Além da importação de XML, podemos dar entrada nas Notas Fiscais manualmente, vinculando a um pedido de compra ou não. Neste manual, você irá aprender como realizar esta operação.
Para realizar o lançamento de uma nota importando o XML, siga os passos abaixo.
Acesse o Módulo Retaguarda, vá até o Menu Compras e, em seguida, clique na opção Lançamento das Notas.
COM PEDIDO
Na categoria Novo Lançamento, clique sobre a opção Com Pedido.
Será aberta a tela Importar Pedido de Compra, onde aparecerão todos os pedidos lançados no sistema e que o status esteja como Aberto.
Nesta tela, as seguintes funções estão disponíveis:
- F8-Filtrar: busca as informações de pré-pedido conforme os filtros informados;
- F7-Exportar: carrega o pré-pedido para a tela principal do Lançamento de notas;
- F6-Lançar Conferência: permite que sejam bipados os produtos realizando uma conferência dos produtos recebidos;
- Excluir: permite excluir um pedido da lista;
- Desativar: irá deixar esse pedido desativado sem excluir o mesmo do sistema;
- Guia de Conferência: irá imprimir uma lista dos produtos do pedido para conferência manual;
- Imprimir Listagem: irá imprimir uma lista dos pedidos que estão aparecendo em tela.
Além disso, os seguintes filtros estão disponíveis:
- Status: selecione uma das seguintes opções = Abertos, Baixados, Conferidos, Desativados, Substituídos ou Todos;
- Fornecedor: pesquise pelo nome do fornecedor, use % antes e depois da palavra caso não saiba o nome exato;
- Empresa: pesquisa por qual empresa deseja buscar o pedido de compra;
- Pedido Fornecedor: digite o número do pedido do fornecedor quando lançado no pedido e filtre os resultados.
- Pré-pedidos: pesquisa pelo número de pré-pedido;
- Previsão: pesquise pela data de previsão de entrega cadastrada no lançamento dos pedidos;
- Data da Compra: pesquise pela data de compra cadastrada nos pedidos de compra.
Preencha os campos desejados e clique no botão Filtrar, assim serão carregados todos os pedidos que se enquadram nos filtros informados.
Após localizar o pedido desejado, selecione o mesmo e clique em Exportar ou dê dois cliques em cima do pedido para carregas as informações na tela principal do Lançamento de Notas.
Preencha os campos disponíveis na capa da nota com as informações que estão na nota fiscal.
Os itens serão carregados de acordo com o pedido exportado anteriormente.
Confira as quantidades e valores para certificar que as informações da nota fiscal são as mesmas que foram exportadas pelo pedido.
Dê dois cliques sobre o produto para abrir a tela Lançamento das Notas - Alteração do Item, onde poderão ser adicionados os tamanhos e alteradas outras informações do produto.
Verifique também as informações de Origem e CST/CSOSN, preencha de acordo com a nota fiscal.
Na guia Pagamentos, gere as parcelas conforme seu acordo financeiro com o representante.
Digitando o número de parcelas seguido de um * (asterisco), o sistema irá dividir o valor da nota pelo número de vezes.
Digitando a quantidade de meses seguido de , (vírgula), o sistema lançará as parcelas de acordo com o número de dias informados . Por exemplo, 30, 60, 90 dias.
Clique em Calcular para finalizar o lançamento.
Ao clicar no botão F5-Salvar, os produtos serão inseridos no estoque e as parcelas lançadas no financeiro.
SEM PEDIDO
Quando lançamos uma nota utilizando um pedido temos a certeza que todos os produtos estão cadastrados, no lançamento sem pedido muitas vezes os produtos ainda não foram cadastrados.
Para lançar uma Nota Fiscal sem pedido, na categoria Novo Lançamento, clique sobre a opção Sem Pedido.
Preencha os campos disponíveis na capa da nota com as informações que estão na nota fiscal.
Obs.: clicando na lupa ao lado dos campos, é possível localizar as informações desejadas e, caso necessário, também poderão ser cadastradas.
Após preencher todas as informações, clique no botão Adicionar Item para iniciar o lançamento dos produtos.
Será aberta a tela Lançamentos das Notas - Inclusão de Itens.
Digite o código do produto para carregar ou clique na lupa para abrir a busca de produtos.
Preencha os filtros que deseja para localizar o produto e clique no botão Filtrar.
Clique em exportar após selecionar o produto desejado ou dê dois cliques sobre ele para carregar o produto na tela de lançamento.
Se o produto não estiver cadastrado no sistema, faça seu cadastro através do botão F3-Novo Produto e realize o cadastro.
Após pesquisar ou cadastrar um novo produto, insira as quantidades e demais informações fiscais que o fornecedor enviou na NF-e.
De acordo com a grade do produto, insira as quantidades de cada numeração, preencha a origem do produto, os dados fiscais e informações de preço.
Nesta tela é possível consultar estoque, cadastrar uma declaração de importação (F7-Incluir DI), abrir o cadastro do produto para alterações permitidas, clonar o produto ou criar o produto com uma nova cor, seguindo as regras do sistema que estão no manual de cadastro de produto.
Após inserir todas as informações do produto clique no botão F2-Adicionar para inserir o produto na nota de compra.
Faça o mesmo processo com todos os itens, cadastrando os novos itens e pesquisando os já existentes no sistema.
Quando terminar de inserir todos os produtos recebidos na nota fiscal, clique em Fechar e todos os itens inseridos estarão na tela de lançamento, agrupados por produto.
Confira as quantidades lançadas e os valores torais da nota fiscal, informe os valores de seguro, frete e demais formação do valor final da NF-e.
Na guia Pagamentos, gere as parcelas conforme seu acordo financeiro com o representante.
Digitando o número de parcelas seguido de um * (asterisco), o sistema irá dividir o valor da nota pelo número de vezes.
Digitando a quantidade de meses seguido de , (vírgula), o sistema lançará as parcelas de acordo com o número de dias informados . Por exemplo, 30, 60, 90 dias.
Clique em Calcular para finalizar o lançamento.
Ao clicar no botão F5-Salvar, os produtos serão inseridos no estoque e as parcelas lançadas no financeiro.