O fechamento de caixa é um procedimento para controle financeiro que consiste na conferência das entradas e saídas em caixa, de forma que ao final do expediente, os valores coincidam com todos os registros feitos ao longo do dia.

Requisitos

• Precisa ter acesso ao EMSys, e uma conexão com o PDV ( Ponto de Venda ) TAC ou Autosystem.

Parâmetros

Antes de utilizar as funcionalidades do menu fechamento de caixa, é muito importante o usuário conferir todos os parâmetros, para isso acesso o caminho: Gerencial → Parâmetros Empresa | Aba → Fechamento de caixa

Geral

Definir os parâmetros selecionando as opções e para as empresas que utilizam a função WebServise e Troco Solidário, informe os dados conforme as solicitações dos campos.

Outros

Definir o rateio de diferença de caixa automaticamente ou um valor Máximo Permitido nos parâmetros empresa. No fechamento de caixa terá um bloqueio para respeitar esse limite informado nos parâmetros, então caso tente informar um valor acima, o sistema não irá permitir continuar com o processo.

Incluir o rateio de diferença do caixa automaticamente

• Selecione o Responsável.

Permitir validar o valor máximo permitido

• Além de selecionar o Responsável é preciso informar um valor máximo Permitido.

Fechamento de caixa

Parâmetro para bloquear a informações do tipo cartão de crédito, para evitar situações onde o cupom é para um cliente e a duplicata é de outro.

O parâmetro terá a seguinte função:

• Habilitado: O sistema vai permitir informar apenas sacados marcados como "adm. cartão" nas duplicatas do tipo "Cartão de Credito" e "Private Label".
• Desabilitado: O sistema continua no fluxo normal da rotina.

Observação: Por padrão o parâmetro fica desabilitado.

Integração do caixa

Para utilizar a função fechamento de caixa acesse o menu Gerencial → PDV → Fechamento Caixa.

Seleciona-se o pdv e clica-se no botão Integrar.

Na integração, o sistema valida itens não cadastrados, clientes não cadastrados, etc.
Na aba esquerda da tela, demonstra analiticamente cada rubrica que compõe o fechamento, com botões de permissão de inclusão, exclusão ou alteração de algum registro que foi processado erroneamente pelo operador de caixa.
Como exemplo:

• Erro do sacado do cartão de crédito (troca da mastercard pelo visa)
• Recebimento que veio em dinheiro e era nota a prazo
• Outras vendas com valor errado ou faltante

Edição do valor em espécie, ou desdobramento por espécie.
Não é permitido a edição de documento fiscal que foi impresso pela ECF(cupom), alterando qualquer das informações nele constantes.
Deve-se também efetuar o rateio da diferença de caixa para os funcionários relacionados ao fechamento ou se cria um vendedor com o nome do posto e referencia todos os rateios ao mesmo.
Enquanto houver diferenças no fechamento o sistema não permite a confirmação do caixa. Depois da confirmação realizada, pode-se estonar o fechamento para correções necessárias.

Em seguida ao fechamento de caixa, é emitido o relatório de demonstrativo de fechamento de caixa.
Quando acionado o botão do Demonstrativo, aparece a mensagem de seleção do relatório padrão do caixa e no caso da resposta ser NÃO, a geração do relatório é direcionado para os relatórios customizados disponibilizados na pasta de formulários do sistema, que atendem especificamente a este cliente.
O relatório padrão do sistema relaciona analiticamente todos os movimentos realizados, conferidos e confirmados pelo fechamento de caixa para consistência, coleta de assinaturas e juntada de documentos comprobatórios das operações nele constantes.

Incluir Caixa manual

Para incluir um caixa manual é preciso inserir as informações principal, são elas:

• PDV
• Operador
• Data do Caixa

Após estes preenchimento clique em Inclui .

Depois pesquise o caixa novamente com o número gerado no campo Seq. Fechamento, e conclua o preenchimento com as informações das vendas, despesas e etc.

Duplicatas

No fechamento de caixa possui uma Aba exclusiva para duplicatas, onde o usuário poderá incluir/excluir e visualizar as informações.

Muito fácil de fazer as conferencias das informações, é possível visualizar o Nome, Bandeira, Transações da Rede TEF.

Quando o caixa é manual, o usuário tem a opção de incluir as duplicatas (Titulo do tipo Cartão) informar o código transação POS para vincular ao titulo a receber, desta forma o sistema fará a identificação da venda através da tela de conciliação Equals. Para incluir duplicatas sem informar um cupom fiscal, foi implementado um parâmetro para permitir a inclusão de recebimento sem o cupom fiscal, no fechamento de caixa, caso não esteja ativo o sistema apresentará a seguinte mensagem na tela.

Para incluir as duplicatas e o sistema não apresentar a mensagem acima, faça a parametrização conforme a explicação abaixo.

Parâmetro

Acesse o menu Sistema → Parâmetros Empresa | Fechamento de caixa

Selecione a opção Permitir inserir duplicata sem vincular venda, clique em Confirmar.

Reinicie o sistema.

Após este procedimento, o usuário pode utilizar o fechamento de caixa e realizar a integração manual do caixa.

Data de vencimento das duplicatas

É possível padronizar as data de vencimento das duplicatas, para isso é necessário acessar o cadastro das Administradoras de Cartão e informar qual a melhor opção se enquadra as necessidades de cada situação.

Acesse o cadastro de pessoa caminho: Gerencial →  Pessoa →  Pessoas →  Pessoa | Aba adm. cartão

O sistema disponibiliza varias formas para definir qual a melhor opção que se enquadra para cada administradora de cartão.

Definir datas de vencimento para as transações dos títulos.

• Ao selecionar a opção "Gera vencimento com a mesma data de emissão", o usuário está ciente que todas as transações referente a este cadastro será gerada as datas de vencimento conforme a data de emissão.
• A outra opção é informar nos campos Nr. Dias Vencimento e Dia de Vencimento.

Tipo de vencimento.

• Faça a seleção da opção para o sistema realizar o calculo corretamente do vencimento.