Introdução

O módulo EMSys Contábil tem como objetivo integrar o sistema contábil Linx EMSys ao sistema Linx Postos AutoSystem®. Como o foco do AutoSystem está direcionado ao varejo, o mesmo não dispõe de um módulo específico para a contabilidade, sendo necessário, portanto, a utilização do Módulo EMSys Contábil para incorporar as informações entre os sistemas.

1 Requisitos

Para que a integração contábil possa ser utilizada no AutoSystem, é necessário possuir o modulo de integração EMSys Contábil liberado em seu CNPJ. Para isto, basta entrar em contato com o setor comercial e solicitar esta funcionalidade. Além do modulo, as configurações de contas, motivo de movimentação e centro de custos devem estar configuradas.

2 Configurações

Para que os cadastros do sistema recebam as informações enviadas pelo EMSys Contábil, e para que o usuário consiga utilizar o sistema de forma apropriada, será necessário realizar as configurações do modulo de integração.

2.1 Módulo Integração EMSys

Para realizar a configuração do modulo acessaremos Gerencial > Configurações > Módulos > EMSys Contábil.

Dentro do módulo, estarão disponíveis duas rotinas:

• Configuração: permitirá realizar a inserção das informações que serão exportadas para o EMSys Contábil e importadas para o AutoSystem, como vinculo de contas, centro de custo, grupo de produtos e produtos;
• Integração: esta rotina, após configurações realizadas no módulo, permitirá o envio das informações para o EMSys Contábil através de exportação para o WebService disponibilizado. Será encaminhado um arquivo em XML.

2.2 Configuração

Inicialmente, iremos configurar o modulo através da opção Configuração. Ao seleciona-la, será apresentado a tela principal para configuração do módulo:

Esta tela possui as abas WebService, Contas, Venda e Centros de custo. Veremos na sequencia o funcionamento de cada rotina:

Em WebService, deverá ser informado:

• Endereço IP: informar o endereço de IP para conexão ao WebService disponibilizado pela LINX filial Uberlândia;
• Token: informar o Token para conexão ao WebService disponibilizado pela LINX filial Uberlândia;
• Banco de Dados: informar o Banco de Dados pelo EMSys Contábil que terá a integração realizada junto ao AutoSystem.

É possível ainda Atualizar as contas que estão vinculadas a integração através do botão Atualizar Contas:
Ao realizar a atualização das contas, já com a comunicação via webservice configurada corretamente, o sistema trará todas as contas do EMSys Contábil, permitindo assim que seja realizado dentro do AutoSystem, as configurações DE/PARA referente as contas a serem vinculadas para integração.

•  Contas

É possível realizar o vínculo das contas contábeis para que sejam exportados ao EMSys Contábil. Clicando no botão Adicionar ou Editar, será apresentado a tela para realizar o vínculo, conforme imagem:

•  Conta: ao clicar em ENTER, será apresentado a tela para escolha da conta AutoSystem que será utilizada;

• Conta EMSys: ao clicar ENTER, será apresentado as contas do EMSys Contábil que foram sincronizadas;

 Após realizar o vínculo, basta Confirmar. 

Se informando uma conta estoque do AutoSystem, o sistema habilitará o campo Conta EMSys CMV. Neste campo, deverá ser vinculado a conta CMV(Custo das mercadorias vendidas) utilizada para integração. O CMV está diretamente relacionado aos estoques da empresa, pois representa a baixa efetuada nas contas dos estoques por vendas realizadas no período. 

• Venda

 Esta aba tem como objetivo, realizar a separação dos lançamentos, sendo possível realizar a integração de forma separada para combustíveis, produtos e serviços. Exemplo: Se não forem informados os campos, o sistema entenderá que deve ser integrado todas as informações para o EMSys Contábil, ou seja, não serão realizados lançamentos específicos para estes três tipos de contas, e sim um geral. Se for inserido informação referente a conta de mercadoria, por exemplo, o sistema entenderá que todas as vendas realizadas de mercadorias, não importando se no mesmo cupom fiscal tenha venda de combustível, no momento da integração, será realizado um lançamento especifico da mercadoria na conta contábil que estiver vinculada a ela.

Em Geral serão informados os parâmetros:

• Conta Combustíveis: se informado, serão realizados lançamentos de combustíveis na conta especifica vinculada para o EMSys Contábil para toda venda realizada e exportada;
• Conta Mercadorias: se informado, serão realizados lançamentos de mercadorias na conta especifica vinculada para o EMSys Contábil para toda venda realizada e exportada;
•  Conta Serviços: se informado, serão realizados lançamentos de serviços na conta especifica vinculada para o EMSys Contábil para toda venda realizada e exportada.

