Aqui você vai encontrar:

O que é a ferramenta? 

Neste manual você encontrará o passo a passo para consultar e movimentar a ferramenta Caixas e Bancos. Essa ferramenta é uma importante aliada para uma boa gestão financeira nas empresas, pois objetiva auxiliar o usuário na gestão de suas contas bancárias e contas internas cadastradas no sistema SetaERP, assim, todas as movimentações financeiras realizadas no Caixa, como vendas, pagamentos, sangrias, recebimentos, etc ou no módulo Retaguarda na parte financeira, como baixa de títulos a pagar, a receber, baixa de cartões, etc ficam nela registradas automaticamente. Além disso, a ferramenta possibilita a inserção manual de pagamentos, recebimentos, entradas ou saídas.  

Dúvidas frequentes (FAQ)

Vídeos da ferramenta

Manual de uso da ferramenta

Abaixo você terá todas as instruções de uso da ferramenta

Como configurar as permissões de acesso

Para configurar as permissões de acesso a essa ferramenta, acesso o módulo Retaguarda > Menu Configurações > Permissões de acesso.

Para que o usuário tenha acesso a ferramenta Caixas e Bancos é necessário que o grupo em que ele está vinculado esteja com a caixa de seleção de permissão de acesso para “Caixas e Bancos” esteja marcada, de acordo com a necessidade de cada grupo de usuários, ou seja, se o grupo apenas acessar a ferramenta bastará marcar a caixa de seleção da coluna acessar, e assim com as demais funções (modificar, excluir e relatórios). Para realizar esta operação é necessário acessar o módulo acesse o SetaERP no Módulo Retaguarda, vá até o Menu Configurações e clique na opção Permissões de Acesso. 

Caixas e Bancos

Acessar: Acesso a tela de caixas e bancos, inclusão de um título e realização de transferencia entre contas.
Modificar: Permite alterar um registro existente.
Excluir: Permite a exclusão de um registro existente.
Relatórios: Libera acesso aos relatórios de caixas e bancos.

Consolidação das Contas

Acessar: Permite o acesso e consolidação das contas na tela de caixas e bancos.
Excluir: Permite a exclusão de uma consolidação.

Funcionalidade do Caixas e Bancos

Para acessar a ferramenta Caixas e Bancos acesse o SetaERP no Módulo Retaguarda, vá até o Menu Financeiro e clique na opção Caixas e Bancos. 

Assim como nas demais telas do sistema será apresentada a tela de filtros. Com as seguintes opções: 

- Conta: possibilita a escolha de uma conta específica, entre as cadastradas no módulo Retaguarda > Financeiro> cadastros e configurações > Contas Correntes, será necessário a escolha de uma conta para a visualização da ferramenta.   

- Empresa: possibilita selecionar uma ou mais empresas para realizar a pesquisa clicando na lupa do lado direito, caso possua mais que uma empresa na rede, deixando em branco serão apresentadas todas as empresas.  

- Item: possibilita a escolha de um item específico do plano de contas.  

- Pessoa: possibilita buscar uma pessoa específica para realizar a pesquisa, podendo ser cliente, fornecedor, funcionário, representante ou transportadora, pois a busca é realizada pelo Cadastro Geral.  

- Descrição: possibilita a busca por alguma descrição específica.  

- Período: permite informar a data inicial e final para a pesquisa, por padrão o sistema trará nos dois campos o dia em que a pesquisa está sendo realizada.  

- Operação: possibilita realizar o filtro por tipo de operação, sendo: recebimento, pagamento, entrada ou saída.  

- Tipo de Doc.: possibilita selecionar um tipo de documento específico, lembrando que os tipos de documentos dos títulos a pagar são: nota fiscal manual, nota fiscal impressa, cupom fiscal, guias e recibos, NFCe ou SAT.  

- Documento: possibilita a busca de um documento específico, a partir de sua numeração, como número de nota ou recibo. 

- Lote: possibilita a busca por lote específico, lembrando que a numeração do lote é gerada automaticamente quando há baixas de vários títulos juntos (baixa em lote).  

- Comprovante: possibilita a busca por um comprovante de pagamento específico, a partir de sua numeração cadastrada no sistema.  

- Valores: possibilita a busca por títulos/movimentações de alguns valores específico, informando de quanto até quanto a pesquisa deve ser realizada.  

Após a realização dos filtros desejados, bastará clicar em F8-Filtrar ou F8 no teclado, para visualizar as movimentações.  

Lembre-se para visualizar as movimentações na ferramenta Caixas e Bancos é necessário informar a conta que será pesquisada, caso não seja informada, ao clicar em F8-Filtrar o sistema solicitará que a conta seja filtrada. E, o mesmo se repete para inclusão de títulos, transferências e consolidação de contas. 

Você pode utilizar o filtro de acordo com a sua preferência. Veja as movimentações abaixo:

O seta irá listar todas as transações que ocorreram para a conta selecionada

• Data: Nesta coluna, será exibida a data da transação realizada.

• Item: A coluna Item apresenta o item correspondente ao plano de contas associado à movimentação.

• Pessoa: A coluna Pessoa exibe o nome da pessoa envolvida na transação, seja um cliente, fornecedor ou outra parte.

• Documento: Esta coluna mostra o nome gerado automaticamente durante a realização da transação. É um identificador único para a transação.

• Operação: A coluna Operação faz referência à ação executada durante a transação.

• Loja: A coluna Loja exibe o código atribuído à loja onde a transação foi efetuada.

• Descrição: A coluna Descrição permite a inserção de um nome significativo para a transação realizada, facilitando a identificação posterior.

• Valor: Nesta coluna, é apresentado o valor monetário associado à transação, refletindo o montante financeiro envolvido.

Lembre-se que o tipo de operação utiliza a seguinte legenda: 

- E = entrada  

- P = pagamento  

- R = recebimento  

- S = saída 

E na parte inferior da tela é apresentado o resumo da conta, com a descrição da movimentação, saldo inicial da conta, considerando o primeiro dia de filtro, valor de entradas e saídas no período filtrado e saldo final da conta, no caso de contas correntes, quando movimentado e informado tudo corretamente, o resultado será igual ao do extrato bancário, ou seja, a ferramenta permite e pode ser utilizada para a realização de conciliação bancária

Caso seja necessário destacar alguma movimentação bastará clicar com o espaço, conforme legenda na parte inferior esquerda da tela “Espaço = Marcar”, que a movimentação ficará com a escrita na cor verde e para desmarcar bastará clicar em espaço novamente, lembre-se a opção marcar não realiza nenhuma movimentação no sistema, apenas destaca um título com a escrita em uma cor diferente, para diferenciá-lo das demais movimentações.   

Caso seja necessário olhar a movimentação de forma mais detalhada ou até mesmo editá-la, bastará selecioná-la com duplo clique que a movimentação será apresentada de forma detalhada, e se alguma modificação ou inclusão for realizada, bastará clicar em F8 – Modificar ou F8 no teclado, informar usuário e senha com permissão de acesso para edição, que a movimentação será atualizada.  

Vamos conhecer os campos dessa tela de Edição:

-Conta: possibilita a escolha de uma conta específica, entre as cadastradas no módulo Retaguarda > Financeiro> cadastros e configurações > Contas Correntes, será necessário a escolha de uma conta para a visualização da ferramenta.  
-Pessoa: possibilita buscar uma pessoa específica para realizar a pesquisa, podendo ser cliente, fornecedor, funcionário, representante ou transportadora, pois a busca é realizada pelo Cadastro Geral. Fica habilitado para edição
- Item: possibilita a escolha de um item específico do plano de contas.  
- Descrição: possibilita a busca por alguma descrição específica. Fica habilitado para edição.
- Tipo de Doc.: possibilita selecionar um tipo de documento específico, lembrando que os tipos de documentos dos títulos a pagar são: nota fiscal manual, nota fiscal impressa, cupom fiscal, guias e recibos, NFCe ou SAT.  Fica habilitado para edição.
- Documento: possibilita a busca de um documento específico, a partir de sua numeração, como número de nota ou recibo. Fica habilitado para edição
- Data: permite informar a data inicial e final para a pesquisa, por padrão o sistema trará nos dois campos o dia em que a pesquisa está sendo realizada. 
- Competência: É uma informação importante.
- Operação: botão fica desabilitado e vai mostrar o tipo de operação, sendo: recebimento, pagamento, entrada ou saída.  
- Valor: É o valor da transação
- Empresa: É empresa que foi realizado a movimentação, você pode realizar a alteração da empresa.
-Lançamento: É o momento que o título foi gerado
- Lote: É o lote da venda
- Auxiliar: É o código da venda concatenado com a siga VE que significa Venda.
- Parcela: Refere-se a quantidade de parcelas

Para retornar a tela principal do caixas e bancos, você clicar em F8-Modificar e informar usuário e senha ou clicar em Cancelar.

Na tela principal temos o botão de Imprimir. Clicando em Imprimir ou ALT + I, será apresentada a tela de impressão, assim como nas demais telas de impressão do sistema clicando na impressora poderá salvar em PDF ou imprimir e clicando na porta ou ESC no teclado fecha a tela de impressão e retorna para a tela anterior.   

Caso queira mudar a forma de visualizar as informações, você pode clicar no botão 'Agrupar o rel. por dia'

E quando a movimentação é inserida diretamente no Caixas e Bancos, o botão Excluir será habilitado, bastará informar usuário e senha para realizar a exclusão da movimentação.  

Para a exclusão das demais movimentações é necessário realizar o seu estorno, na sua devida tela, como por exemplo estorno de fechamento de caixa ou de títulos.  

INCLUIR MOVIMENTAÇÕES

Na tela principal do Caixas e Bancos, tem o menu lateral F3- Incluir.

Além da visualização das movimentações a ferramenta Caixas e Bancos permite a inclusão de títulos, com a vantagem do título já ser lançado baixado, ou seja, quando ocorre a inclusão de títulos por esta ferramenta, não é necessário baixar o título, informando as suas informados de pagamento, porque o sistema entende que ele já está pago e o inclui como baixado. Assim, deve-se registrar na ferramenta apenas títulos já pagos ou recebidos, que não foram inclusos em outras ferramentas do sistema.  

Para incluir um título é necessário selecionar a conta que realizou o pagamento do mesmo e clicar em F3-Incluir ou F3 no teclado.  

Na tela de inclusão a conta já estará preenchida com a conta filtrada e não será possível a troca, caso seja necessário informar outra conta é preciso voltar para a tela de filtro e repetir o processo. 

Além da conta, é necessário informar algumas informações, como:  

- Pessoa: informar a pessoa, podendo ser cliente, fornecedor, funcionário, etc, a que o título se refere.  

- Item: informar o item do plano de contas em que melhor se encaixa o título 

- Descrição: descrever a que se refere o título, lembre-se quanto mais claro melhor, pois facilitará possíveis auditorias.  

- Tipo de documento: informar o tipo de documento do título, podendo ser fiscal manual, nota fiscal impressa, cupom fiscal, guias e recibos, NFCe ou SAT. 

- Data: informar a data em que o pagamento, recebimento, entrada ou saída foi realizada, quando selecionado pagamento, o sistema gera um títulos a pagar baixado e recebimento, um títulos a receber baixado, e entrada ou saída, apenas realiza uma entrada ou saída na ferramenta de Caixas e Bancos, não entrando nos relatórios de títulos pagos ou recebidos.  

- Competência: informar a data de competência do título.  

- Operação: informar o tipo de operação, podendo ser recebimento ou pagamento (são gerados os títulos no financeiro já baixados e aparecem nos relatórios), entrada ou saída (não gera os títulos e não aparece em relatórios – indicado somente para algum tipo de acerto de valor na conta).  

- Valor: informar o valor pago.  

- Empresa: permite escolher uma das empresas da rede para que esta movimentação seja inclusa, lembrando que no cadastro das contas é registrado a qual empresa cada conta pertence, assim caso a conta só esteja vinculada a uma empresa, mesmo tendo mais empresas registradas no sistema, só será possível escolher a empresa vinculada a conta escolhida para o lançamento da movimentação.  

- Lançamento: apresentará a data em que a movimentação está sendo registrada.  

- Manter campos: mantém os campos preenchidos após clicar em salvar, para que possa ser inclusos novos títulos utilizando os mesmos dados.  

Depois de preenchidos as informações da movimentação, bastará clicar em F8 – Adicionar ou F8 no teclado que a movimentação será inclusa no sistema, de acordo com as informações preenchidas.   

TRANSFERÊNCIAS  

Na tela principal do Caixas e Bancos, tem o menu lateral F5 - Transferências

A opção transferência entre contas, permite transferir valores de uma conta para outra, como por exemplo tirar um valor do financeiro (cofre) e depositar em uma conta corrente cadastrada no sistema. Para realizar esta operação na tela de filtros do Caixas e Bancos, selecione uma conta de origem, de onde sairá o valor a ser transferido, no campo conta e clique em F5 – Transferência ou F5 no teclado.  

Assim como na tela de inclusão a conta origem estará preenchida com a conta que foi informada no filtro e caso seja necessário informar outra conta é necessário retornar a tela de filtros e repetir a operação.

- Destino: clicando na lupa selecione a conta de destino.  

- Descrição: informe um descritivo referente ao lançamento que será realizado, como por exemplo: deposito no banco. 

- Data: informe a data em que a transferência foi realizada.  

- Valor: informe o valor da transferência.  

Após preencher as informações da transferência clique em F8 – Salvar ou F8 no teclado, confirme a transferência entre as contas, o registro da transferência será concluída e poderá ser impresso o comprovante de transferência. 

Caso seja necessário realizar o cancelamento de uma transferência, é necessário realizar a operação inversa, por exemplo, foi realizado uma transferência em um valor X do financeiro para a conta bancária, então é necessário fazer um novo lançamento de saída (uma nova transferência) da conta bancária para a conta financeiro no mesmo valor. 

O registro ainda permanecerá, mas o saldo será atualizado assim que registrar a transferência inversa entre as contas. 

CONSOLIDAÇÃO DE CONTAS 

Na tela principal do Caixas e Bancos, tem o menu lateral F6-Consolidação

A opção consolidação das contas na ferramenta Caixas e Bancos tem como objetivo fixar os lançamentos realizados em determinada conta, dessa forma, é possível ter segurança de que, não serão realizados lançamentos, inclusive retroativos que possam alterar o saldo, após conferido. Por isso, é fundamental que a consolidação só seja realizada quando os saldos em contas estiverem conferidos e corretos.  

Além disso, a consolidação das contas também agiliza as consultas no banco de dados, como por exemplo, quando o sistema faz a busca na tela de fluxo de caixa, saldo das contas (no caixa e bancos), etc. 

Para realizar uma consolidação é necessário acessar a tela de filtros do Caixas e Bancos e clicar em F6-Consolidação do lado esquerdo da tela ou F6 no teclado.  

Assim como nas três opções demonstradas anteriormente é necessário selecionar uma conta para que o sistema acesse a tela de consolidação, com as informações das últimas consolidações realizadas, como data, usuário que realizou a consolidação, saldo anterior, valor de entradas, saídas e saldo atual de quando foram consolidadas.  

Do lado esquerdo da tela são apresentadas as opções disponíveis para visualização, consolidação ou até mesmo exclusão de alguma consolidação.  

- Exibir as últimas: define a quantidade de registros de consolidações realizadas e salvas que serão apresentadas.  

- Data para consolidar: informe a data em que a conta foi conferida e que será realizada a consolidação, lembre-se o sistema permitirá a consolidação a datas anteriores a data em que está sendo realizada, caso a data seja informado o dia atual, o sistema exibirá uma mensagem alertando que será necessário alterar para o dia anterior. 

- F8-Consolidar: realiza a consolidação da conta, após informada a dará que deseja consolidar, lembre-se a data deverá ser inferior a data em que a consolidação está sendo realizada. Após confirmada a consolidação o sistema gravará as informações de usuário, data em que foi realizada e saldos.  

- Depois de realizar a consolidação, o sistema cria um novo registro com as informações necessária da data, usuário, saldo anterior, entrada, saída e saldo atual.

Assim, se for necessário realizar algum lançamento após a consolidação, é necessário excluir a consolidação. 

- Excluir: permite excluir uma consolidação de conta, desde que o usuário tenha permissão de acesso para tal operação.  

Após a exclusão da consolidação será possível realizar o lançamento desejado e realizar a consolidação novamente, repetindo o processo de consolidação.   

SALDO DAS CONTAS 

Na tela principal do Caixas e Bancos, tem o menu lateral F7-Saldo das Contas

A ferramenta Caixas e Bancos permite a visualização rápida e resumida do saldo de todas as contas cadastradas no sistema. Para isso, é necessário clicar na opção F7-Saldo das Contas que fica do lado esquerdo da tela de filtros ou F7 no teclado. Diferente das quatro opções demonstradas anteriormente, para esta não é necessário ter uma conta selecionada nos filtros.  

E assim serão apresentadas as contas, com os seus códigos, descrições, saldo no dia em que está sendo realizada a pesquisa e data da última consolidação, com o valor total de todas as contas na parte inferior da tela.  

Para somar o saldo apenas de algumas contas, bastará selecionar as contas desejadas com espaço no teclado, que a conta ficará com um X na caixa de seleção e o sistema realizará a soma, clicando no X na parte superior da tela, o sistema marcará ou desmarcará todas as contas.  

Além da visualização em tela dos saldos em contas, é possível imprimir ou salvar em Excel está relação clicando em Imprimir ou Exportar para Excel respectivamente e assim como as demais telas do sistema clicando em Fechar ou ESC no teclado retorna para a tela anterior.  

Veja como fica o Resultado

RELATÓRIOS  

Na tela principal do Caixas e Bancos, tem o menu lateral Relatórios.

Para visualizar os relatórios da ferramenta Caixas e Bancos é necessário clicar na penúltima opção da tela de filtros Relatórios ou ALT + R.  

Ou ainda acesse o SetaERP no Módulo Retaguarda, vá até o Menu Relatórios e clique na opção Caixas e Bancos. 

Nas duas formas a tela de relatórios de Caixas e Bancos será apresentada. No SetaERP existem 4 relatórios padrões de Caixas e Bancos.  

O primeiro refere-se a listagem analítica do Caixas e Bancos dentro do período escolhido e filtros utilizados.   

Filtro usado:

Nesse Relatório tem as colunas de Data, Item, Nome, Documento, Op., Valor e no final um totalizador das Entradas, Saídas e Saldo.

O segundo apresenta das movimentações separadas por dia com um totalizador diário também.  

Temos a Movimentação do Dia e as colunas do Item, Nome, Descrição, Documento, Empresa, Op., Valor e no canto inferior direito temos o Saldo Anterior, Total das Entradas, Total das Saídas, Saldo Atual.

Veja o Resultado

O terceiro apresenta a listagem sintética por data, ou seja, um resumo diário com os saldos anteriores, entradas, saídas e saldos atuais de cada dia. 

E o quarto relatório é parecido com o terceiro, porém este apresenta a listagem sintética por item do plano de contas.  

As colunas são do item do Plano de Contas, Entradas, Saídas, Saldo do Item e um totalizador de cada coluna numérica e por fim um Saldo Atual.

Lembre-se relatórios que iniciam com NUMERAÇÃO – Ex: 1 – Listagem Analítica são padrões (fixos) no sistema e os relatórios que iniciam com LETRAS – Ex: A-Relatório Financeiro Loja X, são personalizados, ou seja, desenvolvidos para atender especificamente uma necessidade que os relatórios padrões não atendem. 

É possível realizar os seguintes filtros: 

- Conta: permite selecionar a conta que será visualizada.  

- Data: permite informar o período que será visualizado, informando a data de início e fim da pesquisa.  

- Empresa: permite selecionar a ou as empresas que serão pesquisadas, caso possua mais de uma empresa cadastrada.  

- Operação: permite a visualização de apenas um determinado tipo de operação, lembrando que os tipos de operação são: recebimento, pagamento, entrada e saída.  

- Tipo de documentação: permite a visualização de movimentações de um determinado tipo de documentação, lembrando que os tipos de documentos são: 1 – Nota Fiscal Manual, 2 – Nota Fiscal Impressa, 3 – Cupom Fiscal, 4 – Guias e Recibos, 5 – NFCe e 6 – SAT.  

- Item do Plano de Contas: permite a visualizadas das movimentações de um item específico do plano de contas.  

- Pessoas: permite a visualizadas das movimentações de uma pessoa específica.  

- Descrição: permite a visualizadas das movimentações de uma descrição específica.  

E assim como nos demais relatórios do sistema, do lado esquerdo da tela temos as opções de visualização dos relatórios, podendo ser: 

- 1 – VISUALIZAR ou ALT  1: possibilitará a visualização do relatório em tela, na parte superior terão algumas ferramentas que poderão ser utilizadas, caso o relatório possua mais de uma página a seta poderá ser utilizadas para ir para a próxima página, voltar para página anterior, ir para a última página  voltar para a primeira e para escolher o número da página que deseja visualizar. Ao lado das setas poderá aumentar ou diminuir o zoom. o relatório poderá ser impresso clicando na impressora que fica na parte superior da tela, e para sair do relatório bastará clicar ESC no teclado ou clicar no ícone de porta que fica ao lado da impressora. 

- 2 – IMPRIMIR ou ALT + 2: abrirá a tela para seleção da impressora desejada, e caso tenha impressora PDF instalada no computador o arquivo poderá ser salvo em PDF.  

- 3 – ETIQUETAS: esta opção fica habilitada em relatórios relacionados a clientes e produtos, para que seja geradas as etiquetas de endereços ou de produtos.  

- 4 – E-MAIL ou ALT + 4: caso tenha envio de e-mail cadastrado no sistema, o relatório poderá ser enviado para o e-mail desejado.

- 5 – EXCEL: gerará um arquivo em Excel que poderá ser salvo na pasta escolhida.   

- 6 - Exportar.CSV: Permite gerar um arquivo em csv

- 7 - Desfazer Filtros: Permite limpar os filtros que foram usados na tela

- 7 – EDITAR ou ALT + 7: é utilizado pela equipe Seta para realizar customizações de relatórios.  

- 8 – AJUDA ou ALT + 8: é uma ferramenta muita importante que auxilia futuras consultas, pois é um campo livre, no qual o usuário pode inserir anotações que considera importantes, como por exemplo, qual filtro normalmente utiliza, para que utiliza o relatório e assim todos os usuários que tem acesso ao relatório podem consultar estas anotações.

- 0 – FECHAR, ALT + 0 ou ESC: será utilizado para fechar a tela de consulta de relatório.