Processo de importação automatizada de lançamentos, a partir de arquivo MBCV recebido, com a baixa de títulos associados.

Este documento informa sobre o processo de importação de arquivo de lançamentos, em formato Excel, para a baixa automatizada de títulos associados.

Este documento se destina a todos os clientes Mercedes Benz que utilizam o Linx DMS.

Não há pré-requisitos.

Automatização da Baixa

Utilizando como base informações disponibilizadas pela Mercedes Benz, a concessionária pode criar um arquivo em formato Excel, com leiaute pré-definido (ver abaixo), a partir do qual será possível realizar a baixa automática de títulos.

Para isso, foi criado o processo "Importa Garantia MBCV" (menu Financeiro > Lançamentos > Integrações > Importa Garantia MBCV). Ao acessar esta opção, será apresentada a tela abaixo.

Para realizar a leitura do arquivo, deve-se informar o mesmo no campo "Arquivo a Importar" e o "Banco" que será considerado para a baixa dos títulos associados. Em "Limite de Acréscimo" pode-se informar um valor limite de diferença entre o informado para a baixa e o disponível, conforme regras de negócio definidas abaixo.

Para visualizar os títulos associados a uma O.S., clicar no botão '+' na primeira coluna de cada linha apresentada:

Modelo do Arquivo

Para verificar o modelo do arquivo que deve ser disponibilizado para importação, clique no botão "Gerar Modelo". Será apresentada a seguinte mensagem:

Confirmando a mensagem, será criado um arquivo Excel contendo todas as colunas obrigatórias e na ordem que devem ser disponibilizadas. Caso na importação surjam inconsistências, será apresentada mensagem de erro e o processo de importação será interrompido.

Leitura do Arquivo

Ao clicar em "Ler Arquivo", o conteúdo do arquivo será processado e apresentado no grid da aba "Arquivo". Para cada item (O.S.) lido do arquivo, serão feitas consistências, identificados os títulos e respectivos pagamentos já realizados, e verificado se será possível e como ocorrerá a baixa automática.

Considerando as Regras de Negócio (ver abaixo) definidas, cada linha processada será identificada com ou sem impedimento para a baixa automática, conforme legenda apresenta na parte inferior esquerda do grid.

Regras de Negócio

• Filial: será utilizada a filial informada na planilha para pesquisar títulos na mesma empresa/filial. Se não encontrar títulos, será incluída observação 'Título não encontrado'.
• Data da baixa: será utilizada a data da planilha. Se período contábil indisponível/fechado, será incluída consistência correspondente nas observações da linha que está sendo importada.
• Banco: obrigatório na tela. O banco selecionado será aplicado a todas as baixas do lote.
• Identificador para os títulos: número da O.S. na planilha para localizar títulos em aberto:
  • O.S. com um único título em aberto: aplicar diretamente a regra de baixa.
  • O.S. com múltiplos títulos (ex.: mão de obra e peças): 
    • Se o valor recebido for igual ao de um dos títulos: este título será baixado.
    • Se a 'Descrição' indicar o tipo (ex.: peças, mão de obra) e houver título compatível: será priorizado o título do tipo indicado.
    • Se o valor recebido corresponder à soma exata de títulos em aberto: serão baixados todos os títulos que compõem a soma.
    • Se nenhuma condição acima for atendida, será incluída observação 'Ambiguidade na OS' e nenhuma alteração será feita no(s) título(s).

Regras para a Baixa

• Baixa parcial (valor recebido < valor do título): será efetuada a baixa parcial no valor recebido e mantido saldo em aberto.
• Diferença a maior (valor recebido > valor do título):
  • Se diferença <= limite informado no campo de acréscimo: será baixado 100% do título e registrada a diferença como acréscimo.
  • Se diferença > limite: será baixado 100% do título. Nenhum registro de acréscimo será feito. Será registrada a observação: 'Valor pago pela montadora maior que valor do título. Diferença > do que o permitido. Favor avaliar'.
  • Título já baixado: será registrada a observação 'Título já baixado totalmente'.
  • Título não encontrado: quando a O.S. não possuir títulos em aberto, será registrado 'Título não encontrado'.

Alguns campos disponíveis no arquivo importado são desprezados, não tendo qualquer influência no processo de baixa.

Processamento da Baixa

O processo da baixa efetivará a prévia apresentada na leitura do arquivo, executando efetivamente a baixa dos títulos que não apresentarem impeditivos para a baixa.

Nesta etapa, será gerado um log da execução que será apresentado na aba Resultado:

Utilizando a barra de ferramentas disponível na parte inferior esquerda do grid, é possível imprimir e exportar (incluindo para Excel) o resultado apresentado.

Log de Operações

Para registro e rastreamento da execução do processo de baixa automática, foi criado um arquivo de log diário, com o nome "LogBaixaAutomaticaTitulosMBCV_AAAAMMDD.log", no mesmo diretório do executável do Frente de Caixa.

Entre as informações registradas constam dados informados para a importação do arquivo e os títulos processados. Qualquer erro apresentado ao usuário ficará registrado neste log.

Em caso de dúvidas sobre o conteúdo deste documento, entre em contato com o Suporte Nacional, através do site cliente.linx.com.br.