1 Caixa Administrativo

O objetivo do caixa administrativo é criar uma rotina para controle dos valores que ficam em posse do gerente do posto, ou seja, o caixa administrativo. Essa rotina tem especial funcionalidade em rede de postos.

Com a configuração do caixa administrativo o sistema controlará normalmente os valores em dinheiro e contabilizar o movimento de cheque troco pelo Gerente.

2 Configurações

Para utilizar o Caixa ADM será necessário realizar algumas configurações, deve-se configurar os motivos de movimentação e a conta no plano de contas, estas configurações serão realizadas diretamente no módulo Gerencial do LINX Postos AutoSystem®.

2.1 Configuração das Contas

Para utilizar o Caixa Administrativo devem ser criadas as seguintes contas no Plano de Contas, através do Gerencial > Cadastros > Plano de Contas:

• 1.9 – Cheques emitidos: conta pai dos cheques que serão controlados pelo Caixa Administrativo;
• 1.9.1 – Cheques emitidos: cheques emitidos que estão em posse do posto ou da rede de postos, ou seja, que não foram dados a clientes e não são considerados como débito na conta do banco;
• 1.9.2 –Cheques no cofre: cheques que foram emitidos e impressos e estão guardados no cofre do posto, prontos para serem enviados para o gerente;
• 1.9.3 – Cheques em trânsito: cheques que estão sendo enviados para o gerente ou devolvidos para o financeiro. Aguardando recebimento do lote;
• 1.9.4 – Cheques com o gerente: cheques que estão em posse dos gerentes dos postos. Essa conta faz parte do livro caixa do gerente, juntamente a conta CAIXA ADM correspondente;
• 1.9.4.X – Cheques com gerente filial_x: conta cheque do Gerente. Deve ser criada uma para cada filial;
• 1.9.5 – Cheques no caixa: cheques que estão em posse dos operadores de caixas dos pontos de venda dos postos;
• 1.9.5.X – Cheques pdv_x filial_x: conta específica para a conta caixa de cada filial;
• 1.1.1.01 – Caixa adm filial conta caixa ADM para controle dos cheques. Deve ser criada uma conta para cada filial.

Conforme imagem abaixo:

2.2 Motivos de Movimentação

Para a movimentação das contas cheque deverão ser criados os seguintes Motivos de Movimentação, através do Gerencial > Cadastros > Motivos de Movimentação , onde devem ser configurados apenas os campos Conta debitar e Conta creditar, conforme tabela abaixo:

Conforme imagem abaixo:

 Para configurar os motivos de movimentação criados no tópico anterior deve-se acessar Configurações > Parâmetros > Motivos de Movimentação e vincular a chave ao Motivo, conforme tabela a seguir:

Conforme imagem abaixo:

2.3 Caixas ADM

Para cada conta de caixa ADM, será necessário associar à sua respectiva conta cheque. Para isso, acessar a rotina Configurações > Parâmetros > Caixas ADM, e realizar a associação da conta gerente com a conta cheque. A janela possui os seguinte os campos:

• Conta: selecionar a conta caixa ADM do posto;
• Conta Che.: selecionar a conta cheque do gerente para a conta caixa ADM;
• Responsável: selecionar o gerente responsável pela conta cheque. Essa configuração deve ser realizada para cada conta caixa ADM da rede de empresas, ou seja, cada filial deve ter vinculado a sua conta caixa ADM uma conta cheque e um gerente responsável.

Conforme imagem abaixo:

3 PROG 096

O Prog096 foi desenvolvido para realizar automaticamente as configurações necessárias para a utilização do caixa ADM, para adquirir entrar em contato com o suporte. Os seguintes itens serão configurados:

1. Conta cheque-troco do gerente;
2. Conta cheque-troco do PDV;
3. Motivos de Movimentação referentes ao Caixa ADM;
4. Associará o motivo de movimentação a sua respectiva chave;  
5. Configura o caixa ADM (conta gerente X conta cheque);

Este prog criará as contas cheque no formato:

• 1.9.4.XX: "XX" é o código da empresa(filial);
• 1.9.5.XX: "XX" é o código da empresa(filial).

Descompactar o arquivo na pasta c:\autosystem\prog e executar através do módulo Manutenção do Sistema, aba Programas.

Ao clicar no botão Executar agora, a correção será efetuada com sucesso.

4 Rotina Caixa Administrativo

A tela do caixa administrativo pode ser utilizada para visualizar todas as movimentações das contas cheque criadas para o caixa administrativo, a movimentação dos cheques e recebimentos. Também pode ser usada para edição de movimentações,   
 caso haja necessidade, além de entrega de cheques para o caixa, devolução para o financeiro e visualização do histórico do cheque. Para acessar a rotina de Caixa ADM acessar Financeiro > Caixa Administrativo.

A seguinte tela será exibida:

Nesta janela podemos buscar informações pelos seguintes campos:

• Empresa: informar caso seja tenha mais de uma empresa;
• Conta: informar a conta caixa ADM;
• Período: informar um período.

Após informados os filtros a janela do caixa ADM será exibida, conforme imagem abaixo:

Esta janela possui os seguintes botões:

• Filtrar: retornará a janela de filtros;
• Novo: permitirá registrar uma nova movimentação;   
•  Editar: permitirá a edição da movimentação selecionada;
• Excluir: permitirá excluir uma movimentação.

A aba Cheques permitirá a visualização dos cheques em posse do Gerente responsável pelo cheque troco. Além de permitir ao gerente entregar cheques ao operador de caixa, devolvê-los para o financeiro e visualizar o histórico dos cheques que estão sob sua responsabilidade.

Para realizar a entrega para o operador de caixa, selecionar os cheques deseja dose clicar no botão Entrega para operador de caixa, conforme imagem abaixo:

A seguinte janela será exibida:  

 Possui os botões:

• Adicionar: permitirá adicionar cheques a relação de cheques;
• Excluir: permitirá retirar os cheques selecionados da relação de cheques;
• Limpar: permitirá retirar todos os cheques da relação de cheques;
• Selecionar: permitirá selecionar os cheques da relação de cheques.

Após selecionar os cheques clicar no botão Confirmar.

Para realizar a devolução de cheques para o financeiro, selecionar os cheques desejados e clicar no botão Devolução para o financeiro, conforme imagem a seguir:

A seguinte janela será exibida:

 Possui os botões:

• Adicionar: permitirá adicionar cheques a relação de cheques;
• Limpar: permitirá retirar todos os cheques da relação de cheques;
• Selecionar: permitirá selecionar os cheques da relação de cheques.

Após selecionar os cheques clicar no botão Confirmar, a seguinte janela será exibida:

Para visualizar o histórico dos cheques, selecionar o cheque desejado e clicar no botão Histórico do cheque, conforme imagem abaixo:

 Será exibida a seguinte janela:

Possui os seguintes campos:

• Conta corrente: exibirá a conta corrente vinculada ao cheque;
• Nr. cheque: exibirá o número do cheque;
• Histórico do cheque: exibirá as informações de data e hora, situação do cheque,usuário, valor e informações;
• Situação atual: exibirá a situação do cheque no momento da consulta;
• Empresa: exibirá a empresa a qual o cheque está vinculado;
• Responsável: exibirá o gerente responsável vinculado ao cheque;
• Conta caixa: exibirá a conta caixa vinculada ao cheque;
• Data: exibirá a data em que o cheque foi passado para o operador de caixa;
• Turno: exibirá o turno em que o cheque foi passado para o operador de caixa;
• Operador: exibirá o operador de caixa vinculado ao cheque.
  
  

5 Relatório Caixa Geral

Exibirá informações das movimentações realizadas nos caixas do posto sejam estas de combustíveis, produtos ou financeiras. Para visualizar este relatório acessar Financeiro > Relatórios > Caixa > Caixa Geral.

Possui o seguinte filtro:

• Empresa: informar caso seja tenha mais de uma empresa;
• Período: informar a data que será pesquisada.

Conforme imagem abaixo:

Após selecionar o período, clicar no botão Visualizar, o relatório será gerado, conforme imagem abaixo: