revalidação do Firm Order é realizada no intuito de informar à Toyota que a proposta ainda está válida e que o cliente ainda tem interesse na compra do veículo. O gerente irá clicar no ícone na fila de espera e será aberta a tela para informação do motivo da revalidação:

Após confirmar, o ícone de revalidação não é mais apresentado até que entre no próximo período de revalidação. Será regerado o evento REV-Revalidação de Pedido Firm Order no Monitor NCS para transmissão à Toyota.

7 - Confirmar o chassi na Proposta Firm Order

Quando o plano mensal for consumido através do evento Vei-Vehicle(Plano Mensal), os chassis disponibilizados pela montadora serão distribuídos para os firm order, desde que esses possuam as mesmas características, ou seja, código de modelo + código de cor + código de cor interna para o DN da revenda. Além disso será observada a sequencia da fila de espera, ou seja, a ordem de atendimento que foi colocada.

Quando isso ocorrer, a proposta na fila ficará com o ícone na coluna "Confirmação" e passando o mouse sobre o modelo é possível verificar o chassi vinculado ao firm order:

Após clicar no ícone de confirmação será aberta a tela abaixo onde deverá novamente clicar sobre o mesmo ícone:

           Feito isso, será solicitada a confirmação e a proposta passa ser exibida agora na coluna "Confirmação" com o ícone para desconfirmar o chassi na proposta. O processo é o mesmo da confirmação, ao clicar será aberta a janela onde clicando novamente no mesmo ícone o chassi será desconfirmado.

8 - Como funciona e quando posso fazer a troca de Chassi Similar

Ao confirmar ou desconfirmar um chassi de proposta na fila de espera o sistema lhe dá a oportunidade de consultar chassis que sejam similares ao que está vinculado na proposta desde que as exigências necessárias para isso sejam atendidas. O mais importante de mencionar é que ele busca apenas veículos que estejam com a situação ESTOQUE e não no plano mensal.

Além disso as características devem ser as mesmas (Código Modelo + Código Cor Externa + Código Cor Interna, o chassi não pode já estar vinculado a uma outra proposta e tão pouco confirmado em outra proposta, ou seja, todas essas informações são apresentadas no momento em que o usuário clica em "Carregar Chassis Similares":

9 - Cancelamento da Proposta Firm Order

          Quando a proposta Firm Order é cancelada  o sistema cria um novo número de pedido com a situação de encerrado e atrela a ela. O processo fica concluído com proposta rejeitada e pedido encerrado, restando ao usuário realizar a desistência na ficha.

          O pedido original da ficha, fica livre caso não haja outra proposta com as mesmas características. Se existir uma outra proposta com as mesmas características aquele pedido será atrelado automaticamente a ela.

          Se for necessário alocar o pedido em outra proposta basta realizar o processo da troca de ordem de prioridade na fila conforme item 5 deste share.