Diariamente é necessário realizar o fechamento de caixa da sua loja. De vez em quando, podem ocorrer situações de diferença de valores*, que imediatamente são apontadas pelo SetaERP. Essas divergências podem ser a falta ou sobra de dinheiro.
Obs.: Todas os valores informados no fechamento de caixa e a contagem são de responsabilidade da loja. Confira com atenção para que todos os valores estejam corretos.
- Para acessar o relatório de fechamento de caixa, basta ir em no módulo Retaguarda > Financeiro > Auditoria nos Caixas
- Insira a data desejada
- O operador do caixa
- A empresa desejada
- O Status que o caixa se apresenta
- Clique em filtrar
- Identifique se o caixa desejado apareceu na tela e de um duplo clique para abrir o relatório do mesmo
2. Por vezes será necessário reabrir o caixa para corrigi-lo. Caso seja necessário, siga esses passos:
Como reabrir o caixa?
- Vá em Retaguarda > Financeiro > Auditoria nos caixas, filtre e selecione o caixa desejado e clique na opção "Estornos" do lado:
2. Informe um usuário e senha da loja com autorização:
3. Após inserir o Usuário e Senha, irá aparecer uma tela com os lançamentos do caixa, o fechamento de caixa é o último registro. Navegue até ele, selecione o registro e clique na opção "Estornar"
4. Abrirá essa tela com os valores de fechamento informados
IMPORTANTE: realize a anotação desses valores para depois estar informando no fechamento novamente.
5. Após isso, clique em estornar, ele irá solicitar um motivo pelo qual o estorno está sendo realizado, descreva brevemente com no mínimo 15 caracteres
6. Após isso, o sistema irá perguntar se deseja continuar com o estorno, clique em Sim.
7. Então ele abrirá um tela onde é possível fazer a impressão do comprovante, clique em "Imprimir" se deseja imprimir ou comprovante ou clique em "Cancelar" caso não deseje.
8. Após isso, basta logar no sistema com o usuário do caixa que foi estornado e entrar no módulo Caixa. Se houver mais algum caixa aberto ele mostrará os caixas que estão abertos e deixará disponível para selecionar qual deles você deseja entrar.
9. Para confirmar se o caixa que você entrou é o correto verifique pela data de competência do mesmo, você pode confirmar essa informação em "Fechamento do Caixa".
10. Dentro de um caixa reaberto é possível realizar as operações que explicaremos abaixo.
Quando os valores das formas de pagamento for informados a MENOS ou a MAIS por qualquer motivo (Dinheiro, Cartão, Cheque) causando SOBRA ou Falta, o que eu faço?
- Esse procedimento é o mesmo para corrigir o fechamento quando o valor foi informado há mais ou a menos causando sobra ou falta no caixa. Para corrigir basta acessar a Auditoria de caixas, filtrar o caixa desejado e selecionar a opção ao lado, "Correção Fechamento"
2. Irá abrir uma tela para você estar corrigindo os valores informados, basta informar os valores corretos e clicar em "Corrigir" ele vai solicitar um usuário e senha com permissão, informe-o e o fechamento estará corrigido :)
Quando o caixa não trouxe o SALDO ANTERIOR, mas eu queria que tivesse essa informação, o que eu faço?
- Dica: O SALDO ANTERIOR é o valor que fica na gaveta no início do dia e corresponde ao TROCO FINAL do caixa imediatamente anterior a ele
- Nesse caso pode acontecer de o troco final do caixa imediatamente anterior a ele não ter sido informado, será necessário fazer a correção do fechamento do caixa anterior informando o troco final. Caso o troco final tenha sido informado, TENTE CORRIGIR NOVAMENTE, informando o valor de novo no campo troco final e corrija o fechamento de caixa:
Se eu esquecer de realizar um lançamento no caixa(Sangria, Pagamento, Ressarcimento ou Entrada, Recebimento, Suprimento, etc.) ou se lançar informo um valor errado , o que eu faço?
- Pode acontecer durante o dia de algum valor em dinheiro por exemplo ou cheque ser retirado do caixa para fins de pagamento de gastos ou depósito ou da mesma forma algum valor ser colocado no caixa. Todas essas movimentações devem ser informadas através dos lançamentos de caixa para que não haja divergências no final do dia. Se o caixa já foi fechado será necessário reabri-lo pra corrigir.
- Se o caixa foi fechado, realize sua abertura como explicamos acima neste manual. Dentro do caixa vá até a opção OUTROS LANÇAMENTOS
3. Nessa tela temos as opções de lançamento sendo que Sangria, Pagamento, Ressarcimento são saídas de valor do caixa e Recebimento, Suprimento por exemplo são entradas. Para realizar o lançamento basta informar o tipo de lançamento, o valor e as informações solicitadas.
4. Ao realizarmos o lançamento, o sistema abrirá com uma tela permitindo a impressão do comprovante do lançamento, imprima caso seja necessário
5. Após isso, a falta ou sobra por conta do lançamento não realizado estará resolvida e o caixa poderá ser fechado sem divergências :)
Se tenho um troco final informado a menos do valor que está disponível na gaveta, o que eu faço?
Nesse caso será necessário corrigir o fechamento de caixa como mostrado acima, alterando o valor do troco final, informando o valor correto que estava disponível em caixa.
Se a venda não foi registrada pelo sistema ou operador de caixa, o que eu faço?
Se por algum motivo a venda não foi registrada pelo operador de caixa ou pelo sistema e o valor dessa venda foi somado no fechamento de caixa, se o caixa foi fechado será necessário reabri-lo como explicamos acima nesse manual e passar a venda que faltou. Caso o caixa esteja ainda aberto, basta acessá-lo e passar a venda normalmente.
Se a venda registra duas vezes pelo operador de caixa e gera divergência, o que faço?
- Quando isso acontecer será necessário cancelar a venda ou realizar a devolução da mesma. A venda possui um prazo de 30 minutos para cancelar. Essa resolução também se aplica quando:
- Venda deveria ter desconto e não foi dado pelo operador de caixa, venda finalizou sem o desconto e cliente pagou o valor com o desconto e esse valor foi informado no fechamento (Ex: Cartão POS) causando sobra no caixa
- Formas de pagamento incorretas na venda, no entanto informado o pagamento correto no fechamento de caixa
2. Caso a venda não tenha passado do prazo de cancelamento siga esses passos:
3. Localize a venda em vendas baixadas e copie seu código. Vá no módulo Retaguarda / Vendas / Vendas Baixadas. Informe a data da venda e localize-a. Após localizá-la clique nela e depois clique na opção consultar venda
4. Irá abrir uma janela com as informações da venda, copie o código que irá aparecer, como mostra a seta em vermelho abaixo
5. Depois de copiar o código, feche a tela e vá em Vendas / Cancelamentos. Na tela insira o código da venda e aperte enter que a tela carregará os dados da venda para conferir. Após isso clique em cancelar
6. Clique em Ok
7. Clique em Sim
8. Informe uma justificativa para a venda e clique em Ok
9. Informe um usuário e senha com autorização
10. Veja que a venda será cancelada
11. O sistema irá cancelar a nota e a venda. Caso a venda consiga ser cancelada irá aparecer que a inutilização e o cancelamento foram homologados com sucesso. Caso contrário irá aparecer que está fora do prazo prorrogado.
12. Se o prazo de cancelamento já passou será necessário realizarmos a DEVOLUÇÃO DA VENDA e cancelarmos o crédito que será criado para o cliente por conta dessa devolução.
13. Caso tenha alguma dúvida de como fazer uma devolução no caixa, assista este vídeo com a explicação clicando aqui.
14. Precisamos cancelar o crédito pois uma vez que a venda foi registrada duas vezes, esse crédito que será gerado o cliente não tem direito de ter pois ele comprou apenas uma vez.
15. Realize a abertura do caixa DO DIA QUE A VENDA FOI PASSADA como explicamos acima nesse manual e realize a devolução da venda duplicada como o vídeo disponibilizado acima ensina, finalize normalmente.
16. Após isso será necessário cancelar o crédito gerado pela devolução. Esse crédito é gerado com um valor negativo ex: (-120,00)
17. Vá em Financeiro / Títulos a Receber / Coloque os filtros necessário para filtrar esse título. Segue exemplo abaixo:
18. Digamos que a venda possua o valor de 349,20 ao localizar o crédito que é um valor negativo como filtramos, clique na opção "Cancelar" do lado
19. Informe uma justificativa para o cancelamento
20. Informe um usuário e senha com autorização
21. Após isso, o título será cancelado
O que eu faço quando algum lançamento foi realizado incorretamente?
- Pode acontecer de algum lançamento ter sido feito incorretamente ou desnecessariamente no caixa. Nesse caso será necessário fazer o estorno do mesmo e lançar novamente, ou apenas estorna-lo:
- Localize o caixa e clique na opção estornos:
3. Irá abrir um tela com todos os lotes e lançamentos do caixa, localize o lançamento que foi realizado. Nos exemplos anteriores realizamos um lançamento de sangria no valor de R$100,00
4. Ele irá solicitar um usuário e senha com permissão para realizar o estorno, informe-o e de continuidade normalmente
5. Clique em Sim
6. Após isso, o lançamento realizado será cancelado. Caso seja necessário lançar novamente, basta abrir o caixa como explicamos acima nesse manual e realizar o procedimento de lançamento novamente.
- O que eu faço quando as Vendas foram passadas em outro caixa e está gerando divergência?
- Pode acontecer de uma venda ter sido registrada em um caixa diferente do correto, nesses casos é necessário trocar a venda de caixa para que os valores do fechamento desse caixa confiram com as vendas nele registradas.
- Para saber como trocar as vendas de caixa consulte essa solução: Trocar Caixa e Lote da Venda Clicando aqui.
Palavras-Chave: Divergência de caixa, Correção de fechamento, Auditoria