1 Conceito

Com o vale benefício do Linx Postos AutoSystem®, o estabelecimento poderá disponibilizar aos clientes cupons para troca de produtos e serviços, ou permitir que os mesmos, utilizem os vales como forma de pagamento. Os vales possibilitam a criação de promoções e incentivam o cliente a retornar ao estabelecimento.

2 Requisitos

Para utilizar as rotinas de vale benefício, será necessário configurar os motivos de movimentação e outros parâmetros no módulo Gerencial.

3 Configurações

As configurações para funcionamento das rotinas de vale benefício, devem ser realizadas no módulo Gerencial e serão descritas nos próximos capítulos. 

3.1 Plano de Contas

Para funcionamento da rotina de vale benefício, será necessário configurar contas no Plano de Contas do sistema, através do menu Cadastros > Plano de contas. Será exibida a tela conforme imagem abaixo:

A conta Vale Benefício será a conta do Passivo onde os valores ficarão pendentes e deverá ser criada dentro da conta Passivo > Circulante.

Cada estabelecimento possui sua própria estrutura de plano de contas. Caso possua vários tipos de vale, poderá ser criada dentro da estrutura Circulante uma conta de Vales a Pagar, e dentro desta criar as contas de Vale Benefício, Vale Troco, etc.

No exemplo abaixo será demonstrada a criação da conta Vale Benefício direto na estrutura do Circulante.

Após selecionar a estrutura onde se deseja criar a conta, clicar no botão Novo. 

Os seguintes campos devem ser preenchidos:

• No filtro Tipo contábil selecionar a opção Crédito;
• Informar o Nome da conta;
• No filtro Tipo nenhuma opção deve ser selecionada;
• Na aba Opções, habilitar as opções Aceitar lançamentos  e Controlar Pendências.

Após, clicar no botão Confirmar para registrar as alterações. 

A listagem de plano de contas ficará conforme imagem abaixo:

A conta de Despesas será a conta onde o sistema automaticamente vai fazer a contrapartida do contas a pagar, gerando um registro do mesmo valor como Despesa. Esta deverá ser criada dentro da conta Despesas.

Após selecionar a estrutura onde se deseja criar a conta, clicar no botão Novo.

Os seguintes campos devem ser preenchidos:

• No filtro Tipo contábil selecionar a opção Débito;
• Informar o Nome da conta;
• No filtro Tipo nenhuma opção deve ser selecionada;
• Na aba Opções, habilitar as opções Aceitar lançamentos  e Controlar Pendências.

Após, clicar no botão Confirmar para registrar as alterações. 

A listagem de plano de contas ficará conforme imagem abaixo:

3.2 Cadastro de Produto

Caso o estabelecimento escolha fornecer um produto como benefício (dependendo das condições pré-cadastradas) deverá cadastrar o produto. O cadastro das condições, será visto logo mais no capítulo sobre Tipos de Vale.

Para realizar o cadastro, acessar o módulo Gerencial > Cadastros > Produtos. Será exibida a tela conforme imagem de exemplo:

Para informações referentes ao cadastro de produtos, acessar o Manual Cadastros - Geral.

3.3 Tipos de Vale

O cadastro de Tipos de Vale permitirá a parametrização para geração dos vales. O AutoSystem realizará estas ações adequadamente somente se as contas motivos de movimentação, regras e layouts de vales estiverem cadastradas e configuradas corretamente. Desta forma, a necessidade de criar uma conta de vale para cada tipo diferente a ser emitido, torna-se obrigatório. Cada vale benefício criado deverá ter pelo menos uma regra de vale associada a fim de que o vale seja emitido de forma correta.

Para configurar os tipos de vale a serem impressos no final da venda, acessar no módulo Gerencial o menu Cadastros > Tabelas > Venda > Tipos de Vale e clicar no botão Novo. Será exibida uma tela conforme imagem abaixo:

Nesta tela, o painel  Identificação possui os campos:

• Código: gerado automaticamente ao abrir a tela;
• Nome: informar um nome para o tipo de vale;
• Tipo vale: selecionar uma das opções disponíveis abaixo:
  • Vale Troco: ao selecionar esta opção, a tela exibirá os campos referentes ao vale troco.
  • Vale Benefício: ao selecionar esta opção, a tela exibirá os campos referentes ao vale benefício.
  • Vale Fidelidade: ao selecionar esta opção, a tela exibirá os campos referentes ao vale fidelidade.

Ao selecionar a opção Vale Benefício, serão apresentadas as seguintes guias e campos:

3.3.1 Guia Configuração

Configurações do Vale

• Forma de Impressão: Selecionar o vale deve ser impresso na ECF ou em uma impressora comum;
• Validade do Vale: Caso queira determinar uma validade para o vale, informar o número de dias em que o mesmo poderá ser utilizado. 
• Último Número Gerado: Não é necessário informar nenhum valor neste campo. A cada geração de vale o sistema automaticamente exibirá o último número sequencial gerado. 
  • Utilizar numeração com dígito verificador (empresa + nr + dv): Marcar essa opção caso queira que o sistema gere um número mais incrementado para o vale. Se a opção não for marcada o sistema irá gerar número sequencial (Ex.: 1, 2, 3). Essa opção deve ser marcada caso o vale possa ser gerado em uma filial e utilizar em qualquer outra filial da rede.
• Resgate Máximo por Venda: Informar quantos vales podem ser resgatados numa venda.

Opções

• Solicitar Confirmação de Impressão do Vale: Ao marcar esta opção, antes do vale ser impresso será apresentada uma tela para confirmar a impressão.
• Emitir Vales individualmente: Ao marcar essa opção, se em uma venda for gerado mais de um vale, estes serão impressos individualmente, ou seja, separadamente.
• Permite Emissão Manual: Ao marcar essa opção, é possível emitir um vale de forma manual por meio do módulo Caixa, Botão Caixa > Botão Adicionar - F8.
• Controlar Recebimento: Ao marcar esta opção, o sistema fará um controle da data de recebimento do vale.
• Emitir Vias Extras do Vale: Esta opção permite que sejam emitidas mais de uma via do vale, sendo necessário informar a quantidade de vias extras a serem emitidas.
• Exigir data de emissão no recebimento do vale: Ao marcar esta opção, ao realizar o recebimento do vale será exigida sua data de emissão. Geralmente é utilizada para facilitar e agilizar a busca do vale.

3.3.2 Guia Layout

Na guia layout são configuradas as informações que serão exibidas na impressão do vale. Basta escrever o nome do campo que deve ser apresentado no vale, clicar no botão Exibir lista de campos disponíveis e selecionar o campo correspondente com um duplo clique.

Essa ação deve ser feita para todos os campos que devem ser exibidos no vale.

3.3.3 Guia Financeiro

Nesta tela serão apresentados os seguintes campos:

• Conta Passivo: Este campo deve ser preenchido com a conta cadastrada no passivo circulante, conforme visto no capítulo de Plano de Contas (no exemplo foi cadastrada a conta Vale Benefício).
• Conta Transitória: Este campo deve ser preenchido caso queira que o sistema só efetue o lançamento na conta despesa ao receber ou baixar o valor (utilizado apenas para vales com valor).
• Conta Despesa: Este campo deve ser preenchido com a conta despesa criada anteriormente no capítulo de Plano de Contas (utilizado apenas para vales com valor).
• Produto do Vale: Este campo deve ser preenchido caso queira que o vale gere um produto a ser resgatado.
• Valor do Vale: Este campo deve ser preenchido caso queira que o vale gere um valor. O valor será de acordo com os parâmetros configurados na guia Condições.
• Realizar Lançamentos na Conta PDV: Selecionar esta opção caso queira que o vale movimente a conta PDV.

Alguns campos serão habilitados/desabilitados conforme o preenchimento dos campos Produto do Vale e Valor do Vale.

Ao preencher o campo Produto do Vale, os campos Conta Transitória, Conta Despesa e Valor do Vale serão desabilitados.

Ao preencher o campo Valor do Vale, o campo Produto do Vale será desabilitado.

3.3.4 Guia Condições

Esta guia é composta por várias subguias que serão detalhadas logo mais.

Subguia Venda

• Valor da Venda Múltiplo: Preencher este campo caso o estabelecimento queira multiplicar o valor da venda pelo valor informado neste campo.
• Valor da Venda Intervalo: Preencher este campo caso o estabelecimento queira gerar o vale benefício num intervalo de vendas, devendo inserir o valor mínimo e máximo da venda.
• Somente Vendas que Geram Pontos: Preencher este campo quando o vale for condicionado somente a vendas onde os produtos geraram pontos (módulo fidelidade).

Subguia Forma de Pagamento

Nesta subguia pode ser informada uma determinada forma de pagamento a qual queira condicionar a geração do vale (Ex.: o vale será gerado somente para pagamento em dinheiro).

Basta clicar no botão de adição e selecionar a forma de pagamento desejada.

Subguia Produto

Nesta subguia pode ser informado um determinado produto a qual queira condicionar a geração do vale (Ex.: o vale será gerado somente na venda de Gasolina Comum). Também é possível determinar um múltiplo de valores para o produto e uma condição de quantidade ou valor inicial e final. 

Basta clicar no botão de adição e selecionar o produto desejado.

Subguia Grupo de Produtos

Nesta subguia pode ser informado um determinado grupo de produtos a qual queira condicionar a geração do vale (Ex.: o vale será gerado somente na venda de produtos que fazem parte do grupo Combustível).

Basta clicar no botão de adição e selecionar o grupo de produto desejado. Também é possível determinar um múltiplo de valores e uma condição de quantidade ou valor inicial e final. 

Subguia Tipo de Produto

Nesta subguia podem ser definidas diferentes condições por tipos de produto, sendo eles: combustível, mercadoria e serviço. Esta subguia possui as seguintes colunas: 

• Tipo de Produto: Exibe os tipos de produtos os quais podem ser definidas condições;
• Tipo: Informar $ para valores ou Q para quantidades;
• Múltiplo: Preencher este campo caso o estabelecimento queira que o valor ou quantidade do tipo de produto vendido seja multiplicado pelo valor informado neste campo.
• Inicial: informar um valor inicial para contagem do benefício;
• Final: informar um valor final para contagem do benefício.

3.3.5 Guia Restrições

Na guia Restrições é possível selecionar empresas, clientes, grupos de pessoas e formas de pagamento que farão ou não parte das regras do vale.

Para incluir por exemplo somente uma empresa à regra, acessar a guia Empresa, clicar no botão de adição e selecionar a empresa que deseja adicionar.

Caso queira restringir a empresa a não fazer parte da regra do vale, basta marcar a opção Exclusivo.

O procedimento é o mesmo para os demais: para restringir a regra a uma empresa, cliente, grupo de pessoa ou forma de pagamento específico, basta clicar no botão de adição e selecionar a opção; já para excluir da regra, além adicioná-lo na guia correspondente, deve-se marcar a opção Exclusivo.

Caso o estabelecimento não queira que gere vale quando a venda for paga com um vale gerado anteriormente, deve-se adicionar na guia Forma de Pagamento a forma de pagamento referente a vale benefício, e marcar a opção Exclusivo.

3.4 Motivos de Movimentação

Para cada tipo de vale configurado serão criados os motivos de movimentação Geração de Vale e Pagamento com Vale. Para criá-los, acessar no módulo Gerencial o menu Cadastros > Motivos de movimentação. Será exibida uma tela conforme imagem abaixo:

A seguir serão detalhados os motivos de movimentação a serem criados.

3.4.1 Geração de Vales

Para os motivos de movimentação do tipo Geração de Vale, preencher os campos conforme imagem abaixo:

No painel Principal informar os seguintes campos:

• Nome: informar o nome;
• Conta debitar: informar a conta Ponto de Venda (PDV);
• Conta creditar: informar a conta do Passivo criada no capítulo Plano de Contas do manual (no exemplo demonstrado foi criada a conta Vale Benefício);
• Tipo movto: selecionar a opção Normal.

Na guia Informações, no campo Controlar vale, selecionar o vale em questão (cadastrado no capítulo Tipos de Vale. No exemplo demonstrado foi criado o Vale Benefício).

3.4.2 Pagamento com Vale

Para os motivos de movimentação do tipo Pagamento com Vale, preencher os campos conforme imagem abaixo:

Na guia Principal informar os campos:

• Nome: informar o nome;
• Conta debitar: informar a conta do Passivo criada no capítulo Plano de Contas do manual (no exemplo demonstrado foi criada a conta Vale Benefício);
• Conta creditar: informar a conta Ponto de Venda (PDV);
• Tipo movto: selecionar a opção Forma de Pagamento;
• Tipo movto: marcar a opção Forma pagamento.

Na guia Informações, no campo Controlar vale, selecionar o vale em questão.

O Campo Tipo pag. NF-e / NFC-e deve ser preenchido dependendo do tipo de documento fiscal emitido pelo estabelecimento (SAT/NFC-e/ECF).

Na guia ECF/TEF será necessário informar a forma de pagamento do ECF (Emissor de Cupom Fiscal). Estas informações podem ser encontradas na Leitura X, Meios de Pagamento, emitida através do módulo Caixa.

4 Funcionalidades

As rotinas descritas a seguir, possibilitarão a emissão dos vales pelo módulo Caixa e sua impressão no ECF. Além disso, o cliente poderá utilizar os vales como forma de pagamento. 

