Nesta rotina será possível visualizar todas as OS geradas pelo sistema a partir de vendas diretas ou pré-vendas do Venda Fácil ou POS em um determinado período e também a partir dessa tela algumas ações poderão ser realizadas.
Configurações da Rotina
Neste tópico serão descritas as configurações necessárias para a disponibilização e execução da rotina.
Parametrização
- Para a utilização da rotina serão necessários definir alguns parâmetros do Fluxo das Ordens de Serviço nas Configurações do Ramo Óptico.
Executando a Rotina
Para utilizar a rotina acesse menu Faturamento > Óptico > Painel de OS. Na página exibida, será possível visualizar alguns filtros que poderão ser definidos para a busca de uma OS no painel.
Empresas: deverá selecionar a(s) empresa(s) em que foram realizadas as OS's;
Período de/até;
Referência: poderá incluir o número de referência dos produtos que fazem parte da OS;
Status;
Laboratório;
OS's Cancelada(s): marcando esta opção será exibida na listagem somente as OS's que foram canceladas;
- Status data de entrega;
Cliente;
Número OS;
Pré-venda (Ficha);
Dav;
- Data Inicial Entrega;
- Data Final Entrega;
- Código Gerencial - (CG);
- Vendedor;
- Status do Pedido: através deste filtro poderá selecionar qual status de pedido deseja buscar na listagem de OS;
- Tipo de OS Garantia: neste filtro poderá selecionar o tipo de OS de garantia deseja visualizar na listagem de OS;
- Paciente: poderá informar o nome do paciente que consta na receita para buscar a OS;
Nota
- A alteração de vendedores do Painel de OS é vinculada com as alterações feitas na rotina de Conferência de Caixa.
- Nome do paciente que está na receita do óculos;
- Número de ficha da pré-venda;
- Número da Dav;
- Nome do cliente que fez a compra;
- Nome do vendedor;
- Status do pedido;
- Ícone
: ao clicar no botão para enviar o pedido, o sistema irá confirmar se há um laboratório selecionado. Se o laboratório estiver preenchido, deverá abrir a tela com os dados para revisão de pedido. - Ícone
: ao clicar no botão para atualizar o status, o sistema irá realizar a comunicação com a API e retornar o novo status para o usuário. - Ícone
: ao clicar no botão de histórico será exibido o histórico com todos os pedidos já enviados ao laboratório; - Ícone
: ao clicar no botão de cancelamento, irá exibir a mensagem de confirmação de cancelamento do pedido. Se o usuário clicar em Não, a mensagem será fechada, se o usuário clicar em Sim, o sistema deverá verificar se há um pedido para essa OS. Caso não tenha um pedido, o sistema irá alertar o usuário que não há pedido para ser cancelado. Caso haja um pedido, o sistema irá realizar uma comunicação para efetivar o cancelamento. Após isso, o sistema irá mostrar em tela se o cancelamento foi realizado ou não. - Número da nota da remessa: esta nota só será gerada após a OS ser enviada ao laboratório;
- Número da nota de venda: esta nota só será gerada após a OS ser efetivada;
- Para qual laboratório foi o pedido;
- Data da venda;
- Data de envio do pedido;
- Data de previsão de entrega do pedido;
- Valor total da venda;
- Valor pago na antecipação;
- Valor restante para ser pago;
- Marcar Todas: serão selecionadas todas as OS's do painel. Ao marcar todas as OS's, as únicas ações disponíveis para realizar serão "Enviar para Laboratório", "Imprimir DANFE" e "Enviar por E-mail";
- Enviar para laboratório: será gerada a nota de remessa para envio ao laboratório;
- Imprimir OS: nesta opção será exibida uma nova página com todas as informações detalhadas sobre a OS para poder realizar a impressão através do botão "Clique aqui para imprimir" ao final da página;
- Imprimir DANFE: será impressa o DANFE da nota de remessa;
- Enviar por e-mail: poderá enviar as informações da OS para o e-mail cadastrado do cliente;
- Configurações: clicando nesta opção serão exibidas todas as configurações do ramo óptico. Para saber mais sobre as configurações acesse o manual clicando aqui.
- Ícone
: neste botão serão exibidos todos os itens da OS; - Ícone
: através deste botão poderá selecionar para qual laboratório será enviado o pedido; - Cancelar remessa: nesta opção, ao ser selecionada, a remessa criada do pedido será cancelada. Só será possível cancelar OS's que estão com o status de "enviadas para laboratório". O cancelamento deixará com o status anterior, ou seja, "aguardando envio ao laboratório";
- Editar receita: nesta opção será exibida uma tela com todos os dados da receita para alteração conforme necessário. Quando não for possível realizar a edição da receita, o botão ficará disponível apenas para a visualização da receita;
- Ícone
: através desta opção será possível visualizar todo o histórico de status do pedido; - Status
: selecionando esta opção será possível visualizar todos os status disponíveis e selecionar o status atual do pedido; - Gerar OS Contingência: clicando neste botão o usuário poderá gerar as OS faltantes;
Geração de OS em Contingência
Através do botão de Gerar OS Contingência o usuário poderá realizar a geração de OS faltantes de vendas ou pré-vendas. Ao clicar, serão apresentados filtros para buscar a venda ou pré-venda que ficou sem a OS.
Na listagem selecione a venda ou pré-venda e depois clique em Gerar OS Contingência.
Nota
- Só serão apresentadas vendas que possuem OS para serem geradas, as demais já com OS existentes não serão apresentadas.
- OS que devem ser geradas são aquelas que possuem "Lente" ou "Lente + Armação".
Todo o processo do Painel de OS pode ser realizado de duas formas:
- Automático: a cada ação no sistema (emissão nota de remessa, entrada de retorno de nota de remessa, finalização da pré-venda) o status da OS é atualizado automaticamente.
- Manualmente: o usuário pode alterar o status de cada OS da maneira que quiser, quando quiser.
Veja abaixo o fluxo do início (geração da OS) ao fim (finalização de venda):
Primeira etapa: Venda Fácil/POS
Para que uma OS seja gerada no painel, será necessário criar uma venda direta ou uma pré-venda. A OS só é gerada quando um dos produtos inseridos seja lente ou armação e lente. Caso seja somente armação, não será gerada OS.
Seleção de produtos no venda fácil
Seleção de produtos no POS
Com os itens selecionados, será possível realizar uma venda direta na opção "Pagar" ou uma pré-venda em "Cobrar Sinal". Ao finalizar a venda/pré-venda, será gerada também o número da OS com um link para visualizar os detalhes.
Pré-venda gerada no venda fácil
Pré-venda gerada no POS
Nota
Caso sejam selecionadas duas receitas diferentes em uma mesma venda, será gerada duas OS's, uma para cada receita.
Segunda etapa: Painel de OS
Com a pré-venda ou venda gerada, a OS será exibida na listagem do painel.
OS gerada
Ao selecionar a OS, clique em "Enviar para Laboratório". Caso não exista laboratório associado aos produtos, será necessário definir um.
Laboratório obrigatório
No momento de enviar para o laboratório, é importante selecionar uma série e uma natureza de operação.
Inserir série e nat. de operação
Ao confirmar o envio, será gerada uma nota de remessa (NF-e) e o status da OS mudará para "Enviada para Laboratório".
Terceira etapa: Entrada XML (NF-e)
A terceira etapa ocorre depois que o produto é manipulado no laboratório e então é devolvido para a loja. Neste momento, caso o laboratório tenha emitido uma nota fiscal de retorno para a loja, será necessário realizar uma entrada da nota na rotina Suprimentos > Estoque > Entrada XML (NF-e) (Novo).
Listagem de entradas
Então após receber o XML do laboratório, será necessário importá-lo na rotina de Entrada e em seguida clique na opção "Finalizar". O sistema irá identificar a OS a qual pertence a nota de retorno da remessa e irá perguntar se desejar vincular a nota a OS.
Vincular retorno com OS
Nota
- Para que uma OS esteja visível para associar na nota de retorno de remessa, ela deve conter os mesmos produtos que tem na OS. Além disso, ela também precisa estar com um dos dois seguintes status:
- Status 2 (enviada ao laboratório);
- Status 3 (finalizada pelo laboratório);
Caso pertença, clique em "Sim", o vínculo será criado e a finalização da nota seguirá normalmente, com a nota fiscal gerada.
Entrada realizada
Nota
- Na finalização de uma nota, caso seja identificada mais de uma OS com o mesmo produto e o mesmo laboratório, será exibida uma tela para selecionar qual OS será vinculada àquela nota de entrada específica, pois não poderá vincular mais de uma OS à mesma nota de entrada;
Selecionar OS para entrada
Após a finalização da nota, a OS ficará com o status "Aguardando retirada do Cliente".
Quarta etapa: Venda Fácil
A última etapa por fim é a efetivação da venda através do Venda Fácil ou POS. Para saber mais informações sobre a efetivação de uma pré-venda consulte o manual do venda fácil em Pré-Venda de Produtos Ópticos - Venda Fácil e do POS em Pré-Venda de Produtos Ópticos - POS.
Com a venda efetivada, o status da OS no painel passará para "OS Finalizada".
OS finalizada
O fluxo manual eliminará todas as etapas envolvendo a geração de remessa, Entrada de XML e a efetivação da venda. Selecionando o campo de status da OS, o usuário poderá definir o status que desejar no momento.
Status
Sempre que alterar o status manualmente, o sistema irá pedir para informar o motivo.
Motivo do novo status
Com a alteração manual do status, não será gerada nenhuma nota de remessa.
Clicando sobre o ícone de uma OS, será possível visualizar todas as movimentações que foram feitas.
Histórico da OS
Durante todo o processo de uma OS podem existir três formas de cancelamentos que interferem no fluxo de uma OS, são elas:
Cancelar remessa
Após enviar a OS para o laboratório será gerada uma nota de remessa.
Nota de remessa para cancelar
Ao clicar na opção de cancelar remessa, será exibida uma mensagem para confirmar o cancelamento e em seguida será efetuado o cancelamento.
Confirmação
Remessa cancelada
Cancelar entrada
Quando o produto é devolvido pelo laboratório, pode haver a nota de retorno XML que assim será feita a entrada da nota. Esta entrada também poderá ser cancelada na rotina Suprimentos > Entrada de Compras > Cancelar Nota de Entrada.
Notas de entrada
Ao selecionar a nota de entrada que deseja cancelar e clicar em Confirmar, ela será cancelada.
Nota cancelada
A nota retornará para a Entrada XML e será possível finalizar novamente, porém não terá mais o vínculo com a OS.
Cancelar venda
A venda efetivada da OS também poderá ser cancelada através do menu Minhas Vendas.
Venda realizada
Ao clicar na opção 
e confirmar a venda será cancelada.
Venda cancelada
Já no POS para cancelar a venda acesse o Menu Gerencial > Listagem Nota Fiscal. Ao definir os filtros e gerar a listagem, basta selecionar o ícone da coluna "Opção" da nota.
Será exibida a assistente de nota virtual, onde poderá então realizar o cancelamento da nota.
Quando a venda é cancelada, a OS é cancelada também e ela não retornará para o painel de OS's. A OS cancelada só poderá ser visualizada através do filtro "OS's Cancelada(s)".
Todos os pedidos enviados para a Zeiss ou para a SGO é necessário que seja informado um serviço, por conta disso no sistema será possível realizar esse envio utilizando Tratamento ou Serviços Agregados.
Configuração da Integração
- Para utilizar a integração com laboratório, nas Configurações do Ramo Óptico é necessário habilitar a opção “Permite envio de pedidos para os laboratórios” e selecionar os laboratórios que deseja realizar a integração.
Cadastro
- No cadastro dos produtos, tratamentos e serviços é necessário adicionar o código do produto no laboratório, para que o produto seja enviado corretamente.
- Para as lentes é necessário adicionar o código no cadastro do produto. Já para serviços pode ser usado o cadastro de tratamentos ou serviços ópticos.
Produtos e Tratamentos
Na tela de cadastro de produtos e tratamentos há dois campos que podem ser usados para informar o código do produto no laboratório: Código Produto Integrador e Cód. Auxiliar. Caso o campo Código Produto Integrador não esteja preenchido, o sistema irá utilizar o campo Cód. Auxiliar.
Serviços Ópticos Agregados
Na tela de cadastro de Serviços Ópticos existem dois campos: Código Laboratório e Código Coloração. O campo Código Laboratório é utilizado para informar o código do serviço no laboratório. Para enviar serviços de coloração para a Zeiss, é necessário informar o código do serviço coloração no campo Código Laboratório e informar o código da cor selecionada no campo Código Coloração.
Formato de Aro
No cadastro de formato de aro é possível adicionar uma imagem relacionada ao formato. Ao adicionar o formato de aro na receita, na tela é mostrado o nome e a imagem vinculada com aquele formato.
Tela de Cadastro Formato de Aro
Tela seleção de Formato de Aro na receita
Envio de Pedidos Zeiss
Após todas as configurações realizadas e a Ordem de Serviço gerada no sistema, o envio do pedido para o laboratório é realizado através do Painel de OS. Para realizar o envio do pedido é necessário informar o laboratório, caso não seja informado, o sistema irá emitir um alerta informando a obrigatoriedade.
Na tela de revisão de envio de pedido, são exibidos alguns dados como cliente, paciente, laboratório, itens, entre outros. No campo “Enviar pedido para”, ao selecionar Zeiss irá aparecer a listagem de Produto Zeiss que fazem parte do mesmo grupo do código da lente do cadastro do produto.
Ao clicar em Enviar Pedido, o sistema Linx irá realizar a conexão com o laboratório para enviar o pedido e após isso mostrar ao usuário o retorno do laboratório com o número do pedido ou, se tiver alguma informação errada, o que é necessário corrigir para realizar o pedido.
Nota
Será permitido gerar e enviar o pedido de apenas meio par de lentes.
Cancelamento
Após o pedido ter sido enviado, caso seja necessário, é possível realizar o cancelamento do pedido através do sistema.
Atualizar Status
Sempre que o cliente desejar, ele poderá atualizar o status do pedido através do botão Atualizar Pedido, caso o status tenha mudado no laboratório, ele irá atualizar no sistema.
Histórico
Todas as interações entre o sistema Linx e o laboratório ficam salvos no histórico da Ordem de Serviço, que pode ser consultado a qualquer momento.
