Importante!
Este guia tem como objetivo auxiliar os vendedores/gerentes das lojas Rede Electrolux no que diz respeito ao fechamento do caixa, permitindo verificar todos as informações necessárias para evitar divergência de valores ou informações repassadas quando de fato o caixa for fechado.
Abaixo seguem as principais rotinas que devem ser verificadas antes de realizar o Fechamento de Caixa, ou seja, devem ser executadas todos os dias para evitar situações futuras.
As verificações permitem identificar situações que podem causar impacto financeiro ou divergência de valores ao passar por uma auditoria ou integração.
Observação!
Todos os dados exibidos abaixo não condizem com o ambiente de produção da Electrolux, ou seja, são dados fictícios utilizados para apresentação desse guia.
Avaliar NF-e Pendente de Geração/Envio/Autorização no sistema:
O primeiro ponto a ser avaliado é se existem Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) com a situação de Pendente de Geração, Pendente de Envio ou Pendente de Autorização:
Para que uma NF-e fique pendente no sistema, é preciso que durante a sua emissão - ERP > Faturamento > Emissão de Nota Fiscal - tenha sido interrompida ou o seu processo não foi finalizado corretamente.
Ao fechar a aba do navegador, cair internet e instabilidade com o SEFAZ podem ocasionar esse tipo de situação.
Como proceder ao encontrar uma NF-e Pendente no sistema?
Ao localizar uma NF-e pendente no sistema, é possível diretamente no relatório do Movimento Diário (ERP > Faturamento > Relatórios) realizar a operação de autorização da nota, basta clicar no número do documento disponível na coluna Doc/Emp, conforme é exibido abaixo:
NFC-e: Pendente de Geração
Caso exista uma NFC-e em seu Movimento Diário com a situação de Pendente de Geração, abra um protocolo/chamado ou entre em contato (via telefone/chat) com o time de Suporte Premier para que essa situação seja analisada.
O sistema apresentará uma janela semelhante a exibida abaixo, possibilitando 3 opções:
Autorizar: permite reenviar a nota para o SEFAZ, autorizando-a ou rejeitando-a;
Documento interno: permite abrir o detalhamento da nota, contendo todos os dados (cliente, itens, preços e etc);
Excluir: permite excluir a nota e numeração do ERP.
- A permissão de Autorizar e Excluir estão ligadas diretamente as permissões do seu usuário, portanto caso não seja exibida essas opções, o seu usuário não possui permissões
Ao clicar em Autorizar, aguarde todo o processamento, e então o sistema apresentará uma janela semelhante a exibida abaixo, informando que a nota foi autorizada no sistema.
Com a nota autorizada, outras opções serão exibidas para ser utilizadas junto a nota.
Documento Interno: permite abrir o detalhamento da nota, contendo todos os dados (cliente, itens, preços e etc);
Cancelar: permite efetuar o cancelamento da NF-e (até 24horas após sua autorização).
(Em Breve) Cartão de Correção: permitirá enviar uma carta de correção para correção de dados diretamente ao SEFAZ;
Imprimir Danfe: permite realizar a impressão da DANFE da NF-e para ser entregue ao cliente.
(Em Breve) Baixar XML: permitirá realizar o download do XML enviado e autorizado junto ao SEFAZ.
Avaliar Transação TEF Pendente no sistema:
O segundo ponto é avaliar se existem Transações TEF com a situação de Pendente no sistema:
Para avaliar as transações TEF, é necessário acessar o caminho ERP > Faturamento > Cartões > Relatórios > Transações > TEF e informar o período do dia, um relatório será gerado.
Conforme pode ser verificado abaixo, a coluna Estado Transação exemplifica a situação atual da transação.
- As transações TEF serão apresentadas na cor vermelha para facilitar a sua localização.
Uma Transação TEF pode estar pendente no sistema quando houver falhas de comunicação no momento da conectividade com o servidor do D-TEF, por exemplo, queda de internet e/ou instabilidades.
Como proceder ao encontrar uma Transação TEF pendente no sistema?
Atualmente no sistema (ERP e POS) não há possibilidade de reprocessar transações TEF, portanto toda e qualquer transação nesse estado deverá ser relatado a TI da Electrolux.
A equipe de TI possui acesso ao D-TEF Web, sistema do qual permite efetuar o reprocessamento da transação e também outras funcionalidades referente as transações
Reprocessamento de Transação Pendente!
O aviso a equipe de TI da Electrolux deve ser realizado o quanto antes para que o reprocessamento da transação seja efetuada o quanto antes.
Essa necessidade ocorre, pois o reprocessamento for efetuado posterior ao permitido pela administradora de cartão, a transação poderá não ser aprovada.
Avaliar a Sincronização dos Documentos POS versus ERP
Todas as vendas emitidas pelo POS devem ser sincronizadas no ERP, essa verificação deve ser efetuada manualmente através do ERP.
Ou seja, é necessário comparar os documentos emitidos pelo seu PDV com o Relatório do Movimento Diário através do caminho ERP > Faturamento > Relatórios > Movimento Diário.
Documento não sincronizado
Ao realizar a venda no POS e a mesma não for sincronizada junto ao ERP, o sistema possui um prazo máximo para esse tipo de sincronização, portanto é necessário aguardar.
Por exemplo: efetuei a venda no dia 11/08 as 10:00 e não foi possível localizar esta venda no mesmo dia as 15:00 através do Movimento Diário, portanto, o prazo para sincronização é até o dia 12/08 as 10:00
Caso após o período de 24 horas ainda não for integrada a nota com sucesso, então, essa situação é considerada erro e o Suporte Premier deverá ser acionado via telefone/chat ou protocolo/chamado.
Localizou situações divergentes ou diferentes do demonstrado acima?
Caso tenha identificado outras situações que impactem no fechamento do caixa ou você necessita de maiores informações de como proceder, entre em contato com o Suporte Premier através dos canais de atendimento (telefone, chat ou chamado).
Dessa forma, é possível analisar a situação e repassar corretamente as instruções.
Caso a situação seja pertinente, poderá ser incluída neste manual para aprimorar o Check-list.