INTRODUCCIÓN

El módulo de Órdenes de Compra en Bridge Manager permite gestionar de manera eficiente el proceso de adquisición de productos o servicios de proveedores, asegurando el control y la optimización de las compras dentro de la organización. Este módulo integra las distintas funcionalidades del sistema, como la gestión de inventarios, precios y proveedores, brindando una plataforma centralizada desde la cual se pueden generar, modificar, aprobar y realizar el seguimiento de órdenes de compra.

La interfaz de Órdenes de Compra está diseñada para facilitar la creación y gestión de pedidos, ofreciendo opciones como la importación masiva de datos, descarga de información, visualización detallada del historial de órdenes y la capacidad de automatizar ciertos aspectos del proceso, como la repetición de pedidos a proveedores regulares. Esto asegura una operación continua, reduciendo los tiempos administrativos y minimizando errores en el manejo de información de inventario y costos.

Las funcionalidades del módulo están alineadas con las necesidades específicas de la gestión de compras en el contexto de Bridge Manager, permitiendo el enlace con otros módulos clave como Proveedores, Inventario y Artículos. Además, la integración con herramientas de reporte facilita la supervisión y análisis de las órdenes de compra generadas, ofreciendo una visión clara y precisa de las operaciones y permitiendo la toma de decisiones informadas.

ÓRDENES DE COMPRA

La administración de órdenes de compra en Bridge Manager permite gestionar de manera eficiente todas las órdenes de compra generadas por la tienda. A través de este módulo, los usuarios pueden crear, editar, confirmar, recibir y cerrar órdenes de compra, además de realizar un seguimiento exhaustivo de cada transacción. El sistema ofrece opciones para integrar con sistemas ERP mediante ASN (Advance Shipping Notice) o permitir la recepción manual de los productos.

ACCESO

Para acceder el módulo de "Administración de órdenes de compra", se debe navegar a Inventario > Órdenes de compra, donde podrás gestionar las ordenes de compra para una determinada tienda, las cuales se crear en BMT y podrán ser consultadas en forma centralizada en BMC.

SERVICIO DE INTEGRACIÓN

El servicio purchaseOrder es una API destinada a la gestión de órdenes de compra en el sistema Bridge. Este servicio permite la creación y actualización de órdenes de compra, optimizando la gestión de adquisiciones y facilitando la administración centralizada de esta información crítica para el negocio.

Nombre del Servicio: purchaseOrder

Tabla: purchaseOrder

Funcionalidad y Parámetros de Entrada
El servicio purchaseOrder recibe los datos de las órdenes de compra a través del parámetro purchaseOrders, donde cada orden es representada por una entidad purchaseOrder. Este servicio se puede utilizar para la generación de nuevas órdenes o la modificación de órdenes existentes, según los parámetros especificados.

ADMINISTRACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA

En Bridge Manager, las funcionalidades de Administración de Órdenes de Compra varían según el entorno desde el cual se accede: Tienda o Central. Aunque ambas interfaces comparten características en común, como la visualización de órdenes y su seguimiento, hay diferencias clave que determinan las acciones que los usuarios pueden realizar en cada una. A continuación, te detallamos estas diferencias, para que puedas aprovechar al máximo las funcionalidades según el entorno en el que trabajes.

En Bridge Manager Tienda (BMT), los usuarios tienen un control operativo completo sobre las órdenes de compra, ya que este entorno está diseñado para gestionar las compras locales de cada tienda. Aquí te explicamos las características y funcionalidades principales:

• Creación de Órdenes de Compra:

  • Desde BMT, tienes la capacidad de crear nuevas órdenes de compra. Esto es fundamental para el funcionamiento diario de la tienda, ya que permite gestionar la reposición de inventario o realizar pedidos específicos a los proveedores.
  • Para facilitar la creación, en la pantalla principal de Órdenes de Compra encontrarás el botón "Nuevo", que te permite iniciar una orden de compra, seleccionando el proveedor, las cantidades requeridas, fechas de entrega, y otros datos necesarios.

• Gestión Completa de Órdenes:

  • En BMT, además de crear órdenes, tienes la posibilidad de modificarlas, confirmarlas o cerrarlas según el estado de la operación. Esta flexibilidad es esencial para ajustar pedidos en función de las necesidades cambiantes de la tienda.
  • Las órdenes que se generan desde BMT quedan directamente vinculadas a la tienda en cuestión, lo que significa que cualquier acción realizada impacta en el inventario y operaciones de dicha tienda.

• Visualización y Filtros Locales:

  • Desde BMT, tienes acceso a las órdenes de compra específicas de tu tienda. En la columna "Tienda Origen" siempre se mostrará la tienda desde la cual se generó la orden, lo que facilita la gestión de pedidos locales.
  • Los filtros disponibles te permiten buscar las órdenes por proveedor, fecha de creación, estado, entre otros. Esto es muy útil cuando gestionas múltiples pedidos a la vez y necesitas encontrar información rápida y precisa sobre las compras realizadas.

• Acciones sobre las Órdenes: Las acciones sobre las órdenes de compra van a variar según el estado de de dicha orden.

  • Las acciones posibles para las órdenes con estado "abierta" son las siguientes:

    • Cuando una orden está en estado Abierta, es posible realizar las siguientes acciones:

      • Ver: Permite visualizar los detalles completos de la orden de compra.
      • Editar: Habilita la modificación de la información y detalles de la orden abierta.
      • Definir: Permite definir la orden, lo que incluye asignar los artículos y cantidades asociadas al proveedor.
      • Definir V2: Esta acción es utilizada cuando la orden ha sido ingresada bajo el tipo de ingreso "Manual V2". Proporciona acceso directo a los ítems relacionados con el proveedor.
      • Confirmar: Cambia el estado de la orden a "Confirmada", bloqueando la posibilidad de modificar la orden y dejando la misma lista para su procesamiento.
      • Cancelar: Permite cancelar la orden, de modo que ya no será procesada.
      • Historial: Muestra un registro de todas las acciones y cambios realizados en la orden desde su creación.
  • Las acciones posibles para las órdenes con estado "confirmada" son las siguientes:

    • Cuando la orden ha sido Confirmada, las acciones disponibles son:

      • Ver: Muestra los detalles completos de la orden de compra.
      • Editar Fecha de Entrega: Permite modificar la fecha estimada de entrega de la orden confirmada.
      • Recibir (Manual): Permite registrar manualmente la recepción de los artículos asociados a la orden de compra.
      • Doc. Relacionados: Acceso a los documentos vinculados a la orden, como remitos o facturas.
      • Cerrar: Marca la orden como "Cerrada" una vez que se ha completado la recepción y los procesos asociados.
      • Imprimir: Genera una versión imprimible de la orden de compra.
      • Historial: Muestra el historial de acciones realizadas sobre la orden desde su creación hasta su confirmación.
  • Las acciones posibles para las órdenes con estado "entrega parcial" son las siguientes:

    • Cuando la orden ha sido Entrega Parcial, las acciones disponibles son:

      • Ver: Muestra los detalles completos de la orden de compra.
      • Recibir (Manual): Permite registrar manualmente la recepción de los artículos asociados a la orden de compra.
      • Doc. Relacionados: Acceso a los documentos vinculados a la orden, como remitos o facturas.
      • Cerrar: Marca la orden como "Cerrada" una vez que se ha completado la recepción y los procesos asociados.
      • Imprimir: Genera una versión imprimible de la orden de compra.
      • Historial: Muestra el historial de acciones realizadas sobre la orden desde su creación hasta su confirmación.
  • Las acciones posibles para las órdenes con estado "cerrada" son las siguientes

    • Para una orden de compra en estado Cerrada, las acciones disponibles se reducen, ya que no es posible realizar modificaciones en esta fase:

      • Ver: Permite visualizar los detalles de la orden.
      • Doc. Relacionados: Acceso a los documentos relacionados con la orden, como remitos o facturas vinculadas.
      • Imprimir: Genera una versión imprimible de la orden.
      • Historial: Visualiza el historial completo de la orden, incluyendo acciones de creación, confirmación y cierre.
  • Las acciones posibles para las órdenes con estado "cancelada" son las siguientes

    • Para una orden de compra en estado Cancelada, las acciones disponibles se reducen, ya que no es posible realizar modificaciones en esta fase:

      • Ver: Permite visualizar los detalles de la orden.
      • Historial: Visualiza el historial completo de la orden, incluyendo acciones de creación, confirmación y cierre.

En Bridge Manager Central (BMC), la administración de órdenes de compra tiene un enfoque más global y orientado a la supervisión y seguimiento de las operaciones de compra a nivel de toda la empresa. Las tiendas dependen de BMC para la visualización centralizada de sus operaciones, pero BMC no tiene capacidad para generar o modificar órdenes de compra. A continuación, se detallan las características principales de este entorno:

• Visualización Global de Órdenes:

  • Desde BMC, puedes acceder a una vista centralizada de todas las órdenes de compra que han sido generadas en todas las tiendas. Esto te permite tener un control total sobre las operaciones de compra de la organización, ayudando a verificar qué tiendas han realizado pedidos, cuál es su estado y a qué proveedores se ha solicitado.
  • En la columna "Tienda Origen", podrás visualizar de manera clara qué tienda ha generado cada orden, lo que facilita un monitoreo global.

• Sin Capacidad de Creación o Modificación:

  • A diferencia de BMT, en BMC no es posible crear ni modificar órdenes de compra. La plataforma central está destinada exclusivamente al seguimiento y monitoreo de las órdenes ya creadas por las tiendas. El botón "Nuevo" no está disponible en BMC, lo que significa que las operaciones de compra deben ser gestionadas directamente desde las tiendas.
  • Las órdenes que se gestionan desde BMC son únicamente para fines de supervisión. No se pueden confirmar, modificar ni cerrar desde esta plataforma.

• Filtros y Búsqueda Centralizada:

  • BMC permite realizar búsquedas y aplicar filtros sobre las órdenes de compra en toda la red de tiendas. Puedes filtrar las órdenes por tienda de origen, estado, proveedor, fecha de creación, entre otros criterios. Esto facilita la tarea de revisar el estado de todas las compras realizadas a nivel global.
  • Este sistema de filtros permite una vista consolidada de las operaciones, lo que es útil para la toma de decisiones a nivel corporativo o para realizar auditorías de compras.

• Acciones Limitadas:

  • Las acciones posibles en BMC (Bridge Manager Central) dentro de la administración de órdenes de compra están orientadas principalmente a la visualización y supervisión de la información, sin capacidad de modificar ni crear órdenes. En este caso, las acciones disponibles son las siguientes:

    • Ver: Permite visualizar los detalles completos de una orden de compra seleccionada. Esta acción abre una vista detallada donde el usuario puede revisar los productos solicitados, el proveedor, las fechas de creación, entrega esperada, y otros datos relevantes.

    • Doc. Relacionados: Muestra los documentos asociados a la orden de compra, como comprobantes, notas de entrega, facturas o cualquier otro documento vinculado a esa orden. Esto es útil para auditar o verificar el estado de los documentos que soportan la operación.

    • Imprimir: Genera una versión imprimible de la orden de compra, lo cual es útil para tener un respaldo físico o para compartirla con otras áreas de la organización que no trabajen directamente con el sistema.

    • Historial: Muestra el historial de la orden de compra, es decir, las modificaciones, confirmaciones y cualquier evento que haya sido registrado desde la creación de la orden. Esto permite realizar un seguimiento detallado del ciclo de vida de la orden de compra, proporcionando transparencia y trazabilidad.

Filtros

• Proveedor: Este filtro permite seleccionar un proveedor específico dentro del sistema. Al elegir un proveedor, el usuario puede visualizar únicamente las órdenes de compra asociadas a ese proveedor. También está la opción de seleccionar "Indistinto", lo cual mostrará todas las órdenes de compra independientemente del proveedor. Es particularmente útil cuando se desea analizar o gestionar las transacciones con un solo proveedor o realizar comparaciones entre proveedores específicos.

• N° Desde / N° Hasta: Este filtro permite buscar órdenes de compra dentro de un rango numérico, especificando desde qué número de orden se desea comenzar la búsqueda y hasta qué número debe abarcar. Es ideal para situaciones en las que se conocen los números de órdenes consecutivas o cuando se necesita ubicar una orden dentro de un rango amplio. Facilita la localización precisa de órdenes sin necesidad de revisar toda la lista de órdenes en el sistema.

• N° Pedido Externo: Este filtro se utiliza para buscar órdenes de compra que están vinculadas a un número de pedido externo, es decir, un número proporcionado por un sistema o proveedor externo. Este filtro es valioso cuando se está gestionando integraciones con otros sistemas, o si el proveedor proporciona un número de seguimiento para facilitar la trazabilidad. Al introducir este número, el usuario puede encontrar rápidamente la orden correspondiente, evitando la necesidad de búsqueda manual.

• Estado: Este filtro permite al usuario visualizar las órdenes de compra según su estado actual en el proceso. Los estados pueden incluir "Abierta", "Confirmada" o "Cerrada", entre otros. Es útil para enfocarse en las órdenes que requieren acción inmediata (como las órdenes abiertas), verificar las órdenes que ya están confirmadas o analizar las órdenes cerradas para llevar a cabo auditorías o revisiones. Este filtro ofrece una forma rápida de gestionar el flujo de trabajo, priorizando las órdenes según su estado.

• Tipo de orden de compra: Este filtro distingue entre los diferentes tipos de órdenes de compra generadas en el sistema. Por ejemplo, las órdenes pueden ser creadas manualmente por el usuario o generadas automáticamente por el sistema en función de las necesidades de inventario o configuraciones predeterminadas. Este filtro es particularmente útil para los administradores que necesitan revisar las órdenes automáticas frente a las manuales, o para los usuarios que desean ver solamente las órdenes que han generado ellos mismos.

• Tienda de origen: Este filtro permite al usuario seleccionar una tienda específica desde la cual se emitió la orden de compra. Al seleccionar una tienda de origen, se visualizarán únicamente las órdenes generadas desde dicha tienda. La opción "Indistinto" permite ver órdenes de todas las tiendas. Este filtro es especialmente útil para organizaciones con múltiples ubicaciones que desean centrarse en las operaciones de una tienda en particular, optimizando la revisión y gestión a nivel local o regional.

• Fecha de creación: Este filtro permite buscar órdenes de compra que fueron generadas dentro de un rango de fechas específico. Al introducir una fecha de inicio y una fecha de fin, el sistema mostrará únicamente las órdenes de compra creadas durante ese periodo. Este filtro es ideal para la gestión temporal de órdenes, permitiendo una fácil revisión de órdenes creadas en un día, semana, mes o cualquier intervalo de tiempo. Ayuda a realizar análisis de volúmenes de órdenes en un periodo determinado.

• Fecha esperada de entrega: Este filtro permite al usuario buscar órdenes de compra en función de la fecha de entrega prevista. Se puede establecer un rango de fechas para encontrar las órdenes que esperan ser entregadas dentro de ese intervalo. Es especialmente útil para la planificación de la recepción de mercancías y la coordinación logística, ya que permite identificar rápidamente cuáles órdenes están próximas a recibir y gestionar los recursos de manera eficiente.

Botones

• Buscar (ícono de lupa): Ejecuta la búsqueda basada en los filtros seleccionados.
• Limpiar (ícono de cruz): Restablece todos los filtros a sus valores predeterminados para realizar una nueva búsqueda.

Datos de grilla

• Estado: indica el estado actual de la orden de compra (Abierta, Confirmada, Entrega Parcial, Cerrada, Cancelada).
• Tipo de Orden de Compra: especifica si la orden de compra es Manual, Automática, u otro tipo.
• Número: el número único que identifica a la orden de compra.
• Tienda Origen: la tienda desde la cual se originó la orden de compra.
• Proveedor: el proveedor al cual se le realizó la orden de compra.
• Fecha de Creación: la fecha en que se creó la orden de compra.
• Operador: el usuario que creó o está gestionando la orden de compra.
• Fecha Esperada de Entrega: la fecha esperada para la entrega de los productos solicitados.
• Número de Pedido Externo: número de referencia del pedido en el sistema del proveedor.
• Monto Total: el monto total de la orden de compra.
• Acciones: permite realizar diferentes acciones según el estado de la orden de compra

ESTADOS DE LA ORDEN DE COMPRA

Las órdenes de compra en Bridge Manager poseen distintos estados que determinan las acciones disponibles sobre ellas.

• Abierta: la orden de compra ha sido creada pero aún no ha sido confirmada. Esto puede deberse a que faltan artículos por agregar o porque el administrador desea mantenerla como pendiente de confirmación. Acciones disponibles:
  • Ver
  • Editar
  • Definir
  • Confirmar
  • Cancelar
  • Historial

• Confirmada: la orden de compra ha sido confirmada y se envía al ERP. La orden está lista para ser recibida. Puede tener varias ASN (Advance Shipping Notice) asociadas hasta completar el pedido total. Acciones disponibles
  • Ver
  • Editar fecha de Entrega
  • Recibir (Manual)
  • Documentos Relacionados
  • Cerrar
  • Imprimir
  • Historial

• Entrega Parcial: se ha recibido parte de la mercadería solicitada en la orden de compra, pero aún quedan unidades por recibir. Acciones disponibles:
  • Ver
  • Recibir (Manual)
  • Documentos Relacionados
  • Cerrar
  • Imprimir
  • Historial

• Cerrada: se ha recibido la totalidad de la mercadería correspondiente a la orden de compra original. Acciones disponibles:
  • Ver
  • Documentos Relacionados
  • Imprimir
  • Historial

• Cancelada: la orden de compra en estado Abierta ha sido cancelada. Ya no puede ser modificada ni recibir mercadería. Acciones disponibles:
  • Ver
  • Historial

NUEVA ORDEN DE COMPRA - BMT

En BMT se debe presionar el botón "Nuevo" al pie del listado de órdenes de compra.

Solicita primero los datos de la cabecera y luego el detalle de los artículos. Ambos, pueden ser modificados mientras no se confirme la orden.

Al guardar la cabecera se registra la orden de compra en estado "Abierta" y nos permite registrar los datos del detalle.

CABECERA

• Número: asignado por el sistema.
• Tienda origen: debe seleccionarse la tienda en la cual se crea la orden de compra. Por defecto es la actual.
• Operador:
• Fecha de creación:
• Proveedor: se listarán todos los proveedores habilitados de la tienda (su selección condicionará la lista de artículos disponibles para la orden de compra ya que ésta quedará acotada a los artículos que ese proveedor tenga definidos en su lista). Sugiere en base al texto ingresado autocompletando.
• Tipo de orden de compra: permite definir si la orden de compra será destinada a pedidos de special order (2 - Especial) o son normales (1 - Normal).
• Tipo de ingreso de artículos: Manual o Automático.
  
  • Manual: en la pantalla de detalle los artículos se ingresan de a uno por el usuario. 
  • Automático: todos los artículos del proveedor seleccionado se cargan de forma automática.
• Período de cobertura: periodo de cobertura del calendario definido para el proveedor
• F. Esp. Entrega: permite definir la fecha esperada para recibir la orden de compra, por defecto trae la fecha del día.
• Horario de corte: horario de corte del calendario definido para el proveedor
• Forma de pago
• Anotaciones

DETALLE DE LA ORDEN DE COMPRA

Una vez que se presiona GUARDAR en los datos de la cabecera de la orden de compra, pasa a la pantalla DETALLE DE ORDEN DE COMPRA.

Se informan los datos de CABECERA y un área de PRODUCTOS A SOLICITAR.

TIPO DE INGRESO AUTOMÁTICO

• En caso de ser ingreso automático no podrán agregarse productos de modo manual ni por carga masiva de archivo csv, solo eliminarse.
• Si el proveedor seleccionado para la orden de compra tiene al menos un registro en su lista de precios activa, todos los registros de la misma se cargarán automáticamente.
• Si el proveedor no tiene una lista de precios activa, se agregarán automáticamente todos los ítems del tipo stock, pudiendo eliminarse de ser requerido.
• El orden de la lista de productos cargados será por orden alfabético de la descripción del producto.

TIPO DE INGRESO MANUAL

Requiere la carga de artículos manualmente, uno por uno.

IMPORTACIÓN DE ARTÍCULOS EN UNA ORDEN DE COMPRA DESDE UN ARCHIVO

Permite la carga masiva de artículos y sus cantidades a solicitar

• Presionar el botón "Archivo .CSV de ejemplo" para visualizar el formato requerido en el archivo y descargar un ejemplo.
• Una vez completo el .csv con los artículos a solicitar, presionar el botón "Seleccionar archivo"

ACCIONES DISPONIBLES EN EL DETALLE DE LA ORDEN DE COMPRA

Al crear o editar el detalle de orden de compra, tenemos disponibles las opciones:

• Anular artículos solicitados:
  • Presionando el botón  se podrá eliminar un registro de un artículo ya solicitado dentro de la orden de compra.
  • Una vez anulado el artículo, se recalculará el total de la orden de compra y su cantidad de unidades.
• Guardar: la orden de compra quedará "abierta" para permitir que sea modificada posteriormente, o confirmada
• Confirmar: se informará mediante mensaje si está seguro de confirmar la misma, y la orden de compra quedará "confirmada" y será enviada al BMC.
• Volver: la orden continúa en estado "abierta" y vuelve a la lista de órdenes de compra.
• Imprimir: se genera un archivo pdf con los datos de la orden de compra.

VER ORDEN DE COMPRA

• Muestra el detalle de la orden de compra sin posibilidad de edición.

• Permite generar un documento pdf con los datos de la orden de compra con el botón "imprimir"  

EDITAR ORDEN DE COMPRA - BMT

• Esta opción está disponible sólo si una orden de compra se encuentra en estado "abierta".

• Permite modificar los datos de la cabecera y luego el detalle de los artículos de la orden de compra.

DEFINIR ORDEN DE COMPRA - BMT

• Esta opción está disponible sólo si una orden de compra se encuentra en estado "abierta".

• Permite modificar el detalle de la orden de compra ya sea por carga de artículos manual o desde un archivo CSV.

IMPRIMIR ORDEN DE COMPRA - BMT/BMC

• Al presionar el botón "Imprimir", se generará un archivo pdf que se descargará al directorio configurado del browser.

DOCUMENTOS RELACIONADOS

• Muestra la lista de los documentos asociados a la orden de compra.

• Mediante la opción "Detalle" se pueden consultar los mismos.

• Presionando el link "Ver" pasará a la pantalla del detalle del documento (según su tipo) del mismo modo que la opción "Ver" de las acciones disponibles.

CANCELAR ORDEN DE COMPRA - BMT

• Esta acción debe ejecutarse para dejar sin efecto una orden de compra.
• Solo puede cancelarse mientras la orden se encuentre en estado Abierta.

CONFIRMAR ORDEN DE COMPRA - BMT

• Esta acción debe ejecutarse al quedar en firme el contenido de la orden de compra.

• A partir de este momento, la misma no puede ser editada y queda disponible para ser recibida.

PROCESO POSTERIOR A LA CONFIRMACIÓN

Una vez confirmada la orden de compra, BMT envía la orden de compra a BMC. Dependiendo de la implementación, el ERP emitirá un documento ASN que contiene el detalle de la mercadería a ser recibida en la tienda (un documento ASN es similar a un remito electrónico), o se podrá realizar una recepción manual.

Cuando se genera una recepción de la orden de compra, esta también es enviada a BMC.

RECEPCIÓN DE UNA ORDEN DE COMPRA - BMT/BMC

Para registrar la recepción de mercadería de una orden de compra primero desde un registro de una orden de compra en estado "Confirmada" o "Entrega parcial , ir al botón "Acciones" y seleccionar alguna de las siguientes acciones:

• Recibir (Manual)

• Recibir (ASN) - DEPRECADO DESDE VERSIÓN 7.3

RECIBIR (MANUAL)

Esta opción permite realizar una recepción manual de una orden de compra, pudiendo ingresar manualmente las cantidades que ingresan de cada artículo.

• En la cabecera se verán los datos de la orden de compra a recepcionar.

• Se podrá imprimir, mediante el botón "Imprimir" del margen superior derecho.

• Se podrá volver al listado de órdenes de compra con el botón "Volver".

• Se informa la lista de productos a recepcionar, por cada producto se listará:

  • SKU, código de barras, unidad de compra, descripción del artículo, cantidad solicitada, cantidad recibida, cantidad recibida por UC, cantidad por unidades (unidades por Unidad de compra), costo por UC y costo total (costo por UC por cantidad recibida)

  • Total de la recepción de la orden de compra con la suma de todos los productos

El usuario podrá editar el campo "Cant. Recibida por UC" a una igual o menor que la solicitada (en caso de ser menor, se considera una entrega parcial)

En el caso de que los artículos a recepcionar sean serializables (es decir manejen stock por serie, se habilitará un icono para su carga) 

• Luego se presiona el botón "Confirmar recepción".

• Se mostrará un popUp para poder ingresar los datos del documento.

  • En el mismo se solicita el ingreso de la fecha y nro de comprobante.

  • Un tilde si existe además un documento fiscal asociado.

  • Una vez ingresados los datos se presiona el botón "Confirmar recepción" y finaliza la recepción manual.

• Si se tildó la opción "Documento fiscal asociado" se solicitará la confirmación si desea cargar el documento fiscal o no. Esto pudiera ser ingresado posteriormente de no tener el documento en ese momento.

  • Si se presiona "SI" pasará a una nueva pantalla para cargar el nuevo documento fiscal.

  • Si se presiona "NO" finaliza la recepción

• Luego se confirmará la recepción y la orden pasará a estado "Entrega parcial" (si no fue con las mismas cantidades recibidas que solicitadas) o a estado "Cerrada" si se completó la cantidad de unidades solicitadas en la orden de compra.

• Una orden de compra en estado "Entrega parcial" también puede tener una segunda o más recepciones asociadas, permitiendo solo editar los artículos no recepcionados previamente o por una cantidad menor.
  

• Finalizada la recepción, retorna a la pantalla de ADMINISTRACIÓN DE RECEPCIONES
  

RECIBIR (ASN)

En esta opción se confirman la recepción de mercadería de acuerdo a los ASN asignados para la orden de compra.

• En esta opción NO SE PUEDEN modificar las cantidades recibidas, solamente se pueden confirmar los ASN relacionados a la misma.

• Si se selecciona la acción "Recibir (ASN)" se mostrará un popUp donde se asociará el documento ASN a recepcionar, sino se informará "Sin registros para mostrar".

CERRAR ORDEN DE COMPRA

Una vez que se completó la recepción de la mercadería correspondiente a la orden de compra, la misma se marcará como "Cerrada" automáticamente cuando fue recepción completa o se podrá dar por cerrada una orden mediante la acción "Cerrar" disponible para los estados "Confirmada" y "Entrega Parcial" únicamente.

• En esta acción, se informará el detalle de la orden de compra con un mensaje "Estas a punto de cerrar la Orden de Compra. Esta acción no puede deshacerse"

• Se podrá generar un archivo pdf con los datos de la orden de compra con el botón "Imprimir" o salir al listado de órdenes con el botón "Salir".

• Al presionar el botón "Cerrar" del margen inferior izquierdo de la pantalla finalizará la acción pasando la orden a estado "Cerrada" e informándose en el listado de ordenes de compra.

HISTORIAL

Se podrá ver el pasa de estados que tuvo el documento, con el usuario y la fecha a modo de auditoría

PEDIDO SUGERIDO

La funcionalidad de Pedido Sugerido permite a Bridge Manager asistir al usuario en la generación de órdenes de compra, proponiendo de manera automática las cantidades a solicitar a cada proveedor.
El objetivo principal de esta funcionalidad es optimizar la reposición de stock, asegurando la disponibilidad de los artículos en tienda y evitando tanto quiebres como sobrestock.

El Pedido Sugerido se basa en información previamente configurada en el sistema, como el stock actual, el stock de seguridad, el stock máximo, las ventas históricas y los pedidos pendientes de recepción. A partir de estos datos, Bridge calcula una cantidad recomendada para cada artículo, la cual se refleja automáticamente en la orden de compra.

Las órdenes generadas mediante Pedido Sugerido se crean en estado Abierta, permitiendo que el usuario revise y, si es necesario, ajuste las cantidades antes de confirmar la orden. De esta manera, el sistema combina la automatización del cálculo con el control operativo por parte del usuario.

Esta funcionalidad se integra de forma directa con el módulo de Órdenes de Compra, manteniendo el mismo flujo de trabajo que las órdenes creadas manualmente y asegurando la trazabilidad y consistencia de la información dentro de Bridge Manager.

CÁLCULO DEL PEDIDO SUGERIDO

El Pedido Sugerido es el resultado de un cálculo automático que realiza Bridge Manager para determinar cuántas unidades de cada artículo se recomienda solicitar a un proveedor.
Este cálculo se basa en el comportamiento de ventas, el stock disponible y los parámetros configurados previamente.

A continuación, se explica cómo se obtiene este valor.

Configuraciones previas

Para que la funcionalidad de Pedido Sugerido pueda operar correctamente, es necesario contar con una serie de configuraciones previas en el sistema. Estas configuraciones definen cómo y cuándo se generan los pedidos, así como los parámetros que Bridge utiliza para calcular las cantidades sugeridas.

A continuación, se detallan las configuraciones requeridas.

Generación del Pedido Sugerido en la orden de compra

Una vez realizadas las configuraciones previas, Bridge Manager genera automáticamente las órdenes de compra con Pedido Sugerido según los calendarios definidos para cada proveedor.

La generación del pedido se realiza de forma automática, pero siempre queda bajo control del usuario antes de su confirmación.

Creación automática del pedido

En el día configurado en el calendario del proveedor, el sistema genera durante la madrugada una orden de compra en estado Abierta para la tienda correspondiente.

Esta orden se crea con las siguientes características:

• El proveedor se asigna automáticamente según el calendario.

• Se cargan los artículos relacionados a ese proveedor.

• El tipo de ingreso de artículos es Automático.

• El sistema calcula y completa el Pedido Sugerido por UC para cada artículo.

El usuario no necesita realizar ninguna acción para que el pedido se genere; la orden estará disponible para su revisión dentro del módulo de Órdenes de Compra.

Información incluida en el Pedido Sugerido

Dentro del detalle de la orden de compra, Bridge muestra toda la información utilizada para el cálculo del Pedido Sugerido, permitiendo al usuario comprender cómo se obtuvo cada cantidad sugerida.

Para cada artículo se visualizan, entre otros, los siguientes datos:

• Stock actual

• Forecast

• Pedido mínimo

• Stock de seguridad

• Stock máximo

• Pedido sugerido por UC

Esta información permite validar rápidamente si la cantidad sugerida es consistente con la necesidad real de la tienda.

Revisión y ajuste de cantidades

La orden de compra se genera en estado Abierta, lo que permite al usuario revisar y, si es necesario, modificar las cantidades antes de confirmar el pedido.

En la grilla de productos, la columna Cantidad pedida por UC se completa automáticamente con el mismo valor que el Pedido Sugerido.
Este valor puede ser modificado manualmente por el usuario, siempre que la orden permanezca en estado Abierta.

Al actualizar la Cantidad pedida por UC, el sistema recalcula automáticamente:

• La cantidad por unidades.

• El costo por UC.

• El costo total del artículo.

Esto permite ajustar el pedido sin perder consistencia en la información.

Confirmación del Pedido Sugerido

Una vez revisadas y definidas las cantidades, el usuario debe confirmar la orden de compra para que el pedido quede en firme.

Al confirmar la orden:

• La orden de compra cambia a estado Confirmada.

• El pedido se envía a Bridge Manager Central (BMC).

• La información se exporta al ERP a través de los servicios de integración.

A partir de este momento, la orden ya no puede ser editada y queda disponible para su proceso de recepción.

CONSIDERACIONES ESPECIALES EN EL PEDIDO SUGERIDO

Existen ciertos escenarios operativos que requieren un tratamiento particular dentro del cálculo y la gestión del Pedido Sugerido. A continuación, se detallan los casos más relevantes y cómo deben gestionarse para que el cálculo refleje correctamente la necesidad real de la tienda.

Pedidos pendientes de recepción

Para el cálculo del Pedido Sugerido, Bridge considera como stock de pedidos pendientes las cantidades correspondientes a órdenes de compra que se encuentran en estado Confirmada y aún no han sido recepcionadas.

Esto permite que el sistema tenga en cuenta mercadería que ya fue solicitada y que se encuentra en camino, evitando duplicar pedidos innecesarios.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que las cantidades confirmadas no siempre coinciden con las cantidades que finalmente serán entregadas por el proveedor. En muchos casos, el proveedor informa las cantidades reales a enviar mediante un remito.

Para contemplar esta situación, el proceso acordado es el siguiente:

• Cuando el remito se encuentra disponible, el sistema externo (ERP) envía a Bridge una nueva orden de compra con las cantidades efectivamente despachadas.

• Esta nueva orden se envía en estado Confirmada, por lo que será considerada como stock pendiente en el cálculo del Pedido Sugerido.

• La orden de compra original generada desde Bridge debe cerrarse, de modo que deje de ser considerada como stock pendiente.

De esta forma, el cálculo del Pedido Sugerido se basa siempre en las cantidades que realmente se espera recibir. 

Casos especiales de artículos y pedidos

Pedidos por bulto

Algunos artículos se solicitan al proveedor en formato bulto, aunque su stock y venta se manejen por unidad.

En estos casos:

• El artículo cuenta con un código de barras por unidad y otro por bulto.

• En la relación Proveedor por artículo se debe configurar el código de barras del bulto.

• El Pedido Sugerido se calcula considerando unidades, pero la orden de compra se genera en bultos, respetando la unidad de compra definida.

Por ejemplo, si un bulto contiene 48 unidades, el pedido sugerido se expresará como una cantidad de bultos. 

Pedidos especiales

Los pedidos especiales se realizan con mucha anticipación para fechas puntuales, como eventos o celebraciones específicas.

Para estos pedidos se define el siguiente comportamiento:

• Se generan manualmente desde Bridge, siguiendo el mismo flujo que una orden de compra estándar.

• Una vez generados, deben cerrarse para que sus cantidades no impacten en el cálculo del Pedido Sugerido diario.

• De esta manera, el sistema continúa calculando los pedidos habituales sin verse afectado por pedidos extraordinarios. 

Artículos vendidos por peso

Algunos artículos se venden por peso, pero se compran al proveedor por bulto o por un SKU distinto.

En estos casos:

• El sistema no puede calcular correctamente el forecast, ya que no existe una venta directa por unidades.

• Como alternativa, la cantidad estimada de venta debe cargarse en el campo Stock de seguridad.

• El Pedido Sugerido se calcula utilizando este valor y el supervisor puede ajustar manualmente la cantidad sugerida antes de confirmar la orden.

• Para mantener el stock actualizado, se recomienda realizar conteos frecuentes de estos artículos.

Este conjunto de consideraciones permite adaptar el Pedido Sugerido a distintos escenarios operativos, manteniendo la flexibilidad del sistema y asegurando que las órdenes de compra reflejen la necesidad real de cada tienda.