Vendas NFC-e - FAT103

      A Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica - NFC-e, é um projeto do governo que visa substituir o Cupom Fiscal e a Nota de Venda ao Consumidor (D1) emitidos pelo comércio varejista, e este programa permite ao usuário efetuar as vendas neste novo layout.

      Abaixo serão apresentados os atalhos de acesso rápido do programa, e também configurações e funcionalidades da tela.

¹F7 - Vias de impressão: ao pressionar F7 ou o botão "F7 - 1-2-3", habilita o campo "Vias de Impressão" permitindo ao usuário informar quantas vias gostaria de imprimir do documento fiscal.

²CTRL + O - Opções de integração: utilizado para reemitir a última NFC-e, acessar a administradora de determinado cartão/convênio, iniciar uma venda PBM, entre outros. Observamos que, quando a descrição do PBM começar com "Iniciar", significa que a comunicação com o PBM ocorrerá apenas ao final do processo de venda. Para os os demais, a comunicação com o PBM iniciará após selecioná-lo.

Validações e Configurações

      Para emissão de vendas através do NFC-e deverá efetuar algumas validações e configurações:

1. 1. O produto "69 - NFC-e 1.0" deverá estar liberado para a farmácia, essa liberação pode ser validada no programa "Manutenção de Filiais".
   2. O Estado (UF) do cliente, deverá estar participando do projeto de emissão de NFC-e, por gentileza confirmar essa informação com a sua Contabilidade.
   3. Possuir acesso a internet, será utilizado para comunicação da venda junto a SEFAZ.
   4. Possuir Certificado Digital modelo A1 ou A3 (recomendamos A1), o mesmo utilizado para emissão de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), este certificado deverá ser previamente configurado no programa "Configurações NFC-e".
   5. Possuir impressora térmica para impressões das DANFE - NFC-e, que também terá suas configurações realizadas através do programa "Impressoras NFC-e", e maiores funcionalidades no programa "Impressora Térmica".

Descrição Dos Campos

• Código de Barras: Informe o código de barras dos produtos ou pressione F2 - Consulta de Produtos. Ao localizar o produto desejado, pressione Enter para finalizar o registro da nota fiscal.
• Descrição do Produto: A descrição do produto é preenchida automaticamente de acordo com as informações que estão em seu cadastro.
• Quantidade: Informe a quantidade do produto a ser vendida. Este campo fica desabilitado quando estiver desmarcada a opção "Pedir quantidade na venda" nos Parâmetros do sistema.
• % Desc.: Neste campo deve ser informado o percentual de desconto que será aplicado no produto. Quando já houver um desconto configurado, o mesmo será carregado neste campo. Colocando o cursor do mouse sobre o ícone presente ao lado do campo, aparecerá a origem do desconto do item.
• Unitário: Este campo é preenchido automaticamente pelo sistema com o valor unitário do produto. Quando, nas parametrizações da empresa, o parâmetro "Pedir Desconto por Item" estiver marcado, o ícone presente ao lado do campo permanecerá na cor verde, sinalizando que é possível alterar o valor unitário do item e, se para o tipo de produto do item o parâmetro "Alterar preço na venda?" estiver desmarcado, a diferença entre o preço de venda do produto e o novo valor inserido, será calculada e inserida como desconto para o item.
• Matrícula: F2 - Consulta de Clientes. Informe a matrícula do cliente para o qual será registrada a nota fiscal. Em caso de tele entregas pode ser informado o telefone se o mesmo já estiver cadastrado no sistema. Para cliente Balcão (venda à vista), o sistema solicita o nome do cliente ao vendedor, podendo o mesmo informar ou não.
• Fidelizar Cliente BIG Convênios: Ao pressionar sobre o botão , abrirá a guia Empresas e Conveniados do programa "Big Convênios" para fidelizar o cliente.
• Convênio: Este campo é preenchido automaticamente pelo sistema com as informação do convênio a que pertence o cliente.
• Vendedor: F2 - Consulta Vendedor. Informe o código do vendedor que está fazendo o registro da venda.
• Forma de Pagamento: F2 - Consulta Forma de Pagamento. Informe o código da forma de pagamento que será feito o registro da venda.
  • Quando desmarcado a tabulação 02 (vide Configurações do Usuário):
    • permitirá substituir a forma de pagamento.
    • ao consultar as formas de pagamento, estarão habilitadas somente as condições de pagamento disponíveis para essa venda.

Observação: as condições de pagamento que poderão ser trocadas no caixa deverão ter os mesmos percentuais de descontos (com senha, sem senha ou cobertura de oferta) configurado entre ela.

• Tele Entregas: Marque este campo caso a venda seja tele entregas. Desta forma o sistema solicitará as informações referentes ao endereço do cliente e troco e fará a impressão do endereço de entrega dos produtos.

Observações: Será considerado o parâmetro "Isentar Taxa de Tele-Entrega" do convênio localizado no menu Cadastros > Convênio, na guia Parâmetros e sub-guia Vendas, ao qual o cliente esta vinculado. Dessa forma, na janela de "Informações Sobre Tele-Entrega", ao realizar a "Venda NFC-e"  para o convênio com isenção da taxa de tele-entrega logado na filial 1 e alterar para a filial 2,  será recalculado a taxa de tele-entrega com o valor que estiver configurado nela. Ou seja, ao alterar alguma informação, por exemplo bairro ou a filial de entrega, onde a taxa de tele-entrega é recalculada, o sistema verificará se o convênio está configurado para isentar a taxa de tele-entrega. Se voltar para a filial 1, será recalculada a taxa de tele entrega conforme configuração da filial.

• Fita-detalhe: Conforme os produtos vão sendo lançados, o sistema mostra ao lado direito a fita com todos os produtos digitados, quantidade, valor unitário, % de desconto, valor total e unidade de medida. Ao informar um produto que tenha mensagem cadastrada, antes deste cair na fita-detalhe a mensagem é exibida ao usuário. Campo não editável.
  • Observação: Ao lado de cada item inserido na fita detalhe, será exibido um indicador em formato de ( i )  . Quando clicado com o mouse sobre esse indicador, será exibido uma mensagem informando qual o tipo de desconto aplicado para esse(s) produto(s) sem a necessidade de editar a venda.
• Total Bruto: Neste campo o sistema informa o total bruto da compra do cliente, ou seja, o valor total da compra sem os descontos dos produtos. Campo não editável
• Promoção média: O sistema informa o valor dos descontos dos produtos que estão em promoção. Campo não editável
• Valor desconto: Neste campo o sistema traz o valor em espécie do desconto de promoção concedido na venda. Campo não editável
• % desconto: Informe o percentual de desconto negociado com o cliente. O percentual informado neste campo somente incidirá sobre os produtos que não estão em promoção. Para que seja permitido informar este desconto, é necessário que esteja liberado no Cadastro de Tipo de Produto a opção "Liberar desconto à vista Balcão".
• Total compra: Este campo mostra o valor final da compra do cliente e pode ser utilizado para efetuar arredondamento na venda. Se o vendedor optar por digitar o valor cobrado do cliente, o sistema calculará automaticamente o valor do desconto e o percentual correspondente a este desconto. Porém este arredondamento segue algumas regras:
  • Se o valor informado pelo vendedor exceder o valor total da nota, o sistema mantém o valor original.
  • Se o valor informado for menor que o permitido nos parâmetros do sistema, é solicitada uma senha de liberação para desconto acima do permitido.
  • Se o sistema estiver configurado nos Parâmetros para arredondar somente os centavos, somente isto será permitido, uma vez que esses centavos arredondados não ultrapassem o máximo de desconto permitido para a condição de pagamento em que foi feita a venda.
  • Porém, permite o arredondamento da última casa dos centavos sem informar senha e sem respeitar o teto máximo de descontos da condição de pagamento.
  • Com isso, pretende-se reduzir as divergências de valores no caixa diário, vinculadas aos "centavinhos" de arredondamento em cada venda, além de facilitar e agilizar o fechamento do caixa ao final do período.

Exemplo: Valor da venda = R$ 18,45 – Neste caso o usuário poderá arredondar até 98,40 sem informar senha de liberação. Importante: Alguns Estados da Federação não permitem o arredondamento do valor da venda.

      Alguns campos não foram exibidos acima, porém segue abaixo a explanação de cada um deles:

• Número da requisição: este campo é solicitado em todas as vendas a prazo para convênios que exigem o número de requisição de compra. Este número é enviado ao convênio no fechamento do mesmo para controle interno. Este campo somente é exibido se no Cadastro de Convênios estiver marcada a opção "Pedir número requisição na venda?".
• Dólar/Peso/Guarani/Euro: Nestes campos o sistema exibe o valor total da compra do cliente já convertido para estas moedas, que são as mais utilizadas nas cidades de fronteira e no Paraguai. Para que estes campos sejam mostrados é necessário configurar a cotação das moedas em Parâmetros.
• NCM: quando não houver informação do NCM no cadastro de produtos, e o item na nota for SERVIÇO será informado o valor "00", para os demais itens quando no cadastro estiver com "00000000" ou "00000001", no XML gerará como "00000000".

Vendas

Vendas à Vista

      As vendas da farmácia podem ser realizadas em diferentes formas de pagamento. A mais usual é a venda à vista, feita para o cliente que não tem cadastro na farmácia, ou seja, que faz compras ocasionalmente. Caso o usuário informe um cliente com o nome "CLIENTE ESPECIAL", na hora da venda o sistema permite que o usuário altere o nome do cliente que será impresso na DANFE - NFC-e. Este cliente utiliza o mesmo padrão do cliente Balcão, com a diferença de que pode ser alterado o nome do cliente.

      As vendas à vista podem ser feitas para clientes cadastrados em um convênio à vista, somente para fins de controle da farmácia e estatística (utilizado para clientes fiéis), ou para o cliente Balcão (cliente que não possui cadastro no sistema). O ponto a ressaltar é que o cliente Balcão não guarda as informações de venda em relatórios de compras, não lança razão de cliente e nenhum outro controle que permita um pós-venda ou geração de estatística.

      No fechamento da venda à vista o sistema solicita ao usuário o mapa de caixa em que será paga a conta, conforme cadastrados nas Condições de Pagamento do sistema. O troco, quando existente, é informado automaticamente pelo sistema a fim de facilitar ao caixa.

Vendas a Prazo

      Ao contrário das vendas à vista, para efetuar vendas a prazo o cliente precisa estar cadastrado no sistema. Isso se deve ao fato de que serão gerados títulos ativos no nome do cliente para que sejam pagos futuramente, no vencimento de cada database. Quando o dia de vencimento do convênio não existir no mês (por exemplo, dia 30 não existe em fevereiro), o sistema lança o título com vencimento no último dia do mês de vencimento (no exemplo, o vencimento cairia no dia 28 ou 29 de fevereiro, conforme ano bissexto).

      As databases dos títulos são definidas no cadastro das condições de pagamento. Já a data de fechamento e vencimento do título é configurada no Cadastro de Convênios.

      Ao finalizar uma venda oriunda de pré-venda, o sistema faz novamente a verificação de situação do cliente e do convênio, e caso tenha sido alterado o valor da venda ou o cliente, também refaz a validação do limite de crédito do mesmo.

Limite de Crédito

      O ponto mais importante a ser dito nas vendas a prazo se refere ao controle do limite de crédito que o cliente terá disponível para suas compras. Para controlar o limite de seus clientes, a farmácia deverá configurar o valor no Cadastro de Clientes e a forma de controle do limite no Cadastro de Convênios. Veja mais informações sobre o cálculo do limite no manual de Cadastro de Clientes.

Nota Promissória

      Na impressão da nota promissória o sistema imprime o número da parcela e o número total de parcelas em que foi efetuada a venda. Por exemplo: Em uma venda em 3 parcelas, as notas promissórias da primeira, segunda e terceira são impressas com as informações "Parcela 1/3", "Parcela 2/3" e "Parcela 3/3", respectivamente. Este processo facilita a separação de notas para envio à central de convênios, onde pode ser identificada facilmente a parcela a que se refere determinada nota fiscal.

Juros a venda

      As farmácias que desejarem cobrar acréscimo de seus clientes no momento da venda podem fazê-lo configurando essa opção no Cadastro de Convênios. Além disso, é necessário informar o percentual de juros que deseja cobrar dos clientes no cadastro da Condição de Pagamento. Esta funcionalidade somente pode ser utilizada nas vendas a prazo, visto que possui databases dos títulos para configurar os percentuais de juros.

      No momento de finalizar a venda, o sistema informa o valor das parcelas e as datas de vencimento, já calculadas com o valor do juro. Se o cliente preferir dar uma entrada na venda o valor restante é recalculado para cada parcela da venda.

Vendas Cheque pré-datado

      Para realizar vendas nas condições cheque pré-datado, assim como nas vendas a prazo, é preciso que o cliente esteja cadastrado no sistema. Isso se deve ao controle dos cheques recebidos pela farmácia, que somente são compensados na data do 'bom para'.

      Na venda com cheque pré-datado o sistema solicita informações do cheque que está sendo emitido pelo cliente (Cheque, Data de bom para, Valor...), podendo fazer o recebimento em até 20 cheques.

       Sempre que realizada uma venda na condição de pagamento "cheque" é lançado um título pago no movimento de títulos do cliente e um lançamento ativo no Controle de Cheque, que deve ser baixado no momento em que o cheque for compensado pelo banco.

      Se a condições de pagamento estiver configurada para não sugerir data de bom para, esta data vem em branco, porém o sistema utiliza os dias informados na condição de pagamento para cálculo de data limite de bom para. A partir de X dias, solicita ao usuário a senha de liberação.

      Nas vendas com Cheque Pré-datado as informações referente ao cheque são: banco; número do cheque; telefone, Bom Para (dias), Bom Para (a data), valor do cheque. Nessa tela tem o botão "Ver Limite" onde permite ao usuário verificar o total disponível do limite de crédito do cliente.

Vendas com Cartão

      Pelo fato das vendas com cartão de crédito serem consideradas de recebimento certo, ou seja, a farmácia nunca perde, mesmo que o cliente não pague seu cartão, as vendas nesta modalidade podem ser feitas inclusive para cliente Balcão, ou seja, que não possui cadastro no sistema.

      Sempre que realizada uma venda na condição de pagamento "cartão", é lançado um título pago no movimento de títulos do cliente e um lançamento ativo no Movimento de cartão, que deverá ser baixado no momento em que a farmácia receber os valores da operadora de cartão de crédito.

      Nas vendas com cartão de crédito, o sistema verifica as regras de negociação com cada bandeira, lançando o título com vencimento de acordo com as regras configuradas no Cadastro de Bandeiras (x dias após a venda, x dias úteis após a venda ou intervalos de data específicos). Independentemente do parâmetro "Considerar dias úteis" na configuração da bandeira, quando a data de vencimento da fatura cair em sábado, domingo ou feriado – conforme cadastro no programa Cadastro de feriados – será automaticamente alterado o vencimento para o próximo dia útil. Veja maiores detalhes sobre as regras no manual do programa Cadastro de Bandeiras.

      Quando a opção Cartão for selecionada no fechamento da venda o sistema solicitará algumas informações tais como:

• • Número de Cartões: o sistema disponibiliza que o pagamento seja realizado em até 02 cartões;
  • Bandeira: pressionando F2-Consultas permitirá que selecione qual cartão está sendo utilizado. Por Exemplo: Visa Crédito.
  • NSU: código da autorização impresso no comprovante do POS (maquineta da Operadora)
  • Parcelas: marcar a quantidade de parcelas autorizada para essa venda.

      Na realização de vendas NFC-e com a  condição de pagamento "Cartão", é necessário informar o CNPJ da operadora do cartão. Quando a farmácia utilizar o controle GPRS, no qual as informações do cartão são lançadas somente na baixa da tele entrega e não no ato da venda, ao realizar uma venda NFC-e com T.E, no XML e no DANFE da venda, a condição se pagamento sairá como: 99-Outros.  

DANFE

      Caso o sistema esteja trabalhando em modo on-line, logo após a venda será gerado automaticamente o XML e a Danfe NFC-e. O XML será enviado para a SEFAZ.

Tele Entrega

      Quando o cliente solicita uma mercadoria para que seja entregue em algum local específico, essa venda é chamada "tele-entrega". Nas vendas tele entregas o sistema solicita ao vendedor a confirmação dos dados de entrega do(s) produto(s), tais como: telefone do cliente, endereço, bairro, complemento, próximo, "troco para", etc.

      Se a farmácia estiver usando o módulo de controle de tele entregas, o sistema solicitará o troco e esse só poderá ser igual ou maior que o valor da venda. O controle dos lançamentos de troco no caixa é explicado no manual de processos de Tele entrega.

Psicotrópicos/Antimicrobianos

      Nas vendas de produtos controlados pelo SNGPC o sistema solicitará ao vendedor algumas informações exigidas e transmitidas a ANVISA, que são:

• Produto: esse campo é preenchido automaticamente com o produto vinculado a venda.
• CR e Médico: Informar o CR/UF do profissional que prescreveu a receita.
  • Devido ao fato de que o arquivo de exportação da ANVISA não suporta CRN - Conselho Regional de Nutrição, ao tentar informar um Nutricionistas na dispensação de produtos controlados pela vigilância sanitária, o sistema não permitirá a conclusão apresentando mensagem informativa.
• Uso prolongado: somente estará disponível quando o produto selecionado estiver substância principal que gere informações ao SNGPC ou for antimicrobiana, se for SIM a validade máxima será de 90 (noventa) dias contados a partir da data atual.
• Solicitar Receita: essa informação é preenchida automaticamente conforme configurações efetuadas nos programas "Tipo de Produto" e "Cadastro do Produto". (campo não editável)
• Vencimento dias: essa informação também é preenchida automaticamente conforme configurações efetuadas nos programas "Tipo de Produto" e "Cadastro do Produto". (campo não editável)
• UF/Receita: nesse campo deverá informar a Unidade Federativa (UF) da receita prescrita e na sequencia o número da receita apresentada pelo cliente ao farmacêutico, caso não tiver, o farmacêutico poderá deixar esse campo em branco que o sistema informará automaticamente um número de receita controlada pela farmácia de acordo com seqüência informada nos parâmetros do sistema. O sistema aceita até 16 dígitos no número da receita, isso porque o número da receita azul é maior que das receitas brancas.
  • Observamos que a informação da UF é importante pois alguns medicamentos de controle especial a receita só poderá ser dispensada no Estado emissor da mesma.
• Qtde: informe a quantidade prescrita na receita, por padrão estará informada a quantidade dispensada na fita detalhe, o sistema validará que o valor deverá ser maior ou igual ao da fita detalhe.
• Data prescrição da receita: Informe a data da receita apresentada pelo cliente ao farmacêutico. Essa data será transmitida ao SNGPC. Lembramos ainda que o vencimento da receita é de responsabilidade do farmacêutico e não do SoftPharma, portanto, o aceite ou não da venda com a receita apresentada é de responsabilidade do farmacêutico. Caso seja informada uma receita já vencida, no caso das vendas para Farmácia Popular, a venda poderá ser bloqueada.
• Data e Vcto da Receita: informar a data da prescrição e do vencimento da receita.
• CID: Campo não obrigatório para fins de informar o código internacional de doenças.
• Associadas: Essa informação é somente exigida ou solicitada quando a farmácia está exportando as informações de vendas com receituários aos institutos de pesquisas, não tendo relação nenhuma com o SNGPC.
• Dados do Paciente: Informe os dados do paciente (em que será administrado o medicamento). Estas informações são exibidas nos relatórios de movimentação de psicotrópicos.
  • Nome: O sistema traz automaticamente o nome do cadastro de clientes. Caso o paciente do medicamento não seja o mesmo do cadastro de clientes essa informação deve ser alterada, pois estar informações são lançadas no controle de psicotrópicos que são enviados para a ANVISA. Esta informação é obrigatória.
  • Dt Nascimento: informe a data de nascimento do paciente.
  • Endereço; Nr. e Telefone: O sistema traz automaticamente o endereço informado no cadastro do cliente no campo "Endereço", podendo ser alterado conforme houver necessidade. Esta informação é obrigatória.
  • Sexo: informe o sexo do paciente.
• Dados do Comprador: Informe os dados do comprador do medicamento. Estar informação são exportadas para a ANVISA pelo arquivo XML.
  • Nome: O sistema traz automaticamente o nome do cadastro de clientes, podendo alterar conforme a necessidade.
  • Tipo de Documento: O sistema traz automaticamente o tipo de documento apresentado pelo cliente à farmácia como sendo o seu RG, mas a ANVISA aceita todos os tipos de documentos apresentados nesta opção, podendo o vendedor selecionar o desejado e informar seu respectivo número. Lembramos que essa informação não é validada pelo SoftPharma, somente captamos essa informação e transmitimos ao SNGPC.
  • Documento: De acordo com o documento anteriormente selecionado, informe aqui seu número. O sistema traz automaticamente o número do documento informado no campo "Identidade" do cadastro do cliente. Esta informação é obrigatória.
  • Órgão Expedidor: Selecione o órgão expedidor do tipo de documento selecionado anteriormente.
  • UF: Informe o estado que foi expedido o documento informado anteriormente.

      Importante!

• • Não é permitida a venda de itens psicotrópicos que estejam sem saldo em estoque, mesmo que o sistema esteja configurado para aceitar estoque negativo.
  • Mesmo que o sistema inteiro esteja parametrizado para que não repetir itens na venda, na venda de psicotrópicos os itens serão repetidos pois é necessário informar o lote de cada item.
  • Se a data da receita estiver vencida, será exibida uma mensagem nesta tela informando desta situação, e o campo 'Data receita' é carregado com base na data informada no campo 'Data prescrição receita' para o primeiro produto da venda. Se a data atual for mantida ou alterada, a data será replicada para todos os produtos.
  • Os campos serão liberados conforme o tipo de produtos (psicotrópicos, antimicrobianos e uso veterinário), pois para cada um deles a ANVISA solicita determinadas informações.

Lotes e vencimentos

      Toda a venda de produtos controlados e também de produtos vinculados a tipos de produtos que tenham controle de lotes e vencimentos, será verificada a quantidade existente em cada lote disponível no estoque e solicitado para que seja selecionado o lote e a quantidade que está sendo vendida. Caso a quantidade a ser vendida do produto ao cliente for maior que a existente em um lote, o vendedor deverá informar o produto e a quantidade do lote a ser vendido e depois informar o produto novamente e o outro lote vendido e sua quantidade.

OBSERVAÇÕES:

• • • Quando a quantidade de um lote for vendida totalmente, o sistema automaticamente elimina o lote zerado do cadastro do produto.
    • Quando marcado o parâmetro "No controle de lotes, forçar a dispensa dos itens mais antigos?" em Parâmetros (guia Estoque), no momento da venda de algum item que tenha controle de lotes, o sistema sugerirá a dispensa dos lotes mais antigos primeiro, exibindo uma mensagem ao usuário caso este tente dispensar lotes mais novos e solicitando que seja informada a senha de liberação de estoque para dispensar mesmo assim os lotes mais novos.

Posologia

      Para utilizar a impressão de posologias, é necessário primeiramente configurar uma impressora para a impressão das etiquetas de posologia em Parâmetros > Rótulos e Posologia. O usuário tem a opção de imprimir a posologia tanto na pré-venda quanto no caixa, no momento da finalização da venda. Caso tenha necessidade de informar uma posologia para cada item vendido deve ser configurada uma estrutura de posologia no Gerador de estrutura de posologia. A partir do momento em que a posologia é impressa na pré-venda, não é mais solicitada a impressão da mesma no caixa, no momento da finalização da venda.

      Quando utilizada impressão de posologia por item (com estrutura de posologia), o campo de digitação da posologia fica limitado ao tamanho do campo que está configurado na estrutura. Além disso, ao atingir o limite de caracteres em uma linha da estrutura, o texto a seguir é automaticamente direcionado para a próxima linha da estrutura. Pressionando Enter por duas vezes seguidas, automaticamente o foco vai para a tecla Ok, onde, se pressionado mais uma vez, fecha a tela de posologia.

      Quando a farmácia utiliza tele entrega centralizada, é possível imprimir a posologia na finalização da venda, na filial destino da mercadoria, visto que as informações de posologia são enviadas juntamente com a pré-venda para que a impressão seja feita no caixa.

      Quando desmarcada a opção para "Emitir controle pré-venda", a pré-venda não é impressa e, automaticamente, a impressão da posologia é solicitada somente no caixa, no momento da finalização da venda

      Caso a farmácia tenha estrutura de posologia por item, na tela de informação de CRM é preciso, sobre cada item, teclar F6 e registrar as informações que deseja que sejam impressas na etiqueta de posologia do item.

      Para realizar a impressão das posologias é preciso configurar a impressora de posologia como "Padrão Windows". Essa configuração é feita no Cadastro de Parâmetros (guia Impressoras).

Múltiplos Vendedores

      Para utilizar o processo de múltiplos vendedores em uma venda é preciso configurar o sistema para tal. Para isso, acesse os parâmetros do sistema, e na guia Vendas, marque a opção "Aceitar múltiplos vendedores na venda?". É interessante também marcar a opção "Pedir senha do vendedor ao iniciar a venda?" pois desta forma, um vendedor não terá acesso a alterar os itens lançados por outro, a menos que tenha sua senha. Esta alteração visa atender as necessidades dos clientes que desejam separar as vendas de perfumaria e medicamentos, por exemplo, onde a comissão da venda é paga para a perfumista e para o balconista.

Atenção! Para utilizar múltiplos vendedores é preciso entrar em contato com a SoftPharma para executar um processo de inicialização de vendedores – UPD156 - que deve ser feito manualmente.

O processo deve funcionar da seguinte forma:

• • O primeiro vendedor abre uma pré-venda informando os itens que são de sua área. A partir de então, o cliente pode "circular" pela loja adquirindo mais produtos, que podem ser adicionados em sua pré-venda por outro vendedor, utilizando a opção "Editar pré-venda" (Ctrl + O na pré-venda). Dessa forma, cada vendedor recebe a comissão referente aos itens que adicionou à pré-venda do cliente.
  • Um vendedor não tem acesso a alterar as promoções negociadas por outro vendedor, nem tampouco editar ou remover os itens lançados pelo outro.
  • Quando utilizado o processo de múltiplos vendedores e desmarcado o parâmetro "Pedir senha do vendedor ao iniciar a venda", o sistema solicita apenas o código do vendedor, não sendo necessário informar sua senha.
  • No formato de múltiplos vendedores, o sistema utiliza o processo de repetir itens ao processar a venda, mesmo que o respectivo parâmetro esteja desmarcado nos parâmetros do sistema, visto que um vendedor não pode editar um item lançado por outro e este deve ser considerado um novo item, diferente do já adicionado.
  • Com relação aos descontos negociados, uma sugestão é que a farmácia trabalhe com a configuração de Desconto por Item, para evitar que um vendedor de Perfumaria, por exemplo, informe um desconto alto, interferindo nas negociações de Éticos ou Psicotrópicos.
  • Nos relatórios e nos lançamentos de nota fiscal em que a venda foi feita utilizando múltiplos vendedores, sempre é exibido o vendedor "990-VARIOS". Dessa forma é possível saber que houve mais de um vendedor, e deve-se emitir um relatório por item da nota, por exemplo, Espelho de Nota Fiscal, onde ao lado de cada item é mostrado o vendedor que o lançou.
  • Na Razão de Produtos, pós-venda e controle de Psicotrópicos, o sistema lança sempre o vendedor que fez a lançou o item na nota.

PBM

      Os PBM's são planos de beneficiamento de medicamentos e são promovidos pelos laboratórios aplicando descontos, benefícios ou bonificações às farmácias que possuem integração com os mesmos, para NFC-e somente estarão disponíveis vendas para os PBMs abaixo relacionados e Marka Fidelidade. Para maiores informações acesse o manual de processos de Funcionamento dos PBM's.

• Farmácia Popular;
• Funcional Card;
• Novartis;
• Pharmalink;
• Prev Saúde/Orizon;
• Vidalink.

Institutos de Pesquisa

      Os institutos de pesquisa são empresas que fazem a coleta das informações das vendas de medicamentos a fim de produzir pesquisas e relatórios que permitem identificar perfis de compra de cada região, desempenho das farmácias, etc. Essas informações são ainda enviadas aos laboratórios para que os mesmos possam realizar parcerias com as farmácias conforme o perfil de venda de sua empresa.

      Para realizar a exportação de dados aos institutos de pesquisa é preciso que a farmácia configure o Cadastro de tipo de produto ou o Cadastro de Laboratório, marcando o Instituto para o qual deseja exportar as informações. Com isso, ao realizar uma venda com produtos deste tipo e/ou laboratório, serão solicitadas as informações de prescrição médica deste produto.

      Para maiores informações sobre os Institutos de Pesquisa, leia o manual de processos de Institutos de Pesquisa.

TEF E P.O.S.

      O Softpharma possui integração com algumas operadoras de Transferência Eletrônica de Fundos (TEF), para realizar a comunicação entre o sistema de gestão e as operadoras de cartão: Auttar, Direção, Discado, Hipercard, SiTEF, SoTech e TecBan.

Contingência

      A Danfe NFC-e poderá ser emitida em modo off-line em situações em que a loja estiver sem internet, com internet lenta ou instável, ou qualquer outro problema que impossibilite a autorização da NFC-e. Depois de superado o problema técnico o arquivo XML da NFC-e deverá ser transmitido para autorização em até 24 horas (contadas a partir da hora de emissão). Dependendo do estado a transmissão deverá ser realizada num prazo menor que 24 horas. É importante consultar a receita estadual de seu estado para garantir que o prazo seja respeitado.

      Para entrar em modo off-line, basta pressionar F9 na tela de venda (Lançamentos > Faturamento > Venda NFC-e). Será aberta uma tela na qual deverá ser descrito o motivo pelo qual está sendo utilizado o modo off-line. Esta mensagem ficará vinculada à NFC-e que será enviada para a Receita.

      Também será possível entrar em contingência acessando o Gerenciador NFC-e (Lançamentos > Faturamento > Gerenciador NFC-e).

      Para sair do modo off-line, basta acessar novamente o programa de Vendas e pressionar F9. Ao sair do modo off-line todos os XML's serão enviados automaticamente. Para que as NFC-e's sejam enviadas para a Sefaz, é importante que o certificado digital esteja devidamente instalado.

      A partir do release 148.0 estão disponíveis configurações que permitirão ao usuário decidir se deseja ou não que o sistema efetue a entrada/saída do modo contingente automaticamente através do programa "Configurações NFC-E", lembrando que no modo contingente o sistema imprimirá a DANFE NFC-e em duas vias.

NFS-e

      Antes da emissão da NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) é necessário que a farmácia proceda com a geração do Recibo Provisório de Serviços (RPS). O RPS corresponde a uma numeração sequencial crescente, devendo ser convertido em NFS-e no prazo estipulado pela legislação municipal que define a NFS-e.

      As vendas contendo serviços (ISS) e mercadorias (ICMS), podem ser realizadas de forma direta pelo programa "Vendas NFS-e" ou por meio das vendas: ECF, NF-e, NFC-e e S@T, o Softpharma gerará o RPS e posterior à venda o usuário deverá realizar o comando de envio do mesmo à Prefeitura para então a NFS-e ser gerada. Ou seja, o processo será o seguinte:

• Durante a venda será gerado o RPS – Recibo Provisório de Serviço e em um segundo momento o usuário deverá acessar o programa "Gerenciador NFS-e" para efetuar o comando de envio dos RPS, registrados no sistema, para a Prefeitura e a mesma aprovar ou não a geração das NFS-e. Lembrando que para cada RPS será gerado uma NFS-e.
  • Para as vendas realizadas através do ECF ou pelo equipamento S@T, será permitido avançar a venda, contendo itens com ISS, sem discriminação alguma.
  • Nas vendas NF-e e NFC-e o sistema respeitará as parametrizações realizadas nos programas Configurações NF-e e Configurações NFC-e, referentes à permissão de venda conjugada:
    • Quando MARcado – Permitirá a emissão conjugada de mercadorias (ICMS) com itens ISS.
    • Se DESmarcado – Não será possível a inserção de itens ISS na venda de mercadorias.
• A impressão do RPS será realizada em relatório gerencial. Esta forma de emissão da NFS-e é chamada de "emissão conjugada", ou seja, no cupom fiscal irá conter as mercadorias e os serviços, cada qual tributando conforme alíquota previamente definida, seja ICMS (mercadorias), seja ISS (serviços). A geração do RPS será realizada automaticamente, daí o nome de conjugada.

      Para o lançamento dos serviços podem ser utilizados os programas de pré-venda, orçamento ou de vendas diretas. As mudanças nas telas para ambos os programas são exatamente as mesmas. Estas alterações passam a ser vistas quando liberado o produto "48-NFS-e" para o código da farmácia e configurado o uso desta funcionalidade.

      Existe uma fita detalhe auxiliar na tela de vendas para a exibição dos itens de serviços e manipulação, inseridos na venda. Dessa forma fica mais fácil ao usuário analisar os itens de mercadorias e serviços da venda.

      Para a geração das notas contendo itens ISS é necessário que o cliente esteja cadastrado na base de dados, não sendo possível a emissão para o cliente Balcão. Esta validação deve acontecer porque, para a emissão da NFS-e é obrigatório que o sistema disponha de determinadas informações, como CPF, endereço do cliente, etc.

      Após o lançamento dos serviços na tela de venda, na impressora é registrado o cupom/nota fiscal e um relatório gerencial com as informações do RPS para os serviços prestados. Para isso é necessário que na impressora e no SoftPharma tenha sido cadastrada a alíquota de ISSQN correspondente.

      O RPS não representa a venda do serviço, mas sim um recibo que será convertido em uma NFS-e. Esta conversão ocorre a partir da transmissão do RPS e aprovação por parte do órgão municipal (Prefeitura).

      Para a geração de um RPS é preciso que o serviço esteja configurado com todas as informações obrigatórias à venda de prestação de serviços. São elas: código da atividade, natureza de operação, CNAE (conforme publicação realizada pelo município), código de tributação municipal e alíquota de ISS. Esta configuração é feita no programa Cadastro de produtos.

Cancelamentos

      Diferentemente da venda ECF, o cancelamento do documento da venda NFC-e poderá ser realizado mesmo que este não seja o último. Para tanto, a NFC-e deverá ter sido transmitida à Sefaz. Conforme informa o Manual da NFC-e, o prazo de cancelamento é de até 30 minutos após a emissão da venda. Porém, no estado de MT o prazo é de 24 horas após a emissão da venda.

      A Receita recomenda que o cancelamento da venda seja feita somente se a mercadoria ainda não saiu da loja. Mas caberá à loja definir se efetuará o cancelamento da venda ou emitirá uma devolução de venda (retorno de cliente), emitida em NF-e (assim como é hoje para a venda ECF), que se não for a última venda não pode ser cancelada e o sistema solicita a emissão da nota fiscal de devolução.

Impressora

      A venda NFC-e seguirá os mesmos moldes da venda NF-e, diferenciando-se apenas por utilizar impressora térmica e Danfe NFC-e. Esta modalidade de venda permitirá a venda concomitante, troca de condição de pagamento em qualquer momento, informar o cliente no início da venda e arredondar o valor total da venda.

Saiba Mais

• • Como configurar as vendas para quantidade 1 automaticamente?

Acesse o Cadastro de Parâmetros (guia Vendas) e desmarque a opção "Pedir quantidade na venda".

• • Como bloquear os descontos de determinado tipo de produto?

Acesse o cadastro de tipos de produtos e selecione o tipo desejado e desmarque a opção de:

• • • "Liberar desconto no balcão"  - Para bloquear os produtos cadastrados neste tipo de produtos a ganhar o desconto que o vendedor efetua no ato da venda.
    • "Liberar desconto no convênio tele entrega" - Para bloquear os descontos efetuados pelo vendedor no ato da venda para as vendas em clientes cadastrados como tele entregas.
    • "Liberar desconto no cheque pré-datado" - Para bloquear os descontos efetuados pelo vendedor no ato da venda para as vendas feitas na forma de cheque pré-datados.

      Se o sistema estiver configurado para "repetir itens" na venda - Esse parâmetro será respeitado somente se o usuário logado no sistema estiver com a Guia 1 do programa "Cupom Fiscal" DESmarcada. Caso contrário, será sempre somado 01 (um) à quantidade do item já informado anteriormente.

Para Clientes que Utilizam o Produto "54 - PlugPharma"

• Quando a farmácia é gerenciada pelo "PlugPharma" devem praticar o preço de venda do produto determinado pela Associação ou valor menor, para atendimento dessa situação o sistema verificará no programa "Manutenção de Filiais" (Parâmetros > Filiais) se o campo "Filiais Gerenciada PlugPharma" está marcado e se está selecionada a opção "Ultra Popular", se sim não permitirá a alteração do percentual de desconto, nem mesmo com a senha SoftPharma".
• E quando informar um item e a venda realizada em modalidade "A Vista" ou "Cartão", então o preço de venda utilizado será o PMC existente na lista "Ultra Popular", porém atualmente é possível que seja parametrizado que para os convênios os produtos sejam vendidos pelo preço de fábrica, ao editar o cliente de balcão para um cliente com essa parametrização será mantido o preço inicialmente informado na venda.
• E na edição de pré-venda quando muda a modalidade de pagamento, ou o cliente os percentuais de desconto são recalculados, essa funcionalidade também ocorrerá para o preço de venda, ou seja, também será recalculado na alteração.

Observações Gerais

• O CFOP será gerado automaticamente e não poderão ser selecionados ou alterados na tela de venda. São eles: 5.102; 5.405 e 5.933;
• Não será emitida venda interestadual, contudo, se vier pessoalmente um cliente (pessoa física) comprar na loja, a venda será emitida normalmente utilizando um dos CFOPs mencionados acima.
• Depois de selecionada a condição de pagamento (dinheiro, crédito, cheque, cartão de crédito ou débito), calculados os juros da venda, será dado o troco e será identificado o cliente. Se no cadastro do cliente houver endereço de e-mail, será enviado um e-mail automaticamente da compra realizada.
• Depois da emissão da NFC-e, assim como na venda ECF, o sistema emitirá os documentos da venda. As funcionalidades suportadas para este tipo de venda são Cupom Adicional, Comprovante de Tele entrega e Comprovante Farmácia Popular.
• É importante ressaltar que o sistema não imprimirá na impressora térmica comprovantes de Sangria, Suprimento, Controle de Caixa, Recebimentos e Confirmação de Posse. Nesse caso, deverá ser configurado para impressão em impressora paralela. A loja que utiliza o Controle de Caixa por confirmação de posse deverá mudar seu processo para Mapa de Caixa.
• A partir do release 148.0 será possível ajustar valores dos produtos antes de finalizar a venda, assim como atual funcionamento do programa Pré-Vendas.

Configurações Por Usuário

      O sistema permite uma série de configurações específicas por usuário para cada programa. Para efetuar bloqueios e configurações por usuário para este programa, acesse o Cadastro de Usuários informando o usuário que deseja configurar. Feito isso, selecione o programa "Cupom Fiscal - FAT105" e clique em "Outras Opções". Efetue as configurações conforme a necessidade, de acordo com as opções listadas abaixo:

Tabulações

• Ao desmarcar a tabulação 2 o campo "forma de pagamento" estará habilitado, permitindo assim a alteração da condição de pagamento.
• Desmarque a tabulação 3 para bloquear os campos '% desc' e '% desconto' em todos os programas de vendas. É necessário atenção ao desmarcar esta tabulação, pois gera grandes impactos nas vendas, uma vez que bloqueia os campos de descontos.
• Desmarque a tabulação 4 para que o usuário possa editar a pré-venda (F8) sem precisar informar senha de liberação.
• Desmarque a tabulação 5 para que o usuário do caixa não tenha acesso a alterar o desconto que foi negociado e informado na pré-venda pelo vendedor.
• Desmarque a tabulação 6 para que o usuário não tenha acesso a alterar o campo Tele entrega (marcando/desmarcando) informado na pré-venda ao finalizá-la pelo caixa on-line.
• Desmarque a tabulação 7 para que o vendedor não tenha acesso a atualizar os dados do cliente na venda com tele entrega. Neste tipo de venda, ao lançar informações de tele entrega diferentes das cadastradas no sistema, o mesmo solicita se deseja atualizar o cadastro do cliente de acordo com as novas informações.
• Desmarque a tabulação 8 para que não seja solicitado o número do cartão pré-venda quando marcada a opção tele entrega na venda. Essa configuração é utilizada nas farmácias que desejam utilizar cartão pré-venda, mas não querem que essa informação seja solicitada nas vendas tele entrega, pois o cliente não está presencialmente na farmácia. Atenção: Esta tabulação somente é válida para os usuários que estão configurados como "Tele entrega padrão" no Cadastro de Usuários.
• Desmarque a tabulação 9 para que o usuário do caixa não consiga alterar nenhuma informação da pré-venda ao finalizá-la. Com essa tabulação desmarcada a pré-venda fica totalmente engessada, não sendo possível alterar quantidades, valores, remover ou adicionar itens, etc.
• Na venda de produtos para o "cliente balcão" e que a farmácia utiliza o parâmetro de desconto por item, quando a tabulação 10 estiver desmarcada, o sistema trás o percentual de desconto zerado para que o vendedor possa informar. Essa opção é para que o vendedor não "veja" o percentual máximo de desconto que pode ser liberado, desta forma o vendedor vai tentando um percentual até que o sistema avise que está acima do limite. Com isso, pretende-se que a média de desconto baixe nas farmácias.
• Caso o percentual de descontos liberados na venda não aparecer na fita detalhe da venda para impressão e aparecer um sinal "", isso é devido ao bloqueio feito pelo *est198 guia 5 para não mostrar os descontos liberados ao cliente na consulta de produtos e na tela de vendas.

Guias

• Quando proveniente do Caixa On-line, ou seja, finalização de uma pré-venda (F5), e a guia 01 estiver desmarcada solicitará a senha de liberação para poder excluir algum item digitado, observando que quando for venda direta o sistema não solicitará senha para exclusão do item.
• Desmarque a guia 2 para que o usuário que está finalizando a pré-venda não tenha acesso a inserir novos itens na fita detalhe.
• Desmarque a guia 3 para que o usuário, ao finalizar a venda, não tenha acesso a alterar o percentual de desconto de venda originado de uma pré-venda, ou seja, o desconto dado no balcão pelo vendedor será mantido. SOMENTE PARA VENDA EM CONCOMITÂNCIA.
• Desmarque a guia 4 para que, ao deletar um item da fita detalhe seja solicitada a senha de liberação.
• Desmarque a guia 5 para que o usuário não tenha acesso a reprocessar a venda no caixa, alterando as informações iniciais (F8).
• Desmarque a guia 6 para que, quando o usuário consultar um produto no sistema, o mesmo fique na fita detalhe. Quando essa guia está desmarcada, ao consultar um item o mesmo vai para a fita detalhe e não é mais possível fechar a tela de vendas em faturar a nota fiscal. Dessa forma o proprietário garante que o caixa precise de um supervisor para cancelar a venda, não sendo mais possível ao caixa ver o valor do produto e cobrar do cliente sem finalizar a venda.
• Desmarque a guia 7 para que, na venda cheque pré-datado, os dados do cheque sejam solicitados no momento da realização da pré-venda e não no caixa, ao finalizá-la. Dessa forma agiliza a finalização da venda evitando filas no caixa.