Geração da Movimentação Contábil - PPA120

      Após todas as configurações é possível gerar a movimentação contábil, neste programa são visualizados os movimentos, lotes gerados e também se há alguma inconsistência de configuração.

¹ F6 - Configuração contábil, acessa o programa "Configuração Contábil" para fins de confirmação se as parametrizações estão corretas,

Para as operações:

• 904-Cheque – transferência para a filial depósito: Quando o campo 'Exportar a terceiros' não estiver marcada para esta operação, não serão gerados movimentos para a operação 904 e 914;
• 905-Cheque – transferência para a filial de origem: Quando o campo 'Exportar a terceiros' não estiver marcada para esta operação, não serão gerados movimentos para a operação 905 e 915.

Lotes

      Nesta guia é possível consultar os lotes existentes no sistema, contando com os seguintes filtros:

• Filial: Selecione a filial que deseja visualizar os lotes.
• Data: Informe a data dos lotes que deseja buscar.
• Processo: Selecione os processos que deseja visualizar.
• Situação: Este filtro possibilita especificar a situação dos lotes, podendo ser:
  • 0 – Em processamento: ao selecionar essa opção apresentará os lotes de movimentos que estão sendo realizados, será representado pelo sinalizador amarelo.
  • 1 – Com inconsistência: mostrará os lotes que apresentam inconsistências e precisam ser ajustados para gerar novamente o arquivo, este será representado pelo sinalizador vermelho.
  • 2 – Fechado: representado pelo sinalizador verde, e listará os lotes que já estão gerados e prontos para exportação.
  • 3 – Exportado: indicado com sinalizador preto, são os lotes que já foram exportados e/ou encaminhado para o software SG3.
  • 4 – Cancelado: representado pelo sinal "X" na cor preta, esse status define os lotes que estavam como inconsistentes, exportados ou sem movimento e foram cancelados ou excluídos.
    • Observamos que para os lotes em processamento ou com inconsistências uma vez que foram excluídos, e essas informações serão removidas sem manter registros.
  • 5 – Sem movimento: por sua vez representado pelo sinalizador azul, listará os lotes que não possuem movimento contábil ou gerencial, pois no movimento contábil o cliente poderá configurar para operações XYZ não gerar movimento, podendo até mesmo desmarcar todas as operações do processo, e neste caso acabará não gerando informações.

      A partir do momento em que o usuário seleciona um lote aberto e pressiona "Gerar", estará fechando o período de movimentação do mesmo. Sendo assim, qualquer lançamento que precise ser feito no período já fechado é necessário reabrir (excluir) o lote e realizar os lançamentos necessários e gerar novamente o lote. Caso o lote já tenha sido exportado para o arquivo de contabilidade, o usuário deverá excluí-lo antes de fazer os lançamentos.

      Com base nas informações acima, permite-se também dizer que não é possível fechar lotes com a data de movimento atual, visto que o dia ainda não fechou a ainda existe a possibilidade de serem feitos lançamentos no sistema.

Gerar Movimentação

      Ao pressionar o botão "Gerar", abrirá a tela de geração do movimento para que um arquivo com as mesmas seja gerada é solicitado as seguintes informações:

• • Filial: Campo de múltipla seleção que possibilita filtrar uma ou várias filiais conforme a necessidade da geração das informações.
  • Processo: Através deste campo é possível selecionar quais são os processos que serão gerados, dentre eles:
    • Todos processos: essa opção quando selecionada gerará um lote para cada processo;
    • 10 - Compras, Entradas, Devoluções de Compras, Perdas;
    • 20 - Contas a pagar;
    • 30 - Vendas, Devolução de Venda e Inclusões no Contas a Receber;
    • 40 - Recebimentos contas a receber;
    • 50 - Transferências, Outras saídas, Baixa imobilizado;
    • 60 - Cheques a receber;
    • 70 - Cartões a receber;
    • 80 - Caixa Diário;
    • 81 - Caixa Financeiro;
    • 90 - Bancos;
    • 100 - Movimento Gerencial.
    • Essas opções estarão liberadas conforme os produtos "38 - SPED/ECD - Escrita Contábil" e "61 - Contabilidade Gerencial" estiverem liberados, ou seja:
      • Se ambos estiverem liberados, todas as opções estarão disponíveis.
      • Se apenas o produto "38 - Escrita Contábil" estiver liberado, a opção "100 - Movimento gerencial" estará indisponível.
      • E se apenas o produto "61 - Contabilidade Gerencial" estiver liberado, apenas a opção "100 - Movimento gerencial" estará disponível.
  • Data: Informe o período que deseja gerar as movimentações, lembrando que o as datas deverão ser somente do próprio mês.

Movimento

      Após a consulta dos lotes na tela "Lotes", quando o usuário efetuar o duplo clique do mouse nos lotes que estejam fechados ou exportados, abrirá a guia "Movimento" relacionando os movimentos pertencentes aos lotes.

      Ao marcar a opção "Apresentar lançamentos agrupados" a visualização dos movimentos será de forma agrupada.

Regras da Operação 600 - Provisão de despesas (lançamento do título):

• Serão carregados somente lançamentos do tipo manual e GNRE. Os lançamentos originados do programa "Lançamento de Despesas" também serão considerados do tipo manual.
• Serão carregados somente os lançamentos das notas detalhadas. Não será carregado os títulos agrupadores, porém será exibida as notas que foram agrupadas de forma detalhada. 
• Serão carregados os lançamentos considerando a data de emissão do título.
• Serão carregados somente os lançamentos pertencentes a filial que está sendo gerado o lote.
• Quando no título existir várias parcelas, será gerado apenas um lançamento, então será considerado a numeração até o 15° dígito, pois o 16 e 17 é a parcela.
  • Com isso serão agrupados os lançamentos filiais, gerando um lançamento pai e é esse que será o lançamento da despesa.
  • Os lançamentos de centro de custo/resultado, também deverão ser agrupados, considerando o mesmo plano de contas e centros de rateios.
• Não serão carregados lançamentos oriundos de encargos de baixa de cartão de crédito.
• O novo lançamento será gerado quando o tipo de lançamento for "Inclusão/Pagamento" ou "Inclusão/Pagamento – conta fornecedor". Nas demais opções não gera o lançamento contábil na inclusão do título.
• Quando não tiver configuração para o plano de contas, serão geradas mensagens de inconsistência.
• Quando utilizado o caixa ou banco e não tiver a conta configurada, será gerada mensagem de inconsistências.
• Caso não tenha retenção de tributo e não estiver configurado, será apresentada mensagem ao usuário.
• Caso contenha crédito de tributos e não esteja configurado, será apresentada mensagem.
• Quanto ao Tipo de Geração:
  • Quando a geração for no formato dobrado, cada lançamento conterá NSU diferente (dentro do mesmo lote).
  • Quando o lançamento for na forma simples/múltipla, todos os lançamentos vinculados no mesm lançamento terão o mesmo NSU.
    • Com esse processo os lançamentos de créditos de tributos (ICMS/PIS/COFINS) e retenções de tributos (IRPJ, CS, ISS, INESS, PIS COFINS) serão gerados no mesmo lançamento com o mesmo NSU para que posteriormente o movimento contábil possa ser contabilizado corretamente.
  • A soma dos registros Débito – Crédito, com o mesmo NSU, deverá ficar igual a 0 (zero), caso contrário o lançamento ficará incorreto.

Regras das Partidas Dobradas (lançamento de despesas):

• O filtro do plano de contas a ser considerado na partida dobrada é o plano de contas do título;
• Quando a forma de geração for no formato partida dobrada, cada lançamento terá seu próprio NSU;
• Quando o plano de contas do título estiver configrado nas opções de tipo de lançamento "Somente pagamento", "Somente pagamento Conta fornecedor" ou "Somente Gerencial", o lançamento do título não será gerado no formato partida dobrada.
• Quando for débito, plano de contas do título será utilizado para contabilizar. Quando for no formato de partida dobrada será gerado um único registro do lançamento do título. Nesse caso acessado na guias Financeiro > Plano de contas, nos campos Tipo: "Título/Duplicatas pagas" > Tipo de lançamento: "Inclusão/Pagamento ou Inclusão/Pagamento – Conta Fornecedor", correlação Débito.
• Quando for crédito:
  • Em Inclusão/Pagamento através do caminho guias Financeiro > Plano de Contas e campos Tipo: "Título/Duplicads pagas" > Correção: "Crédito".
  • Em Inclusão/Pagamento – Conta Fornecedor através do caminho guias Financeiro > Fornecedor campo Fornecedor do título.
• Quanto ao histórico, quando for lançamento do tipo partida dobrada será utilizado o plano de contas da capa do título e será gerado um único lançamento.
• O valor do documento não será considerado nas provisões de juros/descontos e etc.

Regras das Partidas Simples/Múltiplas (lançamento de despesas):

• Quando o lançamento for na forma Simples/Múltipla, informar o número de sequência do lançamento, conforme exemplo: "DÉBITO 1, DÉBITO N, CRÉDITO 1, CRÉDITO N".
• Caso o plano de contas do desdobramento não estiver configurado, será solicitado configuração para geração e exibirá uma mensagem.
• Caso o plano de contas do desdobramento estiver configurado como "Inclusão/Pagamento" ou "Inclusão/Pagamento – Conta fornecedor", será carregado a conta débito da configuração.
• Caso o plano de contas do desdobramento estiver configurado como "Somente Pagamento", "Somente Pagamento Conta Fornecedor" ou "Somente Gerencial", será verificado se o lançamento foi oriundo do Centro de Custo.
  • Se Sim, será solicitado que a configuração do plano de contas do Centro de Custo seja modificada para "Inclusão/Pagamento" ou "Inclusão/Pagamento – Conta Fornecedor" e exibirá a seguinte mensagem: "Configure o plano de conta XX.XX na opção 'Inclusão/Pagamento' ou 'Inclusão/Pagamento – Conta fornecedor'".
  • Se Não, será exibido uma mensagem de inconsistência. Segue mensagem: "Configure o Plano de Contas XX.XX, na opção 'Inclusão/Pagamento' ou 'Inclusão/Pagamento  - Conta fornecedor'".
• Se o título não tiver desdobramento será utilizado o plano de contas do título, neste caso, não entrará o item anterior. Caso utilizado o PC do título, as validações dos planos de contas acontecerão antes.
• Serão gerados um lançamento de débito para cada registro do Centro de Custo vinculados ao título. Caso não contenha registro para o título, será gerado apenas um registro de débito utlizando o plano de contas do título.
• Quando for débito:
  • Será utilizado o plano de contas dos desdobramentos de títulos se tiver no Centro de Custo. Caso não tenha desdobramento de título, então será utilizado o plano de contas principal do título.
  • Quando for na forma de partida simples/múltipla será gerado um lançamento para cada registro do desdobramento de centro de custo, sendo que neste caso o crédito ficará zerado. Nesse caso acessado na guias Financeiro > Plano de contas, nos campos Tipo: "Título/Duplicatas pagas" > Tipo de lançamento: "Inclusão/Pagamento ou Inclusão/Pagamento – Conta Fornecedor", correlação Débito.
• Quanto ao histórico, quando for lançamento do tipo simples/múltiplo será utilizado o plano de contas do centro de resultado e se não tiver centro, então será utilizado o plano de contas da capa. Nesta forma de geração será gerado vários lançamentos e históricos para um único lançamento. Nesse caso acessado na guias Financeiro > Plano de contas, nos campos Tipo: "Título/Duplicatas pagas" > Tipo de lançamento: "Inclusão/Pagamento ou Inclusão/Pagamento – Conta Fornecedor", correlação Débito.
• Quando for valor, se tiver centro de custo, deve ser considerado valor de cada centro de resultado, caso contrário deve ser utilizado o valor bruto do título menos ICMS/PIS/COFINS creditado, será considerado como ICMS/PIS/COFINS creditado, os valores lançados no programa Lançamento de Despesas, nos grupos Tributação ICMS e Tributação PIS/COFINS. 

Lançamento: Retenções de Tributos  (lançamento de despesas)

      Serão carregadas somente retenções que foram geradas no lançamento do título e não no pagamento, caso a configuração de retenção não esteja preenchida será apresentada uma mensagem informativa. As retenções de tributações gerarão um registro para cada retenção que houve lançamento.

Regras Partida dobrada:

• No formato em partida dobrada são gerados tantos os débitos quanto os créditos no mesmo registros   

Regras Partida Simples/Múltipla

• No formato de partida simples/múltipla será gerado somente o crédito, visto que o débito ficará com zero.
• Quando o lançamento for neste formato de lançamento, deverá ter o mesmo NSU do lançamento do título, para que seja possível todos os lançamentos serem carregados no mesmo lançamento contábil.

Lançamento: Tributos Creditados das Despesas (ICMS/PIS/COFINS)

      Somente serão gerados lançamentos caso houver realmente o crédito de ICMS ou PIS ou COFINS, onde será gerado um lançamento para cada tributo.     Os lançamentos de créditos de impostos serão lançados conforme o CFOP:

• O CFOP do lançamento será lançado somente se for lançado pelo programa "Lançamento de Despesas" nas opções que informa o CFOP.
• O CFOP deverá estar configurado no "Configurações Tributárias" na guia CFOP, na operação LANÇAMENTO DE DESPESA, para que seja possível aparecer no programa "Configuração Contábil".
• No programa Configuração Contábil > Faturamento > Entrada, estará configurado o DÉBITO/CRÉDITO para cada tributo pelo CFOP na operação LANÇAMENTO DE DESPESA.
• Especificamente para lançamentos da operação 'Recibos/Diversos', será utilizado o CFOP 1949 de forma fixa. Com isso será necessário cadastra-lo no programa "Configuração Tributária", na operação Lançamentos de Despesas, para gerar o movimento contábil.

      No formato de partida dobrada será gerado um lançamento para cada tipo de tributo, informando o débito e o crédito, em partida simples/múltipla será gerado somente o débito contábil.

Lançamento: Crédito Fornecedor

• Este lançamento será gerado apenas no formato Partida Simples/Múltipla, pois no formato de partida dobrada o fornecedor é lançado no próprio lançamento da despesa.
• Caso o plano da capa esteja configurado na opção INCLUSÃO/PAGAMENTO - CONTA FORNECEDOR e o fornecedor do título não esteja configurado na guia FORNECEDOR, será apresentado a seguinte mensagem solicitando o cadastro do fornecedor na guia. Mensagem: "Informe a conta do Passivo do Fornecedor na guia 'Financeiro > Fornecedores'".
• Caso o PC esteja configurado com Tipo de Lançamento = INCLUSÃO PAGAMENTO deve gerar o movimento, caso esteja configurado o plano de contas principal.
• Caso o PC esteja configurado com Tipo de Lançamento = SOMENTE PAGAMENTO ou SOMENTE GERENCIAL, será exibido a seguinte mensagem de advertência.

Arquivos de Pendências

      Após a consulta dos lotes na tela "Lotes", quando o usuário efetuar o duplo clique do mouse nos lotes que estejam com inconsistências abrirá a tela de "Pendências", e serão registrados no lote os dados do usuário que efetuou o lote, sendo que essa informação poderá ser visualizada na tabela presente nesta tela.

      Orientamos a farmácia a acompanhar a contabilidade diariamente ou semanalmente, já configurando e ajustando possíveis inconsistências. A ausência deste acompanhamento gera inúmeros transtornos ao final do mês, na hora de entregar os livros fiscais e contábeis.

      Caso, ao visualizar a mensagem do arquivo de pendência e não conseguir identificar a configuração faltante, entre em contato com a Central de Serviços SoftPharma, que o mesmo ajudará a identificar qual configuração esta faltando.

Cancelamento de Lotes

      Segue abaixo as regras de cancelamento de lotes por status, ou seja, quando lote estiver:

• • Em processamento: Será permitido cancelar o lote que está em processamento, somente pelo usuário que está gerando, sendo que essa situação pode acontecer quando porventura a máquina travar ou o cliente precise reiniciar o processo.
  • Com inconsistência: Para os lotes inconsistentes serão removidos por completos, e não serão registrados como cancelado.
  • E para opções "Fechado", "Exportado", "Cancelado" e "Sem movimento", os lotes serão cancelados normalmente e o status do lote será alterado para "Cancelado".

Geração do Movimento Gerencial (XML)

      Ao gerar os lotes na tela "Lotes", quando a opção "100 - Movimento Gerencial" estiver selecionada gerará o arquivo .XML direto do movimento gerencial/custo, e o arquivo será salvo na pasta "C:\Arquivos de Programas\SoftPharma\exportação\Integração Contabilidade Softpharma".

Exportação do Movimento Contábil - Layout EBS

      Para efetuar a exportação da movimentação no layout EBS seguirá as seguintes regras:

• • Quando o produto 61 - Contabilidade gerencial estiver desabilitado, deverá gerar os movimentos contábeis sem gerar o centro de resultado.
  • Quando o produto 61 - Contabilidade gerencial estiver habilitado, e o parâmetro "Movimento gerencial vinculado ao movimento contábil" DESMARCADO, deverá gerar os movimentos contábeis sem gerar o centro de resultados.
  • Quando o produto 61 - Contabilidade gerencial estiver habilitado, e o parâmetro "Movimento gerencial vinculado ao movimento contábil" MARCADO, deverá gerar os movimentos contábeis com os devidos centros de resultados.