Em Grupo, poderá ser realizado o vínculo de um ou mais grupos de produtos para que assim como no exemplo utilizado a cima, sempre que for realizado uma venda de algum item do grupo, o lançamento do item será realizado na conta que for vinculado à ele, se a venda for realizada com um produto que não seja de nenhum grupo vinculado, o sistema irá realizar o lançamento na integração de acordo com as configurações dá aba Geral e Contas.

Para vincular, basta clicar em Adicionar ou Editar, caso seja uma edição, será apresentado a tela para realizar o vínculo das contas:

Com a operação realizada, o sistema apresentará o vínculo.

 Em Produto, será realizado o vínculo de um produto a uma conta de movimentação do EMSys. Para isto, basta selecionar um produto ou mais, e realizar o vínculo com as contas, porém, os produtos que tiverem uma conta vinculada, terão os lançamentos da integração contábil realizados diretamente na conta relacionada. Se for vendido um produto que não consta na relação de produto vinculado, mas tenha vínculo com Grupos ou Geral, o sistema ira respeitar a ordem conforme a configuração realizada pelo estabelecimento. Exemplo: Se o produto não tiver conta exclusiva vinculada, e no grupo ele possuir, o sistema então aplicará a configuração realizada para o grupo em que este produto pertence.

• Centro de Custo

 Nesta aba, serão relacionados os centros de custos já cadastrados no sistema. Ao iniciar a rotina de configuração, o sistema emite um aviso sobre centro de custo sem vínculo e dá a opção de vincular com código sequencial os registros já encontrados:

Caso o usuário opte pelo SIM, o sistema vai vincular códigos sequenciais na aba Centro de Custo, caso opte pelo NÃO, deverá ser informando o código manual para vínculo na mesma aba.
Na coluna Centro de Custo, são demonstrados os centros que compõem o AutoSystem sendo possível informar o código do centro de custo EMSys na segunda coluna, dando duplo clique com o mouse na linha que deseja editar informações.

3 Funcionalidades

Com as configurações realizadas, é hora que realizar a integração das informações. Para isto, devemos acessar Gerencial > Configurações > Módulos > EMSys Contábil > Integração.

Basta informar a Empresa e o Período de movimentação que deverá ser exportado. O sistema enviará para o WebService configurado no modulo de integração um arquivo em formato XML contendo todas as informações de lançamentos realizados no período selecionado para que o EMSys Contábil realize a integração e gere as informações contábeis necessárias.

4 Integrador EMSys Contábil

Para realizar a integração no EMSys Contábil, é necessário possuir alguns requisitos e configurações.

4.1 Requisitos EMSys

Necessário realizar aquisição do módulo EMSys Contábil, que possuirá:

• WSServer: servidor de aplicação, onde fica o banco de dados do EMSysContabil, no qual, roda o banco de dados Postgres. Ele é responsável por fazer todas as transações com o banco de dados;

• WSManager: aplicativo de execução e gerenciamento do servidor;

• WSClient: aplicativo que gerencia os módulos. Ele conecta no WSServer e nele o usuário pode acessar os módulos (EMSysContabil e RHSys);

• EMSysContabil: executável do módulo Contabil;

• WebService: utilizado para consulta das informações, necessário possuir para que o AutoSystem consiga buscar as informações junto ao EMSys Contábil.

4.2 Funcionalidades EMSys Contábil

Na tela de integração o sistema mostrará, se existem lotes para integrar.

• Se apresentado mensagem Nenhum Alerta, é porque não foi gerado informações para a integração.

• Se apresentado mensagem Existem Lotes P/ Integrar, basta clicar no botão Pesquisar Lançamentos que o sistema irá mostrar uma tela com os lotes para serem inseridos no grid.

Ao clicar em Pesquisar Lançamentos, abrirá uma tela do integrador com os lotes gerados para a integração, com um aviso de Pronto P/ Integrar. Basta selecionar o(s) lote(s) que de seja pesquisar e clicar em Processar.
Caso o usuário não queira que algum lote não apareça mais para ser pesquisado, basta clicar no botão Excluir Selecionados. O sistema irá desconsiderar estes lotes nas próximas buscas.

Após a pesquisa, o sistema retornará a tela do Integrador, e os lançamentos contábeis estarão disponíveis no grid, para a conferencia e integração.
Para integrar, basta clicar no botão Integrar Lançamentos, após selecionar os mesmos, que os lotes transformarão em lançamentos contábeis e estão disponíveis para consulta em relatórios e telas do sistema.
Qualquer lote, após integrado, pode ser consultado na tela de Lançamento Contábil.