Balanço Com Confronto - EST235

      Este programa é utilizado para a realização do Balanço de Estoque, permitindo que o usuário faça o confronto entre a quantidade de itens contados e a quantidade de itens existentes no estoque da farmácia, visualizando a diferença existente no estoque. Este programa também possibilita que o usuário faça o acerto do estoque de acordo com a quantidade contada do estoque. 

 ¹ F8 - Produtos com divergência - Utilizado para verificar produtos que ficaram com divergência, através das seguintes opções: Produtos contados no balanço e sem lotes, Produtos não cadastrados, Produtos não pertencentes ao balanço, Produtos inativos e  Produto ativo em pré-venda/orçamento.

² Ctrl+F - Utilizado para localizar um item, após já ter sido contado. A busca pelo item deverá ser realizada no terminal onde o mesmo foi contado.

³ Novo - Utilizado iniciar novos balanços. Saiba mais!

⁴ Abrir - Utilizado para abrir balanços existentes e não finalizados. Saiba mais!

⁵ Não Digitados - Utilizado para visualizar itens não digitados. Saiba mais!

⁶ Excluir Balanço - Utilizado para a exclusão de balanços realizados. Saiba mais!

⁷ Imprimir - Utilizado para emitir relatório com informações dos balanços realizados. Saiba mais!

⁸ Coletor - Realizar a contagem utilizando Palm Top. Saiba Mais!

Tela Principal

• Colaborador/Balanço: Apresenta o nome dado ao balanço e os filtros utilizados.
• Código de Barras: Campo utilizado para informar, buscar através do atalho "F2" ou passar/bipar o código de barras do produto que está sendo contado.
• Qtde: Informe a quantidade contada de cada item.
  • [  ] Código Interno?: Ao marcar esta opção ao invés do código de barras solicitará o código interno do produto.
  • [  ] Somar 1 automático ao passar o código de barras: Marque esta opção para agilizar a contagem por código de barras.
  • [  ] Substituir Quantidades ao passar Código de Barras: Marque esta opção para facilitar a contagem utilizando o leitor de código de barras.

Importante!

• • Ao realizar a contagem de um produto com controle de lote, na tela de desdobramento de lotes apresentará APENAS os lotes cadastrados, sem a quantidade dos mesmos, para que o produto realmente seja conferido/contado pelo usuário.
  • Para os produtos que fazem o controle de lotes e vencimento serão solicitadas as informações referentes ao lote e à validade do produto a cada vez que o mesmo for selecionado. A conferência final de estoque sempre se dará pelo estoque total e nunca pelo estoque do lote. Outro detalhe importante é o fato de que, quando um produto for "conferido", o sistema excluirá os lotes existentes e serão inseridos os lotes e vencimentos novos informado na contagem do estoque.
  • Os itens que estão vinculados ao grupo principal "Imobilizado" não estarão disponíveis para contagem, pois cada item do ativo imobilizado deve ser único, ou seja, o cadastro representa somente um registro. 

Contagem

1. Processo de contagem

      No processo de contagem de um balanço  o armazenamento da quantidade atual em estoque para o balanço, ao contar um produto, somente na primeira vez em que o produto for contado no balanço, o sistema armazenará a quantidade atual em estoque do produto no balanço. E somente na primeira vez em que o produto for contado após um confronto – e que este apresentou divergência, o sistema armazenará a quantidade atual em estoque do produto no balanço.

      Mas quando o balanço for iniciado com o campo 'Balanço sem produtos pré-definidos' marcado, não haverá uma quantidade de 'estoque atual inicial' previamente definida para o item. Já quando o campo estiver desmarcado, haverá uma quantidade de 'estoque atual inicial'.

2. Contagem Simultânea

      Com a Guia 1 DESmarcada, ao contar um item que não está listado em tela e que já tenha sido contado, deverá ser carregada a quantidade já contada que está armazenada em banco. Esta quantidade será somada à nova quantidade contada. Depois disso, será exibida a bolinha indicativa do produto na cor amarela. O comportamento dos itens no processo de balanço será como a dos produtos contados, ou seja, uma vez sinalizado com a bolinha amarela, se fechado o balanço e carregado novamente ele voltará a apresentar bolinha verde.

