Como realizar uma análise sintética da Redução Z?
é utilizado como peça fundamental para o controle de dados financeiros de todas as filiais ativas da loja. Esta conferência ocorre entre os dados que foram registrados no sistema e que foi transmitido para o Financeiro da empresa (via sistema) - consolidação. Além da contagem de valores de todas as formas de recebimento físicas e compara-las com os registros.
Pré Requisitos: Filial estar ATIVA no Datasync Client, existir VENDAS ativas registradas no sistema e a consolidação de dados ter ocorrido sem erros.
Acessos: Financeiro > Fechamento de Caixa > Consolidação de Vendas > Vendas Leitura Z Versus Importados > Sintético
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Figura 1 - Verificação leitura Z com as vendas importadas das filiais
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Importante: A análise sintética da redução Z, identifica eventuais divergências dentro de uma filial com relação as informações que foram processadas na Leitura Z, emitida no caixa, e a consolidação das vendas registradas no Sistema, essa tela deve ser tratada com atenção, pois é por meio dela que o departamento financeiro controla a entrada de informações no Sistema e a conferência dos dados repassados por todas as filiais que ele representa.
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1. Solução
1.1 Consulta de dados simples
1.1.1 Informe a Data analise para realizar a verificação da Leitura Z;
1.1.2 Escolha a filial que deseja consultar as informações. Esta consulta pode ser feita via grupo econômico ou individual, escolha conforme os dados que sua filial possuir;
- Por grupo econômico: Selecione um dos grupo econômicos listados e marque a filial que está vinculada ao grupo e que deseja informação na lista abaixo.
- Por filial individual: Desconsidere os grupos econômicos listados (se houver) e marque a filial ou as filiais que deseja obter informações para o dia mencionado.
1.1.3 Marque a opção Somente Filiais com Diferença para pesquisar filiais que tenham diferença de valor;
1.1.4 Pressione a tecla F6 para que a pesquisa seja gerada na tabela;
Assim que houver informações nesta tela poderá trata as divergências de valores encontrados na consolidação conforme o tipo de divergência encontrada.
1.2 Diferença entre o Valor da Leitura e a Valor de Vendas
1.2.1 Verifique se há diferença entre o Valor da Leitura e a Valor de Vendas, na coluna Valor Diferença;
1.2.2 Clique com o botão direito do mouse sobre as filiais listadas na tabela para que seja aberta a lista de seleção, onde será possível realizar algumas manutenções. Obedeça a sequência de passos apresentados abaixo;
- Conferência do valor de Vendas X Recebimento: Permite que você confira as diferenças entre o valor de recebimento, valor das vendas dos itens, valor de documento e entre outros. Clicando nessa opção, você abrirá a tela Conferência do valor de venda por recebimento. Tenha mais detalhes no link;
- Analisar data do cabeçalho do cupom fiscal com a data dos itens da venda: irá comparar as informações referentes ao cupom/nota fiscal e a data de vencimento dos produtos;
- Reprocessar rateio de descontos nos itens: Rateia os descontos dos itens para todos os produtos constantes no cupom, isto poderá eliminar os valores divergentes encontrados nos cupons/notas;
- Processar analise de Leitura Z versus consolidado: quando finalizar os ajustes das vendas poderá solicitar o seu processamento, o que foi registrado no PDV e os dados que foram consolidados pelo sistema de integração;
- Colocar a data na revisão de movimento de relatórios: se ainda persistir as divergências, só que agora na coluna Vlr relatórios, assim que escolher esta opção serão colocadas em pendência de processamento as informações de relatórios divergentes. Com o período de 15 em 15 minutos para rodar o job para processamento das informações.
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Observação: Fique atento as legendas pois elas facilitarão na identificação de possíveis divergências.
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Filial com ocorrência de problemas informado: quando a filial está com relação de problemas encontrados no momento do fechamento de caixa financeiro. Poderão ser relacionadas as possíveis tratativas a serem feitas para sanar o problema encontrado, por você ou terceiros. Siga o processo 1.para compreender melhor.
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Leitura Z informada pelo setor de prevenção de perdas: registro de informações baseado no registro do mapa resumo.
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Vendas provenientes de integração de dados: junção de dados integrados de outras aplicações.
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Filial com diferença entre a (valor leitura x Valor vendas) ou (valor vendas x valor vendas itens) ou (valor vendas x valor recebimento): quando cada coluna de informações com valores divergentes for apresentada no relatório será acompanhada da coloração alaranjada.
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Recebimentos de faturas/compras crediário sem vínculo cupom não fiscal: existem dados de recebimento crediário sem vínculo com cupom não fiscal.
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Revisão de consolidação pendente de processamento: solicitado processamento de vendas consolidadas e que ainda não foram consolidadas no sistema.
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1.2.3 Quando as divergências foram finalizadas a filial pendente sairá d consulta ao final do processamento.
1.3 Divergência de relatórios
Há valores divergentes dos relatórios e não há diferença dos valores apresentados na consolidação. Para tratar casos assim deve ser feito:
1.3.1 Selecione a linha da filial que possui divergência de relatórios;
1.3.2 Pressione o botão direito do mouse sobre a linha selecionada da tabela;
1.3.3 Escolha a opção Colocar a data na revisão de movimento de relatórios;
- Há o período de 15 em 15 minutos para rodar o job para processamento das informações.
1.4 Diferença no valor de recebimentos
Há diferença nos valores que são apresentados na tabela Caixa com Movimentação e Leitura Z por P.D.V e já foi feita a verificação conforme o mapa resumo mas ainda constam divergências.
1.4.1 Clique duas vezes na filial desejada na lista de divergências e serão carregadas as informações nas tabelas Leitura Z por PDV e Caixa com Movimentação sobre a filial selecionada;
1.4.2 Clique duas vezes sobre o caixa na tabela Caixa com Movimentação e será aberta a tela com uma consulta dos cupons registrados para este caixa e que apresentam divergência;
1.4.3 Nesta tela você deve selecionar um dos cupons listados com divergência e solicitar o reprocessamento destas informações;
1.4.4 Aguarde o reprocessamento das informações do cupom, se permanecer a divergência deverá verificar se o cupom está cancelado e ajustar as informações com o Consolidador de vendas.
1.5 Gerar dados por Mapa Resumo
Há momentos em que os valores das vendas ainda não foram consolidadas integralmente, para auxiliar neste procedimento temos a consolidação pelas informações do mapa resumo.
1.5.1 Consulte o mapa resumo gerado para o caixa;
1.5.2 Clique duas vezes na filial desejada na lista de divergências e serão carregadas as informações nas tabelas Leitura Z por PDV e Caixa com Movimentação sobre a filial selecionada;
Se houver informações do caixa na Leitura Z deve fazer o seguinte procedimento complementar, antes de gerar informações pelo mapa resumo.
1.5.3 Na tabela Leitura Z por PDV selecione o caixa que deseja obter as informações de mapa resumo;
1.5.4 Clique com o botão direito do mouse e escolha a opção Consulta mapa resumo;
1.5.5 Verifique se os valores apresentados correspondem a realidade;
– Caso, necessitem de ajuste trata-los na tela correspondente: PDV - Mapa Resumo de Caixa (Financeiro > Fechamento de caixa > Mapa Resumo > Cadastro)
Assim que certifique as informações do mapa resumo estejam corretas, deverá continuar com o procedimento. Ou, no caso de não haver lançamento de valores na tabela Leitura Z por P.D.V, deve iniciar o procedimento deste ponto.
1.5.3 Selecione o caixa com as informações com divergência e clique com o botão direito do mouse;
1.5.4 Escolha a opção Gerar dados de consolidação através do mapa resumo e confirme o processo.
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Dica 1: Caso encontre divergência entre os valores apresentados na Leitura Z por P.D.V, poderá excluir esta informação e tentar uma nova consolidação com base no mapa resumo cadastrado. Portanto, se for necessário, basta selecionar a linha do caixa que pretende excluir e clicar com o botão direito do mouse. Escolha a opção Excluir lançamento de vendas (Leitura Z) para consolidação.
Assim que finalizar este procedimento deve seguir as etapas para nova consolidação pelo mapa resumo, como relatado anteriormente. Quando salvar esta informação ficará registrado o nome da máquina e o usuário que solicitou tal procedimento.
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1.6 Registro de ocorrências encontradas no caixa
Se encontrar informações que não sejam consistentes com os dados apresentados no sistema, poderá sinaliza-los para posterior argumentação e correção pelo departamento responsável. Para tanto, siga as orientações no sistema.
1.6.1 Faça a pesquisa das filiais com divergência, assim como demonstrado na etapa do procedimento 1.1 Consulta de dados simples;
1.6.2 Selecione as informações da filial com um clique duplo sobre ela;
Assim que os dados forem carregados nas tabelas Leitura Z por P.D.V complete o registro de dados.
1.6.3 Selecione a opção Informar ocorrência de consolidação;
1.6.4 Será aberta a tela Registro de ocorrências diversas na análise de consolidação de vendas;
1.6.5 Identifique o Caixa que se encontra com divergência;
1.6.6 Identifique a Ocorrência e pressione o botão para Gravar esta informação para a consolidação do caixa. Há duas possibilidades a serem feitas no sistema antes de gravar a ocorrência:
- Liberar procedimentos que dependam do processo de conferência leitura Z x consolidação: ao marcar esta opção os procedimentos que dependem dos valores de consolidação e que estejam vinculados a este caixa deixam de interferir nos demais processos de fechamento.
- Caixa de texto em branco: utilizada principalmente para descrever as etapas seguidas na validação de valores ou o modo de solucionar a divergência encontrada para o departamento responsável pela correção.
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Importante: Para registrar a solução da divergência basta selecionar a aba Consulta de ocorrências e com o botão direito do mouse na ocorrência escolher a opção Marcar ocorrência como solucionada.
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1.7 Confirmar valores de mapa resumo
Há a possibilidade de confirmar os valores que são apresentados na tabela Leitura Z por P.D.V com os dados consolidados no mapa resumo. Para tanto siga as instruções:
1.7.1 Faça a pesquisa das filiais com divergência, assim como demonstrado na etapa do procedimento 1.1 Consulta de dados simples;
1.7.2 Selecione as informações da filial com um clique duplo sobre ela;
1.7.3 Com as informações carregadas na tabela Leitura Z por P.D.V selecione o caixa e clique com o botão direito do mouse;
1.7.4 Escolha a opção Verificar valor líquido com o mapa resumo e confirme o procedimento.
Os dados dos mapa resumos serão preenchidos para os caixas, o que pode sanar as divergências de valores da consolidação de vendas.
1.8 Confirmar os valores de lançamento manual da consolidação no caixa
Há um procedimento feito na Loja para envio da consolidação manual no PDV, para que sejam utilizadas as informações na consolidação pode seguir estas orientações. (Acompanhe como é feito a consolidação manual no PDV, neste documento).
1.8.1 Faça a pesquisa das filiais com divergência, assim como demonstrado na etapa do procedimento 1.1 Consulta de dados simples;
1.8.2 Selecione as informações da filial com um clique duplo sobre ela;
1.8.3 Com as informações carregadas na tabela Caixa com Movimentação clique com o botão direito do mouse e escolha a opção Solicitar revisão da fechamento movimento (F8 - PDV).
1.9 Conferir fechamento de caixa
Assim que estiver finalizando a conferência da consolidação das vendas, poderá verificar os valores que foram salvos no fechamento de caixa ou até mesmo terminar o procedimento nesta outra tela. Para tanto, você pode acessar a tela de Fechamento de caixa pelo caminho registrado no sistema ou pelo atalho disposto na tela de Consolidação de vendas. Siga as orientações para encontrar este atalho.
1.9.1 Faça a pesquisa das filiais com divergência, assim como demonstrado na etapa do procedimento 1.1 Consulta de dados simples;
1.9.2 Selecione as informações da filial com um clique duplo sobre ela;
1.9.3 Com as informações carregadas na tabela Caixa com Movimentação clique com o botão direito do mouse e escolha a opção Abrir tela de fechamento de caixa.
1.10 Diferença de valores crediário
Quando houver divergência entre os valores consolidados de recebimentos crediário poderá solicitar a exclusão destas pendências para impedir que bloquei as demais atividades de fechamento de caixa e emissão de notas.
1.10.1 Faça a pesquisa das filiais com divergência, assim como demonstrado na etapa do procedimento 1.1 Consulta de dados simples;
1.10.2 Clique com o botão direito do mouse e escolha a opção Excluir credito pendente de crediário.;
1.10.3 Confirme o procedimento e faça o processamento da analise de Leitura Z para consolidar os dados ajustados.
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Importante: A tela PDV - Verificação Leitura Z com as vendas importadas das filiais, representada pela Figura 1, é meramente analítica, portanto, não há necessidade de salvá-la.
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2. Impactos
Fechamento de caixa das lojas, Consolidação das informações financeiras para as filiais e Emissão de relatórios gerais divergentes.
3. Processos relacionados
Como conferir Mapa Resumo?
Como gerar mapa resumo com base no movimento de vendas?
Como consultar Lançamento de Mapa Resumo?