Como realizar entradas XML com NF-e?

Permissão de Usuário

• Para utilizar a entrada NF-e é necessário que a permissão Entrada NF-e esteja habilitada em Empresa > Segurança > Configurar Usuários > Grupo Estoque > Subgrupo Permissões Gerais do Grupo Estoque;
• Para que seja possível dar entrada na nota sem a necessidade de bipar produto a produto para conferência de mercadoria, a permissão de usuário Não permite entrada de mercadoria sem realizar conferência de itens em Empresa > Segurança > Configurar Usuários > Grupo Estoque > Subgrupo Permissões Gerais do Grupo Estoque deve estar desmarcada;
• Para que seja possível definir se o usuário poderá finalizar a entrada da nota quando houverem divergências entre a conferência de mercadoria e a nota/pedido integrada do SAP, a permissão de usuário Não recebe notas com divergência de quantidades com o pedido em Empresa > Segurança > Grupo Estoque > Subgrupo Permissões Gerais do Grupo Estoque deve estar desmarcada.

Através do ícone  na página inicial é possível definir as parametrizações da rotina sem a necessidade de sair da rotina.

Configurações da Entrada NF-e

• Bloquear Produtos não cadastrados: permite bloquear a finalização da NF-e caso algum dos produtos da nota não estejam cadastrados;

Bloqueio para cadastrar produtos

• Definir um padrão para sugestão de associação de produtos: será possível definir o padrão sugerido no momento de associar um produto quando não estiver cadastrado no sistema;
• Bloquear a alteração de sugestão de produtos 'De/Para': habilitando este parâmetro não será possível alterar a sugestão da associação de produtos;
• Bloquear associação manual de produtos da NF-e com os produtos cadastrados no Microvix: será bloqueada a associação de produtos da nota. Desta forma, ao tentar realizar a associação será exibida a mensagem abaixo:

Bloqueio para associar produtos

• Bloquear fornecedor não cadastrado: permite bloquear a finalização da NF-e caso o fornecedor da nota não esteja cadastrado;

Bloqueio para cadastrar fornecedor

• Buscar produto por fornecedor: caso o produto da nota não tenha um relacionamento com o fornecedor, a finalização da entrada da NF-e não poderá ser realizada.

Caso o usuário não seja um supervisor, a alteração estará bloqueada e será exibido o seguinte alerta:

Bloqueio de usuário nas configurações

Clicando sobre o link Supervisores, serão exibidos os usuários que poderão conceder a permissão para alteração das configurações.

Lista de supervisores

A importação de XML deve ser  realizada ao acessar Suprimentos > Estoque > Entrada XML (NF-e) (Novo). No primeiro acesso não serão listadas notas, para isto o usuário deve ativar a importação através do botão "ATIVAR IMPORTAÇÃO AUTOMÁTICA DE NF-E".

Ativar importação

Ao ativar a importação o Microvix irá buscar as notas na SEFAZ que tenham como destinatário a empresa logada e o evento/status "Autorizada". Esta ativação deve ser repetida para cada empresa do portal. É necessário definir a Data Inicial e Data Final nos filtros para realizar a importação das notas. O sistema irá sugerir como data inicial o primeiro dia do mês anterior do dia atual. Por exemplo, se hoje é dia 11/02/2020, a data inicial sugerida será de 01/01/2020 e a final será o dia atual.

Importação de XML

Após a importação da notas, as seguintes informações serão exibidas:

• Número/Série: serão apresentados número e série da NF;
• Emissão: será apresentada a data de emissão da NF;
• Emitente: será exibido o nome e CNPJ do emitente da NF;
• Natureza de Operação: será exibida a Natureza de Operação utilizada no momento da emissão da NF;
• Valor: será apresentado o valor total da NF;
• Status: será apresentado o status da NF, caso seja inválido, será exibido um ícone em vermelho e ao posicionar o cursor sobre ele, o motivo será apresentado;
• Ações: serão apresentadas as opções explicadas no quadro abaixo.

Através da opção "CONFERIR" será possível realizar a conferência dos produtos que estará dando a entrada na nota. A conferência poderá ser realizada antes da finalização da entrada.

Para conferir os produtos insira o código, referência ou código de barras, em seguida selecione o botão "Conferir". O produto passará para conferido, eliminando a divergência existente.

Após a conferência, a nota poderá exibir três status:

• : nota válida, mas que ainda não passou pela conferência;
• : conferência com divergências;
  
• : conferência sem divergência;
  

Caso a conferência tenha divergências, será exibido um alerta e o usuário poderá fazer o download de um arquivo em excel com as divergências.

Para finalizar uma entrada é necessário selecionar uma NF e acionar o botão "Finalizar", no entanto os seguintes campos devem ser preenchidos:

Finalizar

• Pedidos de Compra: caso os produtos vinculados à nota possuam pedidos de compras no Microvix, o sistema irá apresenta-los neste campo, permitindo a seleção de um ou mais;
• Data de Entrada: apresentará a data atual, porém o usuário poderá alterar;
• Natureza de Operação: deve ser informado uma natureza de operação de compra;
• Alterar CFOP: poderá alterar a CFOP dos produtos que estão dando entrada na nota;
  
• Comprador: deve ser informado o comprador;
• Depósito: deve ser informado o depósito que receberá a mercadoria;
• Categoria Financeira: é possível definir uma categoria financeira da NF-e. Para isso é necessário que o histórico contábil esteja previamente cadastrado em Adm/Financeiro > Cadastros Auxiliares > Categoria Financeira. Caso não tenha um histórico cadastrado será definida a operação padrão;
• Transportador: deve ser informado o transportador responsável;
• Conhecimento de Frete: caso haja algum conhecimento de frete cadastrado, poderá ser informado neste campo. Do contrário, será possível cadastrá-lo;
• Modalidade de Frete: permite alterar o frete para Emitente, Destinatário, Terceiros ou Sem Cobrança. Caso a modalidade selecionada seja diferente de Destinatário, será exibido um aviso de que o valor do frete não será considerado no custo dos produtos da NF-e;

Mensagem de valor do frete não considerado na NF-e

• Pagamento: deve ser definida a forma de pagamento. Serão aceitas as formas: dinheiro, cheque, crediário e cartão e elas somente serão exibidas caso possuam planos configurados e ativos;
• Plano de Pagamento: deve ser informado o plano de pagamento. Podem ser adicionados um ou mais planos, no entanto, eles devem cobrir o valor total da venda, caso contrário o sistema exibirá a seguinte mensagem:

Alerta

• Conta Fluxo: para planos cuja a conta fluxo não é sugerida será necessário vinculá-la através desta opção;
• Valor: será apresentado o valor total da compra. Para utilizar múltiplos planos basta dividir o valor deste campo entre os planos disponíveis;
• Totalizadores: no final da página serão apresentados três totalizadores: total da nota, total pago e restante, a venda somente poderá ser finalizada quando o total da nota e o total pago estiverem iguais.

CFOP

Ao clicar na opção de "Alterar CFOP", será exibida uma nova janela com os produtos da nota. Na coluna "CFOP", deverá ser selecionada uma nova CFOP de cada produto.

Alterar CFOP

Na opção de "Dividir", o item em específico poderá ser dividido em outra linha para definir CFOP diferentes para cada um.

Dividir itens

Itens divididos

Para desfazer as alterações basta clicar em "Reverter Alterações" e todas voltarão para como estavam antes. Para prosseguir com as alterações, clique em "Salvar Alterações".

Dados Fiscais

Na opção de dados fiscais o usuário poderá visualizar todas as informações referente aos valores de ICMS ST Antecipado que serão calculados.

Detalhes da NF-e

Finalizar

Ao clicar em finalizar, caso haja alguma divergência de configuração tributária, será apresentado o seguinte alerta:

Alerta

Então será exibida a tela para realizar a identificação da localização/endereçamento dos produtos existentes na nota.

Localização de produtos

Selecione o produto que deseja realizar a identificação e clique em "Associar Produto(s)". Feito isso, a coluna "Conferido" do produto mudará o sinal para .

Associação dos produtos à localização

Caso na nota exista um produto que não esteja relacionado a uma localização, ele será exibido na aba "Não Identificados" e será necessário selecionar uma localização primária e se secundária se preciso.

Ao prosseguir a nota será finalizada e será apresentado um resumo de suas informações, como: Número da nota fiscal, Valor total, Fornecedor, Data de emissão, Natureza de Operação e Quantidade de parcelas a serem pagas. Através do botão "IMPRIMIR NOTA" o usuário será redirecionado para o documento interno da NF, podendo realizar a impressão da mesma. Através do botão "CONFERIR PREÇOS", o usuário será redirecionado para o relatório Conferência de Preços da Nota Fiscal.

Resumo NF-e

Conferência de pedido

Após entregar, o processo será finalizado e a nota será listada na rotina de "Remessa e Entrega" com o status Entregue.

Se houver valor de ICMS ST Antecipado na nota fiscal, na finalização será exibido o grupo "Dados relativos ICMS-ST Antecipado" e através do link "clique aqui" será possível preencher dos dados relativos ao imposto. Serão apresentados os seguintes dados para preenchimento:

• Código do modelo do documento de arrecadação: deverá ser selecionada uma opção entre "Selecione um código", "0 - DARE" ou "1 - GNRE". Após preencher este campo pela primeira vez, nas próximas entradas, o sistema traz a última opção selecionada e permite a alteração caso necessário;
  
• Número do DARE: caso o campo "Código do modelo do documento de arrecadação" estiver preenchido como "0 - DARE", este campo será liberado para inserir o número da DARE;
• Código do Ajuste de débito: deverá inserir o "Código do Ajuste de débito informado no Registro C197 da EFD ICMS/IPI". Após preencher este campo pela primeira vez, nas próximas entradas, o sistema traz a última opção digitada e permite a alteração caso necessário.

Pagamento do ICSM ST Antecipado

Caso o plano selecionado gere faturas, na finalização será possível alterar as datas de vencimento, o valor das faturas e o código de barras, basta modificá-las e acionar o botão "Atualizar Faturas". Além disso, ao clicar no link do número das faturas será possível visualizar os dados de cada uma.

Faturas geradas

A conferência de serial será necessária caso a permissão de usuário Não permite entrada de mercadoria sem realizar conferência de itens esteja marcada. Assim, após selecionar uma nota e clicar em finalizar, será exibida a página de conferência.

• EAN: será exibido o número do código de barras do produto;
• Serial: caso o produto seja de controle, serão exibidos todos os números de seriais;
• Descrição: será exibida a descrição do produto;
• Qtde. Nota: será exibida a quantidade do produto inserida na nota;
• Qtde. Conferida: será exibida a quantidade de produtos conferidos;
• Qtde. Divergente: será exibida a quantidade de produtos divergentes da nota, sem a conferência;
• Valor Unitário: será exibido valor unitário do produto;
• Valor Total: será exibido o valor total da quantidade de produtos inseridos na nota.

Conferência de mercadorias

No campo Produto será necessário digitar o número do código de barras ou do serial para realizar a conferência do produto. Caso seja um produto com serial, deverá ser inserido o número de cada controle para conferir.

Produtos conferidos

Caso seja informado um serial que não exista na nota será exibido o seguinte alerta.

Aviso de item inexistente

Além disso, será exibido um alerta caso número inserido já tenha sido conferido.

Aviso de item já conferido

Acionando o botão , a conferência será desfeita e deverá ser reiniciada.

Confirmação para reiniciar a conferência

Ao clicar em Avançar, o usuário é direcionado para o pagamento. Caso exista alguma divergência, será apresentada a seguinte mensagem.

Mensagem sobre produtos divergentes na nota

Após realizar o download, basta prosseguir com o pagamento da nota e finalizar a entrada de compras.

Caso a nota tenha produtos com serial, antes da seleção do plano de pagamento será exibida uma mensagem solicitando que seja inserido o número de serial do produto. A inserção pode ser realizada manualmente, com leitor de código de barras ou através da importação de arquivo no formato ".txt" considerando "Cód. Barras x Serial" ou "Cód. Produto x Serial".

Janela para inserir o serial do produto

Se o número do serial informado for inválido, a seguinte mensagem será exibida ao usuário:

Serial informado inválido

Caso a nota tenha produtos com lote, antes da seleção do plano de pagamento será exibida uma mensagem solicitando que seja inserida as informações de lote do produto. 

Inserção dos lotes

Caso no XML da nota já contenha as informações de lote, fabricação e validade, elas virão preenchidas na janela ao finalizar a nota. Do contrário, será necessário preencher manualmente.

Observações

• A soma da quantidade de lote tem que ser a mesma da quantidade de produtos, nunca podendo ultrapassar ou zerar/negativar;

Aviso de quantidade de lotes

• Clicando sobre o ícone de  será possível acrescentar mais de um lote, contanto que a soma total seja igual a quantidade total de produtos. Para remover, basta clicar em ;

Acrescentar lotes

• A data de fabricação não pode ser posterior à data atual;

Aviso sobre data de fabricação

Caso os produtos presentes na nota não forem encontrados no Microvix o sistema apresentará a página abaixo e através dela é possível realizar a busca de produtos utilizando os campos "Campo Produto XML" e "Campo Produto ERP".

Identificação dos produtos da NF-e

Caso os códigos não forem encontrados no ERP, há duas possíveis ações.

Cadastrar Produto

É possível realizar o cadastro do produto no ERP, para isto basta selecioná-lo e acionar o botão "CADASTRAR 1 PRODUTO (S) (1PARA CADA)" e informar os dados abaixo. É importante ressaltar que se mais de um produto for selecionado para o cadastro, todos possuirão as mesmas características.

Dados Gerais

• Referência: deve ser informada a referência do produto;
• Setor: deve ser informado o setor do produto;
• Linha: deve ser informada a linha;
• Marca: deve ser informada a marca do produto;
• Coleção: deve ser informada a coleção do produto;
• Espessura: deve ser informada a espessura do produto;
• Cadastro em grade: marcando esta opção será exibida a seção de grade de produtos. Esta opção deverá ser marcada caso na nota da entrada possua um item com diferentes produtos de tamanhos e/ou cores;

• Tamanho: deve ser informado o tamanho do produto. Caso a opção Cadastro em grade esteja marcada, o campo Tamanho será exibido na seção Grade de Produtos;
• Cor: devem ser informadas as cores do produto. Caso a opção Cadastro em grade esteja marcada, o campo Cor será exibido na seção Grade de Produtos;
• Unidade p/ venda: deve ser informada a unidade de venda do produto;

Cadastro de produtos

Grade de Produtos

Para que a seção Grade de Produtos possa ser cadastrada, é necessário que a opção Cadastro em Grade esteja marcada na seção Dados Gerais.

• Tamanho: deve ser informado o tamanho para o produto em grade;
• Cor: deve ser informada a cor para o produto em grade;
  
  

Grade de Produtos

Ao selecionar os tamanhos e cores do produto, será exibida uma mensagem informando que deve ser definida a quantidade de produto por tamanho e cor.

Informar tamanho e cor

Preço de Venda

• Informar mark-up (%) e calcular preço de venda (R$): ao marcar este campo será possível inserir o percentual da margem de lucro. Os campos de Preço unitário e Preço de venda ficarão bloqueados e o valor dos dois será calculado automaticamente de acordo o percentual informado no campo Mark-up;
• Informar preço de venda (R$) e calcular mark-up (%): ao marcar este campo será possível inserir o preço de venda do produto. Os campos Preço unitário e Mark-up ficarão bloqueados e o valor será calculado automaticamente de acordo com o valor informado no campo Preço de venda;
• Preço unitário: deve ser informado o preço unitário do produto;
• Mark-up: deve ser informado o valor do percentual da margem de lucro;
• Preço de venda: deve ser informado o preço de venda do produto.

Seção de preço de venda

Tributação

• Configuração Tributária: deve ser selecionada a configuração tributária que será vinculada ao produto;
• Tipo do item: é possível selecionar o tipo do item a ser cadastrado;
• Produto supérfluo (sujeito à tributação do Fundo de Combate à Pobreza);

Seção de tributação

Controle por Serial

• Exige controle por serial: caso o produto seja de serial, este campo deve ser marcado. Ao marcá-lo, serão exibidos outros campos para preenchimento;
• Tipo: é possível informar o tipo de serial do produto, se numérico ou alfanumérico;
• Tamanho: é possível a quantidade de caracteres do serial do produto;
• Campos adicionais relacionados ao controle: é possível selecionar um ou mais campos que serão exibidos ao informar o número do controle na rotina.

Seção de controle por serial

Informações Adicionais

• Localização: deve ser inserida a localização do produto dentro do estoque;
• Quantidade Mínima: é possível inserir o número mínimo de produtos que deve ter no estoque. Este campo é utilizado para sugestão de compras;
• Quantidade Máxima: é possível inserir o número máximo de produtos que deve ter estoque. Este campo é utilizado para sugestão de compras;
• Disponível na loja virtual: é possível marcar esta opção para indicar que o produto estará disponível para loja virtual.
• Controle de lote na compra e venda: permite definir se há controle de lote do produto na compra e venda.

Seção de informações adicionais

E-Commerce/B2C

• Disponível na loja virtual: marcando esta opção incluirá o produto na loja virtual do B2C;
  

Seção de e-commerce/B2C

Ao prosseguir o produto será cadastrado e o sistema redirecionará o usuário para a finalização da NF.

Associar Produtos

Se o produto da NF-e já estiver cadastrado no sistema será possível associá-los quando possuírem códigos diferentes no fornecedor e no Microvix, selecionando-os e clicando em "Associar". O sistema exibirá uma tela para seja pesquisado por Descrição, Código do Produto, Código de Barras e Referência, do mesmo fornecedor ou de todos. Um mesmo cadastro de produto no Microvix poderá ser associado a vários produtos da NF-e.

Associar produtos

Após selecionar o produto desejado basta prosseguir e a associação terá sido realizada e o sistema redirecionará o usuário para a finalização da NF. É importante salientar que uma vez que a associação seja realizada não será possível reverter o processo. Caso o código de barras do produto do XML já exista em algum produto do ERP que não seja o que deseja associar, será exibida uma mensagem alertando.

Aviso de código de barras existente

Se escolher a opção de continuar sem o preenchimento do código de barras, a associação será feita normalmente, mas sem a informação do código de barras. Já se optar por "Preencher código de barras e remover dos produtos acima", o código de barras será removido do produto exibido no aviso e será incluso no produto que foi pesquisado para realizar a associação.

Fator de Conversão

Para empresas que trabalham com o conceito de fator de conversão, ao realizar a entrada da nota, sempre que o produto estiver configurado o sistema consultará o fator e converterá os valores. Desta forma, o fator será considerado no cálculo do custo médio, no livro de registro de inventário e no relatório de Histórico Movimento.

Cadastro de Produtos Integrados

Para empresas que trabalham com produtos integrados, ou seja, nas quais a franqueadora é principal responsável pelo cadastro e alteração de produtos, não será possível, durante a entrada da nota, cadastrar os itens e o sistema bloqueará a ação considerando as seguintes parametrizações:

• Se em: Empresa > Parâmetros Globais > Acesso Restrito > Estoque, o parâmetro "Bloquear cadastro/alteração de produtos não integrados" estiver marcado e se no menu Configurações para Entrada NF-e, a opção "Bloquear produtos não cadastrados" estiver marcada, não será possível realizar o cadastro de novos produtos.

• Se em: Empresa > Parâmetros Globais > Acesso Restrito > Estoque, o parâmetro "Bloquear cadastro/alteração de produtos não integrados" estiver marcado e se no menu Configurações para Entrada NF-e, a opção "Bloquear produtos não cadastrados" estiver desmarcada, não será possível realizar o cadastro de novos produtos.
  
  Nestas duas situações o sistema exibirá o seguinte alerta de bloqueio:

Bloqueio

• Se em: Empresa > Parâmetros Globais > Acesso Restrito > Estoque, o parâmetro "Bloquear cadastro/alteração de produtos não integrados" estiver desmarcado e se no menu Configurações para Entrada NF-e, a opção "Bloquear produtos não cadastrados" estiver marcada, o sistema exibirá o seguinte alerta, informando a possibilidade configuração:

Bloqueio

Através da opção "VISUALIZAR" são apresentados informações da NF importada, como dados do destinatário, dados do emitente, dados da entrada e dados dos produtos.

Detalhes NF-e

Ao acionar a opção "Download XML" é realizado o download do XML.

Download XML

Através do botão "Importar NF-e" é possível importar o XML de uma NF-e para que seja realizada a entrada de compras, esta opção é uma alternativa para quando a nota já foi emitida, mas por algum motivo ainda não está autorizada na SEFAZ.

Importar

Após a importação, o sistema questionará se o usuário deseja prosseguir com a finalização da nota recém importada.

Finalizar nota importada

Através do botão "REJEITAR NF-E" será possível rejeitar as notas não reconhecidas ou autorizadas ao emitente. Ao acessar esta opção será necessário informar obrigatoriamente o tipo de evento e uma justificativa, desta forma o sistema realizará a Manifestação ao Destinatário.

Rejeitar NF-e

Excluir NF-e

Através do botão Excluir NF-e será possível excluir permanentemente qualquer nota de entrada listada na rotina. Ao clicar em excluir será necessário inserir uma justificativa de mínimo 15 caracteres.

Excluir NF-e

Após inserir a justificativa, será exibida uma mensagem questionando se deseja continuar.

Mensagem de exclusão irreversível

É importante que o Certificado Digital da empresa esteja corretamente configurado, caso contrário, ao clicar em "Ativar Importação Automática de NF-e", o sistema apresentará o alerta abaixo e ao clicar em "Sim" será apresentado o parâmetro para cadastro.

Cadastrar certificado

Caso o certificado esteja cadastrado, porém expirado, ao passar o cursor sobre o ícone de informação será apresentada a quantidade de dias acrescida ao sinal negativo.

Certificado expirado

Quando o certificado estiver válido, será apresentada a data de expiração e os dias faltantes para que ele expire.

Certificado válido