      Assim que o produto for contado, o mesmo será deslocado para a primeira linha da lista de produtos exibidos em tela. Ao tentar contar um produto inativo, a contagem não será permitida e o usuário será informado desta situação através da mensagem 'Produto informado está inativo.'.

Importante! Verifique as configurações de usuários referente aos bloqueios as funcionalidades nos processos de contagens.

3. Contagem com a Loja Aberta

      No SoftPharma também é possível realizar o balanço com confronto com as portas abertas, ou seja, sem a necessidade de fechar o estabelecimento para efetuar as contagens dos produtos. Mas, para que esse método seja feito corretamente, é de suma importância a interação das pessoas atuantes dentro do processo, pois uma das maiores dificuldades será o controle das mercadorias em circulação durante a contagem. Segue abaixo uma lista da boa prática de balanço com Portas Abertas:

a) Contagem de quantidades reduzidas: sugerimos a utilização do modelo de contagem com a loja aberta somente para pequenas quantidades de produtos, e sempre preparando os mesmos por Seção/Área ou outra divisão que limite as quantidades.

b) Balanços com produtos pré-definidos: quando iniciado o balanço COM itens pré-definidos, é muito importante atentarmos para a utilização de filtros por seção, preferencialmente, devido a quantidade de itens no balanço ficarem em menor número, facilitando assim a contagem e diminuindo muito as chances de falhas na atualização do balanço. Quando utilizamos filtros por Tipo de Produto, por exemplo, a quantidades de itens pode ser muito extensa, dificultando a contagem do balanço. Assim que terminar a contagem da seção deve ser feito confronto e atualização do balanço e somente depois disso, deve-se iniciar a contagem da próxima seção.

c) Balanços sem produtos pré-definidos: O modelo de contagem SEM produtos pré-definidos, foi desenvolvido com o intuito de processo de contagens de pequenas quantidades, assim podendo facilitar a contagem com a farmácia aberta, pois se não temos um filtro pré-definido no sistema, o mesmo pode ser definido pelo próprio usuário que fará a contagem, assim deve ser feita a separação dos itens a serem contados (preferencialmente) e realizar a contagem, assim que finalizar a contagem deve-se confrontar e atualizar o balanço antes de iniciar o próximo, evitando que o balanço fique parado sem necessidade ou que acumule muitos itens no mesmo. Importante: quando utilizado este modelo de contagem não será possível ZERAR itens não contados.

d) Processo de contagem: durante as contagens quando possuímos produtos em pontos distintos da loja, como em Ilhas (gôndolas), Prateleiras e também no estoque (depósito), recomendamos sempre começar pelos pontos onde os produtos têm mais chances de entrar em trânsito, no caso frente de loja, deixando o estoque por último. Quando realizada contagem onde temos ilhas e prateleiras, indica-se a recolher os produtos da ilha e contar juntamente com os da prateleira, evitando deixar disponíveis os produtos não contados. Ao finalizar a contagem da frente de loja é aconselhável confrontar as quantidades contadas antes de iniciar a contagem do estoque (deposito), assim o sistema traz para o balanço a quantidade atualizada atual do estoque.

Atenção! Não recomendamos contar a frente de loja e atualizar o balanço e posteriormente contar o estoque e atualizar novamente, pois desta forma o sistema não soma as quantidades e sim as substitui (sobrescreve).

Observações

• • Não recomendamos a utilização de Coletores de Dados (Palm) para efetuar o processo de contagem com a Loja Aberta. Para fins de manter um melhor controle dos produtos em circulação na loja, ao iniciar a contagem de um determinado produto o sistema verificará se há pré-vendas ativas, caso SIM apresentará uma mensagem informativa ao usuário, solicitando que aguarde a finalização da pré-venda antes de continuar a contagem, assim o usuário poderá decidir se verifica a pré-venda e aguardar a pré-venda, ou se inicia a contagem do próximo item.

Confrontar e Atualizar

      Após realizar a contagem dos produtos em estoque, ou a cada 50 itens (recomendado), deverá clicar no botão "Confrontar" (ALT + C), neste processo o sistema confronta o estoque digitado com o estoque do SoftPharma, e os produtos que estiverem com diferença continuam na lista com um sinal em vermelho para nova conferência. Ao clicar no referido botão apresentará a mensagem "Confirme o confronto dos itens digitados com o seu estoque?" se a opção escolhida for NÃO voltará a tela anterior permitindo a inclusão de novos itens, se SIM realizará o confronto dos itens lançados com a quantidade em estoque no sistema e emitirá o relatório "RESULTADO DO CONFRONTO". 

      Ao finalizar a contagem e confrontar todos os itens, o usuário deve OBRIGATORIAMENTE clicar no botão "Atualizar" (ALT + T) para que o sistema atualize todos os produtos com base nas informações da contagem, essa ação permitirá que o usuário selecione uma das opções abaixo:

• Zerar estoque de produtos não contados: Ao marcar essa opção, no relatório não são exibidos os produtos não contados no balanço. Uma vez que, neste caso, não houve nenhuma diferença no estoque.
• Manter estoque de produtos não contados: Recomenda-se utilizar essa opção pois manterá as quantidades dos produtos que não foram contados.

      Para atualização do estoque será solicitado o usuário e a Senha/Biometria do Supervisor. Na seqüência o sistema emitirá o relatório "PÓS ATUALIZAÇÃO BALANÇO" em caso de divergências o sistema solicitará ao usuário se deseja emitir as notas fiscais para as quantidades divergentes.

1. Balanço sem produto pré-definido

• Confronto: ao iniciar um balanço sem produtos pré-definidos será exibida a mensagem "Nenhum produto digitado para este balanço", porém é importante ressaltar que para o confronto será considerada como quantidade contada a quantidade que estiver gravadas em banco, e não a quantidade informada em tela. Após a emissão do relatório, ao retornar para a tela principal do balanço deverão ser atualizadas as informações, tais como quantidade digitada, valores de custo, total do estoque, total digitado e diferença, além disso, depois do confronto serão carregados todos os produtos divergentes.
• Atualizações: ao clicar sobre o botão 'Atualizar', não haverá as duas opções de atualização (manter e zerar estoque de produtos não contados). A atualização será realizada como se fosse selecionada a opção para manter o estoque de produtos não contados. E, ao final do relatório gerado pelo processo de atualização, foi adicionada uma nova quebra de página na qual foram inseridos os produtos com estoque negativo. Antes do cabeçalho estará escrita a seguinte mensagem em negrito: 'Sugerimos a recontagem dos produtos listados abaixo, pois o novo estoque ficou com valor negativo. Isso pode ter ocorrido devido movimentações realizadas após o confronto até a atualização do balanço, as quais podem ter ficado fora da contagem total do balanço'.

2. Entradas/Perdas por Balanço Confronto.

      Conforme mencionado acima quando ocorrer divergências de produtos ao atualizar o Balanço com Confronto, o sistema questionará ao usuário se "Deseja emitira as notas para as quantidades divergentes? [SIM]/[NÃO]". 

• Quando a opção escolhida for 'NÃO' o balanço é atualizado normalmente.
• E quando a opção for 'SIM', o sistema exibirá a seguinte mensagem: "O processamento das notas será iniciado agora e não deverá ser interrompido em nenhum momento para garantir a integridade do sistema", e ao emitir uma nota de "Entrada própria por balanço de confronto" ou "Perda por balanço de confronto" o sistema verificará se essas notas possuem produtos que geram informações ao SNGPC, pois fará a movimentação automaticamente no controle de SNGPC.

      A emissão das notas devem seguir algumas regras:

• Produtos SEM controle de lotes e vencimento: caso exista uma sobra dos produtos será gerada uma nota de entrada por balaço, e em caso de falta será gerada uma nota de saída por perdas.
• Produtos COM controle de lotes e vencimento: além da quantidades de produtos também será validade o lote e a quantidade por lote, e em caso de divergência serão emitidas as notas de Perda ou Entrada, para situação apontada na tabela abaixo, será emitida:
  • Uma nota de perda para o Lote B89 com 75 unidades;
  • Uma nota de entrada para o Lote B89com 70 unidades;
  • e uma nota de entrada para o Lote APE3 com 8 unidades.

      Quando a quantidade de lotes for maior que a quantidade em estoque todos os produtos passarão a ter o lote padrão 'AABBCC', ou seja, todos os lotes serão apagados e será criado um único lote 'AABBCC' com a quantidade igual ao estoque. Isto poderá acontecer em duas situações: quando o produto foi configurado para controle de lotes, depois efetuou algumas movimentações de saída sem o controle de lotes, e depois voltou a controlar os lotes. Também pode ocorrer no primeiro balanço após o produto ser configurado para controlar lotes. Neste último caso é necessária muita atenção, pois caso o usuário indique que deseja emitir a nota, o sistema emitirá todos os produtos contados como Lote 'AABBCC' como perda e depois emitirá uma nota de entrada com todos esses produtos, mas além das notas, o sistema também fará movimentação no Módulo SNGPC.

      Quando a quantidade de lotes for menor que a quantidade em estoque, será criado o lote padrão 'AABBCC' para o estoque adicional. O usuário deverá tomar as mesmas precauções listadas acima, visto que notas fiscais serão emitidas e farão movimentação no SNGPC.

      Sugerimos que não seja emitida nota quando a farmácia começar a trabalhar com controle de lotes, mas ainda não carregou corretamente os lotes nos produtos.

      Para a finalização do balanço deverão ser seguidas as regras abaixo:

• A emissão das notas provenientes do balanço deverá ser feitas antes do fechamento do balanço, pois somente após a confirmação que as notas foram emitidas é que o balanço será finalizado.
• As notas de entradas e perdas serão atômicas, ou seja, ou emite as duas, ou nenhuma. Em muitas situações é necessário emitir notas de entrada e saída para que o estoque fique correto, assim, se houver perdas e entradas, o balanço só será concluído após a emissão de notas dessas movimentações;
• Quando o usuário optar por não emitir notas, o balanço continuará atualizando o estoque normalmente, assim como acontece hoje;
• Quando a farmácia começar a emitir as notas e não conseguir finalizar, o balanço não poderá ser concluído. Em um balanço que deveria gerar uma nota de perda e uma de entrada, por exemplo, mas chegou a emitir apenas a nota de perda, este balanço será mantido em aberto. Quando o usuário tentar finalizar o balanço novamente, o sistema irá avisá-lo que existe uma nota de perda já emitida. Neste caso, a nota de perda deverá ser cancelada, já que podem ter havido alterações no balanço ou movimentação de produtos neste intervalo de tempo. O balanço deverá ser atualizado, e ambas as notas (entrada e perda) emitidas novamente;

      Observações referente a confronto e atualização de balanço sem produtos pré-definidos:

• Confronto: quando iniciado um balanço sem nenhum produto pré-definido, se não houver produtos para o balanço será exibida a mensagem: 'Nenhum produto digitado para este balanço'. É importante ressaltar que para o confronto será considerada como 'quantidade contada' a quantidade que estiver gravada em banco, e não a quantidade informada em tela. Após a emissão do relatório, ao retornar para a tela principal do balanço deverão ser atualizadas as informações, tais como quantidade digitada, valores de custo, total do estoque, total digitado e diferença, depois do confronto serão carregados todos os produtos divergentes. Quando a Guia 2 estiver desmarcada, as colunas 'Estoque', 'Falta', 'Sobra' e 'Total' serão ocultadas no relatório exibido após o confronto.
• Atualização: ao clicar sobre o botão 'Atualizar', não haverá as duas opções de atualização (manter e zerar estoque de produtos não contados), e a atualização será realizada como se fosse selecionada a opção para manter o estoque de produtos não contados. ao final do relatório gerado pelo processo de atualização, foi adicionada uma nova quebra de página na qual foram inseridos os produtos com estoque negativo. Antes do cabeçalho estará escrita a seguinte mensagem em negrito sugerindo a recontagem dos produtos.
• Não digitados: Quando o balanço tiver sido iniciado sem produtos definidos previamente, ao clicar sobre o botão 'Não digitados' será exibida a mensagem informando da inexistência de produtos não contados para esse balanço.

Exclusão De Balanços

      Ao pressionar o botão "Excluir" ou "Alt - E", permite a exclusão o balanço que está na tela desde que ainda não tenha sido realizado nenhum confronto. Caso o usuário já tenha confrontado alguma vez o estoque, para excluir definitivamente o balanço será necessário informar o usuário e a Senha/Biometria do supervisor. Caso seja selecionada a opção "Zerar o estoque dos produtos não contados" será zerado o estoque os itens não contados.

      Porém se não houver balanço previamente selecionado, abrirá uma tela permitindo selecionar o(s) balanço(s) a serem excluídos com os seguintes campos:

• Intervalo de fechamento de balanço.
• Somente balanços auditados: marque esse campo quando houver necessidade de selecionar somente os balanços que já foram auditados.
• Selecione balanços para excluir: tabela com informações: identificação do balanço, data de abertura e encerramento e se o mesmo foi auditado ou não.

Importante! A exclusão é irreversível, e ao excluir será solicitada além da senha o usuário a senha de liberação de estoque. Será gerado log das exclusões geradas manualmente.  

Configurações Por Usuário

      O sistema permite uma série de configurações específicas por usuário para cada programa. Para efetuar bloqueios e configurações por usuário para este programa, acesse o Cadastro de Usuários informando o usuário que deseja configurar. Feito isso, selecione o programa "Cupom Fiscal - FAT105" e clique em "Outras Opções". Efetue as configurações conforme a necessidade, de acordo com as opções listadas abaixo:

• Desmarque a opção Excluir para que o usuário não tenha acesso a excluir um balanço.
• Desmarque a opção Incluir para que o usuário não tenha acesso a criar um balanço.

Guias

      Para o processo de contagem com a guia 1 desmarcada, ao contar um item não será verificado se este já foi contado e nem se está listado na tela do balanço. Será possível sempre contar um produto mesmo que ele já tenha sido contado simultaneamente por outro terminal. E para processo de contagem simultânea quando a guia 01 estiver desmarcada ao contar um item que não está listado em tela e que já tenha sido contado, deverá ser carregada a quantidade já contada que está armazenada em banco. Esta quantidade será somada à nova quantidade contada. Depois disso, será exibida a bolinha indicativa do produto na cor amarela.

• Desmarque a Guia 02 para que seja ocultada a coluna estoque da tela e relatório, para os balanços sem produtos pré-definidos quando estiver com a guia 02 desmarcadas as colunas 'Estoque', 'Falta', 'Sobra' e 'Total' serão ocultadas no relatório exibido após o confronto.
• Desmarque a Guia 3 para que o usuário tenha acesso à marcar o parâmetro "Ativar e Validar Cadastros".

Tabulação

• Desmarque a Tabulação 01 para que o botão 'Não digitados' fique desabilitado;
• Desmarque a Tabulação 02 para bloquear o acesso ao botão 'Confrontar';
• Desmarque a Tabulação 03 para que o usuário não possa ter acesso ao botão 'Atualizar';
• Desmarque a Tabulação 04 para que o usuário não possa emitir relatórios através do botão 'Imprimir';
• Desmarque a Tabulação 05 para fins de bloquear o botão 'F12 – Restaurar backup'.