4.1 Emitindo um Vale

O vale será emitido automaticamente de acordo com as regras pré-estabelecidas no cadastro de Regras de Vale, já visto anteriormente.

Ao finalizar a venda, caso tenha sido selecionada a opção Solicitar confirmação de impressão de vale na funcionalidade Tipos de Vale, o sistema exibirá a tela com a listagem dos vales a serem impressos, conforme imagem a seguir:

Selecionar os vales a serem impressos e clicar no botão Confirmar.

Caso não tenha sido configurado para exibir a confirmação de impressão do vale, o comprovante será gerado automaticamente no ECF ou na impressora comum, conforme imagem abaixo:

4.2 Baixando um Vale sem Venda

Um vale somente poderá ser baixado sem uma venda, quando no cadastro de Tipos de Vale o campo Valor estiver preenchido. 

Para realizar a baixa, acessar o módulo Caixa e pressionar a tecla de atalho V.

Será exibida uma tela conforme imagem abaixo: 

Selecionar o tipo de vale e informar seu número correspondente. O número do vale poderá ser encontrado no vale impresso pelo ECF, caso tenha sido configurado para ser exibido. Após, pressionar a tecla Enter. 

Será exibida uma relação de vales correspondentes a numeração informada.

Clicar no botão Confirmar para registrar a baixa. Será exibida uma mensagem de confirmação da baixa:

4.3 Utilizando um Vale como Forma de Pagamento

Um vale somente poderá ser utilizado na venda, se no cadastro de Tipos de Vale, já visto anteriormente, o campo Valor do vale estiver preenchido. 

No módulo Caixa, ao realizar uma venda, no momento de preencher a forma de pagamento, deve-se inserir a forma de pagamento cadastrada anteriormente no capítulo Pagamento com Vale (no exemplo demonstrado foi criada a forma de pagamento Pagamento Vale Benefício).

Assim que for informado o pagamento com vale benefício, será apresentada a tela para informar o número do vale e selecioná-lo.

Informar o número do vale, que pode ser encontrado no vale impresso pelo ECF, e clicar no botão Confirmar.

Caso o valor do vale seja menor que o valor total da venda, o sistema descontará o valor do vale, e será exibida novamente a tela de Forma de Pagamento, para que sejam informadas as formas de pagamento que completarão o valor total da venda.

Ao clicar em Confirmar, será exibida a tela de Fechamento de Venda, onde será possível informar a forma de troco e os dados do cupom fiscal.

Após clicar em Finalizar – F5, a venda será finalizada.

5 Relatório

Os relatórios são uma importante ferramenta para a tomada de decisões, o Linx Postos AutoSystem® possui alguns relatórios que auxiliarão no controle de geração de vales. No próximo tópico será detalhado o relatório disponível nesta rotina. 

5.1 Vales

Este relatório exibirá as informações referentes aos vales emitidos, quais estão em posse do cliente e quais já foram recebidos, e seus respectivos valores.  Quando forem informados parâmetros de recebimento, obrigatoriamente o vale já terá sido recebido, por este motivo é marcado automaticamente a situação Recebimento em venda. 

Para visualizar este relatório, acessar no módulo Gerencial o menu Financeiro > Relatórios > Vendas > Vales. Será exibida a tela conforme imagem a seguir: 

A guia Parâmetros do emitente possui os filtros:

• Empresa: informar a empresa;
• Emissão: informar o período de emissão do vale.

A guia Parâmetros de recebimento possui os filtros:

• Empresa: informar a empresa;
• Recebimento: informar o período de recebimento do vale.

A guia Parâmetros complementares possui os filtros:

• Tipo: informar o tipo de vale;
• Cliente: informar o cliente;
• Cupom entre: informar a numeração dos cupons;
• Número: informar o número do vale.

A guia Opções possui os filtros:
O filtro Agrupar permitirá selecionar as opções:

• Não agrupar: exibirá as informações sem nenhum agrupamento;
• Empresa emissão: exibirá as informações agrupadas pela empresa de emissão;
• Empresa recebimento: exibirá as informações agrupadas pela empresa de recebimento.

O filtro Situação permitirá selecionar as opções:

• Todos: exibirá exibir todas as situações de vale;
• Em posse do cliente: exibirá apenas os vales que estão em posse do cliente;
• Recebimento em venda: exibirá apenas os vales que foram recebidos em venda.

O filtro Exibir permitirá selecionar a opção:

• Apenas vales recebidos em empresas diferentes da emissão: permitirá exibir vales em que a empresa de recebimento for diferente da empresa de emissão.

Após selecionar os filtros, clicar no botão Visualizar, será exibido relatório conforme imagem abaixo: