1 Conceito

O módulo Conciliação de Cartões permitirá uma conferência automatizada das informações relacionadas as transações de cartões de débito e de crédito, bem como despesas e acertos realizados em seu extrato da operadora

2 Requisitos

Para utilizar a rotina de Conciliação de Cartões, é necessário possuir as configurações de contas e motivos, além de possuir modulo de Conciliação de Cartões. Para possuir este modulo, deverá solicitar ao setor comercial da Linx Blumenau, tanto para a rotina de Conciliação de cartões via arquivos ou webservice. Também é necessário possuir o serviço habilitado pela operadora de cartões.

3 Configurações

As configurações para funcionamento da rotina de Conciliação de Cartões serão descritas nos próximos capítulos.

3.1 Configurações Módulo Gerencial

Para utilizar o módulo Conciliação de Cartões será necessário realizar algumas configurações, estas configurações serão realizadas diretamente no módulo Gerencial do Linx Postos AutoSystem®.

3.1.1 Plano de Contas

Para funcionamento da rotina de Conciliação de Cartões, é necessário configurar contas no Plano de Contas do sistema, através do módulo Gerencial > Cadastros > Planos de Contas. Será exibida a tela conforme imagem a seguir:

Esta tela possui os botões:

• Novo: permitirá adicionar uma conta ao plano de contas;

• Editar: permitirá editar uma conta;

• Excluir: permitirá excluir uma conta;

• Procurar: permitirá localizar uma conta;

• Atualizar: permitirá atualizar o plano de contas;

• Fechar: permitirá fechar a tela.

Nos capítulos a seguir serão descritas as configurações das contas a serem criadas no plano de contas.

3.1.1.1 Taxa Administrativa

Para incluir a conta de taxas administrativa, selecionar a conta Despesas > Despesas Operacionais e clicar no botão Novo. Conforme imagem a seguir:

Na opção Tipo contábil selecionar a opção Débito. Na aba Opções, marcar a opção Aceitar lançamentos. Após, clicar no botão Confirmar para registrar as informações.

3.1.1.2 Ajuste Débito

Para incluir a conta de ajustes de débito, selecionar a conta Despesas > Despesas Operacionais e clicar no botão Novo. Conforme imagem a seguir:



Na opção Tipo contábil selecionar a opção Débito. Na aba Opções, marcar a opção Aceitar lançamentos. Após, clicar no botão Confirmar para registrar as informações.

3.1.1.3 Ajuste Crédito

Para incluir a conta de ajustes de crédito, selecionar a conta Receitas > Receitas Diversas e clicar no botão Novo. Conforme imagem a seguir:

Na opção Tipo contábil selecionar a opção Crédito. Na aba Opções, marcar a opção Aceitar lançamentos. Após, clicar no botão Confirmar para registrar as informações.

3.1.2 Motivos de Movimentação

Será necessário criar os motivos de movimentação das contas contábeis criadas no Plano de Conas (Taxa Administrativa, Ajuste de Débito e Ajuste de Credito) e configurar os motivos de movimentação já existentes, referentes aos cartões de crédito e débito. Para isso, acessar o módulo Gerencial > Cadastros > Motivos de movimentação.
A tela a seguir será exibida:

Esta tela possui os botões:

• Salvar: permitirá salvar as informações;

• Excluir: permitirá excluir um motivo de movimentação;

• Novo: Permitirá adicionar um novo motivo de movimentação;

• Procurar: permitirá localizar um motivo de movimentação;

• Fechar: permitirá fechar a tela.

Nos capítulos seguintes serão descritos os procedimentos para a criação dos novos motivos de movimentação, bem como a configuração dos motivos de movimentação de cartões, já existentes.

3.1.2.1 Motivos de Movimentação Taxa Administrativa

Para criar o motivo de movimentação referente à Taxa Administrativa, acessar no módulo Gerencial, o menu Cadastros > Motivos de movimentação, clicar no botão Novo e preencher os campos conforme a imagem abaixo:
Informar o nome do motivo de movimentação e as contas de débito e crédito. Após, clicar no botão Salvar para registrar as informações.

3.1.2.2 Motivos de Movimentação Ajuste de Débito

Para criar o motivo de movimentação referente à Ajuste de Débito, clicar novamente no botão Novo e preencher os campos conforme a imagem abaixo:

Informar o nome do motivo de movimentação e as contas de débito e crédito. Após, clicar no botão Salvar para registrar as informações.

3.1.2.3 Motivos de Movimentação Ajuste Crédito

Para criar o motivo de movimentação referente à Ajuste de Crédito, clicar mais uma vez no botão Novo e preencher os campos conforme a imagem abaixo:

Informar o nome do motivo de movimentação e as contas de débito e crédito. Após, clicar no botão Salvar para registrar as informações.

3.1.2.4 Motivos de Movimentação Cartões

Para configurar os motivos de movimentação de cartões, selecionar os motivos de movimentação de cartões de crédito e débito, e na aba Informações, informar o campo, conforme imagem abaixo:

• Informações adicionais: selecionar a opção CARTÃO.

Após informar o campo, clicar no botão Salvar para registrar as alterações.

3.1.3 Módulo Conciliação de Cartões

3.1.3.1 Configurações Gerais

Para realizar as configurações gerais do módulo, acessar o menu Configurações > Módulos > Conciliação de Cartões. A aba Geral será responsável pelas configurações gerais do módulo Conciliação de Cartões, ou seja, será aplicada a todas as operadoras.
Conforme imagem a seguir:

A guia Pastas possui os campos:

• Pasta conciliação: informar o local onde o sistema deverá procurar pelos arquivos de conciliação de cartões. Ao iniciar a rotina, será realizada uma busca nas pastas informadas para localizar arquivos de conciliação. Estas informações poderão também ser configuradas por empresa e operadora;

A opção Após processar possui as opções:

• Manter arquivo: manterá o arquivo após realizar a conciliação de cartões;

• Mover arquivo para pasta de backup: moverá o arquivo para a pasta de backup após realizar a conciliação de cartões;

• Apagar arquivo: apagará o arquivo após realizar a conciliação de cartões.

• Pasta backup: informar o diretório onde está localizada a pasta criada para backup.

A guia Contas possui os campos:

• Taxa administrativa: informar a conta que será movimentada pela taxa administrativa;

• Ajuste (débito): informar a conta que será movimentada caso for necessário realizar um ajuste de débito;

• Ajuste (crédito): informar a conta que será movimentada caso for necessário realizar um ajuste de crédito.

A guia Exceções possui os campos:

• Não identificado: informar a conta que será movimentada caso uma transação não seja identificada;

• Acerto: informar a conta que será movimentada com débitos que se encontram na fatura. Exemplo: aluguel de POS.

3.1.3.2 Configurações por Operadora

Nas guias Cielo, Visanet, Redecard, Userede e GetNet, serão realizadas as configurações específicas para cada operadora, será descrito de forma genérica uma vez que as abas possuem os mesmos campos para configuração, inclusive para operação via webservice, com algumas observações importantes. As configurações da operação via webservice (Aba Linx) serão tratadas separadamente nos próximos capítulos.
A aba Empresa possui os botões:

• Adicionar: permitirá adicionar configurações da empresa;

• Editar: permitirá editar a empresa selecionada;

• Excluir: permitirá excluir a empresa selecionada.

Conforme imagem a seguir:

A aba Empresas permitirá configurar o módulo Conciliação de Cartões especificamente para a rede selecionada, ao clicar no botão Adicionar, a janela a seguir será exibida:

A guia Parâmetros possui os campos:

• Empresa: informar a empresa em que será realizada a configuração;

• Estabelecimento: informar o código do estabelecimento, de acordo com o cadastro na operadora.

A aba Contas correntes permitirá vincular contas correntes a produtos da operadora.
Esta aba possui os botões:

• Adicionar: permitirá adicionar contas corrente;

• Excluir: permitirá excluir a conta corrente selecionada.

Ao clicar no botão Adicionar será exibida a guia Adicionar Conta Corrente, conforme imagem a seguir:

Esta guia possui os campos:

• Conta corrente: informar a conta corrente que será movimentada;

• Produto: selecionar o produto, cadastrado previamente conforme veremos na sequência;

Após informar os campos clicar no botão Adicionar.

A aba Configurações opcionais exibirá os mesmos campos já citados no capítulo 3.1.2, esta janela só deverá ser preenchida se as operadoras possuírem configurações distintas, caso desejar utilizar as mesmas configurações para todas as operadoras não há necessidade de preenchimento.

Após realizar as configurações clicar no botão Confirmar – F5.
A aba Produtos possui os botões:

• Adicionar: permitirá adicionar os produtos disponibilizado pela operadora;

• Editar: permitirá editar os produtos selecionados;

• Excluir: permitirá excluir os produtos selecionados. Conforme imagem a seguir:

Após clicar no botão Adicionar será exibida a janela a seguir:

Esta janela possui os campos:

• Descrição do produto: informar o nome do cartão;

• Contas de movimentação deste produto: informar as contas que fazem parte do cartão.

Esta guia possui os botões:

• Adicionar: permitirá adicionar contas;

• Excluir: permitirá excluir a conta selecionada.

Ao clicar no botão Adicionar será exibida uma lista com as contas para configuração dos produtos, selecionar a conta e clicar em Confirmar, conforme imagem a seguir:

Após realizar as configurações clicar no botão Salvar – F5, para gravar as informações.

3.1.3.3 Configurações da Conciliação via Webservice

Além da conciliação de cartões via arquivo, o Linx Postos AutoSystem® disponibiliza a integração via webservice, uma forma ainda mais pratica de tratar a conciliação das informações, ou seja, permite realizar a conciliação dos cartões de forma individual ou em conjunto, sem haver a necessidade de adquirir os arquivos de extratos das operadoras, já que o próprio sistema fará esse trabalho.
Para que seja possível seu uso, algumas informações devem ser seguidas:

• Configuração: as configurações de contas e motivos movimentação são iguais às de conciliação por arquivo, como já vistas nos tópicos anteriores;

• Função: o funcionamento via webservice está habilitado apenas para a rede LINX

• Liberação: é necessário possuir cadastro e habilitar o serviço de webservice em seu CNPJ junto a rede LINX. Para isso, realizar a solicitação junto ao setor comercial da LINX Postos.

Feito estes procedimentos, o usuário poderá utilizar a funcionalidade da seguinte forma:
Acessando a configuração em Gerencial > Configurações > Módulos > Conciliação de Cartões, deverá selecionar a opção na "Linx", conforme imagem:

É necessário que seja marcado a opção "Habilitar" para todas as empresas que irão utilizar a rotina de conciliação de cartões via webservice. Se a empresa em questão for matriz, o Linx Postos Autosystem, irá apresentar, além da matriz, todas as filiais que são vinculadas a ela, assim é possível habilitar todas as empresas que utilizarão desta função. Na filial, será demonstrada apenas a empresa local. Cabe ressaltar que na guia Empresas serão apresentadas somente as empresas com o módulo Conciliação de Cartões habilitado.

Esta tela possui o botão "Editar" no canto superior direito. Selecionando uma empresa e editando, será apresentado a tela de configurações, conforme imagem:

A guia Parâmetros possui os campos:

• Empresa: ele informa qual empresa foi selecionada;

A aba Contas correntes permitirá vincular contas correntes a produtos da operadora.
Esta aba possui os botões:

• Adicionar: permitirá adicionar contas corrente;

• Excluir: permitirá excluir a conta corrente selecionada.

Ao clicar no botão Adicionar será exibida a guia Adicionar Conta Corrente, conforme imagem a seguir:
Esta guia possui os campos:

• Conta corrente: informar a conta corrente que será movimentada;

• Produto: selecionar o produto cadastrado previamente, conforme veremos a seguir:

• Adicionar: permitirá adicionar produto;

• Editar: permitirá editar as informações de produto;

• Excluir: permitirá excluir o produto selecionado.

Clicando no botão Adicionar será apresentado a tela de Produtos por Operadora:

Nela estão disponíveis:

• Produto: informar o nome do cartão;

• Autorizadora: informar a autorizadora (operadora) que este produto irá utilizar. No momento da conciliação será considerada a autorizadora informada. Para que todas sejam consideradas, basta deixar o campo em branco;

• Bandeira: informar qual bandeira este produto irá utilizar;

• Transação: optar por credito ou débito;

• Parcelamento: escolher entre as opções disponíveis a baixo:

• Taxa: informar o valor da taxa (em percentual) cobrada pela autorizadora. Campo não obrigatório;

• Tolerância: informar a tolerância (em Reais) a ser considerada em relação à taxa aplicada pela operadora. Este campo será habilitado somente quando a taxa for informada, e seu preenchimento será obrigatório.

Na guia Conta, informar qual conta será utilizada para movimentar os lançamentos realizados. Clicando no botão Adicionar será apresentado a tela de opção de escolha de contas:

Na guia Empresa, pode ser configurada a taxa e a tolerância por empresa.

Clicando no botão Adicionar será apresentada a tela para preenchimento dos valores:

Realizado a configuração do Produto, basta confirmar a operação para que seja concluída.

A aba Configurações opcionais exibirá os mesmos campos já citados no capítulo 3.1.2, esta janela só deverá ser preenchida se as operadoras possuírem configurações distintas, caso desejar utilizar as mesmas configurações para todas as operadoras não há necessidade de preenchimento.

Após realizar as configurações clicar no botão Confirmar – F5.
A aba Produtos possui os botões:

• Adicionar: permitirá adicionar os produtos disponibilizado pela operadora;

• Editar: permitirá editar os produtos selecionados;

3.2 Extrato Cielo

Para realizar a conciliação de cartões será necessário fornecer ao sistema os extratos disponibilizados pela operadora. Cada operadora utiliza um formato diferente de arquivo e o disponibiliza de maneira diferenciada. Para configurar Visanet, Redecard, Userede e GetNet o usuário deverá entrar em contato com as respectivas empresas.

A CIELO disponibiliza aos seus clientes extratos de vendas e de pagamentos através do seu site, acessar através do link CIELO. Para acessar o site será necessário informar o número do estabelecimento, nome do usuário e senha de acesso.

Conforme imagem a seguir:

O Linx Postos AutoSystem® processa os extratos em formato CSV, que devem ser baixados em uma pasta previamente configurada.

3.2.1 Obter Extrato

Ao realizar o login no site da CIELO, selecionar o menu Extrato e selecionar a opção Consultar lançamentos, conforme imagem a seguir:

Informar os filtros:

• Consulta Extrato: selecionar a opção Extrato de Pagamentos;

No filtro Apresentação selecionar as seguintes opções:

• Comprovante de Venda: gerará os comprovantes dos pagamentos, confirmados para a empresa;

• Resumo de Operação: gerará o resumo dos pagamentos, as vendas realizadas pela empresa.

• Período: selecionar o período desejado;

• Empresa/Bandeira: selecionar a empresa e as bandeiras desejadas. Conforme imagem a seguir:

Após informar os filtros clicar no botão Buscar, serão exibidas as informações de acordo com os filtros informados, conforme imagem a seguir:

Clicar no botão Exportar como CSV localizado no final da página:

Após clicar no botão Exportar como CSV, selecionar o diretório para a pasta previamente configurada e o arquivo será baixado.

4 Funcionalidades

O módulo Conciliação de Cartões permitirá uma conferência automatizada das informações relacionadas às transações de cartões de débito e de crédito. O processamento dos extratos ocorre de modo automático, sendo que, após confirmar a conciliação, os arquivos que foram processados são salvos na pasta backup caso a opção de backup esteja marcada.
É possível realizar a conciliação tanto via arquivos quanto webservice.

4.1 Tipos de Conciliação

Existem dois tipos de conciliação que serão realizadas pelo Linx Postos AutoSystem® e serão descritas nos próximos tópicos.

4.1.1 Conciliação de Vendas

Através da conciliação de vendas será possível conferir se todas as operações registradas no Linx Postos AutoSystem® foram corretamente registradas na operadora de cartão. Este processo realizará as seguintes ações:

• Conferir se todas as transações estão na operadora;

• Conferir se o valor da transação é o mesmo;

• Ajustar a data do pagamento previsto.

Também é possível efetuar a conferência de vendas com cartão de crédito, antes de confirmar o pagamento das transações, que em geral levam 30 dias.
Cabe ressaltar que esta conferência só é possível por meio da conciliação via webservice, que será vista logo mais.

4.1.2 Conciliação de Pagamentos

Através da conciliação de pagamentos será possível realizar a "baixa" de toda a movimentação financeira de cartão, bem como as despesas relacionadas, como aluguel de POS, taxas diversas, etc.
Este processo realizará as seguintes ações:

• Baixa na conta bancária indicada dos valores pagos;

• Lançamento automático das despesas financeiras com taxa administrativa;

• Lançamento das despesas referente a ajustes.

4.2 Caixa

Para que o sistema busque corretamente as informações das transações, quando o POS for utilizado, será necessário informar o comprovante de venda no momento da venda.
Ao realizar o fechamento da venda a janela a seguir será exibida:

Informar os campos:

• Forma pagto: informar o motivo de movimentação configurado conforme capítulo 3.1.4;

• CV: informar o número do comprovante de venda emitido. Após informar os campos finalizar a venda.

4.3 Conciliação de Cartões (Arquivo)

Para realizar a conciliação de cartões via arquivo, entrar no módulo Gerencial e acessar o menu Financeiro > Conciliação > Cartões.
Será apresentada a seguinte imagem:

Esta janela possui os campos:

• Arquivo: exibirá o nome do arquivo;

• Pasta: exibirá o diretório onde a pasta está localizada;

• Layout: exibirá a informação do layout utilizado;

• Data criação: exibirá a data de criação da pasta;

• Tamanho (KB): exibirá o tamanho do arquivo em KB.

Esta janela possui os botões:

• Selecionar: permitirá selecionar todos os arquivos;

• Pesquisar: permitirá informar o diretório em que estão alocados os arquivos;

• Ler arquivos selecionados – F5: iniciará o processo de conciliação de acordo com o arquivo selecionado;

• Pagamentos não conciliados: exibirá os pagamentos em que a conciliação não foi realizada. Conforme imagem a seguir:

Esta janela possui os seguintes filtros:

• Empresa: informar a empresa; (Visível somente na matriz)

• Período vencto: informar o período de vencimento.

Após informar os filtros clicar no botão Exibir – F5.
Esta janela possui o botão:

• Detalhar: permitirá exibir de forma detalhada o lançamento selecionado.

Após selecionar os arquivos clicar no botão Ler arquivos selecionados – F5.
Caso exista alguma inconsistência no arquivo ou layout, será exibida a tela com as informações processadas e indicará o motivo. Conforme imagem a seguir:

Será necessário corrigir as inconsistências encontrada para realizar a conciliação.
Caso o sistema não encontre inconsistências no arquivo, processará os arquivos da conciliação, a janela a seguir será exibida:

Esta janela possui três ícones:

• : indicará que as transações estão corretas e podem ser processadas;

• : indicará que as transações possuem críticas que devem ser corrigidas;

• : indicará que as transações serão ignoradas;

Esta janela possui os botões:

• Detalhar: permitirá exibir de forma detalhada o lançamento selecionado;

• Selecionar: permitirá selecionar todos os arquivos;

• Processar extratos – F5: permitirá realizar o processo de conciliação;

• Ajuda – F1: trará a legenda dos ícones das transações, conforme já mencionado acima.

Após selecionar uma transação e clicar no botão Detalhar a janela a seguir será exibida:

Nesta janela serão exibidas todas as transações realizadas, ao selecionar uma transação que possui crítica será exibida uma mensagem que informará a causa da mesma.

Conforme imagem a seguir:

Após verificar a crítica, será possível corrigi-la clicando no botão Resolver críticas – F4.
A janela a seguir será exibida:

A guia Comprovante de venda exibirá as informações obtidas através dos arquivos processados. A guia Providência exibirá as informações relacionadas a correção da crítica, possui os campos:

• Ação: permitirá selecionar as opções:

• Lançamento: permitirá realizar o lançamento do comprovante de venda no sistema;

• Ignorar: permitirá ignorar este lançamento.

• Motivo: informar o motivo de movimentação que será utilizado para este lançamento;

• Conta: informar a conta caixa a qual o lançamento será vinculado;

• Data: informar a data do lançamento;

• Turno: informar o turno do lançamento.

Após informar os campos clicar no botão Confirmar – F5 para registrar o comprovante da venda. A crítica será removida e o ícone mudará para verde.

Para que a conciliação seja concluída, será necessário selecionar as transações desejadas e clicar no botão Processar extratos – F5.

Os extratos serão processados, ao concluir a operação será exibida uma mensagem, conforme imagem a seguir:

4.4 Conciliação de Cartões (Webservice)

Após configurações, é momento de utilizar a rotina via webservice. Para isto, acessar no módulo Gerencial a tela de escolhas em Financeiro > Conciliação > Cartões.
Será apresentada a tela para escolha de conciliação via webservice ou arquivo, conforme imagem:

Selecionando a opção Conectar ao serviço de conciliação Linx (Webservice) será apresentado a tela a seguir:

Nela, são apresentadas opções de parâmetros, como:

• Grupo empresa: permite escolher um grupo de empresas para filtro de lançamentos;

• Empresa: permite a escolha de qual empresa conciliar. No botão "+" será possível adicionar mais de uma empresa que estará habilitada para este tipo de conciliação;

• Autorizadora: permite escolher uma autorizadora (operadora) para filtro;

• Período: escolha o período desejado para filtro;

• Tipo Período: escolha entre lançamentos de vendas e pagamentos.

• Exibir transações sem pagamento confirmado: marcando essa opção, serão apresentadas as vendas a débito que ainda não tiveram o pagamento confirmado, dessa forma será possível realizar a conferência destas.

Cabe ressaltar que as empresas apresentadas, serão somente as com o módulo Conciliação de Cartões habilitado.

Após inserir os filtros, basta selecionar as contas desejadas e clicar no botão 'Confirmar – F5'. O sistema buscará via webservice todas as informações constantes apresentando-as na tela de conciliação de cartões:

Agora basta o usuário verificar se os arquivos apresentados estão de acordo e se necessário aplicar algum ajuste, conforme visto no item 4.2.

Caso seja um registro que ainda não possua confirmação de pagamento, ao resolver a crítica referente ao comprovante de vende não apresentado, conforme item 4.2, será necessário além de informar a conta caixa a qual o lançamento será vinculado, também deve ser informada a data de vencimento, como mostra a imagem abaixo:

Se os campos Taxa e Tolerância tiverem sido informados na configuração (Guia Produto), o sistema fará uma comparação entre a taxa informada e a taxa aplicada pela operadora. Estando a taxa acima da tolerância, a fonte será apresentada em cor vermelha, já se a taxa estiver abaixo da tolerância, a cor apresentada será azul, como mostra a tela abaixo.

Para conferir a legenda das cores, clicar no botão Ajuda – F1, e será apresentada a seguinte tela:

Estando as informações corretas para conciliação, bastará "Processar extratos – F5" para que a rotina seja finalizada.

Como orientação, o sistema apresentará a seguinte mensagem ao termino da execução da rotina:

Se utilizado a opção "Sim", será apresentada a tela para filtro e pesquisa dos lançamentos não conciliados, servindo assim de orientação e informação ao usuário.

As principais redes homologadas, para a utilização da Conciliação de Cartões via webservice são: