Com o intuito de disponibilizar as ferramentas necessárias para o bom desempenho de sua farmácia, a Linx traz inovações e melhorias para o Linx Softpharma, que foram aplicadas na Release 196.0, e através deste informativo vamos abordar sobre a adequação do Softpharma para atender a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Maiores informações referentes a esta inovação e as demais, serão detalhadas neste documento com a finalidade de trazer maior credibilidade e garantir a excelência dos processos administrativos da sua farmácia.

Lei Geral de Proteção de Dados

A LGPD - Lei Geral de Proteção de Dados, foi sancionada em 14 de agosto de 2018, sob nº 13.709/18 é a legislação brasileira que regula as atividades de tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade da pessoa natural. Prevendo então que todos os dados pessoais e dados sensíveis só possam ser coletados e armazenados com a autorização do usuário.

Tendo em vista o sistema Softpharma possuir inúmeros dados cadastrais de clientes para diversas finalidades tais como: programa de fidelidade, vendas a prazo, emissão de documentos fiscais, exportação de dados de clientes para terceiros que são utilizadas nas integrações que o sistema possui, etc, visando atender a Lei em vigor, bem como manter uma relação de transparência quanto ao uso de dados pessoais dos clientes foram necessárias realizar algumas adequações e implementações para o devido cumprimento a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Abaixo serão listadas todas as rotinas que foram impactadas pelas alterações, as novas implementações e como será o funcionamento:

Na funcionalidade Cadastro de Convênios, acessada através do Menu Cadastros>Convênios, na aba "2-Parâmetros" foi inserido o parâmetro "Emitir Alerta na Venda para Clientes SEM Termo de Consentimento - LGPD, esta configuração será por convênio e ao estar marcado emitirá um alerta no processo de venda quando informando um cliente na venda que esteja associado a este convênio, informando que o mesmo ainda não possui o Termo de Consentimento, porém a venda não será impedida.

Figura 01 - Cadastro de Convênios.

  • É de responsabilidade da farmácia elaborar o Termo de Consentimento e entregar ao cliente solicitando sua assinatura, caso o mesmo permita que a farmácia tenha seu cadastro ativo com seus dados pessoais, bem como o armazenamento deste documento.

A funcionalidade Cadastro de Clientes, acessada através do menu Cadastros>Cadastro de Clientes também recebeu algumas alterações em cumprimento a Lei Geral de Proteção de Dados, conforme imagem abaixo e explicações do seu funcionamento:

Figura 02 - Cadastro de Clientes.

  • Foi inserido o botão , qual a explicação de seu funcionamento estará logo abaixo na Função "Anonimizar".

  • Caso o titular dos dados pessoais permita que a farmácia mantenha seu cadastro ativo e tenha os dados pessoais no Softpharma, basta marcar o check-box "Termo de Consentimento Assinado - LGPD".

  • Ao realizar um novo cadastro de cliente, o sistema irá validar se o parâmetro "Termo de Consentimento Assinado - LGPD" foi marcado, caso negativo será apresentado uma mensagem para que seja coletado a assinatura do cliente.


Figura 03 - Notificação do Termo de Consentimento.

  • Foi criado a tecla de atalho "F10- LGPD", e ao selecionar esta tecla será aberto o Programa "Acompanhamento LGPD", com os dados do mesmo cliente já selecionado.

Figura 04 - Tela de Acompanhamento LGPD.

FICHA DE CLIENTE(F5)

Foi inserido na Ficha de Cliente junto com as demais informações de dados cadastrais do cliente se o mesmo possui ou não o Termo de Consentimento Assinado, conforme a marcação do check-box de cada cliente.

A Ficha de clientes não será gerada ou impressa para os clientes que foram anonimizados no sistema. Caso seja informado um código de cliente que tenha sido anonimizado, ou utilizado um intervalo de cliente que entre ele tenha clientes anonimizados, a Ficha para estes clientes anonimizados não será gerada.

CONSULTA DE CLIENTES

A consulta de clientes, atualmente chamada com a tecla de atalho F2 nas opções de filtro por código, nome, convênio, inativos e/ou cartão os dados pessoais de clientes que foram Anonimizados.

Diante das alterações realizadas no Cadastro de Convênios e Cadastro de Clientes, a partir desta atualização ao iniciar o processo de venda, o sistema irá validar se o check-box "Emitir Alerta na Venda para Clientes SEM Termo de Consentimento - LGPD" esta selecionado para o convênio indicado na tela de faturamento.

  • Se não estiver marcado, a venda irá prosseguir como habitualmente, sem apresentar nenhum alerta caso o cliente não tenha o Termo de Consentimento Assinado.
  • Se estiver marcado, o sistema irá validar no Cadastro de Clientes, se o cliente já possui o Termo de Consentimento Assinado, conforme o check-box "Termo de Consentimento Assinado - LGPD".
    • Se o cliente possuir o Termo de Consentimento Assinado - LGPD, a venda seguirá como habitualmente, sem apresentação de alerta.
    • Se o cliente não possuir o Termo de Consentimento Assinado - LGPD, será exibido a seguinte mensagem, apenas como um alerta, não impedindo a venda.

Figura 05 - Mensagem de Alerta.

No programa Relatório de Clientes, acessado através do menu Relatórios>Contas a Receber>Clientes, se selecionado o filtro avançado por Dados Cadastrais, foi incluso o filtro "Termo de Consentimento Assinado", qual poderá ser selecionado as opções "Geral", "Sim" e "Não", possibilitando o usuário refinar seus critérios de busca.


Figura 06 - Filtro avançado.

Ao  clicar no botão o Relatório de Cliente será exibido ou impresso com a coluna adicional "TCA" (Termo de Consentimento Assinado), que trará a informação se o cliente possui ou não o documento assinado, conforme a situação (marcado ou desmarcado) do parâmetro no cadastro do cliente.

Figura 07 - Relatório de Clientes.

No programa Acompanhamento LGPD, localizado no menu Cadastros>Acompanhamento LGPD, também foi criado para atender as necessidades da legislação, onde o usuário poderá realizar algumas configurações e também visualizar a movimentação de dados, conforme as funcionalidades descritas a seguir:

Atenção

  • Por padrão o acesso ao programa "Acompanhamento LGPD" esta liberado somente aos usuários que possuem o Acesso Supervisor, acessando o menu Parâmetros>Usuários>informar código de usuário.
  • Caso o usuário não possua o perfil Supervisor, para ter acesso ao programa, é necessário liberar o programa "Acompanhamento LGPD - LPD001, acessando o menu Parâmetros>Usuários> informar código de usuário, selecionar o programa Acompanhamento LGPD - LPD001 na coluna Programas Cadastrados no Sistema e clicar no botão para que o programa seja exibido na coluna que o usuário terá acesso, e depois Gravar as alterações.

Ao acessar o novo programa Acompanhamento LGPD, será exibido a tela principal do LGPD, que permitirá o usuário informar um cliente para visualizar as informações cadastradas no sistema ou informar um convênio para que o sistema liste todos os clientes que estão vinculados ao convênio informado. E então será possível realizar algumas configurações e medidas para cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados, conforme instruções abaixo:

Figura 08 - Acompanhamento LGPD.

CONSULTA POR CLIENTE

Ao selecionar a opção no Filtro por "Cliente", deverá ser informado o código do cliente, que também poderá ser consultado via tecla de atalho F2, e ao ser informado ou selecionado o cliente, será exibido ao lado do campo código o nome do cliente, bem como logo abaixo todas as informações que encontram-se armazenadas no sistema, como dados pessoais, dados de Dependentes, caso possua e Informações da empresa onde o cliente trabalha, conforme a imagem abaixo.


Figura 09 - Filtro de Cliente.

  • Todas as informações exibidas nesta tela serão apenas para visualização do usuário, não sendo possível realizar qualquer alteração, inclusão de informações no cadastro. Caso seja necessário realizar alguma alteração, deverá clicar no botão .

  • O parâmetro "Termo de Consentimento Assinado", localizado na parte inferior da tela será exibido conforme consta no Cadastro do Cliente, será exibido marcado quando o cliente já possuir o termo de consentimento assinado e estiver selecionado no cadastro e desmarcado quando não possuir o termo assinado. Desta forma não será possível sua marcação e/ou desmarcação neste parâmetro. Caso seja necessário editar deverá clicar no botão ou , quando o cliente já possuir o termo e desejar sua exclusão.

CONSULTA POR CONVÊNIO

Ao selecionar a opção no Filtro por "Convênio", deverá ser informado o código do convênio, que também poderá ser consultado via tecla de atalho F2, e ao ser informado/selecionado será exibido ao lado do código o nome do Convênio, bem como carregará uma tabela constando todos os clientes que estão ativos e vinculados ao convênio informado, exibindo as informações de Nome, CPF, Endereço e se possui o Termo de Consentimento Assinado.

Figura 10 - Filtro do Convênio.

  • Será possível refinar a pesquisa para que o sistema apresente apenas os clientes do convênio que não possuem o Termo de Consentimento Assinado, clicando na caixa de seleção do parâmetro Listar apenas clientes sem Termo de Consentimento assinado.
  • Ao selecionar um ou mais clientes através do check-box ao lado do nome do cliente, será possível sinalizar o recebimento do Termo de Consentimento Assinado através do botão e imprimir a ficha de dados cadastrais através do botão para que o cliente possa checar suas informações que constam no sistema.

Após realizar a seleção do filtro, se por "Cliente" ou "Convênio", o usuário poderá realizar algumas configurações e tomar algumas ações referente um ou mais clientes, através dos botões que estão na parte lateral direita da tela, conforme suas funcionalidades descritas abaixo:

Recebimento de Termo /Remover Termo

Esta função ao ser selecionada terá a função de marcar ou desmarcar o parâmetro "Termo de Consentimento Assinado - LGPD" que consta no Cadastro do cliente, e ao ser selecionado terá as seguintes validações:

  • Se no cadastro do cliente o parâmetro "Termos de Consentimento Assinado - LGPD" estiver desmarcado, o botão exibido será , e ao ser selecionado irá marcar o parâmetro no cadastro do cliente.


Figura 11 - Filtro "Cliente" - "Recebimento de Termo".

  • Se no cadastro do cliente o parâmetro "Termos de Consentimento Assinado - LGPD" estiver marcado, o botão exibido será , e ao ser selecionado irá desmarcar o parâmetro no cadastro do cliente.


Figura 12 - Filtro "Cliente" - "Remover Termo".

  • Se utilizado o filtro "Convênio" e selecionado mais que um cliente, desde que todos estejam na mesma situação quanto ao termo de consentimento assinado (desmarcado), será exibido o botão .


Figura 13 - Filtro "Convênio" - Botão "Recebimento de Termo".

  • Se utilizado o filtro "Convênio" e selecionado mais que um cliente, desde que todos estejam na mesma situação quanto ao termo de consentimento assinado (marcado), será exibido o botão .


Figura 14 - Filtro "Convênio" - Botão "Remover Termo".

  • Para selecionar a função de "Recebimento de Termo" e "Remover Termo" em massa, para mais de um cliente selecionado, é necessário que todos os clientes selecionados estejam com o mesmo status do Termo de Consentimento.


Figura 15 - Mensagem de Alerta.

Imprimir

Esta função poderá ser utilizada em ambos os filtros "Cliente" e "Convênio" e ao ser selecionada será apresentado numa página Web todas as informações que encontram-se armazenadas no sistema, como dados pessoais, dados de Dependentes, caso possua e Informações da empresa onde o cliente trabalha. Após a visualização do documento na tela será possível a impressão do relatório com as mesmas informações, para que seja conferido pelo cliente, caso o mesmo solicite.

Caso queria realizar a impressão de vários relatórios para diferentes clientes, basta selecionar no filtro a opção "Convênio", selecionar um ou mais clientes e clicar no botão , então será apresentado um relatório para cada cliente selecionado, com suas devidas informações para que seja entregue a cada cliente para conferência.


Figura 16 - Impressão.

Anonimizar

Outra funcionalidade necessária para a adequação a Lei Geral de Proteção de Dados é a Anonimização de Dados, que tem por objetivo desvincular totalmente os dados pessoais de seu titular, a fim de proteger a sua identidade. Ao clicar no botão , o sistema irá excluir todos os dados referente ao cliente informado através do filtro "Cliente" ou selecionado através do filtro "Convênio", e após a execução deste processo não será mais possível localizar este cliente no sistema, bem como nenhuma informação do mesmo.

A funcão Anonimizar, poderá ser executada através de 03 (três) formas, sendo elas:

  • Através do filtro "Cliente", do programa "Acompanhamento LGPD", após informar o código do cliente será apresentado as informações do titular das informações que constam no sistema, clique no botão.

  • Através do filtro "Convênio", do programa "Acompanhamento LGPD", após informar o código do convênio e selecionar o cliente que deseja anonimizar os dados, clique no botão .

A função Anonimizar NÃO poderá ser realizada para mais de um cliente selecionado, de um determinado convênio.

  • Através da funcionalidade "Cadastro de Clientes", acessada através do menu Cadastros>Cadastro de Clientes também foi inserido o botão .


Figura 17 - Anonimizar via Cadastro de Clientes.

Tendo em vista assegurar que este processo de anonimização de dados seja seguro para sua farmácia, inserimos a opção de solicitar a senha de liberação quando o botão for selecionado.

Atenção

  • Não será possível realizar o processo de Anonimização dos clientes que possuir títulos em aberto no Contas a Receber, sendo necessário realizar a baixa do(s) título(s) antes de anonimizar o cliente.
  • A função "Anonimizar" é irretratável, não sendo possível desfazer o processo de anonimização após realizado, e caso o cliente futuramente queira utilizar dos benefícios oferecidos pela farmácia novamente, como por exemplo programas de fidelidade será necessário realizar um novo cadastro.

Após o sistema realizar as validações mencionadas acima para assim Anonimizar o titular das informações, conforme mencionado acima, os dados do cliente serão excluídos do sistema, e não serão mais localizados pela farmácia de forma alguma, porém devido a muitos vínculos contidos no sistema, como relatórios de venda, recebimento de títulos, etc, algumas das informações do cliente serão substituídos para que seja exibido em relatórios do Softpharma e utilizado no cumprimento de obrigações fiscais. Sendo essas informações:

  • Nome: Cadastro Anonimizado via LGPD
  • Endereço: RUA
  • Nr.: 1
  • Cidade : 1
  • Bairro: 1

Abaixo segue um exemplo de relatório contendo registro de cliente anonimizado:

Figura 18 - Exemplo de Relatório.

Histórico

Mais uma funcionalidade necessária foi a exibição de um histórico na tela, bem como a possibilidade de impressão, onde serão apresentados os processos relacionados a Lei Geral de Proteção de Dados, tais como:

  • Novo cadastro de cliente;
  • Alteração no cadastro de cliente;
  • Impressão da Ficha de Cliente, acionado via Cadastro de Cliente;
  • Impressão do Relatório de Clientes;
  • Acionamento do botão Imprimir do Programa "Acompanhamento LGPD";
  • Registros de quando foi selecionado ou desmarcado o parâmetro "Termo de Consentimento Assinado".

Todos estes processos terão o registro da data e do usuário que os executou juntamente, para que isso possa ser utilizado posteriormente caso necessário.

Ao clicar no botão do programa Acompanhamento LGPD, será exibido a seguinte tela:

Figura 19 - Histórico LGPD.

No campo Cliente, informe um código de cliente ou pesquise um cliente através da tecla de atalho F2, informe a data de alteração que deseja pesquisar e a situação, que terá as seguintes opções:

  • Pendente: Será pesquisado os registros que não foram validados por nenhum usuário e também não tiverem o Termo de Consentimento removido.
  • Validado: Será pesquisado os registros que foram validados, bem como os registros que tenham tido a remoção do Termo de Consentimento.
  • Geral: Será pesquisado todos os registros conforme o cliente e/ou o período selecionado.

Após informado os campos para realizar a pesquisa, será apresentado uma tabela constando os registros encontrados de acordo com o critério de pesquisa com as seguintes informações para cada registro:

  • Data da movimentação;
  • Descrição (nome) do usuário de acesso no Softpharma
  • Nome do cliente
  • CPF do cliente
  • Alteração;
    • Nome do campo que foi alterado no Cadastro do Cliente.
    • Relatório, quando gerado algum relatório que tenha os dados de determinado cliente.
  • Descrição da Alteração
    • Se alteração no cadastro do cliente, irá exibir a alteração no formato "De/Para".
    • Se relatório emitido com alguma informação do cliente, irá exibir o nome do Relatório.
  • Termo
    • Sim, quando o cliente possuir selecionado o parâmetro "Possui Termo de Consentimento Assinado" , no Cadastro de Cliente.
    • Não, quando o cliente não possuir selecionado o parâmetro "Possui Termo de Consentimento Assinado" , no Cadastro de Cliente.
  • Situação, refere-se a situação deste registro, se já foi realizado o processo de validação dele ou ainda não.
    • Pendente
    • Validado

Figura 20 - Apresentação do Histórico.

  • Para selecionar todos os registros exibidos na tela "Histórico LGPD", pressione a tecla "F8".

Ao selecionar um ou mais registros encontrados na tela, o usuário poderá selecionar um dos 03 (três) botões localizados do lado direito da tela:

  • Ao clicar no botão, o sistema irá alterar a situação do(s) registro(s) de "Pendente" para "Validado", garantindo que todas as alterações foram validadas por um usuário da farmácia.
  • Ao clicar no botão, o sistema irá desmarcar o parâmetro "Termo de Consentimento Assinado" existente no Cadastro de Cliente correspondente ao cliente e irá definir a situação do Log/Registro como "Validado".
  • Ao clicar no botão , será aberto uma página para impressão do Histórico do cliente e período informado, conforme os registros/logs selecionados. Desta forma o usuário poderá imprimi-lo e entregar ao cliente para que o mesmo possa conferir quais foram as movimentações realizadas quanto a seus dados pessoais.

Figura 21 - Impressão do Histórico.

Não será exibido históricos de registro para clientes que tenha sido anonimizados, de forma que estas informações poderão ser concedidas apenas em caso de acionamento judicial.

Configurações LGPD

Esta funcionalidade chamada através do botão , tem como objetivo facilitar o processo de gestão das farmácias, através de duas funções divididas pelas abas "Configurações de Convênio" e "Parâmetros Gerais".

Configurações de Convênio

Nesta aba serão exibidos todos os convênios que estão ativos na farmácia para que o usuário possa configurar quais convênios deseja que seja exibido o alerta na venda quando os clientes vinculados não possuírem o Termo de Consentimento Assinado.

    • Foi inserido o campo "Digite as Iniciais do Convênio que esta procurando" para que o sistema busque pelo nome do Convênio, assim facilitando a pesquisa;
    • Através do Filtro "Emitir Alerta" é possível pesquisar por todos os convênios ativos na farmácia, ou apenas convênios configurados para emitir alerta na venda, ou apenas os convênios que não estejam emitindo alerta na venda.


Figura 22 - Configurações de Convênio.

Conforme o filtro do "Digite as Iniciais do Convênio que esta procurando" ou "Emitir Alerta", será exibido o resultado da pesquisa com o check-box para marcação, o código do convênio, nome do convênio e o status do parâmetro "Emitir Alerta" no Cadastro de Convênios.

Será permitido selecionar um ou mais convênios, ou todos através da tecla "F8" através do check-box ao lado do código do convênio.

    • Quando selecionado um ou mais convênio que não estão configurados para emitir o alerta na venda "NÃO", será exibido o botão e ao selecionar este botão o sistema irá marcar o parâmetro "Emitir Alerta na Venda para Clientes SEM Termo de Consentimento - LGPD" no cadastro do convênio e passará a emitir o alerta na venda quando o cliente informado não possuir o termo de consentimento assinado.

Quando selecionado um ou mais convênio que estão configurados para emitir o alerta na venda "SIM", será exibido o botão e ao selecionar este botão o sistema irá desmarcar o parâmetro "Emitir Alerta na Venda para Clientes SEM Termo de Consentimento - LGPD" no cadastro do convênio e deixará de emitir o alerta na venda quando o cliente informado não possuir o termo de consentimento assinado.

Parâmetros Gerais

Foi criado o parâmetro "Exigir senha de liberação na Anonimização de Dados", para que ao anonimizar um cliente, seja solicitado a senha de liberação. Esta opção já esta selecionada por padrão a todos os clientes, porém para que não seja mais necessário informar a senha durante a Anonimização de Dados, basta desmarcar o parâmetro.


Figura 23 - Parâmetros Gerais.

Cliente

Para acessar o programa "Cadastro de Cliente", clique no botão e então será exibido a tela do programa com as informações do cliente informado no filtro "Clientes" sem necessidade de fechar o programa "Acompanhamento LGPD".


Figura 24 - Cadastro de Cliente.

Ao realizar um processo de Cancelamento ou Retorno de Cliente de uma venda, qual o cliente tenha sido Anonimizado e esteja consequentemente inativo no sistema, não será possível a reativação do cadastro deste cliente, desta forma deverá ser informado um cliente que possua o CPF cadastrado no sistema para emissão da nota. Neste caso o mesmo processo realizado para vendas quando o cliente não possui o CPF cadastrado na farmácia e a venda é realizada com Cliente Balcão ou Cliente Especial.


Figura 25 - Cancelamento/Retorno de Cliente "Anonimizado".