Este fluxo apresenta as etapas do processo para geração de assinatura eletrônica para documentos do contas a pagar.
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Veja a seguir o detalhamento das atividades demonstradas no fluxograma.
Para utilização do envio de e-mails no processo de assinatura eletrônica, será necessário ativar esse recurso no SQL do servidor.
Veja o procedimento detalhado no documento E-mail SQL Server.
Todos os usuários que serão envolvidos no processo de assinatura eletrônica deverão estar cadastrados no sistema, procedimento este realizado a partir da tela 014004 - Usuários e suas Restrições de Acesso.
Já o envio de e-mails durante o processo é opcional e será configurado em uma etapa posterior (na tela 009053 - Documento para Assinatura Eletrônica).
Se o envio de e-mails for utilizado, no entanto:
Marque o campo "Usuário envia e-mail";
Informe o campo "E-Mail".
Nesta etapa, defina quais documentos relacionados ao contas a pagar deverão ser submetidos ao processo de assinatura eletrônica, quais estarão sujeitos ao controle de alçada e defina a utilização do e-mail.
Campo | Descrição |
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Controla Assinatura | Indica se o documento será submetido à assinatura eletrônica. |
Controla Alçada | O controle de alçada controla a aprovação dos documentos conforme uma hierarquia pré-estabelecida. Veja mais sobre o assunto no tópico Cadastrar hierarquias, mais adiante. |
Envia e-mail | O envio de e-mails é efetuado automaticamente pelo sistema quando há pendência de assinatura (logo após a inclusão do documento) e de aprovação. Pode ser enviado para aprovação a todos os envolvidos, quando não houver controle de alçada, ou a cada envolvido segundo a hierarquia estabelecida, quando houver controle de alçada. |
Cadastre nesta etapa as permissões e limites dos usuários envolvidos no processo de assinatura eletrônica.
O procedimento deve ser efetuado mesmo para aqueles usuários que não tenham permissão para realizar a aprovação, ou seja, que apenas cadastram e assinam os documentos do contas a pagar. Ou seja, se um determinado usuário cadastrar uma nota fiscal, mas não estiver configurado na hierarquia, a nota fiscal não será salva (no caso de título a pagar gerado por integração pela entrada da nota fiscal).
É necessário que cada tipo de documento esteja relacionado a um usuário. Não é permitido excluir um usuário que já tenha participado de aprovações. Caso ele não assine mais, é necessário bloqueá-lo na hierarquia e incluir um substituto para assumir suas funções.
Esta etapa do processo prevê o cadastramento de um documento do contas a pagar que será submetido à assinatura eletrônica.
Os documentos do contas a pagar podem ser cadastrados/lançados em quatro telas distintas:
009022 - Cadastro de Títulos a Pagar
009029 - Cadastro de Solicitação de Verba
009020 - Cadastro de Aviso de Crédito
009043 - Cadastro de Aviso de Débito
Após o cadastramento do documento por usuário configurado na hierarquia (tela 009054, conforme etapa anterior), ou inclusão da nota fiscal de entrada por integração automática do título a pagar, o documento ficará pendente para assinatura e, uma vez assinado, pendente para aprovação. Veja a seguir um exemplo da etapa de aprovação.
Veja neste tópico o detalhamento das atividades relacionadas à etapa de assinatura e aprovação do documento.
O processo apresentará, como resultado, o documento aprovado (assinado eletronicamente) ou reprovado.
Quando aprovado, estará disponível para as próximas movimentações financeiras no sistema; quando reprovado, o documento ficará bloqueado para movimentações financeiras, podendo, no entanto, ser novamente submetido à aprovação pelo usuário que o reprovou ou um usuário superior ao que reprovou.
A seguir um exemplo de estrutura de hierarquias para assinatura, aprovação e reprovação de documentos.
O usuário deverá verificar de acordo com sua estrutura organizacional qual hierarquia se aplica melhor aos seus processos.
Este usuário será considerado na hierarquia com o controle de alçada para assinatura de documentos até 10.000,00.
Este usuário será considerado na hierarquia com o controle de alçada para assinatura de documentos até 5.000,00.
Este usuário será considerado na hierarquia com o controle de alçada para assinatura de documentos até 4.500,00.
Este usuário será considerado na hierarquia com o controle de alçada para assinatura de documentos até 4.000,00.
Este usuário será considerado na hierarquia com o controle de alçada para assinatura e de acordo com o exemplo, não foi utilizado limite, pois o usuários é de nível C.
Veja agora o exemplo de um cadastro de título a pagar, respeitando o modelo de hierarquia acima:
Verifique que o título inserido no valor de R$ 4.000,00 criou uma estrutura de hierarquia com todos os níveis e usuários, pois o valor gerado é menor ou igual aos limites maiores apresentados nos outros níveis C, P e A.
Na guia Assinaturas é exibida a estrutura da hierarquia com todos os níveis e usuários.
Já o título inserido no valor de R$ 4.500,00 criou a estrutura da hierarquia com 4 níveis de usuários, ignorando o usuário 4, que possui limite maior de R$ 4.000,00.
Na tela 009078 - Assinatura Eletrônica, quando aprovado o título, mudarão apenas os níveis de aprovação na grade de assinaturas.
Nota: A senha deve ser a mesma cadastrada na hierarquia para os USUÁRIO5 (tela 009054).
Após documento assinado com o primeiro usuário da hierarquia dos títulos, os demais níveis de usuário devem fazer o mesmo processo para assinar, até que o último nível de usuário assine.
