O EMSys permitirá a partir da versão 3.5.21.960 a configuração do faturamento automático via serviço, sendo possível ser feita sua configuração por cliente ou grupo de pessoas.
- O faturamento é a soma de todos os valores obtidos com as vendas de produtos e/ou serviços na empresa em um determinado período.
- O faturamento automático refere-se à prática de automatizar os processos envolvidos na emissão de notas fiscais, a verificação de informações e outras tarefas administrativas, como cobranças personalizadas.
Requisitos
Para utilizar esta função é necessário:
- Possuir sistema EMSys atualizado, com a versão mínima 3.5.21.960
- Possuir faturamento automático instalado, atualizado e funcionando corretamente.
Parametrizações
Faça as configurações necessárias para o funcionamento do projeto Faturamento Automático, acesse Parâmetros do Sistema | Aba Faturamento Geral
Selecione a opção Ativar Faturamento Automático, e selecione um Usuário Login.
Importante: É necessário selecionar um usuário configurado, para o sistema executar corretamente o processo, verificar se consta ou não fatura pendente de faturamento quando o usuário informado fazer o login no sistema.
Quando finalizar Clique em Confirmar.
Controle de acesso
Nesta nova funcionalidade é preciso fazer a liberação dos acessos para os usuários, acesse o menu controle de acesso e faça a liberação conforme a necessidade de cada pessoa.
- Os acessos foram criados tanto para o menu Configurações e Gerenciador
Configurações
Para liberação do processo faça a configuração corretamente de acordo com as necessidades do usuário, acesse o menu Configurações Faturamento Automático.
Caminho: Gerencial → Financeiro → Contas a Receber → Faturamento Automático → Configurações Faturamento Automático
Principal
Faça o cadastro de um ou mas opções para que o sistema faça o faturamento automático.
Antes de realizar o preenchimento dos campo, selecione a opção Ativo.
Caso o usuário esqueça de selecionar está opção o faturamento não irá acontecer automaticamente.
- Informe uma Descrição.
- Informe a Data Criação com a data atual do dia que está sendo feito o cadastro das configurações.
- Informe a Data Ativação com a data que o sistema fará o primeiro processo automaticamente do serviço de faturamento. (Está data pode ser anterior da atual, para forçar o sistema gerar o faturamento)
Não se preocupe com esta data, caso não seja informado nenhuma data o sistema vai considerar a primeira execução realizada depois que selecione a opção Ativo e salvar o cadastro de configuração.
- Data Última Execução não precisa informar, pois o sistema irá preencher automaticamente este campo.
- Periodicidade: Selecione a opção correta, conforme o cadastro.
- Tipo de Vencimento: Selecione primeiro uma opção (Dia Fixo, Dia Semana, Nº de Dias), de acordo com a opção selecionada será apresentado um campo ao lado para preenchimento, informe corretamente os dados no campo.
- Desconto: Campo não Obrigatório.
- Selecione as Opção "Emite Nota Fiscal, Gerar Boleto, Enviar por E-mail".
- Observação: Campo disponível para colocar informações caso precise apresentar alguma observação.
Clientes
Selecionar os clientes para permitir ao sistema a geração do faturamento agrupado por pessoa.
- Selecione o Cliente e clica na opção Inserir.
Cadastro de Pessoa
Acesse o caminho: Gerencial → Pessoas → Pessoas → Pessoa | Aba Sacado depois Faturamento Automático, no cadastro da pessoa, com o Nome Faturamento Automático:
- Selecionar a opção Utiliza faturamento Automático, os cadastros que estarão fazendo parte do processo Faturamento Automático.
- Fazer as configurações e selecionar as opções conforme as necessidades do cliente.
- A opção Enviar Fatura para aprovação, quando estiver selecionado todas as faturas do cliente geradas automaticamente, precisa fazer aprovação no menu Gerenciador de faturamento automática.
O Faturamento é gerado conforme a configuração realizada, de acordo com a explicação acima.
Gerenciador Faturamento
Neste menu os usuários terão acesso de todos os faturamentos gerados no sistema.
Aguardando Aprovação
Faça aprovação dos faturamentos gerados.
- Selecione e clique em Aprovar.
Aprovação dos títulos será considerado durante o processo quando estiver marcado a opção Enviar Fatura para aprovação, no cadastro do cliente.
Quando os títulos forem faturados e não possuir nenhum cliente com está opção selecionada, não precisa utilizar a tela de aprovação pois o processo de aprovação ocorrerá de forma automática.
Aguardando Nota Fiscal
Para gerar as Notas Fiscais é necessário selecionar as faturas e clicar em Gerar NFe.
Quando precisar de estornar uma aprovação que foi efetuada, selecione as faturas e clique em Estornar Aprovação.
Aguardando Remessa
Após a geração da Nota Fiscal, o usuário consegue gerar a remessa para enviar ao banco, nesta tela ficará pendente até o momento da geração da Remessa.
É possível visualizar a Nota Fiscal e Titulo a Receber, clique com o Botão direito e selecione a opção corretamente.
Finalizado
Quando finalizar o processo de faturamento, é hora de enviar os E-mail ou imprimir os Títulos, para isso é preciso selecionar e clicar nas opções abaixo.